Ayuda: Cierre de Caja

Que es el Cierre de Caja

El cierre de caja es el proceso donde se revisan todos los documentos generados durante un turno de caja (facturas, notas de credito, tiquetes, recibos) y se verifica que los montos cuadren correctamente antes de contabilizarlos.

Cada cierre agrupa los documentos de un cajero en un asiento contable (tipo 18). Mientras el cierre esta pendiente se puede corregir; una vez contabilizado queda cerrado.

Codigo del modulo: CF-002 El cierre de caja se encuentra en el menu Cajas del sistema.

Como entrar

Menu Principal

Cajas

Cierre de Caja

Requiere el permiso 100 (acceso al modulo de cajas).

Layout de la pantalla

La pantalla se divide en dos paneles principales:

+--------------------------------------------------+ | Titulo: Cierre de Caja [Excel][PDF][Ver] | +--------------------------------------------------+ | [Pendientes][Aplicados] Desde Hasta [Mas] [Buscar]| +-------------------------------+------------------+ | CIERRES (lista superior) | COMPARATIVO | | [] Cierre | Cajero | Saldo | Medios vs Docs | +-------------------------------+------------------+ | DOCUMENTOS (lista media) | RESUMEN | | Tipo | Ref | Fecha | Balance | Por tipo de doc | +-------------------------------| Por cuenta | | LINEAS (lista inferior) | Cotizaciones | | Cuenta | Doc | Debe | Haber | Total venta/caja | +-------------------------------+------------------+ | [Contador] [Pantalla] [POS] [x Impr] [Contabiliz] | +--------------------------------------------------+

Panel izquierdo: 3 sub-fichas apiladas (Cierres, Documentos, Lineas).
Panel derecho: Comparativo de medios de pago y resumen del cierre seleccionado.
Footer: Botones de accion (Contador, Imprimir, Contabilizar).

Filtros

Filtro	Descripcion	Notas
Pendientes / Aplicados	Alterna entre cierres sin contabilizar y ya contabilizados	Pendientes no requiere fecha
Desde / Hasta	Rango de fechas	Solo aplica en modo Aplicados
Cajero	Codigo del cajero	Se guarda en el navegador
Cotiz	Fecha para filtrar cotizaciones	Default: hoy. Visible con "Mas"
Solo descuadres	Muestra solo cierres con diferencia	Util para encontrar problemas

Consejo El boton "Mas" expande los filtros adicionales (Cajero y Cotiz). El filtro de cajero se recuerda entre sesiones.

Cierres

La tabla superior muestra la lista de cierres. Cada fila tiene:

Checkbox: para seleccionar multiples cierres.
Cierre: numero de asiento.
Usuario/Nombre: cajero que genero el cierre.
Fecha: fecha contable del cierre.
Saldo: balance total (debe ser 0 si esta cuadrado).

Seleccion simple

Haga clic en un cierre para seleccionarlo. Esto carga sus documentos y el resumen en el panel derecho.

Seleccion multiple

Use los checkboxes para seleccionar varios cierres a la vez. El resumen se actualiza mostrando el consolidado de todos los seleccionados. Esto es util para contabilizar varios cierres de un solo golpe.

Seleccionar todos El checkbox del encabezado selecciona o deselecciona todos los cierres visibles.

Documentos del Cierre

Al seleccionar un cierre, la tabla media muestra sus documentos (facturas, notas de credito, tiquetes, recibos, etc.).

Columna	Descripcion
Tipo	FVE (factura), NCR (nota credito), NDV (nota debito), TIQ (tiquete), ACC (recibo CxC)
Nombre	Descripcion del tipo de documento
Referencia	Numero de referencia del documento
Fecha	Fecha real del documento (no la contable)
Balance	Saldo de las lineas (debe ser 0 si cuadra). Rojo si hay diferencia

Acciones por documento

Cada fila tiene iconos de accion en las columnas de la derecha:

Pagos: Ver detalle de medios de pago (solo FVE, NCR, NDV).
Imprimir: Imprimir comprobante del documento.
Reconstruir: Regenerar asiento contable (solo si tiene diferencia).
Eliminar: Eliminar documento con diferencia del cierre.

Filtrar documentos

El campo "Filtrar documento..." busca en el numero de documento, la referencia, el tipo y el nombre. Puede escribir los ultimos digitos del documento o el tipo (ej: "FVE").

Ordenar

Haga clic en los encabezados de columna (Tipo, Nombre, Referencia, Fecha, Balance) para ordenar. Clic de nuevo invierte la direccion.

Documentos en rojo Si el balance de un documento no es 0, aparece en rojo. Esto indica un descuadre que debe corregirse antes de contabilizar.

Lineas Contables

Al seleccionar un documento, la tabla inferior muestra sus lineas del diario contable (ContaDiario):

Columna	Descripcion
Cuenta	Codigo de la cuenta contable
Nombre	Nombre de la cuenta
Documento	Numero del documento
Ref.	Referencia de la linea
Fecha	Fecha de la linea
Detalle	Descripcion de la operacion
T.C.	Tipo de cambio (referencia)
Debe / Haber	Montos de debito y credito
Saldo	Balance acumulado (Debe - Haber)

Editar linea

En cierres pendientes, puede hacer clic en una linea para abrir el modal de edicion. Desde ahi puede:

Cambiar la cuenta contable (dropdown con cuentas 1101*).
Ajustar los montos de debito y credito.
Clonar la linea (crea una copia identica con nuevo ID).

Resumen del Cierre

El panel derecho muestra el resumen del cierre seleccionado (o el consolidado si hay varios seleccionados).

Comparativo Medios de Pago

Seccion colapsable que compara lo que dicen los medios de pago (efectivo, tarjeta, SINPE, etc.) contra lo que dicen los documentos. Permite detectar descuadres entre lo cobrado y lo registrado.

Detalle por Tipo de Documento

Muestra las cuentas contables agrupadas por tipo de documento (Factura de Venta, Nota Credito, etc.) con la cantidad de documentos entre parentesis.

Total por Cuenta

Resumen de saldos por cuenta contable. Haga clic en cualquier cuenta para ver el desglose de documentos que la componen.

Pagos en Moneda Extranjera (informativo)

Debajo de cada cuenta que recibio pagos en una moneda distinta a la nacional (Parametro 249), aparece una sub-fila informativa con borde teal mostrando el monto recibido en la moneda original (USD, EUR, etc.).

Por ejemplo si la cuenta Efectivo recibio una factura pagada en dolares, vera:

Efectivo (2) — 2,756.39 (saldo total en colones, suma normal)
Efectivo USD (1) — USD 25.00 (informativo, NO suma)

Esta fila no se suma al Total Caja ni a ningun otro total — es solo para visualizar cuanto dinero fisico extranjero entro en la caja sin tener que abrir cada documento.

Desglose completo por moneda (Parametro 176)

Si activa el Parametro 176 ("Cajas, ver e imprimir segun la moneda de cobro") en modulo CAJAS, cada cuenta de caja se desglosa por TODAS las monedas que la conformaron — incluida la moneda nacional. Esto sirve para ver de un vistazo cuanto se cobro en cada moneda, tanto en la pantalla del cierre como en el tiquete impreso POS.

Comparativo del mismo cierre (1 factura en CRC por ¢100 y 1 factura en USD por $2 a tipo de cambio 459.53):

Estado	Param 176 = 0 (default)	Param 176 = 1
Efectivo	Efectivo (2) — 1,019.06	Efectivo (2) — 1,019.06 Efectivo CRC (1) — CRC 100.00 Efectivo USD (1) — USD 2.00

Suma vs. desglose La linea principal Efectivo (2): 1,019.06 se mantiene siempre — es el total consolidado en colones que cuadra con Total Caja. Las sub-lineas por moneda son adicionales y muestran el monto en la moneda original (no convertido), para que vea cuantos USD/EUR fisicos entraron sin abrir cada documento.

Tambien en el tiquete El mismo desglose aparece en el tiquete POS impreso (sub-lineas indentadas con 2 espacios) cuando el Parametro 176 esta en 1. Si lo apaga (0) vuelve al formato clasico de una linea por cuenta + sub-fila informativa solo para monedas extranjeras.

Fuente de datos: las lineas de ContaDiario agrupadas por CodMoneda + Cuenta. El sistema usa el TipoCambio guardado en cada linea contable para devolver el monto en la moneda original. Si una linea quedo sin CodMoneda, se asume moneda nacional (Parametro 249).

Cotizaciones

Si el cajero tiene cotizaciones en la fecha seleccionada, aparece un enlace "Cotizaciones (X)" donde X es la cantidad. Haga clic para ver el detalle en un modal.

Totales

Total venta: Suma de cuentas de naturaleza acreedora (ingresos).
Total caja: Suma de cuentas que inician con 1101 (efectivo en caja).

Reconstruir Documento

Cuando un documento tiene diferencia (balance distinto de 0), puede reconstruir su asiento contable. Esto elimina las lineas existentes y las regenera desde cero usando los datos de la venta original.

Como usarlo

Identifique el documento con diferencia (aparece en rojo en la columna Balance).
Haga clic en el icono de la fila.
Confirme la accion en el dialogo.
El sistema regenera las lineas y recalcula el balance.

Corregir Todos El boton "Corregir Todos" en el encabezado de documentos reconstruye automaticamente todos los documentos que tengan diferencia en el cierre actual.

Solo cierres pendientes La reconstruccion solo funciona en cierres con estado pendiente (0). No se puede reconstruir un cierre ya contabilizado.

Tipos soportados Originales: FVE, NCV, NDV (ventas) y FCO, NCC, NDC, GAS (compras). Reversas: NVE, NNC, NND — al reparar una linea de reversa, el sistema mapea automaticamente al tipo origen (NVE→FVE, NNC→NCV, NND→NDV) y re-espeja la reversa contra las lineas FVE/NCV/NDV actuales del documento. Util cuando el FVE fue re-posteado y la NVE quedo con cuentas viejas. (Soporte para reversas agregado 2026-04-25.)

Mover Documentos

Permite trasladar documentos de un cierre a otro. Util cuando un documento quedo en el cierre equivocado.

Seleccione los documentos con los checkboxes.
Aparece el boton "Mover" en el encabezado de documentos.
Haga clic en "Mover" para abrir el modal.
Seleccione el cierre destino de la lista.
Confirme la operacion.

Arrastrar y soltar Tambien puede arrastrar documentos entre cierres (drag and drop) como alternativa al modal.

Reclasificar por Fecha

El boton "Reclasificar" mueve automaticamente los documentos al cierre que corresponda segun su fecha real. Es util cuando documentos quedaron en un cierre de fecha diferente (por ejemplo, una factura del dia anterior que se proceso hoy).

El proceso muestra una barra de progreso indicando cuantos documentos se estan procesando y a donde se mueven.

Precaucion Solo reclasifica documentos de cierres pendientes. Verifique el resultado despues de reclasificar.

Localizar Documento

El boton "Localizar" abre un buscador que encuentra un documento especifico en cualquier cierre del sistema, sin importar estado o cajero.

Haga clic en el boton Localizar.
Opcionalmente ingrese la fecha para acotar la busqueda.
Escriba el numero de documento (al menos 4 digitos). Puede ser parcial (ej: los ultimos 8 digitos).
Presione Enter o haga clic en Buscar.

El sistema busca primero por Referencia y luego por Documento en ContaDiario. Cada resultado muestra:

Numero de cierre y cajero.
Fecha del cierre.
Estado (Pendiente / Aplicado).
Si tiene diferencia (descuadre).

Haga clic en un resultado para navegar directamente al cierre y documento encontrado.

Contador de Monedas

Herramienta de arqueo que permite contar fisicamente el dinero en caja y compararlo con lo esperado por el sistema.

Como usarlo

Seleccione un cierre y haga clic en el boton Contador en el footer.
Ingrese la cantidad de cada denominacion (monedas y billetes).
Ingrese los montos de tarjeta, SINPE, transferencia y gastos si aplica.
Si hay dolares, ingrese el monto y el tipo de cambio.

Denominaciones

Tipo	Valores
Monedas	5, 10, 25, 50, 100, 500
Billetes	1,000 / 2,000 / 5,000 / 10,000 / 20,000 / 50,000
Otros	Tarjeta, SINPE, Transferencia, Gastos (resta)
Dolares	Monto en USD x Tipo de cambio

Totales

Total Contado: Suma de todo lo fisicamente contado.
Control (Esperado): Lo que el sistema espera segun los documentos.
Diferencia: Contado menos esperado. Positivo = sobrante, negativo = faltante.

Acciones

Contabilizar: Guarda el conteo y contabiliza el cierre.
Imprimir: Imprime el conteo de monedas en POS.
Limpiar: Reinicia todos los campos a cero.

Imprimir Cierre

Hay 3 formas de ver/imprimir el resumen del cierre:

Boton	Accion	Descripcion
Pantalla	Ver en pantalla	Abre una vista previa del cierre en formato legible
Imprimir POS	Impresora termica	Envia el tiquete a la impresora POS configurada en la estacion
Contabilizar	Cerrar + Imprimir	Contabiliza e imprime automaticamente (si el checkbox esta activo)

La impresora se configura desde el icono de Estacion en el header del sistema. El tiquete incluye:

Nombre de la empresa.
Rango de fechas (desde / hasta).
Detalle por tipo de documento con conteo.
Total por cuenta.
Totales de venta y caja.
Contador de monedas (si se registro).
Nulos / Rechazados — listado de documentos del cajero, en el rango de fechas del cierre, que quedaron en estado Nula (3) o Rechazada por Hacienda (5). Tambien se incluye en el correo.

Correo automatico Al imprimir y al contabilizar, el sistema envia el resumen del cierre unicamente a la direccion configurada en el parametro 118 ("Email cierre caja"). Si el parametro 118 esta vacio no se envia ningun correo. Soporta varias direcciones separadas por coma, punto y coma o salto de linea. (Cambio 2026-04-25: ya no se agrega automaticamente el email del cajero.)

Nulos / Rechazados Al final del tiquete y del correo aparece un bloque con los documentos que el cajero emitio en el periodo del cierre y quedaron Nulos (Estado 3) o Rechazados por Hacienda (Estado 5). Permite detectar inmediatamente si hay documentos que requieren atencion, sin tener que ir al reporte de auditoria.

Contabilizar

Contabilizar cambia el estado del cierre de Pendiente (0) a Aplicado (1). Una vez contabilizado, el cierre queda cerrado.

Requisitos

El cierre debe estar balanceado (Total Debito = Total Credito).
El usuario debe tener el permiso 012.

Que sucede al contabilizar

Se valida que el cierre exista, sea tipo 18 y este pendiente.
Se verifica que este balanceado (debito = credito).
Se actualiza el estado a 1 (Aplicado).
Se genera e imprime el tiquete POS (si el checkbox esta activo).
Se envia correo con el resumen al parametro 118 (si esta configurado).

Cierre desbalanceado Si el cierre tiene diferencia (debito distinto de credito), no se puede contabilizar. Debe corregir los documentos con diferencia usando Reconstruir o editando las lineas manualmente.

Contabilizar multiples Puede seleccionar varios cierres con los checkboxes y contabilizarlos todos de una vez. El sistema procesa cada uno individualmente y reporta cuantos se contabilizaron y cuantos tuvieron errores.

Permisos

Permiso	Descripcion	Afecta
`100`	Acceso al modulo de Cajas	Ver la pantalla de cierre de caja
`012`	Contabilizar cierre	Boton Contabilizar en el footer
`401`	Reconstruir asiento	Boton reconstruir por documento
`402`	Eliminar documento	Boton eliminar documento con diferencia

Botones visibles pero deshabilitados Si no tiene un permiso, el boton aparece en gris con un tooltip indicando que no tiene acceso. Esto es intencional para que sepa que la funcion existe.

Parámetros de empresa

Los parámetros configuran las cuentas contables y el comportamiento del cierre de caja.

Parámetro	Descripción	Uso en cierre
`62`	Nombre de la empresa	Encabezado del tiquete impreso y correos de cierre
`76`	Raíz cuenta de ventas	Base para generar las cuentas de ventas por tipo (gravado, exento, exonerado)
`78`	Cuenta IVA por pagar	Cuenta contable del IVA en asientos de cierre
`91`	Cuenta costo de venta	Excluida del resumen de cuentas en el cierre
`92`	Cuenta inventario	Excluida del resumen de cuentas en el cierre
`118`	Email destino para cierres	Dirección de correo que recibe el resumen al imprimir y al contabilizar
`77`	Cuenta CxC	Usada para asientos de facturas a crédito en la reconstrucción
`176`	Cajas, ver e imprimir segun la moneda de cobro (checkbox)	Si esta en `1`, el resumen y el tiquete impreso desglosan cada cuenta por moneda (CRC + USD/EUR). Si esta en `0`, solo aparece la sub-fila informativa de monedas extranjeras (legacy).
`249`	Moneda nacional (default `CRC`)	Define cual es la moneda nacional para el desglose. Las lineas sin CodMoneda en ContaDiario se asumen en esta moneda.

Cuentas 1101* Las cuentas que inician con 1101 se suman como "Total caja" en el resumen del cierre. Este prefijo corresponde a las cuentas de efectivo y equivalentes de efectivo.

Errores comunes

"Cierre desbalanceado (D: X C: Y)" El total de debitos no coincide con el total de creditos. Busque documentos con balance distinto de 0 y use Reconstruir o edite las lineas.

"Ya esta contabilizado" El cierre ya fue procesado anteriormente. Cambie a la vista "Aplicados" para encontrarlo.

"Cierre no encontrado" El asiento no existe o no es de tipo 18 (cierre de caja).

Un documento aparece en rojo pero los datos estan correctos Puede ser un error de redondeo por tipo de cambio. Use Reconstruir para regenerar el asiento con el ajuste automatico de redondeo.

No aparece el boton Contabilizar Verifique que tenga el permiso 012 asignado. Contacte al administrador si es necesario.

El localizador no encuentra un documento Verifique que esta ingresando al menos 4 digitos. Use la fecha para acotar la busqueda. El sistema busca primero por referencia y luego por numero de documento.