Contabilidad AY-016

Catálogo de Cuentas (CT-001)

El Catálogo de Cuentas es el plan de cuentas contable de la empresa. Tiene estructura jerárquica de 4 niveles: de lo general a lo específico. Solo las cuentas de Nivel 4 (cuentas de detalle) reciben movimientos contables; los niveles superiores son agrupadores que acumulan los saldos de sus hijos.

• Se visualiza como árbol expandible/colapsable por grupo (Deudoras / Acreedoras).
• Cada cuenta muestra su código, nombre, naturaleza y estado (activa/inactiva).
• Desde el catálogo se puede ver el historial de movimientos de una cuenta con el botón .
• Las cuentas inactivas no pueden recibir nuevos asientos.
• Se puede exportar el catálogo completo a Excel o PDF.

Niveles del plan de cuentas

Grupos de cuentas Nivel 1

Permisos del Catálogo

Movimientos de Cuenta y Conciliación Bancaria (MCT-001 / MCT-002)

Desde el Catálogo de Cuentas, el botón de una cuenta abre la ventana de Movimientos de Cuenta (MCT-001): el detalle de todos los débitos y créditos de la cuenta, con filtros por fechas, tipo de documento, detalle, orden y estado de conciliación. La columna Referencia muestra la referencia del documento junto al número.

Filtro "Conciliado"

El filtro Conciliado permite ver Todos los movimientos, solo los Sin conciliar o solo los Conciliados. Útil para revisar de un vistazo qué falta por conciliar de una cuenta de banco. El filtro también aplica a las exportaciones (Excel, PDF, CSV, Imprimir).

Conciliar un movimiento

• Con el check de la columna "Conc": marca o desmarca un movimiento como conciliado, uno por uno.
• Con el campo "Conciliar comprobante": digite el número de comprobante del banco y presione Enter. El sistema lo busca en el Documento, la Referencia o el Detalle de los movimientos; si lo encuentra sin conciliar, lo marca conciliado, lo resalta en la lista y limpia el campo para digitar el siguiente. Si el mismo comprobante aparece en varios movimientos (un cliente que paga varias cuentas con una sola transferencia), se concilian todos juntos.

Conciliación con archivo del banco (MCT-002)

El botón Conciliar archivo permite subir el estado de cuenta del banco (.xlsx, .xls o .csv) y conciliar en bloque:

1. Cargue primero el rango de fechas deseado en la lista de movimientos.
2. Suba el archivo del banco y presione Analizar con IA. El sistema detecta automáticamente las columnas del archivo (fecha, comprobante, detalle, débito, crédito) sin importar el formato del banco.
3. Cada línea del banco se compara contra los movimientos de la cuenta y se clasifica.
4. Revise las filas marcadas y presione Conciliar marcados.

El botón Excel (disponible después de analizar) exporta el resultado completo de la conciliación: todas las líneas del banco con su estado y el movimiento de libros emparejado, más la sección de movimientos que están solo en el sistema, con totales.

Estados del emparejamiento

Qué sobra en cada lado

Al final del análisis se muestran dos secciones de diferencias:

• Solo en el BANCO: movimientos del estado de cuenta que no existen en el sistema — falta registrarlos.
• Solo en el SISTEMA: movimientos de libros (del período del archivo) que el banco no trae — pendientes de que el banco los aplique, o sobrantes a revisar.

Asientos Contables (CT-002)

El módulo de Asientos Contables (CT-002) permite crear, consultar, editar y anular asientos manuales. Es el registro central de todas las partidas dobles del sistema. Cada asiento tiene una cabecera y una o más líneas de débito/crédito que siempre deben cuadrar (total débitos = total créditos).

• Los asientos generados automáticamente por otros módulos (ventas, compras, cierres de caja) también aparecen aquí.
• Un asiento en estado Borrador puede editarse; al procesarlo queda Cerrado.
• Se puede filtrar por período, tipo de asiento, usuario, estado y número de documento.
• Exporta a Excel y PDF con el detalle completo de líneas.

Consultar y localizar un asiento

• El filtro N° asiento está siempre visible en la barra de filtros del listado (ya no hay que abrir "Más filtros"): escribí el número y presioná Enter para mostrar ese asiento en la lista.
• El botón Localizar, en la barra superior, abre una ventana donde se ingresa el número de asiento y se abre directamente la edición de ese asiento en una pestaña nueva (sin pasar por el listado). Enter confirma; Escape o un clic afuera cierran.
• Para búsquedas más finas (por documento, cuenta, centro de costos, detalle o usuario) usá el botón Más de los filtros.

Estados de un asiento

Tipos de asiento (TipoAsiento)

Flujo obligatorio de inserción

1. Obtener o crear el asiento del mes: Llamar a contabilidad_obtener_asiento_cierre($pdo, $fecha, $usuario). El sistema busca un asiento en borrador (Estado=0) del mismo mes y año para ese usuario. Si no existe, crea uno nuevo. Se mantiene 1 asiento borrador por usuario por mes.
2. Insertar líneas al asiento: Llamar a contabilidad_insertar_lineas($pdo, $asientoId, $lineas). Valida que cada cuenta exista en vista_catalogo_contable, que el asiento cuadre (diferencia < 0.01) y es TODO o NADA.

Campos requeridos por línea de asiento

Mover un documento a otro asiento (cierre)

Desde la edición de un asiento (CT-002) podés mover un documento contable completo (todas sus líneas) a otro cierre. Útil cuando un documento quedó por error en el asiento del día/mes equivocado.

1. Abrí el asiento donde está el documento (contabilidad_asiento_edicion.php?id=ASIENTO).
2. En la cabecera de cada documento verás un botón verde Mover (junto a Editar y Eliminar).
3. Se abre un modal con la lista de cierres disponibles. Por defecto muestra el último mes.
4. Si necesitás un rango distinto, cambiá las fechas Desde / Hasta y presioná Buscar.
5. En la fila del cierre destino, presioná el botón Mover. El sistema confirma y traslada todas las líneas (las identifica por Referencia + TipoDocumento).

• El asiento destino no puede ser el mismo asiento de origen ni un asiento Mayorizado (Estado=2).
• El movimiento es inmediato: actualiza ContaDiario.Asiento de las líneas afectadas. No cambia FechaContable de las líneas — la fecha del documento se preserva.
• La lista de cierres muestra: número de asiento, fecha contable, estado (Borrador/Aplicado), usuario, cantidad de documentos, líneas y total débito.

Bitácora de cambios

Toda modificación hecha sobre un asiento desde la edición (CT-002) queda registrada automáticamente en la bitácora de seguridad, con el usuario que la realizó y la fecha/hora. Esto permite auditar quién tocó cada asiento.

• Se registra cuando se agrega una línea, se elimina una línea o un documento completo, se mueve un documento a otro asiento, se cambia la fecha contable y cuando el asiento se activa (aplica) o se vuelve a poner en borrador.
• El registro es transparente para el usuario: no requiere ninguna acción adicional y no interrumpe la operación aunque la bitácora no esté disponible.

Permisos

Conta Diario (CT-016)

El Conta Diario (CT-016) muestra todos los movimientos contables línea por línea, ordenados cronológicamente. Es la vista más detallada de la contabilidad: cada fila representa un débito o crédito individual con su cuenta, centro de costos, oficina, documento de origen y monto.

• Permite filtrar por rango de fechas, cuenta contable, asiento, tipo de documento, usuario y referencia.
• Soporta consulta del período activo (ContaDiario) y del histórico (ContaDiarioHistorico).
• Exporta a Excel (.xlsx), PDF y HTML imprimible.

Columnas principales

Tipos de documento en ContaDiario

Balance de Comprobación (CT-010)

El Balance de Comprobación (CT-010) presenta un resumen de todos los movimientos agrupados por cuenta contable para un período seleccionado. Muestra el saldo inicial, los débitos del período, los créditos y el saldo final. Es la herramienta principal para verificar que la contabilidad cuadra.

• Se filtra por año y mes o rango de fechas.
• Las cuentas con saldo cero se pueden ocultar para simplificar la vista.
• Exporta a Excel y PDF para entregar al contador.
• Incluye todos los TipoAsiento (incluyendo arrastres 99) para que los saldos cuadren correctamente.

Columnas del reporte

Balance General (CT-016)

El Balance General (CT-016) muestra la situación financiera de la empresa a una fecha de corte determinada: qué posee (Activos), qué debe (Pasivos) y cuánto vale contablemente (Patrimonio). La ecuación fundamental es Activos = Pasivos + Patrimonio.

• Se genera a cualquier fecha de corte; muestra los saldos acumulados hasta ese día.
• Las secciones se presentan en formato vertical (Activos arriba, Pasivos y Patrimonio abajo).
• Incluye subtotales por nivel y total general.
• Exporta a Excel y PDF con membrete de la empresa (Parámetro 62).

Estructura del Balance

Balance de Resultados (CT-018)

El Balance de Resultados (Estado de Resultados) (CT-018) muestra el desempeño económico de la empresa en un período: cuánto vendió (Ingresos), cuánto le costó lo vendido (Costos) y cuánto gastó en operaciones (Gastos). El resultado final es la Utilidad o Pérdida del período.

• Se filtra por año y mes o rango de fechas.
• Presenta los grupos I (Ingresos), C (Costos) y G (Gastos) con subtotales.
• La utilidad bruta es Ingresos − Costos; la utilidad neta es Ingresos − Costos − Gastos.
• Usa ca.FechaContable (fecha del asiento), no cd.Fecha (fecha del documento).
• Exporta a Excel, PDF y vista HTML imprimible.

Fórmula de resultados

Reglas críticas del sistema

El motor contable de FactuPOS opera bajo reglas estrictas que garantizan la integridad de los datos. Todo desarrollador y contador debe conocerlas.

Flujo obligatorio de inserción de asientos

Todo movimiento contable sigue el mismo flujo de dos pasos:

1. Obtener o crear el asiento del mes
   Llamar a contabilidad_obtener_asiento_cierre($pdo, $fecha, $usuario) o al endpoint POST /api/contabilidad/asiento_cierre_obtener.php.
   El sistema busca un asiento en borrador (Estado='0') del mismo mes y año para ese usuario. Si no existe, crea uno nuevo. Se mantiene 1 asiento borrador por usuario por mes.
2. Insertar líneas al asiento
   Llamar a contabilidad_insertar_lineas($pdo, $asientoId, $lineas) o al endpoint POST /api/contabilidad/asiento_linea_insertar.php.
   La operación es transaccional: TODO o NADA. Valida que cada cuenta exista en vista_catalogo_contable, que cada línea tenga débito > 0 O crédito > 0 (nunca ambos en cero) y calcula el cuadre del asiento (diferencia < 0.01).

Campos requeridos por línea

Tipos de documento (TipoDocumento en ContaDiario)

Cada línea de ContaDiario lleva un código que indica el origen del movimiento:

Tipos de asiento (TipoAsiento en ContaAsiento)

El campo TipoAsiento en la tabla ContaAsiento clasifica el origen del asiento:

Catálogo de cuentas contables

El catálogo de cuentas es la base del sistema contable. Organiza todas las cuentas en niveles jerárquicos.

Vista oficial: vista_catalogo_contable

Siempre usar esta vista para consultar cuentas, nunca la tabla cuentas directamente.

Grupos de nivel 1 (ContaNivel1.Grupo)

Parámetros de cuentas clave

Conta Diario CT-016

Reporte detallado de todos los movimientos del diario contable. Combina datos de ContaDiario y ContaAsiento.

Ruta: /modulos/contabilidad/conta_diario/contabilidad_conta_diario.php  |  Permiso: 829

Filtros disponibles

Columnas del reporte

Asiento, Fecha contable, Fecha documento, Cuenta, Nombre cuenta, Documento, Tipo doc., Referencia, Detalle, Debe, Haber, Usuario.

Exportación

• Excel (.xlsx) — Usa SimpleXLSXWriter, sin límite de filas
• PDF — Dompdf, orientación horizontal (carta)
• HTML — Vista carta para impresión

Movimientos históricos

El módulo permite ver movimientos del período actual (ContaDiario) o del histórico (ContaDiarioHistorico). Los movimientos históricos corresponden a períodos ya cerrados.

Centro de Costos CT-017

Gestión del catálogo de centros de costos utilizados para clasificar movimientos contables por área o proyecto.

Ruta: /modulos/contabilidad/centro_costos/contabilidad_centro_costos.php  |  Permiso: 830

Estructura de la tabla ContaCentroCostos

Validaciones

• No se permite crear un código que ya existe
• No se puede eliminar un centro si tiene movimientos en ContaDiario
• El código se guarda siempre en mayúsculas

Monedas y Divisas (CT-009)

El módulo de Monedas (CT-009) permite administrar las divisas que usa la empresa: colones (CRC), dólares (USD), euros (EUR) u otras. La moneda nacional de la empresa se configura en el Parámetro 249.

• Cada moneda tiene un código ISO (CRC, USD, EUR), nombre completo y símbolo.
• La moneda marcada como Nacional es la base del sistema; las otras son divisas extranjeras.
• Las divisas extranjeras usan el tipo de cambio vigente para convertir montos a la moneda nacional.
• Exporta el catálogo a Excel y PDF.

Campos de una moneda

Tipos de Cambio (CT-014)

El módulo de Tipos de Cambio (CT-014) mantiene el historial de tasas de conversión entre la moneda nacional y las divisas extranjeras. El tipo de cambio correcto es fundamental para convertir montos en facturas, compras y asientos contables en moneda extranjera.

• Se puede registrar el tipo de cambio manualmente para cualquier fecha.
• Incluye sincronización automática con el BCCR (Banco Central) y con Hacienda.
• El sistema busca el TC más reciente menor o igual a la fecha del documento.
• Exporta el historial a Excel y PDF.

Campos del tipo de cambio

Actividades Económicas (CT-013)

Las Actividades Económicas (CT-013) son los códigos de actividad que Hacienda asigna al emisor. Cada factura emitida debe indicar la actividad económica bajo la que se factura. Este módulo mantiene el catálogo y permite sincronizarlos con Hacienda.

• Las actividades se asocian a los artículos del inventario para que cada línea de factura lleve la actividad correcta.
• El código de actividad se obtiene de la cédula jurídica registrada en el Parámetro 66.
• La sincronización con Hacienda es no destructiva: usa MERGE para agregar nuevas y actualizar existentes, sin borrar las ingresadas manualmente.
• Si un artículo tiene una actividad que ya no existe, el sistema la reemplaza automáticamente con la actividad predeterminada.

Campos de una actividad económica

Sucursales / Oficinas (CT-015)

El módulo de Sucursales (CT-015) administra las oficinas o puntos de venta de la empresa. Cada sucursal tiene un código único que se usa en documentos electrónicos (forma parte del consecutivo de Hacienda) y en los asientos contables para segregar movimientos por punto de venta.

• El código de sucursal aparece en el número de consecutivo de las facturas electrónicas.
• Los reportes de ventas, compras y contabilidad pueden filtrarse por oficina.
• Cada estación de trabajo se asocia a una sucursal.
• Exporta el catálogo a Excel y PDF.

Campos de una sucursal

Consecutivos del Sistema (CT-012)

El módulo de Consecutivos (CT-012) muestra y permite ajustar los contadores de numeración de los diferentes tipos de documentos del sistema. Cada tipo de documento tiene su propio contador que se incrementa automáticamente al emitir un nuevo documento.

• Los consecutivos de documentos electrónicos (FVE, TIK, NCR, NDB, FEC) están vinculados a Hacienda y deben mantenerse en sincronía.
• Solo personal autorizado debe modificar un consecutivo; un cambio incorrecto puede causar duplicados.
• El sistema valida que el consecutivo no esté ya usado en tablas activas e históricas (hasta 5000 intentos) antes de asignarlo.
• Exporta el estado actual a Excel y PDF.

Tipos de consecutivo principales

Liquidar Ingresos y Gastos CT-019

Proceso de cierre fiscal que salda todas las cuentas de resultado (Ingresos, Costos, Gastos) y traslada la diferencia como Utilidad o Pérdida del ejercicio a una cuenta de patrimonio.

Ruta: /modulos/contabilidad/proceso_liquidar/proceso_liquidar.php

¿Cuándo ejecutarlo?

Al final de cada año fiscal, después de haber revisado y aprobado el Balance de Resultados. Solo permite liquidar años anteriores al año actual.

Flujo del proceso

1. Vista previa obligatoria
   El sistema calcula los saldos de todas las cuentas del grupo I/G/C a fecha {año}-12-31. Muestra las líneas que se generarían sin ejecutar nada.
2. Generación de líneas inversas
   Por cada cuenta con saldo distinto de cero se genera la línea opuesta:
   • Ingresos (Nat. acreedora, saldo positivo) → DÉBITO = saldo
   • Gastos/Costos (Nat. deudora, saldo positivo) → CRÉDITO = saldo
   • Si el saldo es negativo (caso excepcional), se invierte el lado
3. Cuenta de patrimonio dinámica
   La diferencia (Ingresos − Costos − Gastos) se registra en la cuenta: {parámetro 401}{año}
   Ejemplo: si param 401 = 3103 y el año es 2025 → cuenta 31032025
   Si la cuenta no existe, se crea automáticamente como cuenta de detalle con nombre "Utilidad del ejercicio 2025" o "Perdida del ejercicio 2025".
4. Creación del asiento
   TipoAsiento = 21 (LIQUIDACIONES), Estado = 0 (borrador para revisión del contador), fecha 01/01/{año+1}, detalle "LIQUIDACION DE CUENTAS DE RESULTADOS {año}", documento y referencia LIQ{año}, TipoDocumento = AJU.

Cierre de Períodos Contables

Proceso que archiva definitivamente un año fiscal: mueve todos los asientos y movimientos del período a las tablas históricas y genera un asiento de arrastre con los saldos iniciales del nuevo período.

Ruta: /modulos/contabilidad/cierre_periodos/contabilidad_cierre_periodos.php

Pasos del cierre (AJAX streaming)

1. Limpieza de asientos huérfanos (Paso 0)
   Elimina cabeceras de ContaAsiento que no tienen ninguna línea en ContaDiario:

   DELETE FROM ContaAsiento
   WHERE Asiento NOT IN (SELECT Asiento FROM ContaDiario)

   Esto previene que cabeceras vacías bloqueen la validación del año más antiguo.
2. Validación del año
   Confirma que el año seleccionado sea MIN(YEAR(FechaContable)) de ContaAsiento.
3. Validación de balance
   Verifica que débitos == créditos del año con tolerancia de 0.02.
4. Cálculo de saldos por cuenta
   Usando cuentas.Naturaleza (1 = deudora, otras = acreedora).
5. Asiento de arrastre
   Creado con TipoAsiento='99', Estado='2', fecha {año+1}-01-01, período {año+1}01, documento 'ARRASTRE', tipo documento '99', referencia 'SALDO_INICIAL', CC '00000', oficina '001'.
   Creado con contabilidad_insertar_lineas() (nunca INSERT directo).
6. Archivado a histórico
   Mueve en lotes de 100 filas: ContaAsiento → ContaAsientoHistorico (con FechaCierre=GETDATE())
   ContaDiario → ContaDiarioHistorico (con FechaCierre=GETDATE())
   Elimina de las tablas activas después de confirmar la copia.
7. Bitácora
   Registra el evento en la bitácora del sistema.

Ver saldos de un período cerrado

En el panel izquierdo, debajo de "Períodos activos", aparece la lista de Períodos cerrados. Al hacer clic en uno se muestran —de solo lectura, leídos del histórico— sus saldos por asiento y sus saldos por cuenta, igual que con un período activo. El encabezado muestra una etiqueta Histórico.

Reabrir un período (operación inversa)

Deshace un cierre: devuelve los asientos del año desde el histórico a las tablas activas y elimina el asiento de arrastre que ese cierre había generado en el año siguiente (porque al volver los movimientos, ese saldo ya estaría representado dos veces).

• Solo el más reciente: se reabre en orden inverso al cierre. Solo el último año cerrado tiene el botón Reabrir habilitado; los demás aparecen deshabilitados.
• Arrastre encadenado: al volver el año, regresa también su propio asiento de arrastre del año anterior (el saldo se acumula en cadena).
• Renumeración automática: si algún número de asiento del histórico ya existe en lo activo, se le asigna un número nuevo (cabecera + líneas juntas) para no chocar.
• Fusión: si el año a reabrir ya tiene movimientos en activo (se cerró pero después se registraron asientos nuevos), la reapertura fusiona el histórico con lo activo en vez de bloquearse.
• Al terminar se recalculan los saldos de las cuentas afectadas y se registra en bitácora.

Contabilización en Cierre de Caja

El Cierre de Caja (CF-002) genera asientos contables automáticamente al contabilizar las ventas y cobros del día.

Vistas SQL del cierre

Contabilización de Ventas

Las facturas de venta (FVE), tiquetes (TIK) y notas de crédito (NCV) se contabilizan automáticamente usando las APIs centralizadas api_contabilizar_venta.php y api_contabilizar_nc.php. Cada una arma el asiento con débitos y créditos a partir de los totales de VentaHija agrupados por naturaleza del CABYS.

Cuentas utilizadas (parámetros de empresa)

IVA Devuelto en régimen IMAS

Cuando una factura devuelve parte del IVA al cliente (régimen IMAS / devolución parcial), el monto queda registrado en VentaHija.ArticuloIvaDevuelto. El Total de la factura ya viene neto: Total = SubTotal + IvaMonto − IvaDevuelto.

Para mantener trazabilidad del IVA bruto y del devuelto, la contabilización genera dos líneas en la misma cuenta de IVA (param 78):

Bitácora de contabilización

Tanto al contabilizar como al anular (contabilizar la nula) una venta, NC o ND, queda un registro automático en la bitácora de seguridad con el usuario, la fecha/hora, el documento y el asiento afectado. Permite auditar quién contabilizó o reversó cada documento.

• Se consulta desde el módulo de Bitácora (Seguridad).
• El registro es transparente: no requiere ninguna acción extra y no interrumpe la contabilización aunque la bitácora no esté disponible.

Edición de Asientos CT-002

Permite revisar y corregir asientos individuales. Las operaciones son inmediatas en la base de datos (no en lote).

Ruta: /modulos/contabilidad/asientos/contabilidad_asiento_edicion.php  |  Permiso: 812

Operaciones disponibles

Declaraciones CT-025

Repositorio para guardar y descargar los comprobantes de pago de impuestos y declaraciones de la empresa (IVA D-104, Renta, D-151, RTBF, CCSS, patentes, etc.). Los archivos quedan almacenados dentro de la base de datos, de modo que respaldan y viajan con la empresa: no dependen de una carpeta del servidor.

Ruta: /modules/contabilidad/declaraciones/declaraciones.php — Menú Contabilidad → Cierre y Procesos → Declaraciones. Permiso 831.

Subir un documento

1. Clic en Subir documento.
2. Tipo de declaración: IVA (D-104), Renta (D-101), Retenciones (D-103), Resumen anual (D-151), RTBF (Transparencia y Beneficiarios Finales), Planilla CCSS, Póliza INS, Patente/Municipal u Otro.
3. Periodo (obligatorio, formato mes/año) y Fecha del documento (opcional).
4. Descripción corta (opcional) para identificarlo rápido.
5. Arrastrá el archivo a la zona de carga o hacé clic para elegirlo, y presioná Subir.

Ver, descargar y eliminar

• Ver — abre el documento en una pestaña nueva (PDF, imágenes y XML de texto).
• Descargar — baja el archivo con su nombre original.
• Eliminar — lo quita de la lista (borrado lógico; queda inactivo, no se elimina físicamente de la base).

La lista se puede filtrar por tipo, periodo y texto (descripción o nombre de archivo).

Tabla de Permisos — Módulo Contabilidad

Los siguientes permisos controlan el acceso a los módulos y acciones del área de Contabilidad. Se asignan desde Configuración → Seguridad → Usuarios.

Parámetros relacionados con Contabilidad

Los siguientes parámetros de empresa afectan el comportamiento del módulo de Contabilidad. Se configuran desde Configuración → Parámetros de Empresa (CF-004).