Cómo pasar un reporte a Excel
Es el mismo procedimiento en todo el sistema. No hay que exportar, copiar ni pegar nada a mano: el reporte se arma en pantalla y el botón lo baja tal cual.
- Abra el reporte que necesita, desde su módulo (Ventas, Inventarios, Compras, Cuentas por Cobrar…).
- Ponga los filtros — fechas, bodega, sucursal, agente, categoría, estado— y apriete Buscar o Refrescar, según el reporte. Primero los filtros, después el botón: el archivo baja exactamente lo que quedó en pantalla.
- En la barra de botones del reporte apriete Excel. Es el botón con el ícono de hoja de cálculo , casi siempre al lado de Imprimir Web.
- El archivo .xlsx se baja solo a la carpeta Descargas de la computadora. Ábralo con doble clic.
Si el botón Excel se ve gris
Antes de reportarlo, mire los botones vecinos — es lo que distingue los dos casos, y se resuelven distinto:
| Lo que ve | Qué es | Qué hacer |
|---|---|---|
| Todos los botones grises (Excel, Imprimir, PDF) | El reporte no trajo ninguna línea. Sin datos no hay nada que bajar. | Afloje los filtros: amplíe el rango de fechas o quite la bodega, el agente o el estado. |
| Solo el de Excel gris, y los demás activos | Es el candado de exportación: ese reporte no está habilitado para usted. | Pase el mouse por encima del botón gris —o tóquelo, si está en el celular—: el mensaje le dice cuál permiso le falta, con su número. Ese permiso lo da el administrador de su empresa desde Seguridad → Usuarios; no hay que pedírselo a Soporte Real. Está explicado en «El botón Excel se ve gris» del manual de cada módulo. |
Qué baja el botón Excel
El botón Excel de cualquier reporte le baja un archivo .xlsx normal y corriente: los datos están dentro de las celdas y la hoja se puede ordenar, filtrar, copiar y sumar como cualquier otro archivo de Excel.
El archivo respeta los filtros que tenía puestos cuando lo generó, y trae el reporte completo — no solo la página que estaba viendo en pantalla.
Cómo viene armado
El archivo no es un volcado crudo: viene armado para que se pueda trabajar de una, sin tener que arreglarle el formato.
| Lo que ve | Por qué |
|---|---|
| Arriba, el nombre de la empresa, el título del reporte y la línea de filtros | Para que el archivo se explique solo cuando lo abra dentro de seis meses. |
| Los montos con sus dos decimales y su separador de miles (1,484.70) | Son números de verdad: se suman, se ordenan y usted les puede cambiar el formato. |
| Las fechas como fecha, no como texto | Se ordenan bien y sirven para filtrar por rango. |
| Los códigos y números de documento con sus ceros a la izquierda | Van como texto a propósito: si fueran número, Excel se comería el 001000010… inicial. |
| El ancho de cada columna ya ajustado | Para que nada salga cortado ni con ##### al abrirlo. |
Qué se puede hacer con él
| Acción | ¿Funciona? |
|---|---|
| Abrir el archivo y leer el reporte completo | Sí |
| Ordenar y filtrar la tabla | Sí |
| Copiar celdas y pegarlas en otra hoja | Sí |
| Hacer fórmulas, sumas y tablas dinámicas | Sí |
| Importarlo a otro programa | Sí |
| Imprimirlo o guardarlo como PDF desde Excel | Sí |
| Enviarlo por correo o WhatsApp | Sí |
Reportes muy grandes
Algunos reportes —Facturas y Ventas Detalladas, por ejemplo— pueden dar decenas de miles de líneas si se pide un rango grande. En esos casos el sistema no le entrega un archivo gigante que Excel no abre: le baja un ZIP con el reporte partido en varios archivos.
Si prefiere un archivo solo, apriete los filtros: acorte el rango de fechas, o filtre por bodega, sucursal, agente o categoría.
Las otras salidas
El Excel no es la única forma de sacar un reporte. Según el reporte va a tener también:
- Imprimir Web — está en casi todos, respeta los filtros puestos y no depende del candado de exportación. Sirve para revisar, imprimir y guardar como PDF.
- Generar PDF — donde el reporte lo tenga. Tampoco depende del candado.
- CSV — algunos reportes tienen un botón aparte de CSV. Es una tabla en texto plano, útil para subirla a otro sistema. No todos lo tienen: si no ve el botón, ese reporte no lo ofrece.
Queda registrado
Cada descarga a Excel se anota en la bitácora del sistema: qué reporte se bajó, quién lo bajó, cuándo y con cuáles filtros. También queda anotado cuando alguien intenta exportar un reporte que no tiene habilitado.
Eso lo puede consultar quien tenga acceso a Seguridad → Bitácora del Sistema, filtrando por el tipo de evento exportar.
Preguntas frecuentes
Abrí el archivo y las celdas están vacías
Eso era el formato protegido, que ya se quitó. Vuelva a exportar el reporte y el archivo nuevo le va a bajar con los datos dentro de las celdas. Si le sigue pasando con una descarga nueva, repórtelo.
Excel me pide «Habilitar edición»
Ese aviso amarillo lo pone Excel, no el sistema, y se lo pone a todo archivo que se baja de internet. Apriete Habilitar edición y trabaje normal.
Excel no lo abre: «el formato o la extensión de este no son válidos»
Eso es un archivo dañado y hay que reportarlo. No se arregla volviéndolo a abrir ni cambiándole el nombre. Borre el archivo de la carpeta Descargas, vuelva a exportarlo y, si sigue igual, repórtelo indicando el reporte y la pantalla desde donde lo bajó.
Los montos me salen sin decimales o corridos
No debería. El archivo baja con los montos como número y con el formato puesto. Si le sale de otra forma, mándenos un reporte con la foto completa de la pantalla y el nombre del reporte.
Están grises el de Excel, el de Imprimir y el de PDF, todos
Entonces no es el candado: el reporte no trajo líneas con los filtros que tiene puestos, y sin datos no hay nada que bajar ni que imprimir. Amplíe el rango de fechas o quite algún filtro —bodega, agente, estado, categoría— y vuelva a buscar. El candado apaga solo el botón de Excel; Imprimir y PDF nunca dependen de él.
El botón Excel está gris y ni siquiera me deja bajarlo
Eso es otra cosa: es el candado de exportación, que decide quién puede bajar cuál reporte. En casi todos los reportes la llave es una sola —el permiso de su usuario—, y la abre el administrador de su empresa desde Seguridad → Usuarios SE-001: busque Excel en el buscador de permisos y marque los reportes. Hay una segunda llave, que sí enciende Soporte Real, pero desde el 22 de agosto de 2026 quedó solo en 29 reportes: los de Cuentas por Cobrar, los de Cuentas por Pagar y los catálogos maestros (Clientes, Proveedores, Artículos, Crear/Editar artículo, Cuentas Contables, Listas de Precios y Empleados). Está explicado en la sección «El botón Excel se ve gris» del manual de cada módulo — por ejemplo en Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Facturas, Reportes de Ventas Crear / Editar Artículos o Balance de Comprobación.
Me bajó un ZIP en vez de un Excel
Es un reporte grande que se entregó partido en varias partes. Descomprima el ZIP y adentro va a encontrar los archivos de Excel, numerados. Está explicado más arriba.