Cierre de Caja

Que es el Cierre de Caja

El cierre de caja es el proceso donde se revisan todos los documentos generados durante un turno de caja (facturas, notas de credito, tiquetes, recibos) y se verifica que los montos cuadren correctamente antes de contabilizarlos.

Cada cierre agrupa los documentos de un cajero en un asiento contable (tipo 18). Mientras el cierre esta pendiente se puede corregir; una vez contabilizado queda cerrado.

Como entrar

Requiere el permiso 100 (acceso al modulo de cajas).

Si su empresa no lleva contabilidad

Hay negocios que usan FactuPOS solo para facturar: no llevan libros contables y no hacen arqueo de caja. En esos casos el sistema igual abria el cierre del mes con la primera factura, ese cierre se quedaba pendiente para siempre porque nadie lo aplica, y a los dos dias el sistema empezaba a avisar «Cierre de caja pendiente» cada vez que se entraba.

Para eso esta el parametro 931, «Lleva contabilidad». Viene encendido en todas las empresas; si usted no lleva libros, lo apaga. Lo hace usted mismo, o la persona de su empresa que tenga permiso para cambiar parametros (permiso 017):

Despues de apagarlo hay que salir y volver a entrar al sistema. El cambio queda registrado en la bitacora a nombre de quien lo hizo, y se puede volver a encender de la misma forma.

Layout de la pantalla

La pantalla se divide en dos paneles principales:

• Panel izquierdo: 3 sub-fichas apiladas (Cierres, Documentos, Lineas).
• Panel derecho: Comparativo de medios de pago y resumen del cierre seleccionado.
• Footer: Botones de accion (Contador, Imprimir, Contabilizar).

En el celular

La pantalla tiene dos versiones y usted no elige ninguna: el sistema muestra la que corresponde al ancho de lo que tenga en la mano. Se entra por el mismo lugar del menu de siempre.

• Pantalla ancha (mas de 900 puntos): la vista de computadora, con los tres paneles a la vez.
• Celular (900 o menos): la vista de telefono. Si gira el aparato y la pantalla se ensancha, cambia sola.

Que cambia respecto a la computadora

Filtros

Cierres

La tabla superior muestra la lista de cierres. Cada fila tiene:

• Checkbox: para seleccionar multiples cierres.
• Cierre: numero de asiento.
• Usuario/Nombre: cajero que genero el cierre.
• Fecha: el dia que el cierre cubre (la fecha contable, la misma por la que filtra Desde/Hasta), con la hora de apertura del turno al lado. Si el cierre se armo dias despues (un cierre atrasado), se muestra solo el dia que cubre — sin hora, para no mezclarlo con el dia en que se armo.
• Saldo: balance total (debe ser 0 si esta cuadrado).

Seleccion simple

Haga clic en un cierre para seleccionarlo. Esto carga sus documentos y el resumen en el panel derecho.

Seleccion multiple

Use los checkboxes para seleccionar varios cierres a la vez. El resumen se actualiza mostrando el consolidado de todos los seleccionados. Esto es util para contabilizar varios cierres de un solo golpe.

Documentos del Cierre

Al seleccionar un cierre, la tabla media muestra sus documentos (facturas, notas de credito, tiquetes, recibos, etc.).

Acciones por documento

Cada fila tiene iconos de accion en las columnas de la derecha:

• Pagos: Ver detalle de medios de pago (solo FVE, NCR, NDV).
• Imprimir: Imprimir comprobante del documento.
• Reconstruir: Regenerar asiento contable (solo si tiene diferencia).
• Eliminar: Eliminar documento con diferencia del cierre.

Filtrar documentos

El campo "Filtrar documento..." busca en el numero de documento, la referencia, el tipo y el nombre. Puede escribir los ultimos digitos del documento o el tipo (ej: "FVE").

Ordenar

Haga clic en los encabezados de columna (Tipo, Nombre, Referencia, Fecha, Balance) para ordenar. Clic de nuevo invierte la direccion.

Lineas Contables

Al seleccionar un documento, la tabla inferior muestra sus lineas del diario contable (ContaDiario):

Editar linea

En cierres pendientes, puede hacer clic en una linea para abrir el modal de edicion. Desde ahi puede:

• Cambiar la cuenta contable (dropdown con cuentas 1101*).
• Ajustar los montos de debito y credito.
• Clonar la linea (crea una copia identica con nuevo ID).

Resumen del Cierre

El panel derecho muestra el resumen del cierre seleccionado (o el consolidado si hay varios seleccionados).

Desde / Hasta: el horario del turno

Arriba del resumen aparece el rango horario real del turno:

• Desde: la hora en que se abrio el turno, es decir cuando entro la primera transaccion al cierre.
• Hasta: la hora del ultimo documento que quedo dentro del cierre.

Ejemplo: Desde 06/09/2026 11:37 a.m. — Hasta 06/09/2026 05:16 p.m.

Si selecciona varios cierres a la vez, el rango va desde la apertura del primero hasta el ultimo documento del ultimo. Ese mismo rango sale en el tiquete POS, en Imprimir Web / Pantalla y en el correo del cierre.

Comparativo Medios de Pago

Seccion colapsable que compara lo que dicen los medios de pago (efectivo, tarjeta, SINPE, etc.) contra lo que dicen los documentos. Permite detectar descuadres entre lo cobrado y lo registrado.

Detalle por Tipo de Documento

Muestra las cuentas contables agrupadas por tipo de documento (Factura de Venta, Nota Credito, etc.) con la cantidad de documentos entre parentesis.

Total por Cuenta

Resumen de saldos por cuenta contable. Haga clic en cualquier cuenta para ver el desglose de documentos que la componen.

Pagos en Moneda Extranjera (informativo)

Debajo de cada cuenta que recibio pagos en una moneda distinta a la nacional (Parametro 249), aparece una sub-fila informativa con borde teal mostrando el monto recibido en la moneda original (USD, EUR, etc.).

Por ejemplo si la cuenta Efectivo recibio una factura pagada en dolares, vera:

• Efectivo (2) — 2,756.39 (saldo total en colones, suma normal)
• Efectivo USD (1) — USD 25.00 (informativo, NO suma)

Esta fila no se suma al Total Caja ni a ningun otro total — es solo para visualizar cuanto dinero fisico extranjero entro en la caja sin tener que abrir cada documento.

Desglose completo por moneda (Parametro 176)

Si activa el Parametro 176 ("Cajas, ver e imprimir segun la moneda de cobro") en modulo CAJAS, cada cuenta de caja se desglosa por TODAS las monedas que la conformaron — incluida la moneda nacional. Esto sirve para ver de un vistazo cuanto se cobro en cada moneda, tanto en la pantalla del cierre como en el tiquete impreso POS.

Comparativo del mismo cierre (1 factura en CRC por ¢100 y 1 factura en USD por $2 a tipo de cambio 459.53):

Fuente de datos: las lineas de ContaDiario agrupadas por CodMoneda + Cuenta. El sistema usa el TipoCambio guardado en cada linea contable para devolver el monto en la moneda original. Si una linea quedo sin CodMoneda, se asume moneda nacional (Parametro 249).

Cotizaciones

Si el cajero tiene cotizaciones en la fecha seleccionada, aparece un enlace "Cotizaciones (X)" donde X es la cantidad. Haga clic para ver el detalle en un modal.

Totales

• Total venta: Suma de cuentas de naturaleza acreedora (ingresos).
• Total caja: Suma de cuentas que inician con 1101 (efectivo en caja).

Por que el cierre NO cuadra con un reporte de ventas del dia

Es la consulta mas repetida, y en casi todos los casos ninguno de los dos numeros esta malo: el cierre y un reporte de ventas miden cosas distintas. Hay dos diferencias, y se suman.

1. El cierre es DINERO. La venta es VENTA.

En la caja entra todo lo que el cliente pago: la venta, mas el IVA, mas el impuesto de servicio del 10 % si el negocio lo cobra. Un reporte de ventas muestra la venta, sin impuestos — porque el IVA y el servicio no son venta del negocio: son plata que se recibe para entregar a otro.

Ejemplo real de un dia completo:

Los dos numeros son correctos. La diferencia entre ellos es, exactamente, IVA + impuesto de servicio.

2. El cierre va por TURNO. El reporte va por DIA.

Un cierre cubre desde que el cajero abrio hasta que cerro, y en un bar o restaurante ese turno cruza la medianoche. Un reporte de ventas va por fecha de calendario. Entonces las ventas de un mismo dia pueden quedar repartidas en varios cierres, y uno de ellos archivado en el dia anterior.

Del mismo dia del ejemplo (06/09), las 183 facturas quedaron asi:

Por eso, si filtra los cierres del 06/09 vera solo el #253 y el #254: las ventas de la madrugada pertenecen al turno que abrio la noche del 05.

3. El reporte de ventas filtra por ESTADO. El cierre no.

El reporte de Facturas (VE-001) trae por defecto el estado Procesada, o sea las ventas terminadas. El cierre de caja, en cambio, muestra todo lo que entro a la caja: si un documento tiene su pago y su asiento, ahi esta, sin mirar el estado.

Entonces, si una venta quedo en estado Transito (a medio terminar), el cierre la cobra y el reporte no la lista. Se reconoce facil: el cierre tiene MAS documentos que el reporte, y la diferencia de plata es justo la suma de los que faltan.

Ejemplo real: un cierre con 291 documentos y 1.582.300,96 contra un reporte del mismo dia con 270 y 1.495.150,93. Los 21 que no aparecian sumaban exactamente los 87.150,03 de diferencia.

Reconstruir Documento

Cuando un documento tiene diferencia (balance distinto de 0), puede reconstruir su asiento contable. Esto elimina las lineas existentes y las regenera desde cero usando los datos de la venta original.

Como usarlo

1. Identifique el documento con diferencia (aparece en rojo en la columna Balance).
2. Haga clic en el icono de la fila.
3. Confirme la accion en el dialogo.
4. El sistema regenera las lineas y recalcula el balance.

Mover Documentos

Permite trasladar documentos de un cierre a otro. Util cuando un documento quedo en el cierre equivocado.

1. Seleccione los documentos con los checkboxes.
2. Aparece el boton "Mover" en el encabezado de documentos.
3. Haga clic en "Mover" para abrir el modal.
4. Seleccione el cierre destino de la lista.
5. Confirme la operacion.

Reclasificar por Fecha

El boton "Reclasificar" mueve automaticamente los documentos al cierre que corresponda segun su fecha real. Es util cuando documentos quedaron en un cierre de fecha diferente (por ejemplo, una factura del dia anterior que se proceso hoy).

El proceso muestra una barra de progreso indicando cuantos documentos se estan procesando y a donde se mueven.

Localizar Documento

El boton "Localizar" abre un buscador que encuentra un documento especifico en cualquier cierre del sistema, sin importar estado o cajero.

1. Haga clic en el boton Localizar.
2. Opcionalmente ingrese la fecha para acotar la busqueda.
3. Escriba el numero de documento (al menos 4 digitos). Puede ser parcial (ej: los ultimos 8 digitos).
4. Presione Enter o haga clic en Buscar.

El sistema busca primero por Referencia y luego por Documento en ContaDiario. Cada resultado muestra:

• Numero de cierre y cajero.
• Fecha del cierre.
• Estado (Pendiente / Aplicado).
• Si tiene diferencia (descuadre).

Haga clic en un resultado para navegar directamente al cierre y documento encontrado. El sistema acomoda solo los filtros de la pantalla: pone la fecha del cierre en Desde y Hasta, borra el codigo de cajero, quita "Solo descuadres" y cambia entre Pendientes y Aplicados segun corresponda. Por eso puede llegar a un cierre de cualquier fecha, aunque la pantalla estuviera mostrando el dia de hoy.

Contador de Monedas

Herramienta de arqueo que permite contar fisicamente el dinero en caja y compararlo con lo esperado por el sistema.

Como usarlo

1. Seleccione un cierre y haga clic en el boton Contador en el footer.
2. Ingrese la cantidad de cada denominacion (monedas y billetes).
3. Ingrese los montos de tarjeta, SINPE, transferencia y gastos si aplica.
4. Si hay dolares, ingrese el monto y el tipo de cambio.

Denominaciones

Totales

• Total Contado: Suma de todo lo fisicamente contado.
• Control (Esperado): Lo que el sistema espera segun los documentos.
• Diferencia: Contado menos esperado. Positivo = sobrante, negativo = faltante.

Acciones

• Contabilizar: Guarda el conteo y contabiliza el cierre.
• Imprimir: Imprime el conteo de monedas en POS.
• Limpiar: Reinicia todos los campos a cero.

Imprimir Cierre

Hay 3 formas de ver/imprimir el resumen del cierre:

La impresora se configura desde el icono de Estacion en el header del sistema. El tiquete incluye:

• Nombre de la empresa.
• Rango de fechas (desde / hasta).
• Detalle por tipo de documento con conteo.
• Total por cuenta.
• Totales de venta y caja.
• Contador de monedas (si se registro).
• Nulos / Rechazados — listado de documentos del cajero, en el rango de fechas del cierre, que quedaron en estado Nula (3) o Rechazada por Hacienda (5). Tambien se incluye en el correo.

Contabilizar

Contabilizar cambia el estado del cierre de Pendiente (0) a Aplicado (1). Una vez contabilizado, el cierre queda cerrado.

Requisitos

• El cierre debe estar balanceado (Total Debito = Total Credito).
• El usuario debe tener el permiso 012.

Que sucede al contabilizar

1. Se valida que el cierre exista, sea tipo 18 y este pendiente.
2. Se verifica que este balanceado (debito = credito).
3. Se actualiza el estado a 1 (Aplicado).
4. Se genera e imprime el tiquete POS (si el checkbox esta activo).
5. Se envia correo con el resumen al parametro 118 (si esta configurado).

Permisos

Parámetros de empresa

Los parámetros configuran las cuentas contables y el comportamiento del cierre de caja.

Errores comunes

Exportar a Excel: permiso 707

Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:

• Permiso 707 — Cajas · Cierre de caja CJ-002

Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.