Ayuda: Toma Física

Crear la toma Capturar el conteo Ver diferencias Aplicar Hoja de conteo No aplicó una línea Preguntas frecuentes Permisos

¿Qué es y para qué sirve? IN-TF-001

La toma física es el conteo real de la mercadería que hay en una bodega, para dejar el sistema igual a la realidad. Se cuenta producto por producto, se compara contra lo que dice el sistema y, al aplicar, el sistema corrige las diferencias.

Se usa para:

El inventario de fin de mes o de fin de año.
Conteos parciales de una categoría, un pasillo o una ubicación.
Corregir productos con stock negativo o descuadrado.
Cargar el inventario inicial cuando se arranca con el sistema.

La toma corrige el stock, no la plata Al aplicar, el sistema suma o resta existencias para que queden en lo contado. Es la herramienta correcta para cuadrar inventario, pero no reemplaza registrar bien las compras, ventas y salidas: si todos los meses aparecen diferencias grandes, el problema está en el proceso diario, no en la toma.

Cómo prepararse antes de contar

Termine de aplicar los documentos pendientes de esa bodega: compras, notas de entrada/salida, requisiciones y traslados en borrador. Si quedan sin aplicar, el sistema mostrará una existencia que no corresponde.
Decida el alcance: toda la bodega, una categoría o una ubicación. Se pueden hacer varias tomas parciales.
Imprima la hoja de conteo si va a contar en papel (ver Hoja de conteo).
Cuente sin facturar al mismo tiempo en esa bodega, o al menos tenga claro qué se movió mientras contaba.

El proceso, de principio a fin

Crear la toma

Botón Nueva → se elige la bodega y se le pone un detalle (por ejemplo "Conteo mensual diciembre"). Nace en Borrador.

Capturar lo contado

Escaneando, digitando, importando un archivo o leyendo con la cámara. Cada línea guarda lo que hay de verdad ("Físico"), y el sistema muestra al lado lo que él tiene ("Sistema") y la diferencia.

Revisar las diferencias

Filtros de Diferencias, Sobregiros, Pendientes y Aplicadas para revisar antes de tocar el inventario. Aquí es donde se detectan errores de conteo.

Aplicar

Botón Aplicar: el sistema ajusta el stock de cada línea para dejarlo en lo contado. Cuando todas las líneas quedan aplicadas, la toma pasa a Aplicada y se archiva.

Nada cambia hasta que se pulsa "Aplicar" Mientras la toma está en borrador puede contar, corregir y volver otro día: el inventario no se toca. El ajuste ocurre solo al aplicar, y línea por línea.

Paso 1 — Crear la toma Permiso 412

Botón Nueva del listado. Pide:

Campo	Qué se pone
Bodega	La bodega que se va a contar. Una toma cuenta una sola bodega.
Detalle	Nombre para reconocerla después, por ejemplo "Conteo mensual diciembre" o "Pasillo 3 - licores". Se puede buscar por este texto en el listado.

Al crearla se abre directamente la pantalla de conteo.

Paso 2 — Capturar el conteo Permiso 413

Hay cuatro formas de meter lo contado, y se pueden combinar en la misma toma:

Forma	Cómo funciona
Pistola de código de barras	Campo "Código o barra...": cada disparo agrega el artículo con la cantidad indicada.
Cámara del celular	Botón de cámara — "Escanear código de barras con la cámara". Útil en bodega sin lector.
Buscador de artículos	Botón "Buscar artículos" (MBA-002): filtros por categoría, bodega, ubicación y stock; permite agregar varios de una vez.
Cargar muchas líneas de una vez	Botón "Importar": desde un archivo CSV, XML o Excel, desde un PDF con inteligencia artificial, o desde una factura de compra (ver abajo).

Modo Agregar vs Modo Edición

La pantalla tiene dos formas de capturar, y se distinguen por dónde está el cursor:

Modo	Dónde está el cursor	Qué hace Enter
Modo Agregar	En los campos de arriba (Código / barra y Cantidad)	Agrega el artículo a la toma con esa cantidad
Modo Edición	En la casilla de la columna Físico, dentro de la tabla	Guarda esa cantidad y salta de una a la línea siguiente (el guardado corre por detrás, no hay que esperar)

Contar de corrido En Modo Edición el foco salta solo con Enter, sin esperas. Al llegar a la última línea visible vuelve al campo de búsqueda de arriba para seguir agregando. Las líneas ya aplicadas salen en verde, sin casilla de edición, y se saltan automáticamente.

Cargar líneas con Importar

El botón Importar abre un menú con cuatro formas de meter muchas líneas de una sola vez:

Con Excel — archivo .xlsx con las columnas Código y Cantidad.
Con CSV / XML — el CSV lleva Código y Cantidad (separador coma o punto y coma) y detecta el encabezado solo; el XML acepta exportaciones de FactuPOS y XML de facturas electrónicas de Hacienda.
Con PDF (inteligencia artificial) — se sube el PDF de las hojas de conteo escaneadas (hasta 20 MB) y la IA extrae código y cantidad. Antes de confirmar se muestra una vista previa editable.
Con Factura de Compra — trae los artículos de una compra que ya entró a la bodega, para ir a verificarlos. Ver abajo.

En los tres primeros, la casilla "Omitir si cantidad y stock son 0" (activada por defecto) evita meter líneas que no aportan nada. Desactívela si quiere dejar constancia de artículos contados en cero.

Las mayúsculas y minúsculas del código no importan Si en el archivo el código viene escrito ab-125 y en su catálogo está como AB-125, el sistema lo reconoce igual: es el mismo artículo. Los espacios de más al principio o al final tampoco estorban. La línea se carga con el código tal como está escrito en el catálogo, para que toda la toma quede pareja. Y si el archivo trae el mismo artículo dos veces escrito distinto, se detecta como repetido y las cantidades se suman.

Con Factura de Compra

Sirve para revisar la mercadería que acaba de entrar: se elige la factura y la toma se llena con todos sus artículos, listos para contarlos en la percha.

Toque Importar y elija Con Factura de Compra.
Se abre una ventana con las últimas 50 compras ya aplicadas, la más reciente de primera, con la fecha, el documento, el proveedor y cuántas líneas trae cada una. Puede filtrar escribiendo el número de factura o el nombre del proveedor, y ordenar haciendo clic en el título de cada columna.
Marque la factura y toque Cargar la compra marcada. El sistema le dice antes cuántos artículos va a cargar y qué se queda afuera; si está de acuerdo, confirme.
Los artículos entran con la cantidad contada en cero. Recorra la bodega y digite lo que realmente hay, como en cualquier otra toma.

Entra la lista, no la cantidad A propósito no se copia la cantidad de la factura: si se copiara, la toma diría que todo está correcto sin que nadie haya contado nada. Lo que aporta la compra es la lista de qué hay que ir a revisar; el número lo pone la persona que cuenta.

Qué se queda afuera, y el sistema se lo avisa antes de cargar:

Las notas de crédito y de débito de compra no aparecen en la lista: devuelven mercadería al proveedor, no la ingresan. Tampoco aparecen las compras que siguen en borrador, porque todavía no metieron nada a la bodega.
Los servicios y los códigos que no están en su catálogo no se cargan: no se cuentan en inventario.
Los artículos que ya están en otra toma en borrador de la misma bodega no se cargan, para no contar lo mismo dos veces en dos tomas.
Los que ya están en esta toma no se duplican y no se les toca lo que usted ya contó.

Un chequeo continuo del inventario Si cada vez que llega mercadería se hace una toma con la factura de esa compra, el inventario se va verificando solo, poco a poco, sin tener que parar la operación para contar toda la bodega.

Paso 3 — Revisar antes de aplicar

Arriba de la tabla hay filtros rápidos para revisar el conteo sin tocar el inventario todavía:

Filtro	Qué muestra
Diferencias	Solo las líneas donde el físico no coincide con el sistema — es la revisión más importante
Sobregiros	Líneas que dejarían el stock en negativo al aplicar
Pendientes	Líneas que todavía no se han aplicado
Aplicadas	Líneas que ya ajustaron el inventario
Filtrar líneas…	Busca por código o nombre dentro de la toma

Se puede ordenar por cualquier columna haciendo clic en el título: código, nombre, barra, sistema, físico, diferencia, costo y costo de la diferencia. Así se detectan rápido las diferencias más caras.

Ordene por costo de la diferencia Antes de aplicar, ordene por costo de la diferencia de mayor a menor y revise las primeras líneas: son las que más plata mueven. Un error de conteo en un artículo caro pesa más que veinte errores en artículos baratos.

Paso 4 — Aplicar la toma Permiso 423

El botón Aplicar abre una ventana de progreso que procesa las líneas pendientes una por una, en orden (es más lento que en paralelo, pero mucho más confiable: evita choques en la base de datos). Si hay líneas seleccionadas aplica solo esas; si no, aplica todas las pendientes.

Se aplica línea por línea Cada línea se marca como Aplicada apenas su ajuste queda registrado. La toma solo pasa a estado "Aplicada" y se archiva cuando todas sus líneas están aplicadas. Si quedan pendientes, la toma sigue editable y se puede reintentar sin perder lo ya hecho.

Al terminar completo, el sistema:

Deja el stock de cada artículo igual a lo contado.
Mueve la toma al histórico y la marca como Aplicada.
Genera el informe de la toma.

Cuando una línea no aplica

Si alguna línea falla, al terminar aparece un panel rojo con la lista de fallos: Código, Artículo, Motivo del fallo y un botón Quitar para eliminar esa línea sin salir de la ventana.

Motivo	Qué hacer
Sobregiro: stock actual X, diferencia Y	Aplique primero las entradas pendientes de esa bodega, o corrija el conteo
Artículo está INACTIVO	Actívelo en el catálogo, o quite la línea
Artículo no existe	El código se eliminó del catálogo después de contarlo: quite la línea
Receta sin insumos	Es un artículo compuesto sin ingredientes configurados: configúrelos o cámbielo a Producto

Reintentar fallidos Al pie de la ventana hay un botón ámbar "Reintentar fallidos" que sigue solo con las líneas pendientes; las ya aplicadas no se reprocesan. Si el motivo era temporal (stock momentáneamente negativo por otra operación), con reintentar basta. Si es definitivo, primero Quitar la línea y luego reintentar.

Listado de tomas

Filtros: Desde / Hasta, Bodega, Estado y Detalle (busca por el texto que se le puso a la toma). El enlace Limpiar los reinicia.

Botones: Nueva · Refrescar · Imprimir Web · Generar PDF · Excel · Salir. Abajo, con líneas marcadas, aparece Eliminar (permiso 421; si no lo tiene, sale gris con "Sin permiso 421").

Doble clic sobre una fila abre la toma. El pie tiene paginación y selector de filas por página.

Revisar varias tomas juntas IN-TF-003

Marque con el cuadrito varias tomas (pueden ser borradores y también tomas ya aplicadas) y use uno de estos dos botones:

Botón	Qué muestra
Todo lo contado	Todas las líneas de esas tomas en una sola lista, con el número de toma a la izquierda. Se puede buscar por artículo y elegir entre ver todo lo contado o solo lo que tuvo diferencia.
Lo que no se contó	Los artículos que tienen existencia (positiva o negativa) y no aparecen en ninguna de las tomas marcadas. Sirve para saber qué quedó sin revisar.

Las dos listas se bajan a Excel y se imprimen. Es la forma de saber cuántas veces se contó un artículo, porque al aplicar una toma solo llegan al Kardex los artículos que tuvieron diferencia — pero el sistema guarda todos los conteos.

La pantalla de conteo

Columnas de la tabla:

Columna	Qué es
Código / Nombre / Barra	El artículo
Sistema	Existencia que tiene registrada el sistema en esa bodega
Físico	Lo que usted contó — es la casilla que se digita
Diferencia	Físico − Sistema. Positiva = sobra; negativa = falta
Paquete	Ayuda para artículos que vienen por bulto
Costo / Costo de la diferencia	Cuánta plata representa esa diferencia

Otros botones de la pantalla: Ordenar las líneas de la toma, Hoja de conteo (para llenar a mano), Imprimir en impresora POS/tiquete, Excel, Importar toma, Quitar (línea) y Salir.

El ojito de cada línea abre los conteos de ese artículo: todas las veces que se contó en los últimos meses (se elige 1, 3, 6 o 12), haya tenido diferencia o no, con la toma, la fecha, lo que decía el sistema y lo que se contó. La lista se baja a Excel.

En el celular

La toma cambia sola a la vista de celular en pantallas angostas. Está pensada para contar caminando por la bodega: campo de código grande, lectura con la cámara, cantidad y agregar. Para revisar diferencias con calma, ordenar por costo y aplicar, es más cómoda la computadora.

Hoja de conteo e informes

Documento	Para qué
Hoja de conteo	Lista de artículos con el espacio en blanco para anotar a mano lo contado. Se imprime antes de contar y después se digita o se escanea el PDF con la IA.
Imprimir Web / Generar PDF	Informe de la toma con sus diferencias, para firmar y archivar
Excel	El detalle completo para analizarlo aparte
Tiquete POS	Impresión rápida en la impresora de punto de venta

Estados

Estado	Qué significa	Qué se puede hacer
Borrador	Se está contando; el inventario no se ha tocado	Capturar, importar, corregir, aplicar, eliminar
Aplicada	Todas las líneas ajustaron el inventario; pasa al histórico	Solo consultar e imprimir

Una toma con algunas líneas aplicadas sigue en Borrador hasta que se terminen todas.

Qué queda registrado en el inventario

Al aplicar, cada línea con diferencia genera un movimiento de ajuste en el kardex del artículo, por la cantidad que falta o que sobra, indicando que viene de la toma física. Las líneas sin diferencia no generan movimiento (no hay nada que ajustar).

Los movimientos se consultan después en Movimientos (Kardex).

Efecto en la plata Un faltante hace bajar el valor del inventario y un sobrante lo hace subir. Por eso conviene revisar y firmar el informe de diferencias antes de aplicar: es la evidencia de por qué cambió el valor del inventario ese día.

Avisos y errores comunes

Lo que dice la pantalla	Qué pasó
"No tenés permiso para entrar a Tomas físicas"	El usuario no tiene ninguno de los permisos de tomas físicas (`412`, `413`, `421`, `422`, `423`, `428` o `429`). Con cualquiera de ellos entra. Se lo asigna el administrador en Seguridad → Permisos sistema.
"Sin permiso 412 / 413 / 421 / 423"	Le falta el permiso para crear, capturar, eliminar o aplicar. El botón se ve gris a propósito.
Sobregiro	La línea dejaría el stock negativo. Revise entradas pendientes o el conteo.
"Aplicación parcial"	Algunas líneas no pasaron. El panel rojo muestra el motivo exacto de cada una.
El sistema muestra una existencia que no es	Casi siempre hay documentos sin aplicar en esa bodega (compras, notas, requisiciones o traslados en borrador).
"Código no encontrado" al importar	Ese código no está en su catálogo de artículos, o el artículo está inactivo. No es por cómo esté escrito: mayúsculas, minúsculas y espacios de más no cambian nada. Revise el código en el archivo o cree el artículo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo contar en varios días?

Sí. La toma queda en borrador con todo lo capturado hasta que usted la aplique. Tenga en cuenta que la columna Sistema se compara contra la existencia del momento de aplicar.

Conté solo una parte de la bodega, ¿pasa algo?

No. Solo se ajustan los artículos que están en la toma; los demás quedan como estaban. Se pueden hacer tomas parciales por categoría o pasillo.

Apliqué una toma con datos malos, ¿cómo lo arreglo?

No se deshace desde el módulo. Haga una nueva toma con las cantidades correctas y aplíquela: el sistema vuelve a dejar el stock en lo que usted cuente.

Importé una lista y me dice "Código no encontrado" en artículos que sí existen

Ya no debería pasar por cómo esté escrito el código: el sistema compara sin fijarse en mayúsculas, minúsculas ni espacios de más, igual que cuando lo busca a mano. Si el aviso sigue saliendo, ese código de verdad no está en el catálogo o el artículo está inactivo — búsquelo en Artículos (IN-002) para confirmarlo.

¿Un artículo que no aparece se puede agregar?

Sí, con el campo de código o el buscador. Si no existe en el catálogo, primero hay que crearlo.

¿Qué hago si mientras contaba se facturó de esa bodega?

Termine de contar y, antes de aplicar, revise esas líneas: el sistema compara contra la existencia del momento de aplicar, no del momento en que contó.

Permisos

Permiso	Habilita
Para entrar alcanza con cualquiera de los permisos de esta tabla. No hace falta el permiso general del módulo de inventarios (`081`).
`412`	Crear tomas físicas — botón Nueva
`413`	Capturar: agregar y modificar líneas de la toma
`421`	Eliminar tomas
`422`	Ver e imprimir el reporte de la toma
`423`	Aplicar la toma (ajustar el inventario)

Separación recomendada Quien cuenta (413) no debería ser quien aplica (423). Así el ajuste del inventario siempre lo revisa una segunda persona.

Ver también: Notas de Entrada/Salida · Requisiciones · Movimientos (Kardex) · Bodegas

Exportar a Excel: permiso 947

Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:

Permiso 947 — Inventarios · Tomas físicas IN-TF-001

Cómo se asigna Lo asigna quien administre los permisos de usuario de su empresa, en Seguridad → Usuarios SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.

Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.

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