Ayuda: Reportes Fiscales y Pagos

Visión general

Los reportes fiscales y de medios de pago responden dos preguntas clave que todo contador o dueño de negocio necesita contestar al cierre de cada período:

¿Cuánto IVA cobré y a qué tasa? — Los reportes de IVA desglosan las ventas según la tarifa impositiva aplicada, separando la base gravable del monto del impuesto.
¿Cómo me pagaron los clientes? — Los reportes de pago muestran si las ventas fueron al contado o a crédito, y si el pago fue en efectivo, tarjeta, transferencia u otro medio.

Esta información es indispensable para la declaración del IVA ante Hacienda (formulario D104), para el arqueo de caja, y para conciliar los depósitos bancarios con las ventas registradas.

Ventas por IVA VE-011

Totales agrupados por tarifa de IVA. Una fila por tasa. Ideal para ver el resumen del período.

Permiso: 512

IVA por Documento VE-012

Detalle de IVA factura por factura, desglosando las tarifas en cada documento. Para conciliación exacta.

Permiso: 513

Por Forma de Pago VE-008

Totales separados por Contado vs. Crédito. Permite ver la proporción de ventas financiadas.

Permiso: 509

Por Medio de Pago VE-009

Desglose por efectivo, tarjeta, transferencia, cheque, etc. Agrupado por medio y cuenta contable.

Permiso: 510

Todos los reportes en colones Los montos se presentan en colones costarricenses (CRC). Si la venta original fue en otra moneda (USD, EUR), el sistema multiplica por el tipo de cambio del momento de la factura para convertir a colones.

Ventas por IVA

Este reporte agrupa todas las líneas de venta según la tarifa de IVA aplicada y muestra los totales por cada tasa. Es el punto de partida para preparar la declaración de IVA.

¿Qué muestra?

Cada fila representa una tarifa de IVA diferente. Las tarifas existentes en Costa Rica son:

0% — Exento 1% — Canasta básica 2% — Medicamentos 4% — Boletos aéreos / seguros 8% — Bienes y servicios reducidos 13% — Tasa general

Columnas del reporte

Tarifa IVA Cant. Costo Venta Desc. Desc% Subtotal Utilidad Util% Gravado Exento Exoner. IVA IVA Dev. Total

Las columnas más importantes para efectos fiscales son:

Gravado — Monto de ventas sujetas al IVA de esa tarifa (base imponible).
Exento — Ventas sin IVA porque el producto está exento por ley.
Exonerado — Ventas sin IVA porque el cliente tiene una exoneración (ej: MAG, zona franca).
IVA — Monto de impuesto cobrado al cliente (lo que debe pagarse a Hacienda).
IVA Dev. — IVA devuelto (ajustes por notas de crédito de proveedores que afectan el IVA repercutido).

Las NC ya van en negativo Las Notas de Crédito (tipo 03) se restan automáticamente de los totales. El reporte muestra la venta neta real: lo facturado menos las devoluciones del período.

Resumen por tipo de documento

En la barra inferior del reporte aparecen tarjetas de resumen por tipo de documento (FE, NC, TIQ, FEX). Esto permite verificar cuántas facturas, tiquetes y notas de crédito componen el total del período.

¿Dónde está?

Ventas

Por IVA

Ventas por Documento IVA

La versión detallada del reporte anterior. En lugar de mostrar un resumen por tarifa, muestra cada factura individualmente con el desglose de IVA por tarifa dentro de ella.

Esto es útil cuando el contador necesita verificar o conciliar un documento específico, o cuando Hacienda solicita la apertura individual de las facturas.

Diferencia clave con "Ventas por IVA"

Aspecto	Ventas por IVA	IVA por Documento
Agrupación	Por tarifa (1 fila por %)	Por documento + tarifa (N filas)
Nivel de detalle	Resumen del período	Factura por factura
Uso principal	Preparar D104	Conciliar y auditar
Permiso requerido	512	513
Volumen de datos	Pocas filas	Una fila por factura × tarifa

Columnas del reporte

Número Fecha Tipo Tarifa IVA Gravado Exento Exoner. IVA IVA Dev. Total

Una factura puede tener varias filas Si una factura tiene artículos con distintas tarifas (ej: unos al 13% y otros al 0%), el reporte la muestra en dos filas separadas — una por cada tarifa — para desglosar correctamente el IVA de cada tramo.

¿Para qué sirve en la práctica?

Verificar que el IVA de una factura específica fue calculado correctamente.
Conciliar el total del período con el reporte agrupado "Ventas por IVA".
Exportar a Excel para cruzar con el estado de cuenta del sistema tributario de Hacienda (ATV).
Detectar facturas con tarifas incorrectas (ej: artículos que deberían ser 0% pero se facturaron al 13%).

¿Dónde está?

Ventas

IVA por Documento

Ventas por Forma de Pago

Este reporte clasifica las ventas según si el cliente pagó de inmediato (Contado) o quedó a deber (Crédito). No habla de cómo pagó, sino de cuándo comprometió el pago.

Las dos formas de pago

Forma	Código	Significado	Efecto en CxC
Contado	`01`	El cliente paga en el momento de la compra (efectivo, tarjeta, SINPE, etc.)	No genera saldo pendiente en cuentas por cobrar
Crédito	`02`	Se factura y se otorga plazo de pago (8, 15, 30, 60 días, etc.)	Genera CxC en el módulo de Cuentas por Cobrar

¿Para qué sirve?

Análisis de flujo de caja: Si el 70% de las ventas son a crédito, el dinero no entra de inmediato. Este reporte evidencia esa brecha.
Seguimiento de cartera: Las ventas a crédito deben reflejarse en las CxC pendientes. Si no coinciden, hay un error de registro.
Política comercial: Permite evaluar si se está extendiendo demasiado crédito y ajustar la política de ventas.

Columnas del reporte

Forma de Pago Docs Costo Venta Desc. Subtotal Utilidad Gravado IVA Total

Contado no significa efectivo Una venta de forma "Contado" puede haberse pagado con tarjeta, transferencia SINPE, cheque o cualquier otro medio. Para ver cómo pagaron, use el reporte "Por Medio de Pago".

¿Dónde está?

Ventas

Por Forma de Pago

Ventas por Medio de Pago

Muestra el detalle de cómo pagaron los clientes: efectivo, tarjeta de débito, tarjeta de crédito, transferencia bancaria, SINPE Móvil, cheque, etc. Este reporte es fundamental para el arqueo de caja y la conciliación bancaria.

Fuente de datos: DocumentoDetallePago

A diferencia de otros reportes, este no lee los datos de la cabecera de la factura sino de la tabla de detalle de pagos. Esto permite que una misma factura se divida en varios medios (ej: parte en efectivo, parte en tarjeta).

Los montos ya vienen en colones La tabla de detalle de pagos registra los montos ya convertidos a colones costarricenses, independientemente de la moneda original de la factura.

Medios de pago típicos

Medio	Descripción	Concilia con
Efectivo	Billetes y monedas recibidos en caja	Arqueo físico de caja
Tarjeta débito	Pago con tarjeta de débito (VISA Debit, Mastercard Debit)	Estado de cuenta del dataphone
Tarjeta crédito	Pago con tarjeta de crédito	Estado de cuenta del dataphone
Transferencia	Transferencia interbancaria (BCCR SINPE)	Estado de cuenta bancario
SINPE Móvil	Pago por SINPE Móvil desde celular	Estado de cuenta bancario
Cheque	Cheque girado por el cliente	Control de cheques / banco
Crédito	Ventas a crédito (sin pago inmediato)	Módulo de CxC

El vuelto no se cuenta

El sistema excluye automáticamente el código de medio de pago 00 (vuelto) de los totales. El vuelto no es un ingreso sino un egreso de caja; sumarlo inflaría los totales incorrectamente.

Columnas del reporte

Medio de Pago Cuenta Contable Docs Monto

El reporte agrupa por medio de pago y cuenta contable. Esto permite ver si el mismo medio de pago alimenta varias cuentas (ej: diferentes cajas o cuentas bancarias configuradas en la empresa).

Las ventas a crédito

Las facturas a crédito no tienen un pago registrado en el momento de la venta, por lo que aparecen con la cuenta contable de CxC configurada en el parámetro 77 de la empresa. Al cobrar el recibo CxC, el pago se registra en los medios utilizados para cobrar.

Las notas de crédito (devoluciones) se restan

Una nota de crédito anula total o parcialmente una venta, así que resta del total del medio de pago correspondiente. Como una nota de crédito no se "paga" con efectivo o tarjeta (no genera un detalle de pago propio), el sistema la atribuye al mismo medio de pago de la factura original que está corrigiendo. Si la factura original se pagó con dos medios, la devolución se reparte en la misma proporción.

¿Aparece "Sin medio (NC)"? Si una nota de crédito hace referencia a una factura muy antigua que no guardó el detalle de su medio de pago, la devolución se agrupa bajo "Sin medio (NC)". El monto igual se descuenta del total general; solo que no se puede precisar con qué medio se había cobrado originalmente.

Conciliación bancaria mensual Para conciliar con el banco: filtre por el mes, exporte a Excel, y compare el total de "Transferencia" + "SINPE Móvil" con los créditos del estado de cuenta bancario. El total debe coincidir.

¿Dónde está?

Ventas

Por Medio de Pago

Relación con el D104 (declaración de IVA)

El formulario D104 de Hacienda es la declaración mensual del Impuesto al Valor Agregado. FactuPOS no genera el D104 directamente, pero los reportes fiscales proveen todos los datos necesarios para completarlo.

Casilla 1

Ventas gravadas al 13% (base imponible)

Ventas por IVA → fila 13% → Gravado

Casilla 2

IVA repercutido al 13%

Ventas por IVA → fila 13% → IVA

Casillas 3-6

Ventas gravadas e IVA a tarifas reducidas (8%, 4%, 2%, 1%)

Ventas por IVA → filas correspondientes

Exentas

Ventas sin IVA (exentas por ley)

Ventas por IVA → fila 0% → Exento

Exoneradas

Ventas sin IVA por exoneración del comprador

Ventas por IVA → columna Exoner.

NC recibidas

Devoluciones que reducen el IVA a pagar

Ya incluidas en negativo en Ventas por IVA

Flujo recomendado para preparar el D104

Abra Ventas por IVA, filtre el mes completo (ej: 01/01/2026 al 31/01/2026) con estado "Aplicada".
Verifique que los tipos de documento incluyen FE (01), NC (03) y TIQ (04). Las NC ya vienen restadas del total.
Anote los valores de las columnas Gravado e IVA para cada tarifa. Estos van directo a las casillas del D104.
Si necesita verificar alguna factura, abra IVA por Documento con los mismos filtros y localice el número de factura específico.
Exporte ambos reportes a PDF para conservarlos como soporte de la declaración.

Solo facturas electrónicas aplicadas La declaración D104 debe basarse en documentos con estado Aplicada (estado 2), que son los ya enviados y aceptados por Hacienda. No incluya borradores ni documentos rechazados.

El D104 lo completa el contador FactuPOS provee los datos, pero la declaración debe ser revisada y presentada por un contador público autorizado, quien valida las cuentas de IVA acreditable (compras) contra el IVA repercutido (ventas).

IVA por mes vs compras VE-007

Muestra, mes a mes del año que elija, el IVA de sus ventas contra el IVA de sus compras y gastos, y cuánto le queda por pagarle a Hacienda en cada mes. Si un mes le queda saldo a favor, ese saldo se descuenta automáticamente del mes siguiente. El arrastre vuelve a cero cada enero.

Está en Ventas → Pago e IVA → IVA por mes vs compras.

El gráfico

Cuatro barras por mes: IVA de ventas, IVA de compras, IVA de gastos y el saldo del mes. La barra del saldo hacia arriba es plata que hay que pagar; hacia abajo es saldo a favor.

Qué cuenta y qué no Del lado de las ventas entran facturas, tiquetes y exportaciones, menos las notas de crédito y más las de débito, convertidas a colones. Del lado de las compras solo cuentan las que están Aplicadas o en Tránsito: los borradores, las nulas y las rechazadas quedan fuera porque no dan crédito fiscal.

¿Necesita cuadrar esto contra su contabilidad? Este reporte le dice cuánto IVA debe pagar según sus documentos. Si además quiere verificar que la cuenta contable de IVA diga lo mismo, use Herramientas → Auditoría → Revisor de IVA vs contabilidad: compara mes a mes, le muestra de qué está hecha cada diferencia y le permite corregir los documentos que quedaron en el asiento de otro mes.

Filtros comunes

Los cuatro reportes comparten el mismo conjunto de filtros. Aquí se describen los más relevantes para uso fiscal:

Filtro	Para qué sirve	Recomendación
Desde / Hasta	Rango de fechas del reporte	Para el D104: use el primer y último día del mes declarado
Estado	Filtra por estado del documento	Use "Aplicada" (estado 2) para reportes fiscales. Los borradores no deben declararse.
Tipo Doc	Filtrar por FE, NC, TIQ, FEX, etc.	Deje en "Todos" para el D104. Las NC ya se restan automáticamente.
Oficina	Filtrar por sucursal o punto de venta	Si tiene varias sucursales con la misma cédula jurídica, filtre por oficina para separar.
Moneda	Filtrar por colones o dólares	Deje en "Todas" — el sistema convierte todo a colones automáticamente.
Agente	Filtrar por vendedor	Útil para comisiones, no para reportes fiscales (el IVA no depende del agente).

Doc Desde / Doc Hasta

Permite filtrar por rango de número de documento en lugar de por fecha. Útil cuando necesita verificar un lote específico de facturas consecutivas. El número de documento es el consecutivo de 20 dígitos (ej: 00100001010000012345).

Categoría

El botón "Categoría" permite filtrar por familia de productos. Es útil para análisis internos, pero no debe usarse cuando el objetivo es preparar la declaración fiscal, ya que el D104 requiere los totales de la empresa completa.

Exportar

Todos los reportes fiscales ofrecen cuatro opciones de exportación accesibles desde los botones de la barra superior:

Botón	Formato	Uso recomendado
Excel	Archivo .xlsx descargable	Para cruzar datos con el contador, hacer cálculos adicionales o armar el D104 en la hoja de trabajo del contador.
PDF	Archivo .pdf descargable	Para guardar como soporte de la declaración y archivar en el expediente fiscal.
Ver	Vista HTML imprimible	Para imprimir en papel o guardar desde el navegador como PDF.
Email	Envío por correo electrónico	Para enviar el reporte directamente al contador sin necesidad de descargar y adjuntar.

El Excel incluye encabezado de empresa El archivo Excel exportado incluye automáticamente el nombre de la empresa, el nombre del reporte y el rango de fechas en las primeras filas. Esto facilita identificar el archivo sin necesidad de renombrarlo.

Recomendación de archivo

Para el expediente fiscal mensual, se recomienda guardar al menos:

PDF de "Ventas por IVA" del mes — soporte del D104.
PDF de "Ventas por Medio de Pago" del mes — soporte del arqueo de caja.
Excel de "IVA por Documento" — para conciliación detallada si Hacienda lo solicita.

Consejos y errores comunes

Antes del cierre mensual

Verifique que no queden facturas en estado Pendiente (aún no enviadas a Hacienda). Un documento pendiente no es válido para el D104.
Revise que las Notas de Crédito del mes estén también en estado Aplicada. Una NC pendiente no reduce el IVA declarado.
Confirme que el total de "Ventas por IVA" (columna Total) coincide con el total que aparece en "Ventas por Día" para el mismo período.

Errores frecuentes

"El total de IVA no cuadra con lo que pagué a Hacienda" Verifique que el filtro de estado esté en "Aplicada" y que el rango de fechas sea exactamente el mes que declaró. Un día de más o de menos puede incluir o excluir facturas de otro período.

"Hay ventas al 13% que deberían estar al 0%" El IVA se aplica según el código de artículo y su tarifa configurada en el catálogo de inventario. Si un artículo tiene la tarifa incorrecta, debe corregirla en el módulo de Inventario. Las facturas ya emitidas no pueden modificarse; haría falta una NC y una nueva factura.

"El reporte de Medio de Pago no muestra las ventas a crédito igual que el de Forma de Pago" Esto es normal. Las ventas a crédito no generan un pago inmediato, por lo que en "Medio de Pago" aparecen bajo la cuenta CxC. El cobro real (efectivo, transferencia) se registra cuando el cliente paga el recibo en el módulo de CxC.

"El reporte muestra montos negativos" Los montos negativos indican que las Notas de Crédito del período superaron las ventas para esa tarifa o forma de pago. Puede ocurrir si en el período se procesaron NC de facturas de meses anteriores.

Para empresas con varias monedas

Si vende en dólares y colones, todos los reportes presentan los totales en colones, usando el tipo de cambio del momento en que se emitió cada factura. Para obtener los totales en dólares, filtre el reporte por moneda USD y aplique su propio tipo de cambio.

Para empresas con varias oficinas

Si su empresa tiene múltiples sucursales bajo la misma cédula jurídica, el D104 consolida todas las ventas. Use el filtro de Oficina solo para análisis internos por sucursal, no para la declaración fiscal.

Rutina de cierre mensual recomendada El último día de cada mes: (1) revise documentos pendientes y envíelos a Hacienda, (2) procese cualquier NC pendiente, (3) exporte los 4 reportes fiscales del mes en PDF, (4) entregue al contador el Excel de "IVA por Documento". Esta rutina evita correcciones de último minuto al preparar el D104.

Permisos del módulo

Cada reporte fiscal tiene su propio permiso de acceso. Se asignan al grupo de usuarios desde el módulo de Seguridad (SE-001).

Código	Nombre	Qué autoriza	Módulo
`512`	Ventas por IVA	Acceso al reporte que agrupa las ventas por tarifa de IVA (0%, 1%, 2%, 4%, 8%, 13%). Base para preparar el D104.	VE-011
`513`	IVA por Documento	Acceso al reporte detallado que muestra el desglose de IVA por factura individual.	VE-012
`509`	Ventas por Forma de Pago	Acceso al reporte que clasifica las ventas entre Contado y Crédito.	VE-008
`510`	Ventas por Medio de Pago	Acceso al reporte que detalla cómo pagaron los clientes (efectivo, tarjeta, transferencia, SINPE, etc.). Fundamental para arqueo de caja y conciliación bancaria.	VE-009

Sin permiso: acceso denegado Si el usuario no tiene el permiso del reporte, al intentar acceder es redirigido al menú principal con un mensaje de acceso denegado.

Parámetros de empresa

Los parámetros son valores globales por empresa que afectan el comportamiento de los reportes fiscales. Se configuran desde Configuración → Parámetros (CF-004).

Código	Nombre	Qué controla	Valores
`62`	Nombre comercial	Nombre de la empresa que aparece en el encabezado del PDF exportado de cada reporte fiscal.	Texto libre
`66`	Cédula jurídica	Número de cédula que aparece en el encabezado de la exportación PDF. Debe coincidir con la cédula registrada ante Hacienda.	Texto (ej: `3-101-123456`)
`77`	Cuenta contable de ventas	Código de cuenta contable usado en el reporte "Por Medio de Pago" para consolidar pagos que afectan la misma cuenta bancaria o de caja.	Código de cuenta (ej: `4101010001`)
`249`	Moneda nacional	Moneda base de la empresa. Todos los reportes fiscales presentan los totales en colones (moneda del D104). Las facturas en USD se convierten al tipo de cambio del momento de emisión.	Código ISO (ej: `CRC`, `USD`)

Moneda y D104 El D104 de Hacienda se declara en colones. Aunque la empresa venda en dólares, los reportes fiscales siempre convierten los montos usando el tipo de cambio de cada factura. No aplique un tipo de cambio adicional al exportar.