¿Qué es y para qué sirve? IN-009
Las notas de entrada y salida sirven para meter o sacar mercadería del inventario cuando no hay una factura de por medio. Es el módulo para todo lo que no es compra ni venta.
Nota de ENTRADA
Inventario inicial, mercadería que aparece, donaciones recibidas, devolución de un préstamo, corrección hacia arriba.
Nota de SALIDA
Merma, producto dañado o vencido, consumo interno, muestras, regalías, uso personal, préstamo a otra empresa.
¿Cuál módulo debo usar?
| Si necesita… | Use |
|---|---|
| Meter o sacar producto sin factura (merma, consumo, inventario inicial) | Notas E/S (este módulo) |
| Pasar producto de una bodega a otra | Requisiciones |
| Cuadrar el inventario contra un conteo físico | Toma Física |
| Ingresar mercadería que sí tiene factura del proveedor | Compras → Ingreso de compra |
El proceso, de principio a fin
Crear la nota
Botón Nueva → Tipo (Entrada o Salida), Bodega, Motivo y Detalle. Nace en Borrador.
Agregar los artículos
Escaneando o digitando el código, con su cantidad. La pantalla muestra cómo quedaría el stock de cada artículo al aplicar.
Aplicar
Botón Aplicar: entra o sale el producto del inventario y, si es salida, se registra el asiento contable del gasto. La nota queda Aplicada.
Paso 1 — Crear la nota Permiso 433
| Campo | Qué se pone |
|---|---|
| Tipo * | Entrada (mete producto) o Salida (saca producto) |
| Bodega * | La bodega donde entra o de donde sale la mercadería |
| Motivo | Por qué se hace. En las salidas el motivo trae la cuenta contable de gasto (ver Motivos) |
| Detalle * | Descripción libre para reconocer la nota después, por ejemplo "SALIDA X FALTANTE" |
Junto al campo Motivo hay un botón + para crear uno nuevo sin salir de la ventana.
Paso 2 — Agregar los artículos
Campo "Código o barra..." más el campo de cantidad (si se deja vacío se toma 1). Se puede digitar, escanear con la pistola o buscar el artículo.
| Función | Para qué sirve |
|---|---|
| Modo barras | Cada escaneo suma 1 unidad al artículo, sin tener que digitar cantidades. Ideal para contar cajas o unidades sueltas de corrido. |
| Vista previa del stock | Cada línea muestra "cómo quedaría el stock al aplicar la nota", para darse cuenta antes de dejar un producto en negativo. |
| Seleccionar todo | Marca todas las líneas para borrarlas en bloque |
| Crear artículos en lote | Permite dar de alta artículos que todavía no existen en el catálogo (requiere el permiso 050; sin él el botón sale gris) |
Las cantidades se corrigen sobre la misma línea y todo se va guardando solo.
El botón Importar mete muchas líneas de una sola vez desde un archivo (Excel, CSV o un PDF leído con inteligencia artificial). Antes de confirmar se muestra una vista previa que marca cada fila como correcta, repetida o no encontrada.
Paso 3 — Aplicar Permiso 435 entrada Permiso 908 salida
Al pulsar Aplicar:
- Entrada — suma las cantidades al stock de la bodega. Hace falta el permiso
435. - Salida — resta las cantidades del stock y genera el asiento contable del gasto. Hace falta el permiso
908. - La nota pasa a Aplicada y deja de ser editable.
435) y a una sola de confianza a sacarla con notas de salida (908).
Al activarse esta separación, el permiso
908 se le dio automáticamente a todo el que ya podía aplicar notas, de modo que nadie quedó sin poder trabajar. El paso siguiente lo da el administrador: entrar a Configuración → Seguridad → Permisos sistema y quitarle el 908 a quien no deba sacar mercadería.
Administrar motivos
Es la única pantalla donde se crean, editan y eliminan los motivos, y donde se les asigna la cuenta de gasto. Es la lista que se usa tanto acá como al ajustar existencia desde la ficha del artículo. Se abre con el botón Motivos de la barra superior ("Administrar Motivos (cuenta de gasto)") o con el + que está junto al campo Motivo.
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Nuevo | Agrega un motivo: nombre + cuenta de gasto |
| Seleccionar / Cambiar cuenta | Abre el catálogo contable y asigna la cuenta al instante. Abre filtrado en Gastos, pero se puede cambiar a Costos, Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos o ver todas. |
| Editar | Renombra el motivo o le cambia la cuenta |
| Eliminar | Lo saca del catálogo de motivos |
Ojo con la diferencia de fondo, que sí existe: una nota de salida es mercadería que sale de verdad y genera el asiento contable con la cuenta de gasto del motivo. Un ajuste es una corrección de un número que no cuadra: mueve el inventario pero no genera asiento, así que ahí la cuenta del motivo no se usa.
Por eso conviene que la lista tenga motivos de los dos tipos, no solo de salida — por ejemplo "ENTRADA POR DIFERENCIA DE CONTEO" o "ENTRADA DEVOLUCIÓN SIN FACTURA" —, para que quien ajusta hacia arriba también encuentre el suyo.
Salidas a gasto: cómo configurarlas bien
Cada motivo de salida debe apuntar a la cuenta contable donde quiere ver ese gasto. Ejemplos típicos:
| Motivo | Cuenta que suele usarse |
|---|---|
| Producto dañado / vencido | Gasto por merma o pérdida de inventario |
| Consumo interno / uso propio | Gasto de operación del negocio |
| Muestras y regalías | Gasto de publicidad o promoción |
| Insumos de producción | Cuenta de costo (cambiando el filtro del selector) |
En todos los casos la cuenta debe ser de movimiento y estar activa en el catálogo contable; el sistema lo valida.
Listado de notas
Filtros: Desde / Hasta, Tipo (entrada o salida), Bodega, Estado y un buscador por N° o detalle.
Botones: Nueva · Refrescar · Motivos · Imprimir Web · Generar PDF · Excel · Salir.
Con líneas marcadas aparece la acción Eliminar (permiso 434), que solo funciona sobre notas en borrador.
La columna Valor: costo o precio de venta
La columna Valor del listado (y los totales del pie, el PDF y el Excel) puede mostrar una de dos cosas, y el propio encabezado de la columna dice cuál está viendo:
| Dice el encabezado | Qué está mostrando |
|---|---|
| Valor (costo) | Lo que costó la mercadería: cantidad × costo del artículo, sin IVA. |
| Valor (venta c/IVA) | Lo que valdría vendida: cantidad × precio de venta 1, con el IVA incluido. |
017). Apagado muestra el costo; encendido muestra la venta con IVA. Es uno u otro: la pantalla no muestra las dos cifras a la vez. El cambio vale para toda la empresa y para todos los usuarios, así que conviene acordarlo antes de moverlo.
La pantalla de la nota
El encabezado muestra el número, el tipo (Entrada / Salida), la bodega, el motivo y el estado. Las líneas muestran código, nombre, cantidad, costo y cómo quedaría el stock.
Los costos solo los ven los usuarios con el permiso 013; para el resto la nota funciona igual pero sin mostrar valores.
Esa columna también obedece al parámetro 387: si está encendido, el encabezado dice Precio y el pie Total venta c/IVA; si está apagado, dicen Costo y Total costo. Es el mismo interruptor del listado.
Imprimir y exportar
- Imprimir en la impresora de punto de venta — tiquete de la nota.
- Ver / Guardar como PDF — documento en hoja carta para firmar y archivar.
- Excel — el detalle de la nota, o el listado completo con los filtros aplicados.
Imprimir etiquetas de los artículos de la nota
Cuando entra mercadería nueva casi siempre hay que ponerle etiqueta con el precio y el código de barras. En vez de escribir artículo por artículo en el módulo de etiquetas, la nota los manda todos de una vez.
Abra la nota y presione el botón Etiquetado, en la fila de botones de arriba a la derecha (junto a Imprimir Punto Venta). El sistema avisa cuántos artículos mandó.
Después vaya a Compras → Etiquetado: ahí están los artículos esperando, con la cantidad de la nota. Puede cambiar cantidades y precios, quitar los que no quiera, y de ahí sale la impresión de las etiquetas.
- Sirve igual con la nota en Borrador o ya Aplicada.
- Si el mismo artículo viene en varias líneas de la nota, se manda una sola vez con la suma de las cantidades.
- Puede presionar el botón las veces que quiera: no se duplica. Cada vez deja la cantidad que tiene la nota en ese momento.
- La cantidad es la cantidad de etiquetas que se van a imprimir.
Estados
| Estado | Qué significa | Qué se puede hacer |
|---|---|---|
| Borrador | Todavía no movió inventario | Editar, agregar y quitar líneas, aplicar, eliminar |
| Aplicada | El stock ya cambió y, si es salida, el gasto ya se contabilizó | Solo consultar e imprimir |
Avisos y errores comunes
| Lo que dice la pantalla | Qué pasó |
|---|---|
| "No tenés permiso para entrar a Notas de entrada y salida" | El usuario no tiene ninguno de los permisos de las notas (433, 434, 435 o 908). Con cualquiera de ellos entra. Se lo asigna el administrador en Seguridad → Permisos sistema. |
| "Asignar cuenta" junto al motivo | El motivo elegido no tiene cuenta de gasto. Asígnela y podrá crear o aplicar la salida. |
| "Sin permiso (050 - crear artículos en lote)" | Le falta el permiso para crear artículos desde la nota |
| El botón Aplicar sale gris en una nota de entrada | Le falta el permiso 435. El botón lo dice al pasarle el mouse encima. |
| El botón Aplicar sale gris solo en las notas de salida | Le falta el permiso 908, que es el de sacar mercadería y es distinto del de entrada. Se lo asigna el administrador en Configuración → Seguridad → Permisos sistema. |
| No se ven los costos en la nota | Le falta el permiso 013 (ver costos) |
| El listado muestra el precio de venta y no el costo | No es un error ni falta de permiso: el parámetro 387 de la empresa está encendido. Apagándolo en Configuración → Parámetros → INVENTARIOS la columna Valor vuelve a mostrar el costo. Vea La columna Valor. |
| El stock queda negativo | La salida es mayor que la existencia. Revise la vista previa de stock antes de aplicar. |
| "No encontrado / servicio" al importar | Ese código no está en su catálogo, el artículo está inactivo, o es un servicio (los servicios no mueven inventario). No es por cómo esté escrito: mayúsculas, minúsculas y espacios de más no cambian nada. |
Preguntas frecuentes
Apliqué una nota equivocada, ¿cómo la reverso?
Haga la nota contraria: si aplicó una salida de más, cree una entrada por esa cantidad (y viceversa). Las dos quedan en el historial.
¿Las entradas también generan asiento?
La exigencia de cuenta contable es de las salidas. Las entradas suben el inventario sin pedir cuenta.
¿Puedo usar una cuenta que no sea de gasto?
Sí. Normalmente es de gasto, pero desde el selector puede cambiar el grupo y usar una de costo u otra, siempre que sea una cuenta de movimiento y esté activa.
¿Sirve para cargar el inventario inicial?
Sí, con una nota de entrada por bodega. Para volúmenes grandes conviene la importación masiva o la toma física.
¿Cómo veo después estas notas en el kardex?
Aparecen en Movimientos como movimiento de entrada o salida manual, con el número de la nota.
Permisos
Para entrar a Notas E/S alcanza con cualquiera de los permisos de esta tabla (433, 434, 435 o 908). No hace falta el permiso general del módulo de inventarios (081).
| Permiso | Habilita |
|---|---|
433 | Crear y editar notas |
434 | Eliminar notas en borrador |
435 | Aplicar una nota de ENTRADA (sumar al inventario) |
908 | Aplicar una nota de SALIDA (sacar del inventario y contabilizar el gasto) |
013 | Ver los costos dentro de la nota |
050 | Crear artículos nuevos desde la nota |
Ver también: Requisiciones · Toma Física · Movimientos (Kardex)
Exportar a Excel: permiso 940
Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:
- Permiso 940 — Inventarios · Notas E/S
IN-009
SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.
Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.