Categorías y Compuestos

¿Para qué sirven las categorías? Permiso 425

Las categorías organizan el catálogo en dos niveles — categoría → subcategoría — dentro de cada naturaleza (Productos, Servicios, Compuestos, Insumos, Combos). Por ejemplo: Bebidas → Gaseosas, Limpieza → Baño.

Bien usadas sirven para:

• Filtrar en el catálogo, en facturación y en casi todos los reportes.
• Sacar reportes de ventas y compras por categoría: saber qué línea de producto deja plata.
• Aplicar cambios de precio o descuentos a toda una familia.
• Buscar fotos para todos los artículos de una categoría de una sola vez.

Cómo es la pantalla

A la izquierda, una ficha por cada naturaleza con su árbol de categorías y subcategorías (con su propio filtro "Filtrar categorías…"). A la derecha, los artículos de lo que se seleccione, en tarjetas con foto.

• Clic en una categoría → muestra todos sus artículos.
• Clic en una subcategoría → solo los de esa subcategoría.
• Arriba hay un buscador por nombre o código y un filtro de existencia (por defecto, "mayor que 0").

Botones: Refrescar, Limpiar filtros, Exportar las categorías a Excel, Imprimir el árbol de categorías, Generar PDF del árbol y Salir.

Crear categoría y subcategoría

1. Entre a Inventarios → Crear/Editar (artículos).
2. Debajo del nombre del artículo están los campos Categoría y Subcategoría. Escriba el nombre que quiera (la categoría es obligatoria).
3. Si la categoría ya existe y solo quiere reusarla, haga doble clic en el campo (o toque el botón de lista de la derecha) y elíjala de la lista. En el celular se despliega sola al empezar a escribir.
4. El botón IA propone categoría, subcategoría y marca a partir del nombre del artículo.
5. Guarde el artículo. Ahí queda creada la categoría.

Los nombres se guardan siempre en MAYÚSCULAS y admiten hasta 60 caracteres. Como la categoría vive pegada al artículo, una categoría existe mientras haya al menos un artículo que la use.

Renombrar categoría y subcategoría Permiso 425

Para corregir el nombre de una categoría no hay que ir artículo por artículo. En la pantalla de Categorías, al lado de cada categoría y de cada subcategoría hay un lapicito : se toca, se escribe el nombre nuevo y el sistema lo cambia en todos los artículos de esa categoría de una sola vez (le avisa en cuántos artículos lo cambió).

• Renombrar una categoría alcanza a todos sus artículos, con sus subcategorías incluidas.
• Renombrar una subcategoría alcanza solo a los artículos de esa categoría que la tengan.
• Si escribe el nombre de una categoría que ya existe, las dos quedan unidas en una sola. Es la forma de juntar nombres repetidos.

Si el lapicito no aparece, es que al usuario le falta el permiso 425.

Mover artículos de categoría Permiso 050

Dos formas:

• Arrastrando la tarjeta del artículo sobre otra subcategoría (lo mueve) o sobre otra naturaleza (le cambia la naturaleza).
• Desde la ficha del artículo: se toca el artículo, se eligen la categoría y la subcategoría de destino y se usa el botón Mover.

También se puede cambiar de categoría desde Crear/Editar, escribiendo otra categoría en el artículo y guardando.

Fotos y datos del artículo

Al tocar un artículo se abre su ficha, donde se puede:

• Editar nombre, marca, categoría, subcategoría y naturaleza.
• Activar "Mostrar en web", para las tiendas en línea.
• Administrar su galería de fotos: buscarlas en internet, subir un archivo o quitarlas.
• Usar el botón IA, que detecta y sugiere categoría, subcategoría y marca.
• Convertirlo en activo fijo: descuenta las unidades del inventario y crea el activo con su asiento contable.

Si la empresa tiene activa la sincronización con otras empresas, estos cambios se replican.

Buscar fotos en internet Permiso 411

El sistema puede buscar la foto del producto en internet y guardarla como imagen del artículo. Hay dos formas:

• Un artículo: el botón de cámara de la tarjeta, o el espacio vacío de la galería en la ficha del artículo. Se abre "Buscar foto" con el nombre ya escrito.
• Todos los de la pantalla: el botón Fotos de la barra superior. Busca solo para los artículos que no tienen imagen y deja sugerencias sobre cada tarjeta, para que usted elija.

Se tocan las fotos que sirvan y quedan guardadas. En la ficha del artículo, la primera queda como principal (la que se ve en la tarjeta) y las siguientes como Imagen 2, 3…

Si dice que no encuentra fotos

La pantalla distingue dos casos, y conviene leer cuál de los dos salió:

Eliminar una categoría

No hay un botón de borrar categorías, y no hace falta: como la categoría es el texto que llevan los artículos, una categoría desaparece sola cuando ya ningún artículo la usa.

1. Mueva los artículos de esa categoría a la que corresponde (arrastrándolos, o cambiándosela en Crear/Editar).
2. Toque Refrescar: la categoría que quedó sin artículos ya no aparece en el árbol.

Si lo que quiere es juntar dos categorías que son la misma escrita distinto, es más rápido renombrar una con el nombre exacto de la otra — ver Renombrar.

¿Qué es un artículo compuesto? IN-004 Permiso 426

Un compuesto es un producto que se vende como uno solo pero que está hecho de varios ingredientes o piezas: una pizza, un combo, un kit armado. Al venderlo, el sistema descuenta del inventario los ingredientes, no el compuesto.

Ejemplo — Pizza Hawaiana: 200 g de masa + 150 g de queso + 100 g de jamón + 80 g de piña. Cada pizza vendida rebaja esas cantidades de cada insumo, y el costo del plato es la suma del costo de sus ingredientes.

Armar la receta

En la pantalla de Compuestos se busca el artículo ("Código o nombre...") y se le agregan sus componentes:

También se pueden crear y editar compuestos y combos desde la pantalla de Categorías, con el botón + de esas fichas.

Otros botones: Asignar CABYS (el código de Hacienda del producto), Imprimir, Refrescar y Salir. Sin el permiso 426 los botones salen grises con "Sin permiso (426)".

Existencia y sobregiro

Un compuesto no tiene existencia propia: lo que se muestra es cuántas unidades se pueden armar con los ingredientes que hay. Si falta un ingrediente, se pueden armar cero, aunque los demás sobren.

La columna Sobregiro avisa cuando la receta dejaría algún insumo en negativo, que es la señal de que la receta está mal configurada o de que falta ingresar insumos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar de categoría un artículo ya vendido?

Sí. Cambia solo la clasificación; el historial de ventas queda igual, aunque los reportes por categoría van a mostrarlo en la nueva.

Creé una categoría de más

Mueva sus artículos a la categoría correcta y la de más desaparece sola, porque queda sin artículos. Si es la misma categoría escrita de dos formas, renómbrela con el nombre exacto de la buena y las dos se unen.

¿Dónde se dan de alta las categorías?

En ningún lado aparte: se escriben en el artículo, en Inventarios → Crear/Editar. Ver Crear categoría y subcategoría.

¿El compuesto se puede vender si falta un ingrediente?

Depende de la configuración de la empresa respecto a vender en negativo. Lo correcto es ingresar los insumos: si no, el inventario de cocina queda descuadrado.

¿Un combo es lo mismo que un compuesto?

Funcionan igual en cuanto al descuento de inventario. El combo se usa para agrupar productos terminados que se venden juntos; el compuesto, para recetas con insumos.

Permisos

Exportar a Excel: permiso 928

Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:

• Permiso 928 — Inventarios · Categorías IN-063

Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.