Ayuda: Reportes de Ventas

¿Cuál reporte? Cómo se usa Ventas del día/mes Utilidad Comisiones No me cuadra Preguntas frecuentes Permisos

¿Cuál reporte necesito?

Todos parten de las mismas facturas; lo que cambia es cómo agrupan la información. Busque su pregunta:

Lo que quiero saber	Reporte
Ver, buscar o reimprimir una factura	Consulta de Facturas VE-001
El detalle línea por línea de lo vendido	Ventas Detalladas VE-502
Cuánto se vendió hoy / esta semana / este mes	Por Día · Por Semana · Por Mes
Qué cliente compra más	Por Cliente VE-508
Qué producto se vende más	Por Artículos VE-507
Cuánto vendió cada vendedor o cajero	Por Agente · Por Usuario
Cuánto entró en efectivo, tarjeta o SINPE	Por Medio de Pago VE-510
Cuánto se vendió de contado y cuánto a crédito	Por Forma de Pago VE-509
El IVA que hay que declarar	Por IVA · Por Documento IVA · IVA mensual
Cuánta plata dejó cada venta	Costeo de Ventas · Utilidad por Artículo
Cuánto hay que pagarle de comisión al vendedor	Comisiones
Qué pasó con un pedido que tomó el vendedor	Pedidos · Pedido vs Facturado
A quién le vendí un lote determinado	Trazabilidad de Lotes VE-556

Cómo se usa un reporte, de principio a fin

Todos los reportes de Ventas funcionan igual. Una vez que aprende uno, sabe usarlos todos.

Definir el período

Desde y Hasta. Casi todos arrancan en el día de hoy, así que si busca algo de la semana pasada hay que ampliar el rango — es la causa número uno de "no aparece nada".

Afinar con los demás filtros

Cliente, artículo, agente, tipo de documento, estado… Todos los filtros se suman: entre más ponga, menos filas salen.

Consultar

Botón Aplicar filtros. El pie muestra los totales de lo consultado y cuántas filas hay.

Ordenar y revisar

Clic en el título de una columna para ordenar. Ordenar por monto de mayor a menor es lo que más rápido muestra dónde está el negocio (o el problema).

Llevárselo

Excel para trabajarlo aparte o Imprimir / PDF para archivarlo o entregarlo. Exporta todo lo filtrado, no solo la página que se ve.

Si algo no cuadra, empiece por limpiar El botón Limpiar filtros deja la pantalla como al inicio. Muchas veces "el reporte está malo" es un filtro que quedó puesto de la consulta anterior.

Los filtros, uno por uno

Filtro	Qué hace
Desde / Hasta	El rango de fechas. Algunos reportes traen además Hora desde / Hora hasta, útil para revisar un turno.
Estado	Qué documentos entran: los vigentes, los anulados o todos. Ver Estados.
Tipo doc	Factura, tiquete, nota de crédito, nota de débito…
Doc desde / Doc hasta	Rango de números de documento, para revisar un bloque exacto.
Cód cliente / Cliente	Un cliente en particular (por código o por nombre).
Cód artículo / Artículo	Un producto en particular.
Categoría / Subcategoría	Una familia de productos completa.
Usuario	Quién digitó la factura en el sistema (el cajero).
Agente	A quién se le acredita la venta (el vendedor), que no siempre es quien la digitó.
F. pago (forma de pago)	Contado o crédito.
M. pago (medio de pago)	Efectivo, tarjeta, transferencia, SINPE, cheque…
Caja / Sucursal / Oficina	Dónde se hizo la venta.
Moneda	Ver los montos en colones o en la moneda extranjera.

Usuario no es lo mismo que Agente Usuario = quien hizo la factura en la computadora. Agente = el vendedor al que se le acredita (y al que se le paga comisión). Si la cajera factura los pedidos de tres vendedores, el reporte por usuario le da todo a ella; el reporte por agente lo reparte bien.

Por período

Reporte	Código	Para qué sirve
Ventas Detalladas	VE-502	El detalle línea por línea: cada artículo de cada factura, con su cantidad, precio unitario y total. Es el reporte más fino de todos.
Por Día	VE-503	Un renglón por día. Sirve para ver el pulso del negocio y comparar días de la semana.
Por Semana	VE-505	Un renglón por semana. Suaviza los altibajos diarios.
Por Mes	VE-506	Un renglón por mes. Es el que se usa para comparar contra el año anterior.

El uso típico Cierre de mes: Por Mes para el total, Por Día para explicar por qué subió o bajó, y Ventas Detalladas cuando alguien pregunta por una venta específica.

Cómo se calculan Costo, Utilidad y Util%

Costo y Utilidad son de las mercancías: los servicios que usted factura (alquileres, fletes, mano de obra) no entran. Si un servicio tiene un costo cargado en su ficha, ese costo no es un costo de venta y sumarlo distorsionaría la utilidad del período.

Util% es la utilidad sobre el costo. Sale «—» en dos casos, y en los dos quiere decir «este dato no aplica», no «cero»:

El período no tuvo venta de mercancías (por ejemplo, un día en que solo se facturaron servicios).
Las notas de crédito del período superan lo facturado, y el costo queda en negativo. Suele pasar cuando la factura se hizo un día y la nota de crédito otro.

Si en un día ve la Venta muy alta y la Utilidad baja, revise si ese día se facturaron servicios: la venta los incluye, la utilidad no.

Por quién vendió o quién compró

Reporte	Código	Para qué sirve
Por Cliente	VE-508	Cuánto compró cada cliente. Ordenando de mayor a menor se ve de dónde sale la plata de verdad.
Cliente × Artículo	VE-508	Qué le compra cada cliente. Sirve para ofrecerle lo que ya consume y detectar lo que dejó de comprar.
Comparativo de Clientes	VE-528	Compara los mismos clientes entre dos períodos: quién subió y quién bajó.
Por Usuario	VE-514	Cuánto facturó cada usuario del sistema (cajeros).
Por Agente	VE-515	Cuánto vendió cada vendedor, que es la base para las comisiones.
Contado por Agente	VE-519	Solo lo que cada agente vendió de contado — normalmente lo único que comisiona de una vez.
Por Oficina	VE-516	Cuánto vendió cada sucursal u oficina.
Por Territorio	VE-520	Ventas por zona geográfica del cliente.
Por Actividad Económica	VE-518	Ventas separadas por actividad económica ante Hacienda. Necesario cuando la empresa tiene varias.

Por qué se vendió

Reporte	Código	Para qué sirve
Por Artículos	VE-507	Unidades y monto por producto. El reporte para saber qué rota y qué está dormido.
Por Categoría	VE-511	Lo mismo, pero por familia de productos. Depende de que las categorías estén bien puestas.
Por Proveedor	VE-517	Cuánto se vendió de los productos de cada proveedor — útil para negociar con él.

Si un producto aparece dos veces Es porque está duplicado en el catálogo (dos códigos con el mismo nombre). Se arregla desde el Catálogo de Artículos, no desde el reporte.

Cómo se cobró (y el IVA)

Reporte	Código	Para qué sirve
Por Forma de Pago	VE-509	Cuánto fue de contado y cuánto quedó a crédito.
Por Medio de Pago	VE-510	Cuánto entró en efectivo, tarjeta, transferencia, SINPE o cheque. Es el que se cruza contra la caja y el banco.
Facturas por Medio de Pago	VE-529	Igual, pero mostrando cada factura. Sirve cuando hay que buscar cuál venta fue con determinada tarjeta.
Por IVA	VE-512	Ventas agrupadas por tarifa de impuesto.
Por Documento IVA	VE-513	El detalle documento por documento con su impuesto — el respaldo de la declaración.
IVA Mensual: Ventas vs Compras	VE-007	El IVA cobrado contra el IVA pagado, mes a mes de un año. Da el panorama del año completo de una sola pantalla.

Para cuadrar la caja del día Por Medio de Pago del día contra el cierre de caja: si el efectivo no coincide, el problema está en la caja; si no coincide la tarjeta, revise el datáfono.

Costo y utilidad

Reporte	Código	Para qué sirve
Costeo de Ventas	VE-019	Lo vendido con su costo al lado y la utilidad que dejó. Ver el manual dedicado.
Utilidad por Artículo	VE-530	Qué producto deja plata y cuál se vende a pérdida. Trae filtro por % de utilidad, así se ven de una los que están por debajo de lo aceptable.

La utilidad vale lo que valga el costo Estos reportes usan el costo registrado de cada artículo. Si las compras se ingresan sin costo o con costo equivocado, la utilidad va a salir irreal — y normalmente demasiado bonita. Estos reportes muestran costos: cuide a quién le da el permiso.

Comisiones

Reporte	Código	Para qué sirve
Comisiones por Agente	VE-023	Lo que hay que pagarle a cada vendedor. Tiene un selector de Modo (según lo facturado o según lo cobrado) y rango de facturas. Ver el manual dedicado.
Comisiones Agente-Artículo	VE-028	Comisión calculada por producto, cuando cada línea comisiona distinto.
Comisiones Intermediarios	VE-029	Comisión de terceros que refieren clientes.

Antes de pagar comisiones Corra el reporte con el estado en documentos vigentes (sin anulados) y revise si el modo es facturado o cobrado: pagar sobre facturado lo que todavía no se ha cobrado es la forma más fácil de pagar comisiones de plata que nunca entró.

Pedidos y trazabilidad

Reporte	Código	Para qué sirve
Pedidos (trazabilidad)	VE-532	Sigue la cadena completa: pedido → factura → entrega, con el estado de cada eslabón. Se busca por número de pedido, de factura, cliente o vendedor.
Pedido vs Facturado	VE-531	Qué se pidió contra qué se facturó de verdad — para detectar lo que quedó pendiente de despachar.
Trazabilidad de Lotes	VE-556	A qué clientes se les vendió un lote. Es el reporte obligatorio cuando hay que llamar a los clientes por un lote con problema.
Detalle de Factura	VE-030	Abre una factura por su número y permite, entre otras cosas, corregir el agente al que se le acreditó.

Estados: qué suma y qué no

Documento	Cómo entra en los reportes
Factura / Tiquete vigente	Suma normal
Nota de crédito	Resta: es una devolución o una corrección a favor del cliente
Nota de débito	Suma: es un cobro adicional
Documento anulado	No suma. Aparece solo si se pide el estado que los incluye
Documento pendiente de Hacienda	Todavía no suma. Un documento electrónico entra a los reportes cuando Hacienda lo acepta. Entre que se cobra y que llega la aceptación pasan unos minutos, y en ese rato la venta existe (el dinero se cobró y el inventario ya se rebajó) pero aún no aparece. Al aceptarse entra sola, sin hacer nada

Antes de comparar dos reportes, iguale el estado Si un reporte trae anulados y el otro no, nunca van a cuadrar. Lo mismo con el rango de fechas y con el tipo de documento.

Si consulta el día de hoy, las últimas ventas pueden faltar Es lo normal cuando se consulta hasta la hora actual: las facturas de los últimos minutos siguen esperando la aceptación de Hacienda y por eso no están en el total. Vuelva a consultar en un rato y aparecen.

Ahora bien: si pasa más de media hora y esas ventas siguen sin salir, ya no es el tiempo normal de espera — avísenos, porque significa que esos documentos se quedaron trabados camino a Hacienda.

Excel, PDF e imprimir

Excel — baja todo lo filtrado, no solo la página visible. Es lo que se usa para armar gráficos o mandarle números al contador.
Imprimir / PDF — sale con encabezado de la empresa, el período consultado y los totales, con el encabezado repetido en cada página.
El orden que elija en pantalla se respeta en el Excel y en la impresión.

El botón Excel se ve gris

Si el botón Excel aparece deshabilitado, no es una falla: la exportación está protegida y se habilita reporte por reporte.

La razón es simple: un Excel se lleva la información fuera del sistema. Ventas, costos, utilidades y clientes quedan en un archivo que después se puede copiar o reenviar sin dejar rastro. Por eso la exportación nace apagada y la abre el administrador de su empresa, para la persona que la necesite.

Acá la llave es una sola: el permiso del usuario

Llave	Qué decide	Quién la abre
Permiso del usuario	Si esa persona puede exportar ese reporte.	El administrador de la empresa, desde Seguridad → Usuarios.

Estos reportes no hay que pedirlos a Soporte Real Se habilitan dentro del sistema, persona por persona. Hubo un segundo candado —uno que se abría por empresa y solo desde Soporte Real—, pero desde el 22 de agosto de 2026 quedó únicamente en 29 reportes: los de Cuentas por Cobrar, los de Cuentas por Pagar y los catálogos maestros (Clientes, Proveedores, Artículos, Crear/Editar artículo, Cuentas Contables, Listas de Precios y Empleados). Todo lo demás depende solo del permiso.

Si el botón está gris es porque a su usuario le falta el permiso de ese reporte. El permiso es por persona y por reporte: que a un compañero le funcione no significa que le funcione a usted, y tener el de un reporte no da los demás.

El botón le dice qué le falta Pase el mouse por encima del botón gris —o tóquelo, si está en el celular—: el mensaje que aparece le dice cuál permiso le falta, con su número. Ese número es el que hay que buscar en Seguridad → Usuarios.

Si le falta el permiso del usuario

Eso lo resuelve la propia empresa, sin pasar por soporte. El administrador entra a Seguridad → Usuarios SE-001, elige a la persona en la lista de la izquierda, escribe Excel en el buscador de permisos y marca el reporte que corresponda. El cambio toma efecto recargando la pantalla; no hace falta cerrar sesión.

Asignar es en Usuarios, no en Permisos del Sistema En Seguridad → Permisos del Sistema SE-002 se ve quién tiene cada permiso y se puede quitar, pero dar un permiso se hace desde Seguridad → Usuarios.

Mientras tanto, los reportes se ven completos en pantalla y el botón Imprimir Web funciona con normalidad.

Y cuando sí lo pueda bajar, ¿qué trae el archivo? Un Excel normal: los datos van dentro de las celdas, con los montos como número y las fechas como fecha, y se puede ordenar, filtrar, copiar y sumar. Está explicado en El Excel de los reportes.

Cuando los números no cuadran

Síntoma	Causa habitual
El reporte sale vacío	El rango de fechas arranca en hoy. Amplíelo.
Dos reportes dan totales distintos	Distinto estado (uno incluye anulados), distinto tipo de documento o distinto rango de fechas.
El total no cuadra con la caja	La caja cuenta lo cobrado; el reporte de ventas cuenta lo facturado. Lo vendido a crédito no entra a la caja ese día.
Un vendedor aparece sin ventas	Las facturas quedaron con otro agente. Se corrige en Detalle de Factura (VE-030).
La utilidad se ve altísima	Artículos con costo en cero. Revise el costo en el catálogo y cómo se están ingresando las compras.
"No tiene permiso"	Cada reporte tiene su propio permiso; ver la tabla de abajo.

Preguntas frecuentes

¿Estos reportes cambian algo?

No. Son de solo consulta: se puede entrar sin miedo a dañar nada.

¿Incluyen los tiquetes o solo las facturas?

Incluyen todos los documentos de venta; con el filtro Tipo doc se puede dejar solo lo que interese.

¿Puedo ver ventas de años anteriores?

Sí, ampliando el rango de fechas. Entre más grande el rango, más tarda la consulta: conviene filtrar además por cliente, artículo o categoría.

¿Por qué no veo los costos?

Ver costos y utilidad requiere permiso aparte (013 y los permisos de los reportes de costeo).

¿Cuál uso para la declaración de impuestos?

Por Documento IVA (VE-513) como respaldo detallado y el IVA Mensual (VE-007) para el panorama del año. Lo definitivo siempre lo confirma su contador.

¿Cómo le paso a un cliente —o a su contador— el detalle de lo que le facturé?

Con Por Documento IVA (VE-513), en Ventas › Facturas › Por doc. IVA:

Desde y Hasta con el rango que necesite. Acepta un año completo (por ejemplo 01/01 al 31/12); el mes en curso solo viene puesto de entrada, no es un tope.
Escriba el Cód cliente o el nombre en Cliente para dejar solo ese cliente.
Sale fecha, número de documento, gravado, exento, exonerado, IVA, IVA devuelto y total. Las notas de crédito (devoluciones) van marcadas y restan en los totales del pie.
Con Excel lo baja, y con Imprimir Web lo saca en PDF para adjuntarlo.

Una factura puede salir en más de una línea VE-513 abre cada documento por tarifa de impuesto: si la factura lleva artículos gravados y exentos, aparece una línea por cada tarifa. Para el contador esa separación suele ser justo lo que necesita.

Y si además se lo quiere mandar por correo Detalle por Cliente (VE-534), en Ventas › Detalle por cliente, agrupa el mismo desglose por cliente —una línea por factura— y le manda a cada uno su propio PDF por correo, de a uno o a todos de una vez.

Permisos — uno por reporte

Cada reporte tiene su propio permiso, así que se puede dar acceso a unos y no a otros. Sin el permiso, el módulo no abre.

Permiso	Reporte
`105`	Consulta de Facturas (VE-001) — `013` adicional para ver costos
`502`	Ventas Detalladas
`503`	Por Día
`505`	Por Semana
`506`	Por Mes
`507`	Por Artículos · Utilidad por Artículo
`508`	Por Cliente · Cliente × Artículo
`509`	Por Forma de Pago
`510`	Por Medio de Pago
`511`	Por Categoría
`512`	Por IVA
`513`	Por Documento IVA
`514`	Por Usuario
`515`	Por Agente
`516`	Por Oficina
`517`	Por Proveedor
`518`	Por Actividad Económica
`519`	Contado por Agente
`520`	Por Territorio
`521`	Costeo de Ventas
`522`	Comisiones Intermediarios
`523`	Comisiones por Agente
`524`	Comisiones Agente-Artículo
`528`	Comparativo de Clientes
`529`	Facturas por Medio de Pago
`531`	Pedidos · Pedido vs Facturado
`556`	Trazabilidad de Lotes
`007`	IVA Mensual: Ventas vs Compras

Qué conviene no repartir Los reportes de costeo, utilidad y comisiones muestran cuánto gana el negocio y cuánto gana cada vendedor. Déselos solo a quien de verdad los necesita.

Exportar a Excel: permisos

Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar cada reporte se habilita persona por persona, con un permiso propio para cada uno:

Permiso 975 — Ventas · Trazabilidad de lotes vendidos VE-556
Permiso 976 — Ventas · Utilidad por artículo VE-530
Permiso 979 — Ventas · Detalladas VE-502
Permiso 981 — Ventas · Por agente VE-515
Permiso 982 — Ventas · Por artículos VE-507
Permiso 984 — Ventas · Por cliente VE-508
Permiso 985 — Ventas · Por día VE-503
Permiso 989 — Ventas · Por medio de pago VE-510
Permiso 990 — Ventas · Por mes VE-506

Cómo se asigna Lo asigna quien administre los permisos de usuario de su empresa, en Seguridad → Usuarios SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.

Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.

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