¿Qué es y para qué sirve? IN-041 / IN-042
Está pensado para el ingreso de mercadería a granel: pacas de ropa usada, saldos, contenedores, lotes mixtos. Es decir, cuando llega un bulto con muchos artículos que todavía no existen en el catálogo y hay que crear cada uno con su código, su costo y su precio, y dejar la existencia en bodega — todo de una sola pasada.
Con una paca, en una sola pantalla usted:
- Crea los artículos en el catálogo, con código generado automáticamente.
- Les pone costo y precio de venta.
- Les mete la existencia.
- Deja la etiqueta encolada para imprimir.
¿Paca o compra normal?
| Situación | Use |
|---|---|
| Llega un bulto con productos nuevos, sin códigos, y hay que catalogarlos rápido | Ingreso de Pacas |
| Compra con factura del proveedor, artículos ya catalogados, que debe afectar cuentas por pagar y contabilidad | Compras → Ingreso de compra |
| Solo hay que meter existencia de artículos que ya existen | Nota de Entrada |
El proceso, de principio a fin
Crear la paca
Botón Nueva → nace en Borrador y se abre la pantalla de captura. Se le pone Nombre y Fecha de compra.
Capturar los artículos
Uno por uno: prefijo, nombre, cantidad, costo y precio de venta. El sistema le genera el código a cada uno.
Aplicar la paca
Con un clic: crea los artículos, les pone los precios, mete el stock y encola las etiquetas. La paca queda Aplicada y de solo lectura.
Paso 1 — Crear la paca Permiso 050
Botón Nueva ("Nueva paca") del listado. Se abre la pantalla de captura, donde la cabecera pide:
| Campo | Qué se pone |
|---|---|
| Nombre | Cómo identificar la paca (proveedor, número de contenedor, fecha…) |
| Fecha de compra | Cuándo se compró el bulto |
Los dos se guardan solos al salir del campo; no hay botón de guardar.
Paso 2 — Capturar los artículos
Cada línea se digita en un renglón con estos campos:
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Prefijo | Hasta 7 caracteres. Es la parte fija del código que usted controla: la fecha de la paca, una abreviatura del proveedor o el número de contenedor. |
| Nombre | Descripción del artículo |
| Cantidad | Cuántas unidades entran |
| Costo | Lo que le costó cada unidad |
| IVA % | Solo sirve como calculadora en pantalla |
| Venta con IVA incluido | El precio al que se va a vender, ya con impuesto. Al lado se muestra el equivalente "≈ sin IVA", que es el que se guarda. |
Abajo se ven los totales corridos de costo y venta de toda la paca.
Cómo se arma el código del artículo
Código = prefijo + consecutivo de 8 dígitos. Por ejemplo, con prefijo 160223 el artículo queda como 16022300000178. Los 8 dígitos los pone el contador de artículos del sistema, así que nunca choca con un código existente.
Paso 3 — Aplicar la paca
Por cada línea, al aplicar el sistema:
- Crea el artículo en el catálogo (o actualiza nombre y costos si ya existía), con moneda colones, naturaleza Producto y unidad Unid.
- Pone los precios: todos los niveles quedan con el precio de venta que digitó, convertido a precio sin IVA (se divide entre 1.13, tarifa general del 13%).
- Mete la existencia en la bodega 0, con un movimiento propio de paca que queda trazable desde el Kardex y desde Movimientos del Día.
- Encola la etiqueta para imprimirla después.
Al terminar, la paca queda Aplicada y la pantalla pasa a solo lectura.
Listado de pacas
Filtros: Desde / Hasta (por fecha de creación), buscador por "Nombre, usuario o #..." y el estado Todas / Sin terminar / Aplicadas.
Botones: Nueva · Refrescar · Imprimir Web · Generar PDF · Excel · Salir. Sin el permiso 050 el botón Nueva sale gris con "Sin permiso 050".
Doble clic sobre una fila abre la paca. Con las casillas se pueden eliminar varias, pero solo las que están en borrador: las aplicadas tienen la casilla deshabilitada.
La pantalla de captura
Arriba la cabecera (nombre y fecha), en el medio el renglón de captura y abajo la tabla con todo lo capturado y los totales. Todo se guarda solo conforme avanza.
Límites que hay que conocer
- El IVA del renglón es solo una calculadora. La venta se guarda con IVA incluido y al aplicar siempre se divide entre 1.13. Si necesita manejar otras tarifas por línea, hable con soporte.
- El ingreso es siempre a la bodega 0. Si maneja varias bodegas y necesita repartir, haga después una requisición.
- No genera factura de compra, cuentas por pagar ni asiento contable.
- Una vez aplicada, no se puede modificar ni eliminar.
Preguntas frecuentes
¿Puedo dejar la paca a medias?
Sí. Queda en borrador con todo lo capturado y aparece en el filtro Sin terminar.
¿Puedo escoger un artículo que ya existe en el catálogo?
No. En esta pantalla los artículos se crean, no se escogen: usted digita el prefijo y el nombre, y el sistema le genera un código nuevo que nunca choca con uno existente. Por eso no hay botón de buscar artículo.
Si lo que necesita es meterle existencia a artículos que ya están catalogados, use Nota de Entrada (Inventario → Notas E/S), que sí tiene el buscador de artículos. Y si el ingreso lleva factura del proveedor y debe afectar cuentas por pagar, use Compras → Ingreso de compra.
¿Qué prefijo conviene usar?
Algo que le sirva para reconocer el origen después: la fecha (160223), una abreviatura del proveedor o el número de contenedor. Los artículos de esa paca van a quedar agrupados por ese prefijo al buscarlos.
Me equivoqué en el precio de un artículo aplicado
Corríjalo desde Crear/Editar artículo: el artículo ya existe en el catálogo como cualquier otro.
¿Dónde imprimo las etiquetas?
Quedan encoladas al aplicar y se imprimen desde el módulo de etiquetado, identificadas con el número de la paca.
Permisos
| Permiso | Habilita |
|---|---|
081 | Entrar al módulo de inventarios |
050 | Crear, editar, aplicar y eliminar pacas |
405 | Necesario si después hay que eliminar movimientos desde el Kardex |
Exportar a Excel: permiso 941
Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:
- Permiso 941 — Inventarios · Ingreso de Pacas
IN-041
SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.
Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.