¿Qué es el kardex? IN-006
El kardex es el historial, en orden de fecha, de todo lo que entró y salió de un artículo en una bodega: ventas, compras, notas, requisiciones, tomas físicas y ajustes. Cada línea muestra el documento que lo causó, la cantidad y cómo quedó el saldo después de ese movimiento.
Es la herramienta para responder preguntas como:
- "¿Por qué este producto está en negativo?"
- "¿Quién sacó estas 20 unidades y con qué documento?"
- "¿Cuándo fue la última vez que entró este artículo?"
¿Hasta dónde llega el kardex hacia atrás?
El rango Desde / Hasta no tiene tope: se puede pedir un año, tres o diez. Lo que manda es hasta dónde hay movimientos guardados.
El primer movimiento de cualquier bodega es la carga inicial del inventario, que aparece en el kardex como un ajuste con el detalle INVENTARIO INICIAL SISTEMA. Esa es la fecha en que el inventario empezó a llevarse en el sistema; antes de ella no hay nada que mostrar, porque el inventario todavía no estaba acá.
INVENTARIO INICIAL SISTEMA, marca el arranque. De ahí en adelante el historial se va acumulando solo, año tras año.
El «Saldo de arrastre»: por qué no ve una entrada vieja
Cuando se abre el kardex desde el catálogo de artículos, la ventana viene con los últimos 3 meses ya puestos en Desde / Hasta. No es que el artículo no tenga más historial: es el rango con el que abre.
Todo lo que pasó antes de la fecha Desde no se lista línea por línea, pero sí está contado: aparece resumido en la primera fila amarilla, la que dice Saldo de arrastre. Ese número es la existencia que el artículo ya traía al empezar el rango.
Las tres pantallas
Movimientos IN-006
Se busca un artículo y se ve todo su historial. Es la pantalla que más se usa.
Movimientos del día IN-007
Todo lo que se movió en un rango de fechas, de todos los artículos. Sirve para auditar el día.
Kardex histórico
Consulta de solo lectura de los movimientos heredados del sistema anterior.
Movimientos de un artículo Permiso 419
Filtros: Código, Nombre, Bodega y el rango Desde / Hasta. Se elige el artículo y el sistema muestra sus movimientos con el saldo corrido.
Botones: Aplicar filtros, Limpiar filtros, Excel, Imprimir / PDF, Kardex histórico y Salir. La tabla tiene paginación con selector de filas por página.
Movimientos del día IN-007
Muestra todo lo que se movió en el rango de fechas, sin importar el artículo. Filtros disponibles:
| Filtro | Para qué |
|---|---|
| Desde / Hasta | El rango de fechas a revisar |
| Bodega | Ver solo el movimiento de una bodega |
| Cód artículo | Seguir un artículo específico |
| Tipo doc | Solo ventas, solo compras, solo ajustes… (ver tipos) |
| Documento | Buscar por el número del documento |
| Detalle / Usuario | Buscar por el texto del movimiento o por quién lo hizo |
Cada fila tiene dos botones: Kardex (historial actual del artículo) y Kardex histórico (el heredado del sistema anterior).
Cómo investigar un descuadre
- Abra Movimientos y busque el artículo, filtrando por la bodega donde aparece el problema.
- Recorra el saldo corrido de arriba hacia abajo hasta encontrar dónde se volvió negativo o dónde saltó el número.
- Haga clic en el Documento de esa línea para ver qué operación fue.
- Verifique si falta aplicar algo: compras, notas, requisiciones o traslados en borrador no aparecen aquí porque todavía no movieron inventario.
- Si el movimiento sobra y es un ajuste manual, se puede eliminar (ver abajo). Si es una factura o una compra, hay que corregir el documento original.
Tipos de movimiento
| Tipo | De dónde viene |
|---|---|
| FVE / TIK | Venta — factura o tiquete (rebaja) |
| FCO | Compra aplicada (ingreso) |
| NCV / NCC | Nota de crédito de venta o de compra |
| RIN | Requisición entre bodegas (una salida y una entrada por artículo) |
| TCI | Traslado entre empresas |
| NEI / NSI | Nota de entrada / salida manual |
| TOM | Ajuste generado por una toma física |
| PAC | Ingreso de paca |
| AJU | Ajuste manual: alguien sumó o restó existencia directamente |
Columnas
Fecha · Bodega · Tipo · Documento · Cantidad (con signo + o −) · Saldo (cómo quedó la existencia después de ese movimiento) · Detalle · Usuario, y al final una columna de acciones.
El Detalle de las ventas dice a quién se le vendió. En las facturas y notas de débito, la columna Detalle muestra el nombre del cliente (el número ya está en la columna Documento, así que no se repite). Si la venta incluía un artículo compuesto, se agrega también de qué kit salió. En los movimientos de antes de abril de 2026 el detalle se ve como se guardó en su momento: Factura #… CLIENTE=…. El Excel sale con el mismo texto que se ve en pantalla.
Eliminar un ajuste manual Permiso 405
El botón de basurero aparece solo en las líneas de tipo ajuste (AJU) y solo si el usuario tiene el permiso 405 — "Suma o resta existencia a una bodega".
- El servidor vuelve a verificar el tipo antes de borrar: cualquier otro movimiento se rechaza.
- La eliminación queda registrada en la bitácora del sistema con el artículo, la bodega, la cantidad, la fecha y el detalle.
- Al eliminar, la tabla se recarga y el saldo se recalcula.
Kardex histórico
Es una consulta de solo lectura del historial heredado del sistema anterior. Tiene los mismos filtros (bodega y fechas), exportación a Excel, saldo de arrastre y saldo corrido.
Preguntas frecuentes
Hice una compra y no aparece en el kardex
Lo más probable es que la compra esté en borrador. Los documentos mueven inventario solo cuando se aplican.
Hice una nota de entrada y en el kardex no aparece
Fíjese primero en la fecha Desde de la ventana: abre con los últimos 3 meses, así que una nota más vieja no se lista, pero su cantidad ya está sumada en la fila amarilla Saldo de arrastre. Amplíe el Desde y la línea aparece. Vea El «Saldo de arrastre». Si aun con el rango amplio no está, revise que la nota no haya quedado en Borrador: las notas mueven inventario solo cuando se aplican.
El saldo del kardex no coincide con el stock del artículo
Verifique que está viendo la misma bodega y sin filtro de fechas que corte el arranque. El stock del artículo suma todas las bodegas; el kardex se ve por bodega.
¿Puedo exportar el kardex?
Sí, con Excel o con Imprimir / PDF. El Excel sale con lo que está en pantalla; si la consulta traía más de 500 movimientos, el archivo lo advierte en la primera línea y conviene bajarlo por períodos más cortos.
No puedo ver movimientos de años anteriores
El kardex no le pone tope al rango de fechas. Si al pedir un rango viejo no aparece nada, es porque el inventario de la empresa arrancó en el sistema en una fecha posterior. Vea ¿Hasta dónde llega el kardex hacia atrás?.
¿Quién puede ver el kardex?
Cualquier usuario con el permiso 419. Para borrar ajustes se necesita además el 405.
Permisos
| Permiso | Habilita |
|---|---|
081 | Entrar al módulo de inventarios |
419 | Ver movimientos y kardex |
405 | Eliminar ajustes manuales desde el kardex |
Exportar a Excel: permisos
Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar cada reporte se habilita persona por persona, con un permiso propio para cada uno:
- Permiso 938 — Inventarios · Movimientos
IN-006 - Permiso 939 — Inventarios · Movimientos del día
IN-007
SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.
Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.