¿Qué es este módulo?
El módulo Ventas → Facturas (VE-001) es el punto central para consultar todas las facturas emitidas. Desde aquí puede buscar cualquier documento, ver su detalle, reimprimirlo, crear notas de crédito/débito y más.
Permiso requerido
Se necesita el permiso 105 para acceder a este módulo.
Filtros de búsqueda
El listado tiene 21 filtros distintos para encontrar facturas específicas:
Filtros de fecha y documento
| Filtro | Descripción |
|---|---|
| Fecha desde / hasta | Rango de fechas. Por defecto muestra el día de hoy |
| Documento | Número de factura (parcial o completo) |
| Cód. Cliente / Nombre Cliente | Buscar por código o nombre del cliente |
| Cédula | Cédula del cliente (parcial o completa). Útil para encontrar todas las facturas de un cliente sin tener que recordar su código o nombre exacto |
| Detalle | Busca en las líneas de la factura por código o nombre del artículo |
| Tipo Doc. | FE, Tiquete, NC, ND, Exportación |
| Estado | Borrador, Aplicada, En Cajas, Anulada (por defecto muestra "Aplicados") |
Filtros dinámicos (se llenan al enfocar)
Al hacer clic en estos filtros, el sistema carga las opciones disponibles para el rango de fechas seleccionado, evitando listas enormes:
| Filtro | Descripción |
|---|---|
| Usuario | Cajero que creó la factura |
| Agente Doc. | Agente de ventas asignado a la factura |
| Agente Cliente | Agente asignado al cliente (en la ficha de cliente) |
| Forma Pago | Contado, crédito, etc. |
| Medio Pago | Efectivo, tarjeta, transferencia, etc. |
| Caja | Número de caja |
Filtros estáticos y geográficos
| Filtro | Descripción |
|---|---|
| Moneda | CRC o USD |
| Modo Entrega | Local, a domicilio, retiro en tienda |
| Sucursal / Bodega | Sucursal o bodega de salida |
| Categoría / Subcategoría | Filtrar por categoría (abre modal de selección) |
Ventas netas por usuario (incluir NC de otros usuarios)
Junto al filtro Usuario hay una casilla Ventas netas. Sirve para el caso común en que un cajero factura pero no puede hacer notas de crédito, así que las NC contra sus facturas las emite otro usuario.
- Sin la casilla, al filtrar por un usuario solo se ven sus documentos, por lo que las NC que hizo otro usuario no se le restan y el total queda inflado.
- Con la casilla marcada, además de las facturas del usuario seleccionado se incluyen todas las notas de crédito (de cualquier usuario) cuya factura original pertenece a ese usuario. Como las NC restan, el Total ya queda neto.
- Las NC se descuentan por su fecha de emisión dentro del rango elegido, sin importar de qué mes sea la factura original.
Solo aplica con un usuario seleccionado
La casilla no tiene efecto si el filtro Usuario está en «Todos». Recuerde que el Estado por defecto es «Aplicados»; ajústelo si necesita incluir otros estados.
Localizador
Si no encuentra una factura en el rango de fechas actual, use el botón Localizar (icono de ubicación). Busca el documento en todo el historial sin importar la fecha.
Lista de facturas
La tabla muestra las facturas encontradas con las siguientes columnas:
Columnas principales
- Fecha — Fecha de emisión
- Documento — Número de factura (20 dígitos)
- Referencia — Documento de referencia (en NC/ND, la factura original)
- Cliente / Cédula — Datos del comprador
- Usuario — Quién creó la factura
- Costo / Venta / Descuento — Montos de la factura
- Desc% — Porcentaje de descuento
- Subtotal / Utilidad / Util% — Rentabilidad
- Gravado / Exento / Exonerado — Desglose fiscal
- IVA / IVA Dev. — Impuesto cobrado y devuelto
- Total — Monto total de la factura
- Mon — Moneda (CRC/USD)
- Estado — Estado actual del documento
Códigos de color en filas
- Las notas de crédito aparecen con tinte rojo
- Las facturas anuladas muestran ₡0 en todas las columnas numéricas
Badges NC / ND en la columna Documento
Junto al número de la factura original aparecen badges si ya tiene notas asociadas:
- NC — La factura tiene al menos una Nota de Crédito emitida (hover muestra el número)
- ND — La factura tiene al menos una Nota de Débito emitida
Los botones NC Completa y ND Completa se deshabilitan automáticamente cuando ya existe una nota del tipo correspondiente.
Paginación
Por defecto muestra 50 filas por página. Puede cambiar a 25, 100 o 200 desde el selector de paginación.
Estados de factura
| Estado | Código | Color | Significado |
|---|---|---|---|
| Borrador | 1 | Naranja | Factura creada pero no confirmada. Aún se puede modificar o eliminar |
| Aplicada | 2 | Verde | Factura confirmada y procesada. Inventario rebajado, contabilidad registrada |
| En Cajas | 4 | Azul | Factura incluida en un cierre de caja |
| Anulada | 3 | Rojo | Factura anulada. Los montos se muestran en ₡0 |
Importante
Solo las facturas en estado Aplicada (2) permiten crear notas de crédito o débito.
Tipos de documento
| Tipo | Código | Descripción |
|---|---|---|
| FE | 01 | Factura electrónica — documento estándar con datos completos del receptor |
| ND | 02 | Nota de débito — cargo adicional sobre una factura existente |
| NC | 03 | Nota de crédito — devolución o descuento sobre una factura existente |
| Tiquete | 04 | Tiquete electrónico — para ventas al consumidor final (sin datos del receptor) |
| Exportación | 09 | Factura de exportación — ventas fuera de Costa Rica |
Detalle de factura
Al hacer clic en una factura se abre el modal de detalle que muestra toda la información del documento.
Información del encabezado
- Número de documento y tipo
- Fecha y hora de emisión
- Cliente: nombre, cédula, email
- Agente de ventas y usuario que facturó
- Estado del documento en Hacienda
- Forma de pago (contado/crédito) y condición
Líneas de detalle
Tabla con cada artículo vendido: código, nombre, cantidad, precio unitario, descuento, IVA y total por línea.
Totales
Resumen de gravado, exento, exonerado, IVA, descuento y total general.
Panel de Revisión VE-030
En la parte inferior del detalle (VE-030) aparece el panel REVISIÓN que valida la integridad del documento contra todos los módulos relacionados.
Qué se valida
| Ítem | Estado esperado | Acción si falla |
|---|---|---|
| CxC | Monto coincide con factura, fecha y estado correctos | Botón Corregir ajusta monto a total factura y pone estado Pendiente (permiso 251) |
| Recibos | Listado de recibos aplicados con monto y fecha | — |
| NC / ND | Listado de notas asociadas | — |
| Inventario | Todas las mercancías con movimiento en InventarioMovimiento | — |
| Detalle de Pago | Al menos un registro en DocumentoDetallePago | — |
| Asiento Contable | Asiento generado y aplicado | Botón Contabilizar genera asiento |
Comportamiento según el estado del documento
La lógica del panel se invierte cuando la factura está Nula (Estado 3) o Rechazada por Hacienda (Estado 5). En esos casos la factura no debe tener registros en CxC / Inventario / Pagos / Contabilidad.
Facturas Nulas / Rechazadas
Se muestra un banner rojo en la parte superior del panel de revisión:
FACTURA NULA — No debe tener registros en CxC / Inventario / Pagos / Contabilidad
| Ítem | Factura Aplicada | Factura Nula / Rechazada |
|---|---|---|
| Tiene CxC | ✓ OK | ✗ ERROR — NO DEBE EXISTIR |
| Sin CxC | ✗ ERROR — No existe en CxC | ✓ OK — correcto, factura nula |
| Inventario rebajado | ✓ OK | ✗ ERROR — NO DEBE EXISTIR |
| Inventario sin rebajar | ✗ ERROR | ✓ OK — correcto, factura nula |
| Detalle de Pago | ✓ OK si existe | ✗ ERROR si existe |
| Asiento contable | ✓ OK si aplicado / Botón Contabilizar si falta | ✗ ERROR si existe / ✓ OK si falta NO muestra botón Contabilizar |
Auto-conversión Rechazada → Nula
Cuando se abre el detalle de un documento en Estado 5 (Rechazada por Hacienda), el sistema ejecuta automáticamente la limpieza completa y lo deja en Estado 3 (Nula). Se aplica a Facturas (01/04/09), Notas de Crédito (03) y Notas de Débito (02). Es idempotente: abrir varias veces no duplica acciones.
También se dispara automáticamente desde el batch de Hacienda: cuando Hacienda rechaza el documento, el sistema marca Estado 5 y el runner ejecuta sin esperar apertura manual del detalle.
También se dispara automáticamente desde el batch de Hacienda: cuando Hacienda rechaza el documento, el sistema marca Estado 5 y el runner ejecuta sin esperar apertura manual del detalle.
Qué se revierte al pasar de Rechazada → Nula
El runner sigue estas reglas según el tipo de documento:
| Tabla / Módulo | Factura (FE/TE) Crédito | Factura (FE/TE) Contado | Nota de Crédito (03) | Nota de Débito (02) |
|---|---|---|---|---|
| DocumentoDetallePago (cierre de caja) |
DELETE (si existe) | |||
| CXC (entrada propia) | DELETE | — | — | DELETE |
| Movimientos_CxC (recibos aplicados) |
DELETE (por Numero_Factura) | — | NO TOCAR el recibo de aplicación se respeta |
DELETE (por Numero_Factura) |
| SaldosAFavor (cliente SN) |
— | — | DELETE solo si NO hay recibo aplicado si la NC ya aplicó un recibo, el SaldosAFavor se deja igual |
— |
| InventarioMovimiento | DELETE (FVE) | DELETE (FVE) | DELETE (NCV) | DELETE (NDV) |
| ContaDiario | INVERSE (no DELETE) — se insertan líneas con Débito↔Crédito invertidos en el mismo asiento. Tipo documento: FVE→NVE, NCV→NNC, NDV→NND. | |||
| VentaMadre.Estado | UPDATE 5 → 3 (Nula) | |||
Regla clave para NC
Si la NC ya generó un recibo de aplicación (Movimiento_CxC con
Referencia = <NC>), ese recibo y el saldo a favor asociado se respetan — el runner solo hace la reversa contable y marca la NC como Nula. Si la NC nunca se aplicó, se borra también el SaldosAFavor del cliente SN.
Reimprimir factura MV-007
Desde el detalle de la factura puede reimprimir el documento de varias formas:
- Ver en pantalla — Abre una vista previa del documento formateado
- Reimprimir — Envía a la impresora térmica configurada en la estación
- PDF — Genera un PDF descargable
Modal Reimprimir
El modal permite elegir la impresora y el formato antes de enviar. El sistema propone la impresora por defecto según el tipo de documento:
| Tipo | Impresora sugerida |
|---|---|
| NC / ND | Impresora de facturas (estación) |
| Factura a crédito | Impresora de crédito (estación) |
| Factura de contado | Impresora de facturas (estación) |
Puede modificar el número de impresora antes de confirmar.
Campo "Copias" — copias adicionales aparte del original
El campo Copias indica cuántas copias extra imprimir, aparte del original. Misma convención que los parámetros 98 (crédito) y 99 (contado) de la empresa.
| Copias | Impresiones totales |
|---|---|
| 0 | Solo original (1 impresión) |
| 1 | Original + 1 copia (2 impresiones) |
| 2 | Original + 2 copias (3 impresiones) |
NC / ND
Las notas de crédito y débito siempre imprimen únicamente el original. El campo Copias queda deshabilitado en esos documentos.
QR en factura
Las facturas incluyen un código QR que permite verificar el documento. El QR funciona tanto en pantalla como en PDF y correo electrónico.
Acciones disponibles
Desde el detalle de una factura aplicada puede realizar las siguientes acciones:
Notas de Crédito y Débito
- NC Completa — Crea nota de crédito por el 100% de la factura
- NC Manual — Seleccionar artículos y cantidades específicas
- ND Completa — Nota de débito por el 100%
- ND Manual — Seleccionar artículos específicos para ND
- NC/ND Financiera — Sin referencia a artículos específicos
Manual detallado
Para instrucciones paso a paso sobre NC y ND, consulte el manual "Notas de Crédito y Débito" en la sección de Ayuda.
Envío y Hacienda
- Reenviar al cliente — Vuelve a enviar el documento por email al cliente
- Reenviar a respaldo — Envía copia al email de respaldo configurado
- Enviar a email específico — Enviar a una dirección diferente
- WhatsApp — Envía el documento por WhatsApp. Abre una ventana (MWA-002) que detecta automáticamente los teléfonos del cliente y los muestra en una lista; podés desmarcar los que no querés y agregar otros números. Adjunta el PDF y, si la factura es electrónica, también los 2 XML (firmado y respuesta de Hacienda).
- Regenerar XML — Regenera el XML del documento electrónico
Envío de correos: reintento automático y revisión de direcciones
El envío del correo al cliente es confiable: si un correo no logra salir en el momento (por ejemplo porque el documento todavía se estaba terminando de procesar), el sistema lo reintenta solo varias veces más, sin que tengas que reenviarlo a mano. Además revisa la dirección antes de enviar: si en la factura quedó un correo mal escrito (como “nd”, “nt” o una dirección incompleta) no insiste con ese envío imposible, y si trae un punto de más al final (ej. cliente@gmail.com.) lo corrige solo para que el correo salga igual.
Envío automático por WhatsApp
Si la empresa tiene activado el parámetro “Enviar WhatsApp al emitir factura”, el cliente recibe el documento por WhatsApp automáticamente cuando la factura es aceptada por Hacienda (junto con el envío del correo), con el PDF y los XML adjuntos. El botón WhatsApp sirve para reenviarlo manualmente o mandarlo a otros números.
Otras acciones
- Cambiar Agente — Reasignar el vendedor de la factura
- Consolidar Cargas — Agrupar documentos para transporte
Selección múltiple y envío masivo
Puede seleccionar varias facturas al mismo tiempo usando los checkboxes de la primera columna. Al seleccionar al menos una, aparece una barra de acciones con opciones de envío masivo por correo y WhatsApp:
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Cliente | Envía cada documento al email registrado del cliente correspondiente |
| Respaldo | Envía copias al correo de respaldo configurado en la empresa |
| Abre modal MV-006 para escribir un correo personalizado (útil para enviar a un contador o cliente específico) | |
| Envía cada documento por WhatsApp al teléfono registrado de su propio cliente, con el PDF (y los 2 XML si es electrónica). Las facturas cuyo cliente no tiene teléfono se omiten. Muestra el progreso documento por documento. |
Checkbox del encabezado
El checkbox de la cabecera marca o desmarca todas las facturas visibles en la página actual. Cambiar de página mantiene la selección anterior.
Límite recomendado
El envío masivo funciona mejor en lotes de hasta 50 documentos. Para lotes más grandes, use filtros por fecha y envíe en múltiples tandas.
Facturas sin contabilizar MV-003
Detecta facturas aplicadas que no tienen asiento contable y permite contabilizarlas en bloque.
Cómo usarlo
- Haga clic en el botón "Sin Contab." en la barra de filtros
- En el modal, seleccione el rango de fechas
- Opcionalmente, asigne un cajero destino distinto al original
- Haga clic en Buscar para ver la lista de facturas sin asiento
- Marque las facturas a contabilizar y presione Contabilizar seleccionadas
Columnas del modal
Documento, Fecha, Caja, Usuario, Cliente, Tipo (contado/crédito), Total, Estado (resultado del proceso).
¿Cuándo aparecen facturas sin contabilizar?
Normalmente todas las facturas se contabilizan al emitirse. Pueden quedar sin asiento si el proceso de contabilización falló (red caída, cuenta contable inválida, etc.) y se necesita reprocesar.
Facturas sin inventario MV-004
Detecta facturas aplicadas a las que no se les aplicó el movimiento de inventario (el stock no se rebajó de bodega).
Cómo usarlo
- Clic en el botón "Sin Invent." (violeta) en la barra de filtros
- Seleccione el rango de fechas en el modal
- Presione Buscar
- Marque las facturas y use Aplicar inventario seleccionados
Aplica movimientos con fecha original
Al aplicar inventario, el sistema usa la fecha de la factura. Si el período contable ya está cerrado, puede rechazarse. Revise con Contabilidad antes de aplicar facturas muy antiguas.
Cierres de caja asociados MV-005
Muestra qué cierres de caja contienen a las facturas que aparecen en la lista actual. Útil para auditar rápidamente qué facturas quedaron en qué cierre.
Cómo usarlo
- Aplique los filtros deseados para tener en pantalla las facturas a auditar
- Haga clic en el botón de cierres (icono de billetes amarillo) en la barra de título
- El modal muestra cada factura con el cierre al que pertenece
Estados del cierre
| Badge | Estado | Significado |
|---|---|---|
| Amarillo | Pendiente | El cierre aún no se ha contabilizado |
| Verde | Aplicado | El cierre ya se envió a Contabilidad |
El modal también muestra el total general de documentos con cierre vs sin cierre, para identificar facturas sueltas.
Exportar datos
La lista de facturas se puede exportar en dos formatos:
- Excel (.xlsx) — Incluye encabezado con datos de la empresa, todas las columnas visibles y los totales
- PDF — Versión formateada para impresión
Tip
Para exportar un rango grande, primero ajuste los filtros de fecha y luego exporte. Evite exportar sin filtros ya que puede generar archivos muy grandes.
Barra de totales
En la parte inferior de la pantalla aparece una barra con tarjetas de resumen:
- Tarjetas por tipo — Total de FE, Tiquetes, NC, ND, Exportaciones por separado
- Gran total — Suma consolidada de todos los documentos
- Cantidad de documentos — Cuántos documentos hay por cada tipo
Las NC restan
Las notas de crédito se restan del gran total. Si el total parece bajo, verifique si hubo muchas NC en el período consultado.
Consejos y errores comunes
No encuentra una factura
Verifique que el rango de fechas incluya la fecha de emisión. Si no la recuerda, use el botón Localizar para buscar en todo el historial.
Factura en estado "Borrador"
Los borradores son facturas que no se confirmaron. No tienen efecto en inventario ni contabilidad. Pueden eliminarse o confirmarse.
No puede crear NC/ND
Verifique que la factura esté en estado Aplicada (2) y que sea tipo 01, 04 o 09. Las NC/ND no se pueden crear sobre borradores, anuladas u otras NC/ND.
Los totales no cuadran
Recuerde que las NC se restan del total. Filtre por tipo "01" (solo facturas) si necesita ver el monto bruto vendido sin considerar devoluciones.
Facturas en USD
Las facturas en dólares se convierten al tipo de cambio del día de emisión. Para ver los montos originales en USD, use el filtro de moneda.
Permisos del módulo
Los permisos controlan qué acciones puede realizar cada usuario en el listado de facturas. Se asignan al grupo de usuarios desde el módulo de Seguridad (SE-001).
| Código | Nombre | Qué autoriza | Dónde aplica |
|---|---|---|---|
105 |
Consulta de facturas — Acceso | Permite entrar al módulo VE-001 y ver el listado de facturas. Sin este permiso se redirige al menú principal. | VE-001 |
013 |
Ver costo de artículos | Muestra la columna de costo en el detalle de la factura y habilita el cálculo de utilidad. Sin este permiso, la columna de costo aparece oculta. | VE-030 Detalle de factura |
009 |
Cambiar agente de ventas | Permite reasignar el agente de ventas en el detalle de la factura después de emitida. | VE-030 Detalle de factura |
501 |
Crear Nota de Crédito | Habilita el botón "NC Completa" en el detalle de factura para generar una devolución total. | VE-030, modal NC/ND |
525 |
Crear Nota de Débito | Habilita el botón "ND Completa" en el detalle de factura para generar un cargo adicional. | VE-030, modal NC/ND |
526 |
NC Financiera | Permite crear notas de crédito de tipo financiero (sin devolver inventario). Solo para clientes identificados. | VE-020 NC/ND Manual |
527 |
ND Financiera | Permite crear notas de débito de tipo financiero (sin afectar inventario). Solo para clientes identificados. | VE-020 NC/ND Manual |
Sin permiso: botón gris, no oculto
Cuando un usuario no tiene permiso para una acción, los botones aparecen deshabilitados en gris con tooltip "Sin permiso". No se ocultan para que el usuario sepa que la función existe.
Parámetros de empresa
Los parámetros son valores globales por empresa que afectan el comportamiento del módulo. Se configuran desde Configuración → Parámetros (CF-004).
| Código | Nombre | Qué controla | Valores |
|---|---|---|---|
62 |
Nombre comercial | Nombre de la empresa que aparece en el encabezado del PDF y de la impresión de facturas. | Texto libre |
249 |
Moneda nacional | Moneda base de la empresa. Define la moneda por defecto en el filtro de búsqueda del listado. | Código ISO (ej: CRC, USD) |
386 |
Copias por defecto de impresión | Número de copias que se imprimen automáticamente al reimprimir una factura desde el detalle. | Número entero (ej: 1, 2) |