Manual de Compras

Guía completa del proceso de recepción, costeo, contabilización y análisis de precios de facturas de compra.

CO-006 Editar Compra 9 Modales (MCO-002 al MCO-010) 10 pasos al aplicar

Versión móvil del editor de compra

Desde 2026-05-26, el editor de compras tiene una versión móvil que se activa automáticamente cuando el ancho de la pantalla es de 900 píxeles o menos. Funciona en celular, tablet vertical, o en escritorio con la ventana reducida.

Edición de cabecera

Tocá la tarjeta del proveedor para abrir el modal Editar cabecera. Permite cambiar:

Fecha de la compra (calendario en formato dd/mm/yyyy con locale español).
Tipo de Documento Hacienda (01 FE, 02 ND, 03 NC, 08 FEC).
Tipo de Compra del catálogo (01 Compras Mercancías, 02 Gasto régimen simplificado, etc.).
Totales editables por componente: Gravado, Exonerado, Exento, IVA, Imp. Consumo, Imp. Servicio (nuevo), IVA Devuelto (nuevo) y Flete.
El Total se recalcula en vivo según la fórmula: Gravado + Exonerado + Exento + IVA + Imp.Consumo + Imp.Servicio + Flete − IVA Devuelto.

Migraciones requeridas: los campos Imp. Servicio e IVA Devuelto son columnas nuevas en la tabla CompraMadre. Si la migración no se aplicó en su base de datos, los inputs aparecen deshabilitados con un aviso "mig pendiente". Contactá a Soporte para la aplicación de las migraciones 838 y 839.

Edición de líneas

Tocá una tarjeta de línea para abrir el modal de edición. Ahora muestra explícitamente los 4 campos de identificación:

Campo	Origen	Editable
Cód. Proveedor	Capturado / XML	Sí
Cód. Local	Homologación con catálogo	Sí (al cambiar, busca el artículo y autocompleta el nombre local)
Nom. Proveedor	Texto del XML del proveedor	Sí
Nom. Local	Virtual desde `Articulos`	No (se actualiza al cambiar Cód. Local)

Otros campos editables en la línea:

Cantidad y Costo.
Descuento bidireccional: tipeás % o monto y se calcula el otro. El monto es lo que queda guardado; el % es virtual (referencia).
Código de Tarifa IVA: menú con todas las tarifas del catálogo (01 Exento 0%, 02 1%, 03 2%, 04 4%, 08 General 13%, etc.). El porcentaje se deriva automáticamente del código.
Cuenta Contable: obligatoria en cada línea (inventario o gasto). Tocá la lupa para abrir un buscador con autocompletado. Badge INV si la cuenta comienza con el prefijo de inventario (parámetro 92) o GAS en caso contrario.

Aplicar pago de CxP

Si la compra quedó pendiente en CxP, aparece un banner amarillo con el saldo y un botón Aplicar pago. Abre el formulario simplificado de aplicar recibo:

Monto (default = saldo real pendiente, no el monto original — descuenta pagos parciales previos).
Fecha (dd/mm/yyyy con calendario en español).
Tipo de recibo.
Medio de pago / cuenta contable (selector). Se pre-selecciona automáticamente la última cuenta que usaste con este proveedor (memoria persistente en BD — funciona también si abrís el sistema desde otro dispositivo).
Comprobante / referencia (obligatorio).
Detalle (obligatorio, se pre-rellena con el último usado si existe).

Al aplicar exitosamente, la cuenta usada queda guardada en la tabla ProveedorCuentaPago asociada al proveedor — así la próxima vez (en cualquier dispositivo) sale ya pre-seleccionada.

Cuando la compra ya está pagada total o parcialmente, se muestra la lista de recibos aplicados como botones con monto y flecha → tocás un recibo para abrir el detalle (MC-003). Si está parcialmente pagada, el banner sigue siendo amarillo con el saldo restante y los recibos parciales aparecen también listados.

Forzar versión de escritorio

Agregá ?desktop=1 al final del URL para abrir siempre el editor desktop, incluso en pantallas chicas.

Visión General del Proceso

El proceso de compras en FactuPOS transforma una factura de proveedor (electrónica o manual) en un registro completo con movimientos de inventario, asiento contable y cuenta por pagar. El flujo tiene cinco grandes etapas:

Recepción

›

Homologar

›

Cuentas

›

Costeo

›

Aplicar

Una compra no puede aplicarse hasta que: (1) tenga un tipo de compra definido, (2) todas las líneas relevantes tengan cuenta contable asignada, y (3) el costeo haya sido revisado y aprobado.

Estados de la Compra

Estado	Nombre	Descripción	¿Editable?
`0`	Sin confirmar	Compra recién creada, no revisada	Sí
`1`	Borrador	En revisión — se pueden editar líneas, cuentas y costeo	Sí
`2`	Aplicada	Movimientos de inventario, asiento y CxP ya creados. Solo lectura.	No
`3`	Anulada	Compra cancelada	No

Si se cometió un error en una compra ya aplicada, puede revertirla a Borrador con Opciones → Pasar a Borrador, siempre que tenga menos de 30 días y no tenga pagos registrados.

Tipos de Compra y Homologación

El Tipo de Compra (campo en el encabezado) determina si las líneas necesitan código local homologado o pueden quedar solo con cod/nom del proveedor.

Tipo	Nombre	Homologación	Motivo
`01`	Compra mercancías c/FE	Requerida	Inventario normal
`02`	Gasto régimen simplificado	Opcional	Gasto — XML usa cod/nom proveedor como fallback
`03`	Gastos con FE	Opcional	Gasto, no alimenta inventario
`04`	Gastos servicios públicos	Opcional	Agua, luz, teléfono
`05`	Importaciones	Requerida	Inventario importado
`06`	Compras no electrónicas	Requerida	Inventario legacy
`07`	Compra régimen simplificado	Requerida	Inventario — necesita CABYS real en XML
`08`	Compra de servicios	Requerida	Servicios profesionales
`09`	Gastos no sujetos IVA	Opcional	Sin IVA

Tipos 02 y 07: exclusivos para FEC simplificada

Los tipos 02 (Gasto simpl.) y 07 (Compra simpl.) están reservados para Factura Electrónica de Compra (FEC), que corresponde a Tipo Documento 08. El sistema detecta el tipo documento desde las posiciones 9-10 del consecutivo Hacienda.

Al abrir un borrador que tenga Tipo Compra 02 o 07 pero Tipo Documento distinto de 08, el sistema lo auto-corrige: 02 → 03 (Gastos con FE), 07 → 01 (Mercancías FE). Queda registrado en bitácora.

Cómo se genera el XML FEC cuando no hay cod local

Para las líneas sin artículo local homologado en compras con homologación opcional, el XML FEC (tipo 08) se completa con fallbacks automáticos:

Detalle: CompraHijaArticuloProveedorNombre (el nombre que escribió el usuario)
CodigoComercial Tipo 01: CompraHijaArticuloProveedorCodigo

Las líneas sin cod local no alimentan inventario al aplicar (se omiten con advertencia). El asiento contable y el CxP sí se crean normalmente usando la cuenta contable asignada a la línea.

CABYS: requisito por línea para tipo 08

El CABYS (Catálogo de Bienes y Servicios) es el código oficial de Hacienda que identifica al producto/servicio. Se incluye en cada línea del XML FEC como <CodigoCABYS>.

Para compras Tipo Documento 08, cada línea debe tener CABYS con exactamente 13 dígitos. El sistema bloquea la aplicación si falta en alguna línea, con detalle del número de línea afectada.

Si la línea está homologada a un artículo local, el CABYS se hereda del catálogo automáticamente.
Si la línea viene del XML del proveedor, se usa el CABYS que mandó el emisor.
Editable inline: en la columna CABYS de la tabla de líneas (segunda fila), escriba los 13 dígitos y salga del campo para guardar.
Solo se aceptan dígitos (letras y símbolos se quitan). Si ingresa menos de 13 dígitos, el sistema avisa y no guarda.
Buscador: clic en el botón al lado del input abre el catálogo CABYS (buscar por código o palabras del nombre). Al seleccionar, se asigna automáticamente a la línea.

El buscador tiene dos fuentes: Local (catálogo descargado en el sistema, rápido) y Hacienda (consulta directa al servicio web de Hacienda si la búsqueda local no arroja resultados).

Agregar Línea Manual

El formulario "Agregar línea" (entre el encabezado y la tabla de líneas) permite ingresar artículos manualmente. Incluye 4 campos de identificación más cantidad / costo / IVA:

Campo	Descripción	Obligatorio
Cód Prov	Código del artículo según el proveedor (viene en su factura)	Si no hay Cód Local
Nom Prov	Nombre del artículo como lo llama el proveedor. Editable también en la tabla de líneas.	Si no hay Cód Local
Cód Local	Código del artículo en el catálogo de inventario. Autocompleta el Nom Local al escribir.	No (opcional según tipo compra)
Nom Local	Nombre del artículo en inventario. Editable libremente.	No
Cantidad, Costo, IVA	Datos estándar de la línea	Sí

Auto-homologación desde catálogo

Si ingresa solo el Cód Prov (sin Cód Local) y esa relación ya existe en el catálogo de homologación del proveedor (ProveedorArticuloHomologacion), el sistema completa automáticamente el Cód Local y la cuenta contable asignada.

Validación mínima

Debe ingresar al menos uno de los 4 campos de identificación. Caso típico de gasto simplificado: solo Nom Prov (ej: "ALQUILER OFICINA") + cantidad + costo + IVA.

Al aplicar una compra tipo doc 08, las líneas sin Cód Local deben tener Cód Prov Y Nom Prov (el XML los usa como fallback). Si falta cualquiera de los dos, la aplicación se bloquea con detalle por línea.

Total del documento — auto-sincronización

En compras manuales (no electrónicas), el Total del documento se sincroniza automáticamente con la suma de los montos totales de las líneas:

Al abrir la compra en editar_compra (si está en estado editable)
Al agregar, editar o eliminar una línea
Al dar "Aplicar" (antes de validar la tolerancia)

Las compras electrónicas (XML recibido del proveedor) no se auto-sincronizan — mantienen el total que vino en el XML, porque la diferencia entre el XML y las líneas homologadas es importante para auditar.

Columnas de la Tabla de Líneas

Badges de tipo (columna "Tipo")

La primera columna muestra un badge de color que indica el estado contable de la línea:

Badge	Significado	Acción requerida
INV	Cuenta contable de inventario asignada (empieza con la cuenta de inventario default)	— Listo
GAS	Cuenta contable de gasto asignada (cualquier otra cuenta)	— Listo
?	Sin cuenta contable asignada y sin artículo local homologado	Asignar cuenta o homologar el artículo

Columnas de costos

Columna	Descripción	¿Editable?
Costo Actual	DbCosto vigente del artículo en el sistema. Se muestra en naranja/rojo si varía más de 20% respecto al costo de la compra.	No
Costo	Precio unitario en esta factura (con descuento incluido si aplica)	Sí
Costo Bruto	Cantidad × Costo (antes de descuento)	Calculado
Descuento	Descuento en colones/moneda sobre el costo bruto de esa línea	Sí
SubTotal	Costo Bruto − Descuento	Calculado
Imp. Consumo	Impuesto específico de consumo (ej: bebidas alcohólicas)	Sí
Total	SubTotal + Imp. Consumo + IVA Neto	Calculado

Fila expandible "Avanzado"

Cada línea puede expandirse para mostrar campos adicionales: Lote, Fecha de vencimiento, Registro de medicamento y Forma farmacéutica. Útil para farmacias y distribuidoras de alimentos.

Homologación de Artículos

La homologación es el proceso de relacionar un artículo del proveedor (su código y nombre) con el artículo correspondiente en el inventario local. Sin esta relación, la compra no puede actualizar stock ni costos.

Buscar artículo existente

En la columna Cod Local, escriba el código del artículo y presione Enter, o haga clic en el ícono de búsqueda para buscar por nombre.

Detección automática con IA

El botón IA analiza el nombre del artículo del proveedor y sugiere el artículo local más similar. Ideal para compras masivas.

Crear artículo nuevo (MCO-003)

Si el artículo no existe en el sistema, el botón + abre el modal para crearlo directamente desde la compra:

Nombre pre-llenado del proveedor (editable)
Botón IA para corregir ortografía
Seleccionar categoría y subcategoría
Código auto-generado si se deja vacío
Al confirmar: crea artículo y homologa automáticamente

FactuPOS recuerda la homologación: la próxima vez que llegue una factura del mismo proveedor con el mismo código de artículo, se homologa automáticamente sin intervención manual.

Auto-sincronización al abrir la compra

Cada vez que se abre (o recarga) una compra, el sistema ejecuta dos sincronizaciones automáticas contra el catálogo de homologación (ProveedorArticuloHomologacion, anteriormente RelCodProveedor):

Forward: líneas ya homologadas en la compra cuya relación aún no existe en el catálogo → se registra la relación proveedor + código proveedor → código local.
Auto-homologado directo (mismo proveedor): líneas sin Cod Local cuyo Cod Proveedor ya está en el catálogo del mismo proveedor → se copia el código local automáticamente.

Regla crítica: el Cod Proveedor es propio de cada proveedor — no se asume universal. Un código 98 del proveedor A no significa lo mismo que el código 98 del proveedor B. Por eso el sistema no propaga homologaciones entre proveedores distintos.

Quitar homologación

En la columna Nom Local de una línea homologada, el botón Quitar deshace la homologación. Esto ejecuta dos acciones:

Borra el código local de la línea en la compra.
Elimina la relación correspondiente en el catálogo ProveedorArticuloHomologacion para el par (proveedor, código proveedor).

Como también se borra del catálogo, al recargar la compra la auto-sincronización ya no re-homologa la línea. Esto permite corregir homologaciones equivocadas.

Editar nombre del artículo del proveedor

El campo Nom Prov de cada línea es ahora un input editable (antes era solo texto). Útil para compras de régimen simplificado donde el usuario digita manualmente el detalle del artículo/servicio recibido.

Asignación de Cuentas Contables

MCO-010

Cada línea de la compra debe tener una cuenta contable para poder generar el asiento. La cuenta determina si la línea va a inventario (INV) o a gasto (GAS).

Asignación individual

En la columna Cuenta de cada línea, haga clic en para abrir el buscador de cuentas. Escriba el código o parte del nombre para filtrar y seleccionar.

Al asignar una cuenta a una línea homologada, FactuPOS guarda ese mapeo para el par proveedor + artículo. Futuras facturas del mismo proveedor con ese artículo obtendrán la cuenta automáticamente.

Asignación masiva — "Asignar cuenta a todas" (MCO-010)

Ideal para facturas de gastos uniformes (almuerzos, viáticos, servicios): todas las líneas van a la misma cuenta.

Abrir: Opciones → Asignar cuenta a todas Solo disponible cuando la compra está en estado editable (Borrador)

Seleccionar la cuenta con el buscador Haga clic en el ícono de búsqueda e ingrese código o nombre de la cuenta

Elegir el alcance ✅ Marcado: solo líneas sin cuenta asignada (seguro, no sobreescribe). ☐ Desmarcado: aplica a TODAS las líneas (sobreescribe las existentes).

✓

Clic en "Aplicar a todas" El sistema actualiza las líneas y guarda el mapeo en ProveedorArticuloCuenta para futuras compras

La barra superior muestra un contador "X sin cuenta". La compra no puede aplicarse si hay líneas sin cuenta (a menos que esas líneas no tengan artículo local asignado, en cuyo caso se omiten del asiento).

Revisión de Costeo

MCO-005

El costeo proyecta cómo cambiará el costo de cada artículo al aplicar esta compra, según su origen de costo configurado. Se abre con el botón Costeo en la barra principal.

Orígenes de costo

Cada artículo tiene configurado cómo se actualiza su costo al recibir una compra:

Origen	Descripción	Cuándo usarlo
Manual	El costo no se toca al aplicar compras. El usuario lo actualiza manualmente.	Artículos con precio fijo de venta que no depende del costo de compra
Promedio	Promedio ponderado: `(StockActual × CostoActual + CantidadCompra × CostoCompra) / TotalUnidades`	La mayoría de artículos de inventario. Suaviza variaciones de precio.
Último	Siempre reemplaza con el costo de la última compra recibida	Artículos perecederos o donde el precio más reciente es el más relevante
Bruto	Usa el costo sin descuento (SubTotal + ImpConsumo / cantidad)	Cuando los descuentos son eventuales y no deben reflejarse en el costo base

Proceso de revisión y aprobación

Abrir modal de Costeo Botón "Costeo" en la barra. La tabla muestra los artículos con: Costo Actual, y las tres proyecciones (Promedio, Último, Bruto)

Revisar cada línea La columna resaltada indica qué costo se aplicará (según origen del artículo). Si hay una variación excesiva, se muestra en rojo.

Marcar líneas como "Revisado" Haga clic en el checkbox de cada fila para confirmar que revisó ese costo. El contador en el footer aumenta con cada marca.

✓

Clic en "Aprobar costeo" Una vez aprobado, el botón "Aplicar" en la barra cambia a color verde/brillante indicando que está listo. La aprobación se guarda incluso si recarga la página.

Artículos con costo 0: Si al aplicar el costeo un artículo quedaría con costo $0 (origen manual y costo actual 0), el sistema bloquea la aplicación e indica cuáles son. Debe asignar manualmente el costo correcto a esos artículos antes de continuar.

Aplicar la Compra

MCO-007

Al aplicar, el sistema ejecuta 10 pasos en secuencia. Si algún paso falla, los anteriores ya ejecutados permanecen (no hay rollback automático) y se muestra el error para corregir. El botón Aplicar se vuelve verde cuando el costeo está aprobado.

Verificar compra Lee los datos de CompraMadre (total, moneda, bodega, tipo)

Validar tipo de compra El campo "Tipo de Compra" en el encabezado no puede estar vacío ni en "00". Ej: 01=Mercancía, 02=Servicio, 03=Ambos.

Validar estado Solo compras en estado 0 (Sin confirmar) o 1 (Borrador) pueden aplicarse

Verificar permiso 552 El usuario debe tener permiso de "Aplicar Facturas de Compra"

Costeo — Actualizar costos en artículos Actualiza DbCosto, CostoBruto, CostoPromedio y CostoUltimo en Artículos según el origen configurado por artículo

Márgenes automáticos — Actualizar precios de venta Para artículos con "Precio Manual = No": recalcula DBVenta1-10 usando los márgenes de la subcategoría. Fórmula: Precio N = Costo × (1 + Margen%/100)

Inventario — Movimientos de entrada (FCO) Inserta movimientos en InventarioMovimiento por cada artículo homologado, incrementando el stock

Asiento contable Crea el asiento FCO en ContaDiario: DEBE inventario/gasto + DEBE IVA crédito fiscal / HABER CxP proveedores

Cambiar estado → Aplicada CompraMadre pasa a estado 2. A partir de aquí solo lectura.

Registrar en CxP Crea el documento en Cuentas por Pagar con el plazo de crédito del proveedor. Desde ahí puede registrarse el pago.

Después de aplicar, el modal muestra botones "Registrar pago CxP" y "Revisar precios". Se recomienda revisar los precios de venta inmediatamente después de aplicar.

Análisis de Precios de Venta

MCO-008

Disponible solo en compras aplicadas (estado 2), mediante el botón Precios en la barra. Permite revisar si los precios de venta actuales son coherentes con el costo que se acaba de registrar, y corregirlos si es necesario.

Detección de anomalías

El sistema marca automáticamente en rojo las filas con alguna de estas situaciones:

Anomalía	Descripción
Precio < Costo	Alguno de los precios de venta activos (Precio1..10 > 0) es menor al costo de compra. Se estaría vendiendo a pérdida.
Costo Artículo = 0	El artículo tiene DbCosto = 0 pero la compra sí registró costo. Generalmente por artículos nuevos o con origen manual.

Columnas del análisis

Columna	Descripción
C. Compra	Costo unitario pagado en esta factura (SubTotal ÷ Cantidad). En negrita si subió respecto al costo del artículo.
C. Artículo	DbCosto actual en el artículo. Si es 0 se muestra como input editable en naranja para ingresarlo aquí mismo.
Precio 1..10	Los 10 precios de venta. Editables directamente en la tabla. El porcentaje debajo de cada precio es el margen de la subcategoría.
Auto	Botón que recalcula todos los precios de esa fila usando los márgenes de la subcategoría

Cómo corregir precios

Filtrar solo anomalías Active el toggle "Solo con anomalías" para ver únicamente las filas que necesitan atención

Corregir costo si es 0 Si la celda C. Artículo está en naranja (editable), ingrese el costo correcto. Se sugiere el costo de esta compra.

Usar "Auto" por fila o "Aplicar márgenes a todos" El botón Auto de cada fila calcula los precios desde el costo usando los márgenes de la subcategoría. El botón global aplica a todos los artículos visibles.

Ajuste manual Puede editar cualquier precio directamente en el input. Las celdas con precio por debajo del costo se marcan en rojo.

✓

Guardar precios El botón "Guardar precios" se activa cuando hay cambios. Actualiza DBVenta1-10 en Artículos y registra la bitácora.

Márgenes Automáticos de Precios

Los márgenes son porcentajes de ganancia por nivel de precio, configurados por subcategoría de artículo. Determinan la diferencia entre el costo y el precio de venta.

Fórmula de cálculo

Precio N = Costo × (1 + Margen N / 100)
Ejemplo: Costo = ₡1,000 · Margen = 30% → Precio = ₡1,000 × 1.30 = ₡1,300

Cuándo se aplican automáticamente

Los márgenes se aplican automáticamente en el Paso 6 al aplicar la compra, pero solo si el artículo tiene:

Precio Manual = No (flag desmarcado en el catálogo del artículo)
DbCosto > 0 después del costeo
Margen > 0 para ese nivel de precio en SubTipo_Articulo

Si un artículo tiene Precio Manual = Sí, sus precios nunca se modifican automáticamente al aplicar compras. Solo pueden editarse manualmente desde el catálogo de artículos o el MCO-008.

¿Qué pasa con los precios de niveles sin margen?

Si un nivel (ej. Precio5) tiene margen = 0 en la subcategoría, ese precio se conserva tal como está y no se toca. Solo se actualizan los niveles que tienen margen configurado.

Descuentos y Bonificaciones

Descuento por línea

La columna Descuento permite ingresar un monto en colones/moneda que se resta del costo bruto de esa línea:

                    Costo Bruto = Cantidad × Costo

                    SubTotal = Costo Bruto − Descuento

                    Total = SubTotal + Imp.Consumo + IVA Neto

El descuento afecta directamente el costo unitario que se usa en el costeo.

Bonificación (artículo gratis + IVA)

Una bonificación es cuando el proveedor entrega unidades gratuitas (costo = 0) pero sí cobra el IVA correspondiente. El sistema la detecta automáticamente:

Condición: CostoBruto < 0.001 y IVA Neto > 0. En este caso el sistema no marca error de cálculo para esa línea.

Si recibe un descuento comercial que aplica a toda la factura (no por línea), use el campo de Descuento Total en el encabezado de la compra o distribúyalo manualmente entre las líneas relevantes.

Manejo de Flete

El flete tiene dos roles independientes que se editan en lugares distintos y no se afectan entre sí. Es importante saber cuándo usar cada uno.

Tipo	Dónde se edita	¿Afecta el total del documento?	¿Afecta el costo del artículo?
Flete del documento	Campo Flete en la cabecera de la compra	Sí — suma al total y al balance	No
Flete distribuido	Campo Flete a distribuir + botón Distribuir flete sobre la tabla de líneas	No	Sí — suma a `DbCostoÚltimo` y costo bruto al aplicar

Caso 1 — La factura del proveedor trae flete

Ejemplo: los artículos suman 30.000 y la factura cobra además un flete de 5.000, dando un total de 35.000.

Tipee 5000 en el campo Flete de la cabecera.
El balance del documento cuadrará automáticamente: Σ Líneas (30.000) + Flete cabecera (5.000) = Total (35.000).
No se prorratea automáticamente en las líneas. El costo unitario de cada artículo queda sin cambio.
Si además desea que ese flete impacte el costo unitario de cada artículo, presione Distribuir flete con el mismo monto (ver Caso 2).

Caso 2 — La compra no trae flete, pero usted pagó un transporte aparte

Ejemplo: la factura llega sin flete, pero usted pagó 3.000 de transporte/aduana por fuera y quiere que ese costo se reparta entre los artículos.

Deje el campo Flete de la cabecera en 0 (la factura no lo trae).
Escriba 3000 en Flete a distribuir (sobre la tabla de líneas) y presione Distribuir flete.
El sistema reparte los 3.000 proporcionalmente entre las líneas según el monto de cada una.
El total del documento NO cambia — el balance sigue cuadrando como antes.
Al aplicar la compra, el flete prorrateado sí suma al costo unitario (DbCostoÚltimo y CostoBruto) de cada artículo.

Quitar el flete distribuido

El botón Quitar flete distribuido pone en cero el flete prorrateado en todas las líneas. No toca el flete de la cabecera — para reiniciar ese, edítelo directamente en la cabecera y guarde.

Importante: el botón "Distribuir flete" reemplaza el flete distribuido — no acumula. Si distribuye 5.000 y luego distribuye 3.000, queda en 3.000 en total, no 8.000. Si necesita ambos efectos, sume los montos antes de distribuir.

Validación al aplicar: el sistema valida que Σ Líneas + Flete cabecera = Total Doc. El flete distribuido en líneas no entra en esta validación — así una compra con costos de adquisición externos prorrateados puede aplicarse sin descuadre.

Cómo se ve en la barra de totales

Bajo la tabla de líneas se muestran dos campos separados:

Flete (documento) — el valor de la cabecera, parte del balance.
Flete (distribuido en líneas) — la suma prorrateada en cada línea, solo costo unitario.

Si el distribuido es mayor que el de documento, significa que hay costo de adquisición extra (Caso 2) y se muestra en verde — no es un error. Solo se marca en rojo si el distribuido es menor que el de cabecera (inconsistencia que conviene revisar).

Pasar a Borrador

MCO-009

Permite revertir una compra ya aplicada al estado Borrador para corregir errores y re-aplicarla. Se accede desde Opciones → Pasar a Borrador.

Requisitos para revertir

Condición	Detalle
Estado = Aplicada	Solo compras en estado 2 pueden revertirse
Antigüedad ≤ 30 días	La fecha de la compra no puede tener más de un mes. Para compras más antiguas, contacte al administrador.
Sin pagos activos en CxP	Si ya se registraron recibos/pagos en el módulo CxP, deben anularse primero antes de revertir la compra.

¿Qué se elimina?

Movimientos de inventario (FCO) Se eliminan las entradas de stock creadas al aplicar. El stock retrocede a como estaba antes.

Asiento contable Se eliminan las líneas de ContaDiario asociadas y se recalculan los saldos de las cuentas afectadas.

Documento CxP Se elimina el registro en Cuentas por Pagar (solo si no tiene pagos activos).

Estado → Borrador (1) La compra queda editable nuevamente. Los costos en artículos (DbCosto) NO se revierten automáticamente.

Los costos actualizados en los artículos no se revierten al pasar a borrador. Si necesita restaurar costos anteriores, hágalo manualmente desde el catálogo de artículos antes de re-aplicar.

Corregir movimientos de inventario duplicados

Si una compra se aplicó por error dos veces, sus artículos pueden quedar con movimientos de inventario duplicados (el stock entra el doble). El sistema lo detecta y muestra un aviso rojo en la compra: «Inventario inconsistente: N artículo(s) con movimientos duplicados», con el detalle de cada artículo afectado.

En ese aviso aparece el botón Corregir duplicados. Al pulsarlo y confirmar, el sistema conserva un solo movimiento por artículo y elimina los sobrantes, dejando el stock en su valor correcto. La página se recarga automáticamente y el aviso desaparece.

Esta opción no pasa la compra a borrador ni elimina el asiento contable ni el documento de CxP: solo limpia los movimientos de inventario repetidos. La compra sigue Aplicada.

Flujo Completo Recomendado

①

Recibir factura Automáticamente desde el sistema de Hacienda (FE) o ingresarla manualmente

②

Homologar artículos Relacionar cada línea del proveedor con el artículo local. Usar IA para agilizar. Crear artículos nuevos si no existen (MCO-003).

③

Asignar cuentas contables Para compras de gastos uniformes: Opciones → "Asignar cuenta a todas" (MCO-010). Para compras mixtas: asignar individualmente.

④

Definir tipo de compra En el encabezado, seleccionar el tipo correcto (Mercancía, Servicio, Ambos, etc.). Sin esto, no se puede aplicar.

⑤

Revisar y aprobar costeo (MCO-005) Verificar que los costos proyectados son correctos. Marcar líneas como revisadas y clic en "Aprobar costeo". El botón "Aplicar" se pondrá verde.

⑥

Aplicar la compra (MCO-007) Clic en "Aplicar". El sistema ejecuta los 10 pasos (incluye márgenes automáticos en el paso 6). Al terminar aparecen opciones de pago y revisión de precios.

⑦

Revisar precios de venta (MCO-008) Botón "Precios" (o "Revisar precios" en el resultado). Verificar anomalías, corregir precios debajo del costo y guardar.

⑧

Registrar pago en CxP (si es al crédito) Desde el resultado de aplicar o desde el módulo CxP. Seleccionar medio de pago y aplicar.

Consejos y Errores Comunes

Use el análisis de compra (Análisis) antes de aplicar para ver cuáles artículos tienen variaciones de costo significativas respecto al histórico.

La cuenta se recuerda por proveedor+artículo: la próxima compra del mismo proveedor asignará la cuenta automáticamente.

Filtre "Solo con anomalías" en MCO-008 para ir directo a los precios problemáticos sin revisar toda la lista.

Error: "Debe definir el Tipo de Compra" — Seleccione el tipo en el encabezado y guarde los cambios de cabecera antes de intentar aplicar.

Error: "N artículo(s) quedarían con costo $0" — Esos artículos tienen origen Manual y costo 0. Actualice el costo manualmente en el catálogo o en MCO-008.

Error al revertir: "tiene pagos registrados" — Vaya a CxP, busque el documento, anule los recibos y luego intente revertir.

Buenas prácticas de auditoría: Todo cambio (costos, precios, cuentas, aplicación, reversión) queda registrado en la bitácora del sistema con usuario, fecha y detalle. Si tiene dudas sobre un cambio, consulte la bitácora.