Ayuda: Compras por Período

Visión general

Los reportes de compras por período presentan sus compras agrupadas según distintos niveles de tiempo: desde el detalle línea por línea hasta resúmenes mensuales. Use el reporte que mejor se adapte a la pregunta que necesita responder.

Reporte	Módulo	Nivel de detalle	Permiso	Uso típico
Detalladas CO-003	Compras → Detalladas	Cada línea de cada compra	559	Auditoría, verificar artículos, CABYS
Por Día CO-006	Compras → Por Día	Total por fecha	560	Control diario de compras
Por Semana CO-007	Compras → Por Semana	Total por semana del año	561	Tendencia semanal de gasto
Por Mes CO-009	Compras → Por Mes	Total por mes y año	562	Comparar meses, planificación

Notas de crédito de proveedor Las notas de crédito recibidas de proveedores (tipo documento 03) se restan automáticamente de todos los totales. Aparecen con valores negativos en los reportes detallados.

Estrategia recomendada Comience por "Por Mes" para ver la tendencia general. Si detecta un mes inusual, pase a "Por Día" para ese mes. Por último, use "Detalladas" para ver exactamente qué se compró.

Compras Detalladas CO-003

Muestra cada línea de cada compra dentro del período seleccionado. Es el reporte más granular: un artículo comprado, una fila en la tabla.

Columnas de la tabla

Columna	Descripción
Núm	Número interno de la compra (consecutivo)
Tipo Doc	Tipo de documento electrónico: 01 Factura, 02 ND, 03 NC, 04 Tiquete, 08 FEC
Fecha	Fecha de la factura del proveedor
Proveedor	Nombre del proveedor
Código	Código interno del artículo en su sistema
Descripción	Nombre del artículo tal como lo describió el proveedor
Cant	Cantidad comprada en esta línea
Costo	Costo unitario del artículo
Gravado	Monto de la línea sujeto a IVA
Exento	Monto sin IVA (exento por ley)
Exoner	Monto con exoneración (tarifa reducida de IVA)
IVA%	Tasa del impuesto aplicada (0%, 1%, 2%, 4%, 8%, 13%)
IVA	Monto del impuesto en colones
Total	Monto final de la línea (subtotal + IVA)
Tipo Compra	Clasificación interna: Mercancía, Gasto, Activo, etc.

Filtros adicionales exclusivos de Detalladas

Buscar — Permite buscar por código de artículo, descripción o código CABYS. Útil para localizar un producto específico en un período.
Tipo Documento — Filtra por el tipo de comprobante electrónico (factura, NC, ND, tiquete, FEC).
Grupo — "Compras" filtra tipos de compra 01/05/06/07/08; "Gastos" filtra tipos 02/03/04/09.

Filas en rojo

Las filas que corresponden a notas de crédito de proveedor (tipo 03) aparecen resaltadas en rojo. Sus montos ya están en negativo para que los totales sean correctos.

Tip: verificar CABYS La columna CABYS muestra el código del sistema arancelario. Use el filtro "Buscar" con un código CABYS para verificar si todos los artículos de un proveedor tienen el código correcto.

Rangos amplios Evite rangos mayores a 3 meses en Detalladas si tiene muchas líneas de compra. El reporte pagina de 25 en 25 registros; use la exportación a Excel para analizar un período completo de una vez.

Compras por Día CO-006

Agrupa todas las compras por fecha, mostrando una sola fila por día con los totales consolidados de ese día.

Columnas

Columna	Descripción
Fecha	El día de la compra
Día	Nombre del día de la semana (Lunes, Martes, etc.)
Docs	Cantidad de facturas registradas ese día
Líneas	Cantidad de líneas de artículos en esos documentos
Gravado	Total gravado con IVA del día
Exento	Total exento de IVA del día
Exonerado	Total con exoneración del día
IVA	Total de impuesto del día
Total	Monto total de compras del día

Badges de días de semana

El nombre del día aparece con un color diferente según el tipo de día: los días hábiles (lunes a viernes) aparecen en azul, sábados en amarillo y domingos en rojo. Esto facilita identificar visualmente compras en días no laborales.

Rango por defecto Al abrir el módulo muestra el día de hoy. Modifique las fechas y haga clic en "Buscar" para ver otros períodos.

Uso práctico Ideal para verificar si se registraron compras en un día específico, o para cruzar con el reporte de ventas del mismo día y calcular el margen operativo diario.

Compras por Semana CO-007

Agrupa las compras por número de semana del año y año. Cada fila muestra la fecha de inicio y fin de la semana junto con los totales consolidados.

¿Cómo se calculan las semanas?

Se usa la función SQL Server DATEPART(WEEK). La semana 1 comienza el primer domingo del año. Cada fila muestra las fechas exactas de inicio y fin de la semana (campos FechaInicio y FechaFin del período) para evitar confusiones sobre qué días abarca.

Columnas

Columna	Descripción
Año	Año de la semana
Semana	Número de semana dentro del año (1 al 53)
Inicio / Fin	Primera y última fecha real de compras en esa semana
Docs	Cantidad de facturas en esa semana
Líneas	Cantidad de líneas de artículos en esa semana
Gravado / Exento / Exonerado / IVA / Total	Desglose fiscal acumulado de la semana

Rango por defecto Al abrir muestra el día de hoy como rango. Para ver semanas completas seleccione un rango de varios meses.

Comparar semanas Exporte a Excel y compare la misma semana de distintos años (semana 15 de 2025 vs semana 15 de 2026) para detectar variaciones estacionales en su gasto de compras.

Compras por Mes CO-009 v4.0 — Vista comparativa

Reporte comparativo por periodo (año). Muestra una fila por mes (Enero → Diciembre) con columnas de Documentos, IVA y Total para cada año seleccionado, más una columna Variación que indica si las compras subieron o bajaron respecto al año anterior.

Filtros de Periodo

En vez de fechas individuales, se eligen dos años:

Filtro	Descripción
Periodo desde	Año más viejo a comparar (default: año actual)
Periodo hasta	Año más reciente a comparar (default: año actual)

El sistema lista automáticamente los años disponibles en la base de datos. Si Desde = Hasta, se ve solo un año (sin columna de variación).

Cómo leer la tabla

Columna	Significado
Mes	Nombre del mes (Enero, Febrero, …, Diciembre). Ordenados de Enero a Diciembre.
Docs (por año)	Cantidad de documentos de compra de ese mes/año
IVA (por año)	Impuesto al valor agregado acumulado del mes en colones
Total (por año)	Total comprado en colones (incluye IVA, descuentos, etc.)
Variación	▲ X% = aumentó · ▼ X% = bajó · — = sin comparación o sin cambio

La fila TOTAL al pie suma los doce meses por año, con su variación global.

Ejemplo

Si seleccionás Periodo Desde 2025 y Periodo Hasta 2026:

Verás 12 filas (Enero a Diciembre).
Cada fila muestra los datos de 2026 y de 2025 lado a lado.
La columna Variación indica cuánto creció (o bajó) el Total de compras de 2026 vs 2025 en ese mes específico.

Si un mes solo tiene datos en un año, las columnas del otro aparecen con "—" (sin compras).

Presupuesto vs real Compará la columna "Total" del año en curso vs el mismo mes del año anterior para ver si el gasto en compras está creciendo más que lo previsto. La columna Variación te lo muestra directo en porcentaje.

Excel / Imprimir La exportación a Excel y el formato de impresión mantienen el detalle tradicional (Año · Mes · Docs · Líneas · Gravado · Exento · Exonerado · IVA · Total). La vista comparativa con variación es solo en pantalla.

Compras Contabilizadas

Listado en solo lectura de todas las compras que ya tienen asiento contable registrado. Muestra el mismo conjunto de datos que "Detalladas" pero filtra automáticamente a aquellas compras con ContabilizadoEstado = 1.

¿Para qué sirve?

Auditar qué compras están registradas en contabilidad
Detectar compras procesadas sin asiento contable (comparando con el reporte "Detalladas")
Preparar reportes fiscales donde solo cuentan las compras contabilizadas

Diferencias con "Detalladas"

Aspecto	Detalladas	Contabilizadas
¿Qué muestra?	Todas las compras (con o sin asiento)	Solo las contabilizadas
Cuenta contable	Opcional	Muestra la cuenta contable aplicada
Uso	Operativo	Auditoría fiscal / contable

Compras sin contabilizar Si una compra aplicada no aparece aquí, revise el reporte "Detalladas" filtrado por estado "Sin contabilizar" o use la herramienta de contabilización masiva desde el módulo de compras.

Filtros comunes

Todos los reportes de compras por período comparten los siguientes filtros. Seleccione los valores deseados y haga clic en "Buscar" para aplicarlos. Use "Limpiar" para restablecer todos los filtros a sus valores por defecto.

Filtro	Descripción	Nota
Desde / Hasta	Rango de fechas a consultar	Ambas fechas son inclusivas. Por defecto muestra el día de hoy.
Proveedor	Filtrar por un proveedor específico	La lista muestra solo proveedores activos (Estado=1).
Estado	Estado de la compra	0=Sin confirmar, 1=Confirmada, 2=Anulada. "Todos" incluye todos los estados.
Grupo	Compras o Gastos	"Compras" = tipos 01/05/06/07/08. "Gastos" = tipos 02/03/04/09. "Todos" incluye ambos.
Tipo Compra	Clasificación interna del tipo de compra	Disponible en Por Día, Por Semana y Por Mes.
Bodega	Filtrar por bodega de destino	Útil en empresas con múltiples bodegas o sucursales.
Tipo Doc	Tipo de comprobante electrónico	Solo disponible en Detalladas. Filtra por 01/02/03/04/08.
Buscar	Texto libre para buscar artículos	Solo disponible en Detalladas. Busca en código, nombre y CABYS.

Moneda Todas las compras se muestran en colones (CRC). Las compras registradas en moneda extranjera (USD, EUR) se convierten al tipo de cambio que tenía la compra en el momento de su registro (m.TipoCambio). No existe filtro de moneda en los reportes de compras.

Totales y fórmulas

La barra de totales al pie de cada reporte muestra los totales globales del período completo, independientemente de la página en la que se encuentre. Estos se calculan en la misma consulta SQL y siempre reflejan el total del filtro aplicado.

Fuente de datos Los totales siempre se calculan desde las líneas de detalle (vista_compra_hija) unidas con los encabezados (vista_compra_madre), nunca solo desde el encabezado. Esto garantiza exactitud cuando hay compras con monedas extranjeras.

Fórmulas de cálculo

Campo	Fórmula	Nota
Gravado	`SUM(h.Gravado × TipoCambio × signo)`	Monto sobre el que se calcula IVA
Exento	`SUM(h.Exento × TipoCambio × signo)`	Monto sin IVA por disposición legal
Exonerado	`SUM(h.Exonerado × TipoCambio × signo)`	Monto con tarifa reducida de IVA
IVA	`SUM(h.IVAMonto × TipoCambio × signo)`	Impuesto total del período
Total	`Gravado + Exento + Exonerado + IVA`	Desembolso total del período
signo	`CASE WHEN tipo='03' THEN -1 ELSE 1 END`	Las NC de proveedor se restan automáticamente

IVA acreditable

El IVA que aparece en los reportes es el impuesto que usted pagó al proveedor y que puede acreditar ante Hacienda (si está inscrito en el régimen general). Para los cálculos de crédito fiscal, use el desglose de Gravado, Exonerado y el IVA correspondiente.

Verificación con declaración D-104 El total de la columna "IVA" en el reporte Por Mes debe coincidir con el crédito fiscal que reporta en la casilla correspondiente de su declaración mensual de IVA (D-104). Si hay diferencia, verifique que no haya compras en estado "Sin confirmar" (estado 0) que no deberían incluirse.

Exportar datos

Todos los reportes de compras por período incluyen botones de exportación en la barra superior derecha. La exportación aplica los mismos filtros activos en pantalla y descarga todos los registros, no solo la página actual.

Aplicar filtros

Hacer clic en Buscar

Excel / PDF

Descarga automática

Excel (.xlsx)

Descarga un archivo .xlsx compatible con Microsoft Excel, LibreOffice y Google Sheets.
Incluye una fila de totales al final del documento.
Los números se exportan sin formato (sin comas ni símbolos) para facilitar cálculos posteriores.
El nombre del archivo incluye la fecha y hora de generación (ej: compras_detalladas_20260215_143025.xlsx).

PDF (impresión)

Abre una nueva ventana con el reporte formateado para impresión y lanza automáticamente el diálogo de impresión del navegador.
El diseño está optimizado para papel tamaño carta en orientación horizontal.
Incluye encabezado con el período consultado, la fecha de generación y la cantidad de registros.
Cierre la ventana una vez impreso o guardado como PDF.

Tip: tablas dinámicas Exporte "Detalladas" a Excel y construya una tabla dinámica para analizar el gasto por proveedor, tipo de artículo, bodega o mes. Esta es la forma más flexible de analizar sus compras.

PDF con muchos registros El reporte PDF incluye todos los registros en una sola página. Para rangos con miles de líneas en Detalladas, el PDF puede ser muy extenso. En ese caso prefiera la exportación a Excel.

Consejos y casos de uso

Análisis de compras vs ventas

Use "Por Mes" en compras y el reporte equivalente en ventas para calcular el margen operativo mensual: Total Ventas − Total Compras = Margen Bruto. Exporte ambos a Excel y consolídelos en una hoja resumen.

Detectar proveedores con más volumen

En "Detalladas", filtre por el período que le interese y exporte a Excel. Construya una tabla dinámica sumando el "Total" por "Proveedor". Los proveedores con mayor concentración de compra merecen negociación de descuentos.

Verificar IVA acreditable mensual

Use "Por Mes" con el mes que está declarando. El total de la columna "IVA" es el crédito fiscal del período. Verifique que corresponda con las facturas recibidas y registradas en el sistema antes de presentar la D-104.

Control de gastos vs compras de inventario

Use el filtro Grupo para separar compras de inventario (mercancía para reventa) de gastos operativos (servicios, suministros de oficina, etc.). Esto facilita el análisis del gasto por naturaleza.

Auditar una compra puntual

Si tiene el número de factura del proveedor, use "Detalladas" con el rango de fecha aproximado. Busque por el nombre del artículo o código CABYS para localizar la línea exacta.

Comparar el mismo mes en distintos años

En "Por Mes", ingrese un rango que abarque ambos años (ej: 01/01/2024 al 28/02/2026). El reporte mostrará cada mes con su año. Exporte a Excel y calcule la variación porcentual entre años: (Año actual − Año anterior) ÷ Año anterior × 100.

Compras sin confirmar (estado 0) Las compras en estado "Sin confirmar" están incluidas en los reportes por defecto. Si solo quiere ver compras aprobadas y procesadas contablemente, filtre por Estado = "Confirmada". Las compras anuladas (estado 2) también se incluyen si no filtra por estado, pero sus montos son reales al momento del registro.

Relación con módulos de CxP Los reportes de compras muestran los montos brutos. Para ver el estado de pago de esas compras (cuánto se debe, cuánto se pagó, saldo pendiente), use los módulos de Cuentas por Pagar que trabajan con los mismos documentos pero añaden la dimensión del flujo de caja.

Permisos del módulo

Los reportes de compras por período tienen permisos individuales. Se asignan al grupo de usuarios desde el módulo de Seguridad (SE-001).

Código	Nombre	Qué autoriza	Módulo
`559`	Compras Detalladas	Ver el reporte de compras con detalle de líneas (artículos, cantidades, costos por fila).	CO-003
`560`	Compras Por Día	Ver totales de compra agrupados por fecha.	CO-006
`561`	Compras Por Semana	Ver resumen semanal de compras.	Compras por semana
`562`	Compras Por Mes	Ver resumen mensual de compras.	Compras por mes

Sin permiso: módulo no disponible en menú Si un usuario no tiene el permiso correspondiente, el submódulo no aparece en el menú de Compras. Los botones de exportación y filtros son visibles para todos los que acceden al módulo.

Parámetros de empresa

Los parámetros son valores globales por empresa que afectan los reportes. Se configuran desde Configuración → Parámetros (CF-004).

Código	Nombre	Qué controla	Valores
`62`	Nombre de la empresa	Aparece en el encabezado de los reportes impresos y exportados a PDF/Excel.	Texto libre
`66`	Cédula jurídica de la empresa	Se imprime en el encabezado de los reportes junto con el nombre de la empresa.	Cédula (ej: `3-101-123456`)
`249`	Moneda nacional de la empresa	Define la moneda base para mostrar totales en los reportes de compras.	Código ISO (ej: `CRC`)