Descripción General
Este módulo le permite tomar el estado de cuenta del banco (el archivo que descarga del banco en línea) y aplicar cada depósito a las facturas de sus clientes en Cuentas por Cobrar, sin tener que digitarlo todo a mano. El sistema lo ayuda a detectar qué cliente hizo cada depósito y a generar el recibo correspondiente.
Lo encuentra en el menú Cuentas por Cobrar → Aplicar Pagos (Estado de Cuenta). Requiere el permiso 253.
No es una conciliación bancaria: el objetivo es aplicar recibos a los documentos pendientes a partir de lo que entró al banco.
Paso 1: Cargar el estado de cuenta
Elija el banco y presione Seleccionar archivo. Acepta los formatos que exportan los bancos: Excel (.xlsx), .xls (incluso los del BCR que vienen como página web), y CSV. El sistema lee las columnas automáticamente (fecha, comprobante, detalle, débito y crédito) e identifica el banco.
- El archivo debe corresponder al banco elegido: si el texto del archivo es de otro banco, el sistema se lo advierte y no lo carga (para evitar mezclar bancos).
- Puede cargar el mismo estado de cuenta varias veces sin miedo a duplicar: los movimientos que ya existían no se vuelven a cargar.
- Si el banco cambia el detalle de un movimiento con el paso del día (por ejemplo, primero dice "TF" y luego "SINPE Móvil ..."), al recargar el sistema actualiza el detalle al más reciente en lugar de duplicarlo.
Al terminar verá un resumen: cuántos movimientos nuevos entraron, cuántos se actualizaron y cuántos ya existían.
Paso 2: Detectar y aplicar los pagos
Cada depósito (entrada) aparece como pendiente. Tiene varias formas de aplicarlo:
| Acción | Para qué sirve |
|---|---|
| Detectar (con IA) | Seleccione una o varias filas y presione Detectar pagos con IA: el sistema busca a qué cliente y documento corresponde cada depósito (por el código en el detalle, por el comprobante, por monto o por aprendizaje previo). Cada fila muestra el cliente propuesto y un % de confianza. |
| Recibo | Cuando el recibo ya existe en CxC y solo quiere señalarlo. Abre un buscador de recibos; puede marcar uno o varios (un mismo depósito que cubrió varias facturas). |
| Doc | Para aplicar el depósito a uno o varios documentos pendientes. Busque por nombre y use Marcar todos: pueden ser de varias cuentas del mismo cliente (sucursales); el sistema distribuye el monto y genera un recibo por cada cuenta. Si la suma marcada calza con el depósito, se indica «calza exacto». |
| Adelanto | Para registrar el depósito como saldo a favor / adelanto de un cliente (ver más abajo). |
Las filas en verde están localizadas; en rojo tienen duda. Puede cambiar el cliente propuesto antes de aplicar.
Aplicar un depósito como Adelanto (saldo a favor)
Cuando un depósito no es el pago de una factura, sino dinero que el cliente deja a su favor, use el botón verde Adelanto de la fila:
- Se abre el buscador de clientes (por código, cédula o nombre). Elija el cliente.
- El sistema genera el movimiento contable automáticamente: débito a la cuenta del banco y crédito a la cuenta de saldo a favor del cliente, con la fecha del depósito.
- El depósito queda marcado como aplicado y el cliente queda con ese saldo a favor disponible para futuras facturas.
Para que funcione, el banco debe tener configurada su cuenta contable (en el botón Bancos del módulo).
Marcar listos, quitar duplicados y suprimir líneas
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Listo (con motivo) | Saca un depósito de la lista de pendientes escribiendo un motivo de texto libre (por ejemplo "ajuste del banco", "intereses", "no es pago de cliente"). Hay botones rápidos para Adelanto y Ajuste. Queda como listo y se puede reactivar. |
| Quitar duplicados | El banco a veces repite la misma transacción (mismo comprobante y monto) cambiando el detalle. Esta opción borra los pendientes que son copia de un movimiento ya aplicado. Nunca toca los aplicados. También sucede solo al recargar el estado de cuenta. |
| Suprimir línea (papelera) | Borra un movimiento del estado de cuenta (por ejemplo, una prueba o algo que no corresponde). No se puede borrar un movimiento ya aplicado: primero hay que anular su recibo. |
El sistema aprende de usted
Cada vez que aplica un depósito a un cliente, el sistema recuerda que ese tipo de detalle corresponde a ese cliente. La próxima vez lo detecta solo. Con el botón Aprender de recibos aplicados puede enseñarle de golpe a partir de los recibos que ya aplicó antes (cruzándolos por monto, fecha y comprobante).
El botón Aprendizaje (arriba) muestra todo lo aprendido y le permite borrar una asociación si quedó mal.
Preguntas frecuentes
Cargué el archivo pero no aparece ningún movimiento.
Revise que el filtro de fechas incluya el período del estado de cuenta y que el banco seleccionado sea el correcto.
Veo el mismo depósito dos veces.
Es el banco que repite la transacción cambiando el detalle. Use Quitar duplicados o vuelva a cargar el estado de cuenta: el pendiente repetido se elimina solo si ya hay uno aplicado igual.
Apliqué un depósito al cliente equivocado.
Anule el recibo desde Cuentas por Cobrar; el movimiento del banco vuelve a quedar disponible para aplicarlo bien.
¿El monto debe calzar exacto?
Se acepta una diferencia de hasta un centavo. Un depósito también puede repartirse entre varias facturas, incluso de varias cuentas del mismo cliente (un recibo por cuenta).