¿Qué es la trazabilidad de lotes?
La trazabilidad de lotes (VE-023) es el control que permite saber qué lote específico de un producto se despachó a qué cliente y con qué factura. Para cada línea vendida de un artículo que maneje control de lotes se registran datos clave: número de lote, fecha de vencimiento, proveedor, condiciones de almacenamiento, transporte y responsables de preparación y verificación.
Es particularmente útil en industrias reguladas como:
- Farmacéutica — Registro Sanitario, lote, vencimiento, forma farmacéutica
- Alimentos y bebidas — Trazabilidad obligatoria para inocuidad
- Químicos y agroquímicos — Condiciones especiales de almacenamiento
- Productos perecederos — Control FEFO (first expire, first out)
Permiso requerido
Se necesita el permiso 556 para acceder al módulo.
¿Para qué sirve?
- Retiros del mercado — Si un lote resulta defectuoso, el sistema identifica inmediatamente a qué clientes se vendió
- Auditorías regulatorias — Cumplir requerimientos de Ministerio de Salud, SENASA, SFE, Hacienda
- Reclamos de clientes — Saber exactamente qué lote recibió un cliente
- Garantía y devoluciones — Validar que el producto devuelto corresponde al vendido
- Certificación — Imprimir certificados de lote y verificación para clientes institucionales
Cómo acceder
Menú Principal
Ventas
Trazabilidad de Lotes Vendidos
El módulo reemplaza a los procesos VB6 MODCOMP094, MODCOMP095 y MODCOMP096.
Flujo general
- Se emite una factura que incluye artículos con control de lotes activo
- El sistema crea registros en la tabla
ArticuloTrazabilidaden estado Pendiente - Bodega prepara el despacho: toma el producto físico, anota lote, vencimiento, condiciones, y registra el responsable
- Supervisor verifica los datos y confirma el despacho
- Se genera el certificado de lote (opcional) para entregar al cliente
Integración con inventario
La trazabilidad lee los lotes disponibles del inventario. Al registrar el despacho, los datos quedan vinculados al movimiento de salida de bodega.
Filtros disponibles
| Filtro | Descripción |
|---|---|
| Fecha desde / hasta | Rango por fecha de preparación. Por defecto muestra el día actual |
| Estado | Pendiente, Preparado, Despachado (ver sección Estados) |
Columnas del listado
- ID — Identificador interno del registro
- Cliente — Código y nombre
- Factura — Número de documento al que pertenece
- Artículo — Código y descripción
- Cantidad — Unidades despachadas
- Lote — Número de lote del proveedor/fabricante
- Vencimiento — Fecha de expiración del lote
- Estado — Etapa actual del despacho
Haga clic en una fila para abrir el modal de despacho y ver o completar los datos.
Estados
| Badge | Estado | Significado |
|---|---|---|
| Pendiente | Pendiente de preparación | La factura ya se emitió pero aún no se ha registrado lote ni responsable |
| Preparado | Preparado | Datos de lote capturados, falta verificación del supervisor |
| Despachado | Despachado | Verificado y entregado al cliente. Registro completo |
Modal de despacho
Al hacer clic sobre un registro, se abre el modal con cuatro secciones donde capturar la información del despacho:
1. Datos del artículo
- Presentación (unidad, caja, frasco, etc.)
- Potencia (si aplica)
- Forma farmacéutica (tableta, jarabe, ampolla, etc.)
2. Datos del lote
- Número de lote
- Fecha de vencimiento (solo lectura, se trae del lote)
- Condiciones de almacenamiento
- Condiciones de transporte
3. Proveedor / Fabricante
- Nombre del proveedor
- Nombre del laboratorio y país de fabricación
4. Preparación y verificación
- Preparado por — Empleado que preparó el pedido + fecha
- Verificado por — Supervisor que validó + fecha
Guardado
Al presionar Guardar, el sistema valida que los campos obligatorios estén completos y actualiza el estado del registro. Si falta el supervisor de verificación, el registro queda en estado "Preparado".
Datos específicos para farmacia
Los campos del modal están orientados al sector farmacéutico pero pueden usarse para cualquier industria regulada:
| Campo | Farmacia | Otros usos |
|---|---|---|
| Forma farmacéutica | Tableta, jarabe, inyectable | Formato: caja, saco, galón |
| Potencia | 500 mg, 200 UI | Grado: 98%, densidad |
| País fabricación | Obligatorio por regulación | Para control de aranceles |
| Almacenamiento | 2-8°C, seco, evitar luz | Temperatura ambiente, seco |
| Transporte | Cadena de frío | No golpes, posición vertical |
Exportar
- Excel / CSV — Descarga el listado completo con los filtros aplicados. El archivo incluye todos los datos de trazabilidad
- Certificado de despacho — Imprime un documento con todos los datos del despacho, firmado por preparador y verificador (ideal para entregar al cliente)
Permisos
| Código | Nombre | Qué autoriza |
|---|---|---|
556 | Trazabilidad de Lotes | Acceso al módulo VE-023. Sin este permiso no aparece en el menú ni puede consultar ni capturar datos de trazabilidad. |
Separación de responsabilidades
Se recomienda que preparador y verificador sean usuarios distintos para mantener el control cruzado, especialmente en sectores regulados.