Herramientas de Inventario

¿Cuál herramienta uso?

Antes de cargar nada

Importar / Exportar IN-018 Permiso 050

Carga y descarga masiva de artículos con archivo CSV. Es la vía cuando el archivo ya tiene el formato que el sistema espera.

1. Descargar la plantilla con las columnas esperadas.
2. Llenarla en Excel con los artículos.
3. Guardar como CSV (UTF-8, separado por comas o punto y coma).
4. Cargar el archivo.
5. Revisar la validación: el sistema avisa de duplicados, códigos inválidos y categorías inexistentes.
6. Importar: crea los artículos nuevos y actualiza los que ya estaban.

Columnas soportadas: código, nombre, categoría, subcategoría, unidad, CABYS, tarifa de IVA, costo, precios, stock mínimo, proveedor, peso y medidas, entre otras.

Importar con IA IN-019 Permiso 050

Lee el archivo del proveedor tal como viene y extrae los artículos. No hay que acomodar columnas a mano: la inteligencia artificial interpreta el archivo y propone el mapeo.

Desde un PDF

1. Elegir Importar PDF y subir el archivo (hasta 20 MB).
2. La IA devuelve la jerarquía de categorías, subcategorías y artículos.
3. Crear las categorías que falten con el botón correspondiente.
4. Confirmar la tarifa de IVA y si los precios del PDF ya incluyen IVA o no.
5. Importar.

Desde un Excel

1. Elegir Importar Excel y subir el archivo (hasta 20 MB).
2. La IA lee los encabezados y unas filas de muestra y propone el mapeo, con un porcentaje de confianza por columna (verde = seguro, amarillo = dudoso, rojo = revisar). Lo que quedó mal se corrige con el desplegable de cada columna.
3. Si el Excel trae varias columnas de precio (P1, P2, "Mayorista", "Distribuidor", "Lista B"…), cada una se asocia a su nivel de precio. Si el precio viene con IVA incluido, el sistema le descuenta el impuesto según la tarifa del artículo.
4. Confirmar los valores por defecto de lo que el Excel no trae: categoría, subcategoría, tarifa de IVA, naturaleza, unidad, estado, moneda, actividad económica y bodega para el stock inicial.
5. Elegir cómo se arma el código del artículo: usar el código de barras, generarlo automáticamente o tomarlo de una columna.
6. Ver la vista previa: se abre en una pestaña nueva con todas las filas y los valores que se van a guardar. Cada celda viene marcada según si el dato vino del archivo o es un valor por defecto.
7. Elegir el modo de carga y pulsar Iniciar carga. El sistema pide una confirmación con el modo y la cantidad de filas.

Modo de carga: la decisión importante

Auto-catalogador IA IN-020 Permiso 425

Toma artículos que ya están en el catálogo y les propone categoría, subcategoría y marca a partir de su nombre. Sirve para ordenar catálogos heredados donde todo quedó en "GENERAL".

Las sugerencias se revisan antes de aplicarse: la IA propone, usted confirma.

Asignar imágenes IN-021 Permiso 411

Permite tomar las imágenes que tiene en su computadora y enlazarlas con los artículos por el nombre del archivo, con ayuda de la IA, y subirlas todas de una vez.

Actualizar básicos IN-042 · Permiso 411

Cambios masivos sobre artículos que ya existen a partir de un archivo Excel o CSV: nombre, marca, categoría, costos, estado y demás datos generales, sin tener que entrar artículo por artículo. No cambia los precios de venta (P1, P2…): esos se cambian desde la edición de artículos.

1. Cargar archivo. La primera columna tiene que ser el código del artículo (ArticuloCodigo). Puede descargar una plantilla con las columnas que necesite.
2. Mapear columnas. El sistema reconoce cada columna y le asigna el campo del artículo; si se equivoca, elija el campo correcto en la lista. Desmarque las columnas que no quiera tocar.
3. Previsualizar. Revise la tabla con lo que se va a escribir.
4. Aplicar. Se escribe todo o nada: si algo falla, no queda ningún cambio a medias.

Mientras se aplica

Al presionar Aplicar el botón se bloquea y aparece una ventana con la barra de avance y el tiempo aproximado (con miles de artículos puede tardar unos segundos). No hace falta presionarlo otra vez; espere a que aparezca el resultado.

Estado «Eliminado» y existencia

Si el archivo trae el Estado 3 (Eliminado) para un artículo que todavía tiene existencia en inventario (positiva o negativa), ese artículo no se elimina: se le actualizan las demás columnas y el estado se queda como estaba. Al terminar, la pantalla muestra la lista de esos códigos. Es la misma regla del botón Eliminar de la edición de artículos.

APIs de catálogo y existencias Permiso 436

Genera las credenciales para que un sistema externo —típicamente una tienda en línea— consulte el catálogo y las existencias de la empresa.

Preguntas frecuentes

Importé dos veces el mismo archivo, ¿duplicé todo?

Los artículos no se duplican: se identifican por su código. Y el stock, en modo Actualizar, se ajusta por diferencia, así que tampoco se duplica.

Los precios quedaron con IVA de más

Es la confusión más común: hay que indicar bien si los precios del archivo ya incluían IVA o no. Si se equivocó, vuelva a importar en modo Actualizar con la opción correcta.

¿Cuál importación uso si el proveedor me manda un PDF?

Importar con IA, opción PDF. No hace falta pasarlo a Excel a mano.

¿Puedo deshacer una importación?

No hay un botón de deshacer. Por eso conviene probar primero con pocas filas.

¿La IA inventa datos?

Propone: mapeos de columnas, categorías y marcas. Nada se guarda sin que usted lo confirme en la vista previa.

Permisos