¿Qué es y para qué sirve? IN-040
La requisición es el documento con el que se pasa mercadería de una bodega a otra dentro de la misma empresa: de la bodega principal a una sucursal, de bodega a sala de ventas, de bodega a cocina, del taller a exhibición, etc.
Sirve para dos cosas al mismo tiempo:
- Mover el inventario de verdad — rebaja el stock en la bodega que entrega y lo suma en la bodega que recibe. Queda registrado en el kardex de cada artículo.
- Dejar constancia de quién hizo qué — quién la creó, quién la despachó (aplicó) y quién recibió la mercadería del otro lado, con fecha y hora.
Un ejemplo típico: la sucursal necesita 20 cajas de producto. Alguien crea la requisición Bodega Central → Sucursal 2, le mete los artículos, la aplica (ahí el sistema rebaja de Central y suma en Sucursal 2), imprime el tiquete que va con el chofer, y cuando llega, el encargado de la sucursal marca Recibir.
¿Cuál módulo debo usar?
Tres módulos parecidos, cada uno para un caso distinto:
| Si necesita… | Use |
|---|---|
| Pasar producto de una bodega a otra de la misma empresa | Requisiciones (este módulo) |
| Pasar producto de una empresa a otra (multi-empresa) | Traslados entre empresas |
| Que entre o salga mercadería sin que vaya a otra bodega (merma, consumo interno, sobrante encontrado) | Notas de Entrada / Salida |
| Corregir el stock contra un conteo físico | Toma Física |
Cómo se entra
Menú principal → Inventarios → Requisiciones (grupo Tomas y Notas).
Se abre el listado mostrando, por defecto, las requisiciones en borrador del día de hoy. Si no aparece nada, casi siempre es porque el filtro de fecha está en hoy o el estado está en Borrador: cambie el rango de fechas o pase el estado a Todas.
Para entrar alcanza con cualquiera de los permisos de requisiciones: 407, 408, 057 o 058. No hace falta el permiso general del módulo de inventarios (081). Lo que puede hacer adentro depende de cuáles tenga — ver Permisos.
El proceso, de principio a fin
Crear la requisición
Botón Nueva → se eligen bodega de origen y bodega de destino. Nace con estado Borrador y con su número consecutivo.
Agregar los artículos y las cantidades
Escaneando, digitando el código o buscando por nombre. Todo se guarda solo; se puede dejar a medias y volver después. El inventario todavía no se movió.
Aplicar
Botón Aplicar. Este es el paso que mueve el stock: saca de la bodega de origen y mete en la de destino. La requisición pasa a Aplicada y se imprime el tiquete.
Recibir
Cuando la mercadería llega físicamente, quien la recibe la marca desde el listado con el botón Recibir. Queda su nombre en la columna Recibe.
Paso 1 — Crear la requisición Permiso 407
En el listado, botón Nueva (arriba a la derecha). Se abre la ventana Nueva Requisición (MI-040), que pide solo dos datos:
| Campo | Qué se pone |
|---|---|
| Bodega origen | De dónde sale la mercadería — la bodega que va a quedar con menos stock |
| Bodega destino | A dónde entra la mercadería — la bodega que va a quedar con más stock |
Al pulsar Crear, el sistema asigna el número consecutivo y abre de una vez la pantalla para meterle los artículos.
057) y cree otro. Tampoco deja poner la misma bodega de los dos lados: avisa "Origen y destino no pueden ser la misma bodega."
Si el botón Nueva aparece gris con el mensaje "Sin permiso 407", el usuario no tiene autorización para crear requisiciones; hay que pedirlo al administrador.
Paso 2 — Agregar los artículos
Arriba de la lista hay tres controles: el campo "Código o barra del artículo...", el campo de cantidad (arranca en 1) y los botones Agregar y Buscar.
| Forma | Cómo se hace |
|---|---|
| Con la pistola | Con el cursor en el campo de código, dispare el escáner. Si el código existe, el sistema lo muestra bloqueado y salta solo a la cantidad con el aviso "…encontrado · ingrese cantidad (stock: X)". Digite la cantidad y presione Enter. (Esc cancela ese artículo.) |
| Digitando el código | Escriba el código exacto, ponga la cantidad y pulse Agregar o Enter. |
| Buscando por nombre | Botón Buscar, la tecla F2 o doble clic en el campo de código → abre el buscador de artículos, donde puede marcar varios y agregarlos de un solo golpe. |
Si lo que escribió no coincide exacto pero hay un único artículo parecido, el sistema se lo propone. Si hay varios, abre el buscador automáticamente.
Buscador de artículos (MBA-002)
Es el mismo buscador que usan otros módulos. Trae filtros de Categoría, Subcategoría, Ubicación y Stock, y muestra las columnas Código, Cód. Barras, Nombre, Stock, Pqt, Costo y Cantidad. Se escribe la cantidad en las líneas que quiere y se pulsa Agregar: entran todas juntas a la requisición.
El buscador de este módulo solo ofrece artículos con existencias en la bodega de origen, para no armar requisiciones de producto que no hay.
La tabla de artículos
Cada línea muestra:
| Columna | Qué es |
|---|---|
| Código / Nombre | El artículo |
| Stock | Lo que hay en la bodega de origen en este momento |
| Cant. | Lo que se va a trasladar. Se corrige escribiendo directamente sobre la celda. |
| Costo / Costo Tot. | Costo unitario y por línea (sin IVA) |
| IVA / Total | Impuesto y valor con impuesto — es solo informativo, la requisición no cobra nada |
| Círculo de la izquierda | Gris = pendiente; check verde = ya aplicada (esa línea ya movió inventario) |
| X roja | Quita la línea (pide confirmación). No aparece habilitada en líneas ya aplicadas. |
Abajo van los totales Total Costo, Total IVA y Total. Con la casilla de la izquierda se marcan varias líneas y se borran juntas con el botón Eliminar (n).
Paso 3 — Aplicar Permiso 408
Botón verde Aplicar, arriba en la requisición. Se abre la ventana Aplicando Requisición #N, que va mostrando el avance con una barra de progreso y una lista de pasos: valida las bodegas, valida el permiso, procesa artículo por artículo, cambia el estado e imprime.
Durante el proceso se puede Pausar y después Continuar. Al terminar aparece "¡Aplicación completada!" con el resumen de artículos aplicados y el botón Cerrar.
- Si a algunos artículos les falta existencia: avisa "N artículo(s) sin stock se omitirán" y aplica el resto.
- Si a todos les falta: no arranca y muestra "Stock insuficiente en todos los pendientes: …" con los códigos.
- Por artículo el mensaje es "Stock insuficiente para CÓDIGO: disponible X, requiere Y".
Aplicación parcial: lo hecho no se pierde
Cada artículo se marca como aplicado apenas su movimiento queda registrado. Si el proceso se interrumpe —se cortó la conexión, se pulsó Cancelar, faltó stock en algunas líneas— lo que ya se aplicó se mantiene y la requisición sigue en Borrador con esas líneas en verde y protegidas.
Para terminarla: vuelva a entrar y pulse Aplicar otra vez. Solo se procesa lo que quedó pendiente; nada se duplica.
Cuando todas las líneas quedan aplicadas, la requisición pasa a estado Aplicada, se guarda quién la aplicó con fecha y hora, y se imprime el tiquete en la impresora de punto de venta.
Paso 4 — Recibir Permiso 058
Cuando la mercadería llega físicamente a la bodega de destino, quien la recibe:
- Entra al listado de Requisiciones.
- Pone el filtro de estado en Aplicadas.
- Marca la casilla de las requisiciones que le llegaron.
- Pulsa Recibir en la barra de abajo y confirma.
Su nombre queda en la columna Recibe del listado y en el documento impreso.
Se pueden marcar varias y recibirlas todas de una vez. Si entre las seleccionadas hay borradores, se omiten ("Recibidas: N · omitidas: M").
Listado de requisiciones
Es la pantalla de entrada. Arriba, la barra de botones:
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Nueva | Crea una requisición (permiso 407) |
| Refrescar | Vuelve a consultar aplicando los filtros |
| Imprimir Web | Abre el reporte del listado en el navegador para imprimirlo |
| Generar PDF | Descarga el listado en PDF |
| Excel | Descarga el listado en Excel |
| Envía el listado en PDF por correo | |
| Salir | Cierra el módulo |
Filtros y búsqueda
| Filtro | Detalle |
|---|---|
| Desde / Hasta | Rango de fechas. Los dos arrancan en el día de hoy — es la razón #1 por la que "no aparece" una requisición vieja. |
| Estado | Botón de tres posiciones: Borrador (así arranca) · Aplicadas · Todas |
| Bodega origen / Bodega destino | Para ver solo el movimiento entre dos bodegas |
| N° Req. | Ir directo a un número de requisición |
| Limpiar | Reinicia todos los filtros |
El botón de estado manda sobre las acciones de abajo: con Borrador aparece Eliminar; con Aplicadas aparece Recibir.
Columnas de la tabla
Req. (número) · Bodega origen · Bodega destino · Creada · Aplicada · Crea · Aplica · Recibe · Ítems · Costo · Costo IVI, con el punto de color del estado a la izquierda.
Al final de cada fila hay dos botones: la impresora (tiquete POS) y el de abrir, que dice Editar si es un borrador y Ver si ya está aplicada. También se abre con doble clic sobre la fila. Con las flechas ↑ ↓ se navega y con Enter se abre la seleccionada.
Al pie: paginación (25, 50, 100 o 200 filas — se recuerda la elección), la leyenda de colores y los totales de Costo y Costo + IVI del rango consultado.
Eliminar y Recibir en lote
| Acción | Cuándo aparece | Qué hace |
|---|---|---|
| Eliminar 057 | Con el estado en Borrador | Borra definitivamente los borradores marcados. Como el borrador nunca tocó el inventario, no deja movimientos sueltos. |
| Recibir 058 | Con el estado en Aplicadas | Firma la recepción de las requisiciones marcadas |
La pantalla de la requisición
En el encabezado se ve el número (Requisición #N), el punto de estado, las dos bodegas (origen → destino), la fecha y el usuario que la creó y, si está aplicada, también la fecha y el usuario que la aplicó.
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Aplicar | Mueve el inventario (solo en borrador, permiso 408). Aparece gris con "Agregue artículos primero" si la requisición está vacía. |
| POS | Imprime el tiquete en la impresora de punto de venta; permite indicar el número de impresora |
| Excel | Descarga el detalle de artículos de esta requisición |
| Imprimir Web | Abre el documento en el navegador para imprimirlo en hoja carta |
| Generar PDF | Descarga el documento en PDF |
| Salir | Vuelve al listado |
Una requisición aplicada se abre en modo consulta: se puede ver e imprimir, pero no tiene barra de captura ni botón Aplicar.
En el celular
El módulo cambia solo a la vista de celular en pantallas angostas; el icono del monitor fuerza la vista de computadora. Sirve para lo importante — crear, agregar artículos y aplicar — con estas diferencias:
- El listado son tarjetas en vez de tabla, y el estado es una lista desplegable en vez del botón de tres posiciones.
- Se crea con el botón redondo verde + de abajo a la derecha.
- Cada artículo tiene botones − y + para la cantidad, y su propia papelera.
- Al aplicar, las líneas sin stock se omiten automáticamente y el proceso no se puede pausar.
- La papelera del pie elimina la requisición completa (solo en borrador, permiso 057).
- No hay Excel, PDF, Imprimir Web, Email ni la acción Recibir: eso se hace desde la computadora.
Imprimir, PDF y Excel
| Documento | Dónde | Qué trae |
|---|---|---|
| Tiquete POS | Botón POS de la requisición, el icono de impresora del listado, y automático al aplicar | Tiquete corto con las bodegas, los artículos y las cantidades — es el papel que va con la mercadería |
| Documento en hoja carta | Imprimir Web o Generar PDF de la requisición | "REQUISICIÓN #N" con origen → destino, estado, detalle completo, totales y las firmas de Entregado por y Recibido por |
| Excel de la requisición | Excel dentro de la requisición | Código, Nombre, Cantidad, Costo, Costo Total, IVA, Total y fila de totales |
| Reporte del listado | Imprimir Web / Generar PDF / Excel del listado | Todas las requisiciones del filtro actual con sus bodegas, usuarios, ítems y costos |
Los reportes del listado respetan los filtros de la pantalla: lo que ve es lo que se imprime. Si el navegador bloquea la ventana emergente, aparece el aviso "Permití las ventanas emergentes".
Enviar por correo (MI-041)
Botón Email del listado. Envía en PDF el reporte de las requisiciones del filtro actual (no una sola requisición). Pide el Email destino y, opcionalmente, una copia (CC). El correo llega con el asunto "Requisiciones de Inventario - Borrador|Aplicadas|Todas | Empresa" y el PDF adjunto.
El botón Excel se ve gris
No es una falla. La exportación a Excel está protegida y se habilita reporte por reporte, porque un Excel se lleva la información fuera del sistema. Hacen falta dos llaves, y las dos:
| Llave | Qué decide | Quién la abre |
|---|---|---|
| Parámetro del reporte | Si la empresa puede exportar ese reporte | Soporte Real (no se abre desde el sistema) |
| Permiso del usuario | Si esa persona puede exportarlo | El administrador de la empresa |
946 — "Inventarios: exportar a Excel Requisiciones (IN-040)" — cubre las dos pantallas: el Excel del listado y el Excel de la requisición abierta. No hay que dar dos permisos.
Si lo que falta es el permiso (lo resuelve la empresa)
- Entre a Seguridad → Usuarios SE-001.
- Elija a la persona en la lista de la izquierda.
- Escriba Excel en el buscador de permisos: salen todos los reportes que se pueden exportar. El de esta pantalla es Requisiciones (IN-040).
- Márquelo y guarde.
- La persona recarga la pantalla de la requisición y el botón queda activo. No hace falta cerrar sesión.
Estados
| Estado | Qué significa | Qué se puede hacer |
|---|---|---|
| Borrador | Creada, pero todavía no movió inventario | Agregar y quitar artículos, cambiar cantidades, Aplicar, Eliminar |
| Aplicada | El inventario ya se movió: salió de origen y entró a destino | Consultar, imprimir y marcar Recibir. No se edita ni se elimina. |
Son los únicos dos estados. La columna Recibe no es un tercer estado: es solo el nombre de quien confirmó la llegada.
Qué queda registrado en el inventario
Al aplicar, por cada artículo se registran dos movimientos en el kardex, con tipo de documento RIN:
| Bodega | Movimiento | Detalle en el kardex |
|---|---|---|
| Origen | Salida (− cantidad) | "Requisición #N - Artículo - Salida" |
| Destino | Entrada (+ cantidad) | "Requisición #N - Artículo - Entrada" |
Por eso el total de la empresa no cambia: lo que sale de una bodega entra en la otra. Lo que cambia es el stock por bodega.
Los movimientos se pueden consultar después en Movimientos (Kardex) filtrando por el tipo RIN.
Avisos y errores más comunes
| Lo que dice la pantalla | Qué pasó y qué hacer |
|---|---|
| "No tenés permiso para entrar a Requisiciones" | El usuario no tiene ninguno de los permisos de requisiciones (407, 408, 057 o 058). Con cualquiera de ellos entra. Se lo asigna el administrador en Seguridad → Permisos sistema. |
| "Sin permiso 407 / 408 / 057 / 058" | El usuario no tiene ese permiso. El botón se ve gris a propósito, para que sepa que la función existe. Pídalo al administrador. |
| "Origen y destino no pueden ser la misma bodega." | Eligió la misma bodega de los dos lados al crear. |
| "Agregue artículos primero" | Está intentando aplicar una requisición vacía. |
| "…ya está en la lista" | Ese artículo ya fue agregado. Cambie la cantidad en la línea existente en vez de agregarlo otra vez. |
| "…sin stock" / "…stock insuficiente (X)" | La bodega de origen no tiene esa cantidad. Puede dejar la línea, pero al aplicar se omite hasta que haya existencias. |
| "Stock insuficiente para CÓDIGO: disponible X, requiere Y" | Baje la cantidad, o ingrese primero la mercadería que está pendiente de entrar a esa bodega. |
| "…ya fue aplicado, no se puede modificar / eliminar" | Esa línea ya movió inventario. No se toca: si hay que corregir, se hace una requisición de vuelta. |
| "N línea(s) sin movimiento fueron revertidas: …" | Una aplicación anterior quedó a medias. El sistema ya lo corrigió solo; vuelva a pulsar Aplicar. |
| "Solo se pueden aplicar requisiciones pendientes" | Alguien más ya la aplicó desde otra pantalla. Refresque el listado. |
| "Todas las líneas ya están aplicadas. Cerrando…" | Ya estaba todo aplicado; el sistema solo cierra la requisición. |
| "No hay requisiciones en el rango seleccionado." | Casi siempre es el filtro: las fechas arrancan en hoy y el estado en Borrador. Amplíe el rango o ponga Todas. |
| "No se pudo enviar a la impresora" | La impresora de tiquetes está apagada, sin papel o mal configurada en la estación. El movimiento de inventario sí se hizo. |
Preguntas frecuentes
Apliqué una requisición equivocada, ¿cómo la deshago?
No se puede borrar ni editar. Haga otra requisición al revés (origen = la bodega que recibió, destino = la que entregó) con los mismos artículos y cantidades, y aplíquela. El inventario queda como estaba y quedan las dos como historial.
¿Puedo cambiar las bodegas después de crearla?
No. Elimine el borrador y cree otro.
La requisición dice "Aplicada" pero la mercadería no ha llegado, ¿está mal?
No. Aplicada significa que el sistema ya movió el stock; el traslado físico puede tardar. Para eso está Recibir: confirma la llegada real.
¿Puedo aplicar solo una parte y el resto después?
Sí. Lo que aplique queda aplicado y en verde; lo demás sigue pendiente y la requisición sigue en borrador hasta que se termine.
Un artículo no aparece al buscarlo
El buscador solo muestra artículos con existencias en la bodega de origen. Si el producto está en otra bodega, la requisición debe salir de esa bodega.
El artículo sí tiene existencias, pero el buscador me lo muestra en cero
Eso pasaba cuando el buscador tenía selector de bodega y quedaba abierto en una bodega distinta a la de origen: el Stock que mostraba era el de esa otra bodega, y salía en cero justo en los artículos que solo existen en la de origen. Ya está corregido: el buscador de requisiciones muestra siempre el stock de la bodega de origen del documento y ya no hay que cambiar nada a mano.
¿Afecta el costo del artículo?
El traslado se hace al costo que trae el artículo; no lo recalcula ni lo cambia. El valor total del inventario de la empresa no varía.
¿Se puede hacer una requisición de un artículo que se vende por paquete?
Sí; se traslada por la unidad con la que se maneja el inventario. El buscador muestra la columna Pqt como referencia de cuántos paquetes completos hay.
¿Y si nadie marca "Recibir"?
No pasa nada con el inventario, ya se movió. Solo queda sin registrar quién recibió. Filtrando por Aplicadas se ve rápido cuáles tienen la columna Recibe vacía.
Permisos
| Permiso | Habilita | Si no lo tiene |
|---|---|---|
407 | Crear requisiciones — botón Nueva | Botón gris: "Sin permiso 407" |
408 | Aplicar, o sea mover el inventario — botón Aplicar | Botón gris: "Sin permiso 408" |
057 | Eliminar borradores y quitar líneas | Botón gris: "Sin permiso 057" |
058 | Marcar como recibidas — botón Recibir | Botón gris: "Sin permiso 058" |
Códigos de pantalla
| Código | Pantalla |
|---|---|
IN-040 | Requisiciones (listado y edición) |
MI-040 | Ventana Nueva Requisición |
MI-041 | Ventana Enviar por correo |
MBA-002 | Ventana Buscar Artículos |
RIN | Tipo de movimiento de inventario que genera la requisición |
Ver también: Traslados entre empresas · Notas de Entrada/Salida · Movimientos (Kardex) · Bodegas