Ayuda: Bodegas - FactuPOS

Crear bodega Ver su stock Stock negativo Eliminar bodega Cerrar una bodega Preguntas frecuentes

¿Qué es una bodega? IN-005

Una bodega es un lugar donde se guarda inventario. Puede ser físico (el almacén, una sucursal, la cocina) o virtual (mercadería en tránsito, producto dañado).

Cada artículo tiene una existencia distinta en cada bodega. Cuando factura, la venta rebaja de la bodega que corresponde a esa caja o estación; cuando compra, el ingreso entra a la bodega que se indique.

Las bodegas se usan en todo el sistema Aparecen al facturar, comprar, hacer requisiciones, notas de entrada/salida, tomas físicas y en casi todos los reportes de inventario. Por eso conviene definirlas bien desde el principio y no crear más de las necesarias.

Cómo conviene organizarlas

Caso	Cómo se resuelve
Varias sucursales	Una bodega por sucursal, y se mueve producto entre ellas con Requisiciones
Almacén y sala de ventas	Dos bodegas: lo que está a la vista y lo que está de respaldo
Mercadería en camino	Una bodega de tránsito, para saber qué salió pero todavía no llegó
Producto dañado	Una bodega de mermas, o sacarlo con Nota de Salida a gasto

Menos es más Cada bodega extra es una existencia más que cuadrar. Cree una bodega solo cuando de verdad necesite saber el stock de ese lugar por separado.

Crear una bodega Permiso 404

Botón Nueva ("Nueva bodega"). Los campos son:

Campo	Qué se pone
Código	Identificador corto de la bodega. Es el que aparece en todos los demás módulos.
Nombre	Cómo se llama, para que el usuario la reconozca (ej. "Sucursal Heredia")
Ubicación	Referencia del lugar físico
Impresora	Impresora asociada a esa bodega (por ejemplo, la de la cocina o la del despacho)
RGB (9 dígitos)	Color con el que se distingue la bodega en pantalla, en formato `RRRGGGBBB`
E-Mail	Correo del encargado, para los avisos que envía el sistema
Usuario Admin	Usuario responsable de la bodega

Reutilizar el código de una bodega eliminada Si crea una bodega con un código que ya existía pero estaba eliminado, el sistema la reactiva con los datos nuevos en vez de decirle "código duplicado".

Editar una bodega

Botón "Editar bodega" en la fila. Se pueden cambiar todos los datos menos el código. Los cambios se ven de inmediato en el resto de los módulos.

El listado se puede ordenar por código o por nombre haciendo clic en el título de la columna, y buscar por "Nombre o código".

Ver el stock de una bodega

Al seleccionar una bodega se lista todos sus artículos con su existencia. Los filtros de esa lista son:

Filtro	Para qué
Artículo	Busca por nombre o código
Categoría / Subcategoría	Revisar una familia de productos
Stock	Comparador (`>`, `≥`, `=`, `≠`, `<`, `≤`) más un valor. Por ejemplo `< 0` muestra solo los negativos y `≠ 0` solo los que tienen existencia.

Por defecto se muestran todos los artículos asignados a la bodega, incluidos los de stock 0.

Incluir ocultos (modo diagnóstico)

La casilla "Incluir ocultos" muestra también lo que normalmente se esconde:

Artículos inactivos, eliminados o descontinuados que todavía tienen existencia.
Servicios o recetas con stock (no deberían tenerlo).
Stock huérfano: existencia registrada de un artículo que ya no está en el catálogo.

Es la forma de encontrar el "stock fantasma" que impide cerrar una bodega.

Corregir stock negativo a 0

Cuando un artículo queda en negativo, junto a su código aparece un ícono rojo de goma de borrar. Al pulsarlo, el sistema confirma y genera un movimiento de ajuste que deja esa existencia en cero, con el detalle "Ajuste a 0 por eliminación de bodega (stock huérfano)".

Solo sirve para stock negativo El botón únicamente aparece con existencia negativa. El stock positivo es producto real y debe salir por Nota de Salida o por un traslado formal, no por un ajuste directo. Además, este ajuste no reactiva el artículo: si estaba eliminado, sigue eliminado.

Eliminar una bodega Permiso 404

El botón "Eliminar bodega" no borra nada de verdad: la bodega queda marcada como eliminada y desaparece de las listas.

Punto	Detalle
Requisito	Todos los artículos de la bodega deben quedar en stock 0. Si hay existencias, el sistema bloquea y muestra la lista exacta de los que faltan, con su stock y por qué estaban ocultos.
Historial	Los movimientos hechos en esa bodega se conservan, para no perder la trazabilidad contable.
Deja de aparecer	Ya no se ofrece al crear artículos, requisiciones, notas E/S, traslados ni en los reportes.
Se puede revivir	Creando una bodega nueva con el mismo código.

Flujo recomendado para cerrar una bodega

Seleccione la bodega y revise su listado de artículos con stock.
Para el stock positivo: sáquelo con una Nota de Salida o páselo a otra bodega con una Requisición.
Active "Incluir ocultos" para detectar el stock fantasma.
Para el stock negativo: use el botón rojo de goma para dejarlo en 0.
Con todo en cero, pulse Eliminar.

Imprimir y Excel

Imprimir / PDF — el detalle de stock de la bodega con encabezado de la empresa y totales.
Excel — el mismo detalle para trabajarlo aparte.

Si el botón Excel se ve gris, no es una falla. La exportación a Excel está protegida y se habilita reporte por reporte: un Excel se lleva la información fuera del sistema. Hacen falta dos llaves, y las dos:

El parámetro del reporte — dice si la empresa puede exportar este reporte. Lo activa Soporte Real.
El permiso del usuario — dice si esa persona puede exportarlo. En este módulo es el permiso 932. Lo reparte el administrador de la empresa desde Seguridad → Usuarios (SE-001): elige a la persona, escribe Excel en el buscador de permisos y marca el reporte. En Permisos del Sistema (SE-002) solo se puede ver y quitar.

Pasando el mouse por encima del botón gris, el sistema dice cuál de las dos falta. Para habilitarlo, la solicitud debe venir de la gerencia o el dueño, indicando cuáles reportes, para qué y quiénes. Mientras tanto, la lista se ve completa en pantalla y Imprimir Web funciona con normalidad, respetando los filtros que tenga puestos.

Para ver el stock de todas las bodegas a la vez, use los reportes Stock por Bodega y Stock por Bodega (Matriz).

Preguntas frecuentes

Eliminé una bodega por error, ¿la recupero?

Sí: cree una bodega nueva con el mismo código y el sistema la reactiva con los datos que le ponga.

¿Por qué no me deja eliminarla si "no tiene nada"?

Casi siempre hay stock oculto: artículos inactivos, servicios con existencia o stock huérfano. Marque "Incluir ocultos" y va a verlos.

¿Puedo cambiarle el código a una bodega?

No. El código es la referencia que usan todos los movimientos históricos. Si necesita otro código, cree la bodega nueva, traslade el producto y cierre la vieja.

¿Qué pasa con las ventas viejas de una bodega eliminada?

Quedan intactas. El historial y los reportes siguen mostrando esos movimientos.

Permisos

Permiso	Habilita
`081`	Entrar al módulo de inventarios
`404`	Crear, editar y eliminar bodegas. Sin él los botones salen grises con "Sin permiso (404)".
`405`	Sumar o restar existencia a una bodega (incluye el ajuste de stock negativo a 0)
`932`	Exportar a Excel el detalle de la bodega. *Sin él el botón Excel* sale gris** (el resto de la pantalla funciona igual). En Seguridad → Usuarios aparece como "Inventarios: exportar a Excel Bodegas (IN-005)".

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