¿Qué es esta pantalla? IN-001
Es la lista completa de artículos de la empresa: productos, servicios, compuestos y combos. Desde aquí se busca cualquier cosa del catálogo, se revisa su precio y su existencia, y se salta a editarlo o a ver su historial.
Para crear o modificar un artículo se usa la pantalla Crear / Editar Artículo (IN-002), que tiene su propio manual.
Buscar un artículo
El buscador principal acepta "Nombre, código o barra..." y busca palabras en cualquier orden: escribir coca blanca o blanca coca da el mismo resultado, y las palabras pueden estar repartidas entre el nombre y el detalle interno.
Filtros
| Filtro | Para qué sirve |
|---|---|
| Código / Nombre / Barra | Búsqueda dirigida por cada campo |
| Categoría / Subcategoría | Revisar una familia completa de productos |
| Estado | Activos, inactivos, descontinuados… Útil para limpiar el catálogo |
| Naturaleza | Producto, servicio, compuesto, insumo o combo |
| Tarifa IVA | Encontrar artículos mal tarifados (por ejemplo, exentos que deberían llevar 13%) |
| Stock | Comparador y valor: > 0, = 0, < 0… Sirve para ver faltantes o negativos |
| Precio | Filtrar por rango de precio |
El botón Limpiar filtros deja la pantalla como al inicio, y Refrescar vuelve a consultar.
Doble clic sobre una fila
Al dar doble clic sobre un artículo se abre una ventana con tres opciones:
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Editar artículo | Abre Crear/Editar (IN-002) en una pestaña nueva con el artículo cargado (permiso 411) |
| Ver Kardex | Muestra el historial de movimientos del artículo: entradas, salidas, costo y saldo corrido. Pide el permiso 419: sin él, la opción sale gris con "Sin permiso 419". Dentro del Kardex, el número de una compra solo se abre con el permiso 558 |
| Clonar artículo | Abre el editor con todos los datos copiados pero sin código ni nombre, para crear uno parecido rápido |
La ventana se cierra con la X, con clic afuera o con Esc.
Artículos duplicados MI-075
El botón "Artículos con descripción duplicada" busca productos que están cargados dos o más veces con el mismo nombre. Es la causa típica de que el stock aparezca repartido y de que el vendedor escoja el código equivocado.
Desde ahí se pueden revisar los repetidos y unificarlos, dejando un solo código vivo.
Qué muestra la ventana
Los artículos se agrupan por nombre, sin importar mayúsculas ni espacios de sobra. Cada grupo dice cuántas veces se repite y lista sus artículos con código, nombre, existencia, categoría y subcategoría. Con doble clic en cualquier fila se abren las opciones de ese artículo.
El botón Excel de esa misma ventana baja la lista completa de duplicados: código, nombre, existencia, categoría, subcategoría, cuántas veces se repite y estado.
Unificar los repetidos
Cada grupo trae un botón Unificar. Al tocarlo se abre un panel donde usted decide:
- Cuál queda — viene marcado el que tiene más existencia, pero puede escoger otro.
- Cuáles se incluyen — puede dejar alguno por fuera si no corresponde al grupo.
- Categoría y subcategoría del que queda, si quiere aprovechar para corregirlas.
Qué le pasa a la existencia
| Qué pasa | Detalle |
|---|---|
| La existencia se suma | Se traspasa bodega por bodega, así que el artículo que queda muestra el total real en cada una |
| Queda registrado como movimiento | Se generan movimientos de ajuste con el documento UNIF- y el código del que quedó, para que el kardex explique de dónde salió cada cantidad |
| Los otros no se borran | Pasan a estado Eliminado y quedan en cero. El historial de esos códigos se conserva |
| Queda en la bitácora | Con el usuario que lo hizo |
Antes de tocarlo, ajuste los filtros para ver solo los grupos que de verdad quiere unir.
Se unifican hasta 100 artículos por grupo en una sola operación.
Excel, PDF y correo
- Excel — exporta todos los artículos con los filtros aplicados, no solo la página que se ve.
- Imprimir / PDF — el listado con encabezado de la empresa.
- Enviar por correo — manda el listado en PDF al correo que se indique, con copia opcional.
Lo asigna quien administre los permisos (permiso 906) en Seguridad → Usuarios
SE-001: elegir al usuario, escribir 927 (o Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Quien tenga el 906 se lo puede marcar a sí mismo. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.
Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos. Imprimir / PDF y el envío por correo no piden este permiso.
Qué columnas trae el Excel
En este orden: # · Código · Cód. barra · Nombre · Detalle interno · Categoría · Subcategoría · Costo · Precio · Margen % · Tarifa IVA · % IVA · Neto · Stock · U/med · Paquetes · Estado. Al final va una fila de TOTAL con el conteo.
En el celular
En pantallas angostas el catálogo se muestra en tarjetas en vez de tabla, con el buscador arriba. Es cómodo para consultar precio y existencia en el piso de ventas.
Preguntas frecuentes
No encuentro un artículo que sé que existe
Revise el filtro de Estado: puede estar inactivo o descontinuado y por eso no sale en la lista normal.
El stock que veo no cuadra con la bodega
La columna de existencia suma todas las bodegas. Para verlo por bodega use Bodegas o el reporte de Stock por Bodega (Matriz).
¿Puedo cambiar precios desde aquí?
No: los precios se editan en la ficha del artículo. Para cambios masivos existe Actualizar básicos y las herramientas de importación.
Permisos
| Permiso | Habilita |
|---|---|
053 | Ver el catálogo |
411 | Crear y editar artículos (sin él, el botón sale gris con "Sin permiso 411") |
050 | Herramientas de administración del catálogo, como los duplicados |
419 | Ver el kardex del artículo (sin él, Ver Kardex sale gris con "Sin permiso 419") |
558 | Abrir las compras que aparecen en el kardex (sin él, el número sale gris, sin enlace) |
927 | Exportar el catálogo a Excel (sin él, el botón Excel sale gris; ver Excel, PDF y correo) |