FactuDesk

Introducción

FactuDesk es el módulo principal de facturación de FactuPOS, diseñado para uso en computadoras de escritorio. Permite crear cotizaciones, facturar de contado o crédito, imprimir en POS y enviar documentos electrónicos a Hacienda.

Flujo general de trabajo

Pantalla principal

La pantalla se divide en las siguientes áreas:

Barra de herramientas superior

Pantallas pequeñas y monitores bajos

FactuDesk acomoda su tamaño según el alto de la pantalla. En monitores de poca altura —portátiles de 1366×768, netbooks o una tablet en horizontal— las fichas de arriba y de abajo se compactan solas para dejarle más espacio a la lista de artículos, que es lo que usted necesita ver mientras factura.

No hay nada que configurar: el sistema lo detecta al abrir la pantalla y al cambiar el tamaño de la ventana.

Al marcar líneas aparece la barra de acciones

Cuando marca la casilla de una o varias líneas, aparece una barra con Eliminar, Tipo de precio, Descuento % e IVA para aplicarlos a todas las marcadas de una vez. Esa barra ocupa espacio, y en pantallas bajas antes dejaba la lista casi sin renglones visibles.

Ahora la barra también se compacta, y en las pantallas más bajas se acomoda en una sola fila que se corre de lado si no cabe, en vez de robarle alto a la lista.

Atajos de teclado

Los atajos permiten trabajar sin usar el ratón, ideal para facturación rápida:

Panel Cliente

Ubicado en la parte izquierda, muestra la información completa del cliente seleccionado.

El punto de color: en qué estado está el cliente

Junto al nombre del cliente hay un punto de color y, cuando corresponde, un rótulo de texto. Es lo primero que hay que mirar antes de facturar:

Campos visibles

Fila de configuración

Con cuál actividad económica se le factura CAMBIO 2026-09-01

Un cliente puede tener varias actividades económicas registradas. La que aparece en el campo Actividad es la que va a salir en la factura electrónica.

Para cambiarla sin salir de la pantalla de facturación, haga clic sobre el código de actividad (tiene un lapicito al lado). Se abre la ventana Actividad económica con todas las actividades del cliente:

• La que está marcada en verde es la que se está usando.
• Doble clic sobre otra la deja marcada. También sirve moverse con las flechas ↑ ↓ y confirmar con Enter.
• La ficha del cliente se actualiza de una y ya la factura sale con la actividad nueva.
• Esc cierra la ventana sin cambiar nada.

En empresas que no emiten factura electrónica el campo no se puede tocar, porque la actividad económica no se usa para nada.

Botones de cliente

• Nuevo — Crear un cliente nuevo sin salir de facturación
• Editar — Modificar datos del cliente actual
• Historial — Ver las últimas compras del cliente con filtros y exportación

Panel Crédito

Muestra la situación crediticia del cliente seleccionado:

Panel Vendedor

Controla quién se registra como agente de ventas en la factura:

• Usuario — Código del usuario que está facturando (no editable)
• Agente — Vendedor asignado. Clic en el nombre (morado) para cambiar
• Referido — Persona que refirió al cliente

Usuario Ventas Última actualización: 2026-04-20

En la barra de búsqueda de artículos aparece el campo Usr. Ventas junto con un botón Cambiar. Este campo indica quién se registrará como el usuario del documento de venta.

¿Cómo funciona?

1. Al iniciar sesión (login), el sistema asigna automáticamente su código y nombre como Usuario Ventas.
2. Si otra persona necesita facturar desde su sesión, presione el botón Cambiar.
3. Se abrirá un modal donde debe ingresar la clave del vendedor.
4. El sistema busca al empleado por su clave y actualiza el Usuario Ventas con su código y nombre.
5. El cambio se mantiene hasta que se vuelva a cambiar o se inicie sesión de nuevo.

¿Cuándo se usa en la factura?

Matriz combinada de parámetros 390 + 392

Ejemplo práctico

María (00003) inicia sesión en la computadora. Juan (00005) necesita hacer una venta desde esa misma computadora. Juan presiona Cambiar, ingresa su clave, y ahora el campo muestra 00005 Juan.

• Con 390=1, 392=0: La factura queda con UsuarioCodigo=00005 (Juan) pero el AgenteCodigo se mantiene como el agente original de la proforma (por ejemplo, SARA).
• Con 390=1, 392=1: La factura queda con UsuarioCodigo=00005 Y AgenteCodigo=00005 (ambos Juan). Recomendado solo para empresas donde el cajero es el mismo vendedor.

Panel Documento

Ubicado en la esquina superior derecha, controla las propiedades del documento:

Toggles y modos

• Código de barras — Activa modo escáner. Si el artículo ya existe en la lista, suma la cantidad en vez de crear nueva línea
• Solo stock — Solo busca artículos con existencias en bodega

Botones del panel

Panel Líneas

El área central donde se agregan los artículos del documento.

Barra de búsqueda

Escriba el código o nombre del artículo y presione Enter. Si encuentra coincidencia exacta por código, agrega directamente. Si hay varias coincidencias, abre el modal de búsqueda.

Campo de cantidad

A la derecha de la barra de búsqueda. Escriba la cantidad deseada antes de agregar. Presione Enter en el campo de cantidad para agregar el artículo.

Botón Agregar (verde)

Equivale a presionar Enter sobre la cantidad. Agrega el artículo con la cantidad especificada.

Vista simple y vista detallada

En el encabezado de la grilla, al lado derecho de la columna NOMBRE, hay un botón que alterna entre dos formas de ver las líneas. El botón dice a cuál vista lo lleva, no en cuál está.

La elección queda guardada en esa computadora: la próxima vez que entre a facturar desde ahí, la grilla abre como la dejó. Cada estación tiene la suya, así que una caja puede trabajar en simple y otra en detallada.

Sirve sobre todo en monitores angostos, donde la vista detallada obliga a desplazarse en horizontal para llegar al total. Nada se pierde: las columnas ocultas vuelven con un clic.

Las columnas de la grilla, una por una

¿Por qué el %MARG no coincide con el margen del artículo?

Es la pregunta más frecuente sobre esta columna, y casi siempre las dos cifras están bien: no miden lo mismo. Un mismo artículo tiene una sola ganancia en plata, pero esa ganancia se puede expresar en porcentaje de dos maneras distintas según contra qué se divida.

El detalle que se abre bajo cada línea

Cada línea se puede desplegar para ver su ficha completa. Esto es lo que significa cada dato:

Panel Totales

Muestra el desglose completo del documento en la parte inferior:

• Total Venta — Suma de todas las líneas sin descuento ni IVA
• Descuento — Total de descuentos aplicados
• Gravado / Exento / Exonerado — Desglose según tipo impositivo
• IVA — Total del impuesto al valor agregado
• TOTAL — Monto final a cobrar

Buscar artículo — Modal MBA-001

Presione F2 o haga clic en el botón Buscar para abrir el modal de búsqueda avanzada.

Barra de búsqueda del modal

• Campo de texto — Busca por código, nombre o código de barras
• Categoría — Filtro por categoría de artículos
• Solo Stock — Muestra solo artículos con existencias
• Buscar — Ejecuta la búsqueda
• Agregar — Agrega todos los artículos que tengan cantidad ingresada

Lista de resultados (panel superior)

Muestra los artículos encontrados con: código, nombre, stock, precio, IVA y precio neto. Cada fila tiene un campo de cantidad para ingresar directamente.

El precio de cada fila es el del nivel que realmente aplica según las reglas (parámetro 57 / cliente / estación), no siempre el P1. Junto al precio aparece un badge con el nivel (ej. P2) para confirmar de un vistazo cuál se está mostrando — coincide con el precio que se factura.

En cada fila, junto al nombre, hay un botón de manita (): es Pedir — solicitar abastecimiento de ese artículo. Ver Pedir abastecimiento desde el buscador.

Panel de detalle (4 fichas inferiores)

Al seleccionar un artículo, se cargan 4 fichas con información detallada:

Navegación con teclado en el modal

Flujo Enter → Bodega → Cantidad (Parámetro 383)

Cuando el Parámetro 383 está activo (= 1) y el Parámetro 102 permite seleccionar bodega (= 0), la tecla Enter sigue un flujo guiado de 3 pasos para confirmar artículo + bodega + cantidad antes de agregar la línea:

1. Paso 1 — En la lista de artículos: seleccione la fila con ↑/↓ y presione Enter. El modal mueve automáticamente el foco a la ficha Bodegas y resalta la primera bodega con stock disponible.
2. Paso 2 — En la ficha Bodegas: use ↑/↓ para elegir otra bodega si es necesario y presione Enter. El modal se cierra, el código del artículo se coloca en el campo de búsqueda principal de la factura y el foco salta al campo cantidad principal (no agrega aún). Aparece un toast: "Bodega: X. Ingrese cantidad y Enter."
3. Paso 3 — En el campo cantidad principal: digite la cantidad y presione Enter. Recién acá se agrega la línea, usando la bodega que eligió en el paso 2.

Sugerencia de cambio de bodega (línea sin existencia) CAMBIO 2026-08-27

Cuando el Parámetro 102 permite seleccionar bodega (= 0) y usted agrega un artículo que no tiene existencia en la bodega usada, el sistema verifica automáticamente si hay stock en otra bodega. Si lo hay, abre el modal "Sin existencia en esta bodega" con la lista de bodegas que sí tienen el artículo y su existencia.

• Cada bodega muestra su existencia; las que cubren la cantidad solicitada se resaltan en verde.
• Al hacer clic en una bodega, la línea recién agregada se mueve a esa bodega (cambia solo esa línea) y la tabla se actualiza.
• Si prefiere dejarla como está, use "Conservar bodega actual".
• Los servicios (no manejan inventario) nunca disparan esta sugerencia.

Que la tome sola cuando el artículo está en una sola bodega (Parámetro 928)

En negocios donde cada artículo vive en la bodega de su proveedor (galerías, consignación, ferias), el aviso salía en todas las líneas y siempre con una sola opción para escoger. Con el Parámetro 928 = 1 el sistema deja de preguntar en ese caso:

• Si el artículo tiene existencia en una sola bodega y esa bodega alcanza para la cantidad, la línea se pasa sola a esa bodega y aparece el aviso "Se tomó de la bodega …" con el nombre.
• Si el artículo está en dos o más bodegas, el sistema siempre pregunta: sale el modal para que usted elija de cuál sale.
• Con el Parámetro 928 = 0 (valor de fábrica) todo sigue igual que antes: siempre sale el modal.

Agregar líneas

Existen varias formas de agregar artículos al documento:

1. Búsqueda directa (barra principal)

1. Escriba el código o nombre en la barra de búsqueda
2. Ajuste la cantidad en el campo a la derecha
3. Presione Enter o el botón Agregar

2. Modal de búsqueda (F2)

1. Presione F2 para abrir el modal
2. Busque el artículo por código o nombre
3. Opcionalmente seleccione un precio o bodega específica
4. Ingrese la cantidad y presione Enter

3. Desde historial del cliente

1. Clic en Historial en el panel de cliente
2. Busque la compra anterior por fecha o artículo
3. Doble clic en el artículo para agregarlo al documento actual con el precio sugerido

4. Escáner de códigos de barras

Active el modo "Código de barras" y escanee directamente. El artículo se agrega automáticamente.

Artículos por paquete o caja Última actualización: 2026-08-05

Hay artículos que se venden de las dos formas: sueltos y por caja. Una aspirina se vende por pastilla, pero también en cajas de 12.

Para que el sistema lo sepa, la ficha del artículo tiene el campo «Uds x Med» (Inventario → Artículos). Si ahí dice 12, significa: el paquete de este artículo trae 12 unidades.

Al agregar el artículo: ¿paquete o unidad?

Cuando agrega un artículo que tiene empaque, el sistema le pregunta antes de meterlo a la factura:

• Facturar 2 PAQUETES — debajo le dice cuántas unidades se cobran (24).
• Facturar 2 UNIDADES — sueltas, como siempre. Es la opción que queda marcada, así que si usted solo presiona Enter factura unidades, igual que antes.
• No agregar nada — cierra sin tocar la factura (también con Esc).

La pregunta sale al agregar desde la barra de búsqueda, desde el modal de búsqueda (F2) —incluso eligiendo precio o bodega—, desde el historial del cliente y también con el escáner de código de barras.

Los artículos que no tienen empaque (o tienen «Uds x Med» en 1) se agregan igual que siempre, sin ninguna pregunta.

Cómo se ve en la lista de líneas

En la columna CANT, cuando la cantidad alcanza al menos un paquete, la casilla se muestra en paquetes y debajo aparecen las unidades reales que se están facturando:

Mientras no llegue a un paquete completo la casilla sigue en unidades, y el rótulo de al lado (PAQ o UNID) siempre le dice en qué está el número que ve.

Editar líneas

Una vez agregada una línea, puede modificar:

• Cantidad — Clic en la celda de cantidad para editar. Si el artículo se vende por caja, esa celda puede estar en paquetes: vea Artículos por paquete o caja
• Precio — Clic en la celda de precio (requiere permiso 024)
• Descuento — Clic en la celda de descuento (requiere permiso 004)
• Bodega — Clic en la celda de bodega para cambiar
• Eliminar — Botón rojo en la línea (requiere permiso 059)

Modal de utilidad negativa

Cualquier cambio de precio o descuento que genere pérdida (precio sin IVA, con el descuento, < costo) dispara un modal centralizado, con dos modos según el permiso del usuario:

Si el usuario no tiene permiso 064 (ver utilidad), el modal oculta el costo y los valores de utilidad calculada — sólo informa el descuento máximo permitido.

Artículos con precio 0

Si un artículo tiene precio 0 en el nivel asignado al cliente, la línea se agrega al documento respetando ese precio (entra en 0). El cajero puede editar el precio inline para establecer el valor de venta. El sistema sólo dispara el modal de "bajo costo" cuando el nuevo precio queda por debajo del costo — establecer un precio inicial mayor al costo es válido sin restricciones.

Niveles de precio

El sistema soporta hasta 10 niveles de precio (P1 a P10) por artículo. La selección del precio sigue estas reglas:

Reglas de asignación de precio

Cómo seleccionar un precio diferente

1. Asegúrese de tener un cliente real (no SN) y que el parámetro 57 esté inactivo
2. Abra el modal de búsqueda (F2) y busque el artículo
3. En la ficha Precios (panel inferior), haga clic en el nivel deseado (P1, P2, P3...)
4. La fila se resaltará en azul indicando la selección
5. Agregue el artículo: doble clic en la fila de precio, Enter, o ingrese cantidad y presione Agregar

Cambio de nivel sobre una línea existente

Cuando se cambia el nivel de precio de una línea ya agregada (por ejemplo P1 → P2) usando la barra de precio masiva:

1. Se actualiza el precio al del nuevo nivel.
2. El descuento previo se resetea a 0 (siempre, sin excepción de permisos). Esto evita que un descuento aplicado al nivel anterior arrastre al nuevo bajo reglas distintas.
3. Si el nuevo nivel tiene un Descuento Fijo configurado, se aplica automáticamente — siempre que cumpla con el Descuento Máximo y la Utilidad Mínima de ese nivel. Si no cumple, queda en 0% y la razón se registra en bitácora.

Descuentos

El sistema maneja múltiples tipos de descuento con prioridades definidas:

Tipos de descuento

Prioridad de descuentos

1. Descuento recordado (param 277) — Tiene prioridad máxima si está activo
2. Descuento del cliente — Se aplica automáticamente
3. Descuento fijo del artículo — Se usa si el cliente no tiene descuento

Validación en 3 etapas (descuento → utilidad mínima → costo)

Cuando se aplica un descuento o se edita el precio de una línea, el sistema valida en orden, etapa por etapa. Cada etapa tiene su propio permiso: si el usuario no lo tiene, esa etapa lo detiene (se capa el descuento o se ajusta el precio).

Cálculo de precios y totales

Esta sección explica exactamente cómo el sistema calcula cada línea y los totales del documento, con las fórmulas que se ejecutan tanto en el backend (_funciones_calculo.php) como en el frontend (calcularTotales()).

Paso 1 — De dónde sale el precio unitario

El precio de una línea se resuelve en el momento de agregar el artículo siguiendo esta prioridad (se detiene en la primera que aplique):

Paso 2 — Cadena de cálculo de la línea

Con el precio resuelto, la línea pasa por 10 cálculos en cadena. El nombre entre paréntesis es el campo físico en ProformaHija:

Paso 3 — Redondeo (Parámetros 190 y 195)

Parámetro 195 — Decimales del IVA

Controla con cuántos decimales se redondea el campo ArticuloIvaMonto. Rango permitido: 0 a 6. Default: 2. El resto de campos (SubTotales, Gravado, Exonerado, Total) siempre se redondean a 2 decimales.

Parámetro 190 — Redondear total factura

Controla si el IVA se calcula sobre el subtotal redondeado o sobre el subtotal sin redondear. Es clave cuando el precio unitario sin IVA tiene 4 decimales y el total con IVA debe cuadrar con un precio "redondo" al cliente (ej: ₡1,700.00).

Ver detalles y cuándo activarlo en Parámetros → 190.

Paso 4 — Casos especiales

IVA devuelto (tarjeta con tarifa 4%)

Cuando el documento tiene MedioPagoCodigo = '02' (tarjeta) y una línea tiene IVA del 4%, ese IVA se marca como "devuelto" y se resta del total de la línea. Esto aplica principalmente a canasta básica cuando se paga con tarjeta.

Exoneración parcial o total

Si el cliente tiene exoneración sobre el artículo, el campo ArticuloIvaExonerado guarda el porcentaje exonerado (no el monto). La fórmula distribuye:

• Gravado = parte del SubTotal3 que sigue afecta al IVA
• Exonerado = parte del SubTotal3 liberada del IVA
• IVA neto = SubTotal3 × ((IvaPct − ExoPct) ÷ 100)

Si la exoneración es total (ExoPct = IvaPct), el IVA queda en 0 y todo el SubTotal3 se reporta como Exonerado.

Artículo Exento (IvaPct = 0)

Si el artículo no grava IVA, todo el SubTotal3 se clasifica como Exento (ni gravado ni exonerado). El IVA y el IVA devuelto quedan en 0.

Otros cargos

Campo ArticuloOtrosCargos — se suma al SubTotal2 antes de calcular el IVA, por lo que sí paga IVA (si la línea es gravada).

Paso 5 — Totales del documento

Cuando una línea cambia, el sistema recalcula ProformaMadre sumando todas las líneas y agrupando por naturaleza CABYS (hacienda.dbo.VistaNaturalezaArticulo):

Paso 6 — Cálculo en tiempo real (frontend)

Mientras el usuario edita líneas, el panel "Totales" se actualiza instantáneamente en JavaScript sin esperar al backend. Luego de 300ms sin cambios, se envía al servidor la actualización definitiva (debounce).

Los totales visibles en pantalla suman cada línea así:

• Gravado / Exonerado / Exento mercancía — Σ campos de línea (todos van a mercancía en frontend; el servidor los reclasifica por CABYS)
• IVA — Σ l.ivaTotal (ojo: el campo JS se llama ivaTotal, no impuesto)
• IVA devuelto — Σ l.ivaDevuelto
• Total — Σ l.total

Paso 7 — Margen de utilidad

El porcentaje de margen se calcula solo para productos (excluye servicios, naturaleza = 2). Se muestra en el panel de totales si el usuario tiene permiso 064.

Paso 8 — Moneda extranjera

En facturas con moneda distinta a la nacional (ver parámetro 249), el cálculo de la línea se hace en la moneda del documento. La conversión a moneda nacional ocurre al momento de contabilizar:

• Pagos — siempre en la moneda del documento. Si el cliente paga con otra moneda, se convierte usando el tipo de cambio y se guarda en la moneda del documento.
• Asiento contable — cada línea de DocumentoDetallePago se multiplica por su TipoCambio para llevarla a la moneda nacional.
• Ajuste de redondeo — si DEBE/HABER difieren por menos de 1.00 (por redondeos), se agrega automáticamente una línea de ajuste en la cuenta del parámetro 83 (Caja Efectivo).

Paso 9 — Validación de límites (constraints BD)

Antes del UPDATE, la función calcularTotalesLinea() proyecta los valores y valida que no excedan los check constraints de la base:

Si alguna proyección excede, el sistema auto-corrige la línea: cantidad pasa a 1 y si el precio excede 500,000 se pone a 0, evitando así un error SQL que bloquearía el documento.

Resumen visual del flujo

Ejemplo completo

Artículo con Precio = 1,000, Cantidad = 2, Descuento = 10%, IVA = 13%, sin exoneración, sin otros cargos, MedioPago = efectivo:

¿Sale Factura o Tiquete? Última actualización: 2026-09-03

El tipo de documento no se escoge: lo decide el sistema según la ficha del cliente, en el momento de procesar. Da igual desde cuál pantalla se facture (FactuDesk, SmartPos, FastPOS, Facturación Móvil): la regla es la misma para todas.

Cómo hacer que salga Factura

1. Vaya a Clientes → Catálogo de Clientes (CL-001) y abra el cliente.
2. En Tipo de identificación ponga el que corresponde: 01 Física (9 dígitos), 02 Jurídica (10 dígitos — también las instituciones públicas, que empiezan con 4), 03 DIMEX (11 o 12 dígitos) o 04 NITE (10 dígitos).
3. Verifique que la cédula esté completa y sin guiones, y guarde.
4. Vuelva a facturar. Ahora sale Factura Electrónica (01).

Factura de contado

Genera una factura con pago inmediato. Acceso: el botón PROCESAR → Fact. Contado o F7 directo.

Flujo de factura contado

1. Se valida el documento (precio > 0, artículos válidos, agente si es obligatorio)
2. Se abre el modal de pago con el total a cobrar
3. Seleccione el medio de pago: efectivo, tarjeta, transferencia, etc.
4. Para efectivo: ingrese el monto recibido. El sistema calcula el vuelto
5. Para tarjeta/transferencia: ingrese la referencia
6. Confirme el pago. La factura se genera y se envía a Hacienda
7. Se imprime automáticamente (según configuración)

Denominaciones de efectivo

El modal de pago muestra botones con las denominaciones de la moneda activa. Haga clic para sumar al monto recibido. Por ejemplo, para CRC: 1.000, 2.000, 5.000, 10.000, 20.000.

Pago con varios medios (mixto)

Una misma factura puede cobrarse con varios medios de pago a la vez: por ejemplo ₡20.000 en efectivo y el resto con tarjeta. Se van agregando líneas de pago hasta completar el total; el modal muestra siempre cuánto falta y, si se paga de más en efectivo, cuánto es el vuelto.

Número de comprobante en pagos que no son efectivo

El sistema puede pedir el número de comprobante (el de SINPE, la transferencia, el depósito o el voucher de la tarjeta) cada vez que se agrega un pago que no sea efectivo. Sirve para que después, a la hora de conciliar contra el banco, cada pago de la factura tenga su número al lado.

Con el parámetro encendido, al agregar el pago se abre una ventanita «Comprobante de …» donde se escribe el número (hasta 20 caracteres) y se presiona Agregar pago. El número queda guardado con ese pago y se muestra en la lista de pagos del mismo modal, para poder revisarlo antes de confirmar.

Con el parámetro apagado, no pregunta nada y el pago se agrega directo, como siempre.

Cobro con datáfono

Si la caja tiene datáfono conectado (bridge instalado y configurado), al escoger tarjeta el monto se manda solo al datáfono y la pantalla queda esperando la respuesta. Cuando el cliente pasa la tarjeta y el banco aprueba, la factura se cierra guardando el número de autorización.

• Si el datáfono rechaza, la venta no se cierra: se puede reintentar o cambiar de medio de pago.
• Si el datáfono aprueba pero la factura no salió (se cayó la red justo ahí), no vuelva a pasar la tarjeta: revise primero en Consulta de Facturas y en el cierre de datáfono, porque el cobro puede estar hecho.
• Las anulaciones (VOID) y los cierres de lote se manejan desde la configuración del datáfono, no desde la factura. Ver el manual del Datáfono.

Si el cobro no avanza al confirmar Última actualización: 2026-09-11

Antes de emitir la factura, el sistema revisa que el asiento contable cuadre y que haya existencia. Mientras lo hace, el botón verde dice «Validando asiento…» y después «Validando stock…»; normalmente tarda uno o dos segundos.

Si algo impide esa revisión, el sistema ya no se queda esperando: suelta el botón y muestra un aviso con lo que pasó. El aviso puede salir al presionar Fact. Contado (antes de que se abra el cobro) o al confirmar. En todos estos casos la factura NO se emitió, así que se puede volver a intentar sin riesgo de que salga repetida.

Factura de crédito MV-005

Genera una factura con pago a plazo. Acceso: el botón PROCESAR → Fact. Crédito o F8 directo.

Requisitos

• Cliente con código diferente a SN (debe estar registrado)
• El cliente debe tener un plazo mayor que cero en su ficha. Con plazo 0 el documento sale y se declara a Hacienda como Contado, aunque se haya procesado con F8 — ver el cuadro de la sección Factura de contado
• El cliente debe tener crédito disponible suficiente
• Se calcula automáticamente la fecha de vencimiento según los días de crédito del cliente

Flujo

1. Se valida el documento y el crédito disponible
2. Se confirma la fecha de vencimiento
3. La factura se genera con condición "Crédito" (si el cliente tiene plazo; con plazo 0 queda como "Contado")
4. Se crea automáticamente la cuenta por cobrar (CxC)
5. Se envía a Hacienda y se imprime
6. Si se ingresó un adelanto, se aplica automáticamente un recibo CxC sobre la factura recién creada (ver sección abajo)

Adelanto al convertir (2026-05-11)

Cuando el cliente entrega un pago parcial al momento de generar la factura a crédito, se puede registrar el adelanto dentro del mismo modal. Tras crear la factura, el sistema aplica automáticamente un recibo CxC contra ese documento.

Impresión automática del recibo (2026-05-15)

Cuando el adelanto se aplica con éxito, el recibo CxC se imprime automáticamente en la misma impresora que la factura, justo después de la factura, para que ambos comprobantes salgan uno seguido del otro y se puedan entregar juntos al cliente.

• La impresión usa la misma impresora configurada en la estación para facturas crédito.
• Si la opción de imprimir está desmarcada en el modal, tampoco se imprime el recibo.
• Si la impresión del recibo falla, queda registrado en el log del modal pero la factura y el recibo ya están guardados en BD — se puede re-imprimir el recibo desde el módulo CxC.

Validaciones previas

Si el monto del adelanto es mayor a 0 y falta cualquiera de los tres campos obligatorios (medio de pago, comprobante o detalle), el sistema muestra un aviso y enfoca el campo faltante antes de iniciar la transacción — no se crea la factura hasta que estén completos.

Archivar cotización

Guarda la cotización en el histórico sin generar factura. Útil para cotizaciones que se concretan sin pasar por Hacienda.

Flujo

1. Pulse el botón PROCESAR y elija Archivar Cot.
2. Se valida que los artículos tengan stock (si aplica la restricción)
3. Se agrega automáticamente un pago en efectivo
4. El documento se copia a CotizaMadre/CotizaHija
5. Se elimina de ProformaMadre (documento de trabajo)
6. Opcionalmente se imprime en POS

Enviar a Cajas

Transfiere la cotización al módulo de Cajas para que sea facturada desde ahí. Útil cuando un vendedor prepara la cotización y otro usuario la cobra.

• Requiere permiso 123
• El documento queda disponible en el módulo de Cajas
• Se limpia el documento de trabajo actual

Enviar Pedido

Manda la proforma a la bandeja de pedidos para que en oficina la revisen y la facturen. Es el camino del vendedor que toma el pedido pero no emite la factura. Se llega por el botón PROCESAR → Enviar Pedido.

• Requiere el permiso 536. Sin él el botón se ve, pero en gris.
• Si el documento todavía es un borrador, el sistema lo guarda primero y le pone su número real.
• El documento se mueve a pedidos con un consecutivo propio de pedido y queda congelado tal como lo digitó el vendedor.
• En oficina se abre desde FactuDesk (botón ABRIR) y se copia a una proforma nueva para facturarla.
• Al terminar, la pantalla queda limpia y lista para el siguiente cliente.

Imprimir

Múltiples formatos disponibles desde el botón PROCESAR → Imprimir:

Formatos de impresión

«Cotización Completa» sale en el formato que tenga configurado su estación CORRECCIÓN 2026-09-07

El botón Cotización Completa (sección Impresora POS del modal MC-010) no imprime siempre igual: usa el formato que su estación tiene definido para cotización. Es el mismo campo que se ve en Configuración → Estaciones → Cot. Formato, o en el modal Configurar Estación de su propia pantalla.

El número de impresora también sale de la estación (Cot. Número); si se pide más de una copia, cada hoja se manda como un trabajo aparte y la primera va marcada ORIGINAL y las siguientes COPIA (esa marca la controla el parámetro 394).

El Detalle / Serie de la línea también sale en el tiquete de la cotización CAMBIO 2026-09-04

Cuando usted da doble clic sobre una línea y le escribe algo en Detalle / Serie (por ejemplo «2 bonificaciones», un número de serie o un lote), ese texto ya venía saliendo en el tiquete de la factura, en el PDF de la cotización y en el correo que se le manda al cliente. Lo que faltaba era justamente el tiquete POS de la cotización: ahí el detalle se perdía y el cliente recibía la cotización sin esa aclaración. Ya sale, en POS Completo y en POS Simple.

Cómo se acomoda en el papel lo deciden los mismos dos parámetros que ya mandaban en la factura, así que la cotización y la factura salen iguales:

Las notas del documento ya salen al pie del tiquete de la cotización CAMBIO 2026-09-04

Lo que usted escribe en el panel DETALLE FACTURA —las condiciones que negocia con el cliente en el momento: «cancela por SINPE», «entregar en la soda al frente del EBAIS», a quién se le entrega— ya venía saliendo en la vista en pantalla, en el PDF y en el correo de la cotización. El que las perdía era el tiquete POS, y por eso había que escribirlas a mano sobre el papel. Ya salen, en POS Completo y en POS Simple.

Se imprimen al pie, justo debajo del total y arriba del agente y la caja. Solo aparece lo que tenga algo escrito:

Y de último, centrada, sale la condición fija de sus cotizaciones —el parámetro 7, por ejemplo «Válida por 3 días»—, la misma leyenda que ya salía en el PDF y en la vista en pantalla.

Cómo se lee el desglose del documento impreso CAMBIO 2026-08-26

Tanto el tiquete térmico como los formatos de hoja carta (matricial, láser e inyección) imprimen el resumen en el mismo orden que el panel Totales de la pantalla, para que el cliente pueda seguir la cuenta de arriba hacia abajo:

Las marcas de cada línea: (B…) bodega, (G…) IVA y (D…%) descuento CAMBIO 2026-08-27

En el tiquete térmico, debajo del nombre de cada artículo va un renglón con la cantidad y unas marcas entre paréntesis. Así se leen:

Modal "Imprimir cotización" — Texto vs Con Imágenes NUEVO

El botón Imprimir en la ficha Documento del panel principal abre un modal (código MV-PRT) con dos opciones para visualizar la cotización en pantalla:

Cálculo de totales en reportes FIX 2026-04-28

Los reportes ahora calculan VENTA BRUTA y SUB TOTAL desde las líneas individuales (no desde campos cabecera) para mayor precisión:

Aplicado en: ver_cotizacion_desktop.php, ver_cotizacion_desktop_imagenes.php, ver_factura_desktop.php, correos de cotización (HTML + PDF) y correos de factura (HTML + PDF).

Enviar correo

Envía la cotización por correo electrónico al cliente. Desde el botón PROCESAR → Enviar Correo.

• Se adjunta el PDF de la cotización
• Se envía al email registrado del cliente
• Opcionalmente copia al emisor (parámetro 74)
• Opcionalmente copia al agente de ventas (parámetro 318)

Envío automático de la factura al cliente

Cuando convertís una cotización en factura, el envío del PDF al cliente depende de si la empresa usa factura electrónica o no:

• Empresas con factura electrónica: el correo con la factura (PDF + XML firmado + XML de respuesta) se envía automáticamente después, cuando Hacienda acepta o rechaza el documento. No hay que hacer nada manual.
• Empresas sin factura electrónica (régimen tradicional/simplificado, sin envío a Hacienda): el PDF de la factura se envía al cliente de una vez, en el momento de facturar. Antes esto solo pasaba con envío manual; ahora es automático.

En ambos casos el correo va al EmailFactura del cliente; si está marcado, se agrega copia al agente de ventas (parámetro 318) y al email de respaldo (parámetro 149). A los clientes genéricos (SN) no se les envía. Si el cliente no tiene email registrado, no se envía nada.

Compartir y exportar

Opciones disponibles en el botón PROCESAR:

Hacer una proforma y entregársela al cliente

Paso a paso

1. Entre a Facturas (FactuDesk, FD-001).
2. Escoja el cliente.
3. Agregue las líneas (los artículos con su cantidad y precio), igual que para una factura.
4. Presione PROCESAR (MP-001).
5. En el cuadro Imprimir y Correo elija cómo se la entrega:
   • Imprimir — abre los formatos (MC-010): Cotización Completa o Simple para la impresora, y Pantalla Completa o Simple para verla en pantalla e imprimirla desde el navegador.
   • Correo — se la manda al correo del cliente.

En el cuadro Compartir y Exportar del mismo PROCESAR también están WhatsApp Cliente, Compartir, Excel y XML.

Después de entregarla

• Para retomarla — botón Abrir, pestaña Cotizaciones (ver Abrir cotización).
• Para convertirla en factura — se abre y se procesa como Factura Contado o Factura Crédito. No hay que digitarla de nuevo.
• Si le pidieron cambios — ábrala, corrija las líneas y vuelva a imprimir o enviar. Es el mismo documento.

Guardar cotización

El documento se guarda automáticamente conforme agrega líneas. Sin embargo, puede usar el botón Guardar de la barra de herramientas para:

• Asegurar que todos los cambios estén persistidos
• Generar un número de cotización definitivo
• Permitir que otros usuarios puedan abrir el documento

Abrir cotización

Presione el botón Abrir de la barra de herramientas para recuperar una cotización guardada.

Las tres pestañas

Arriba del listado hay tres pestañas, con la cantidad de documentos de cada una:

• Cotizaciones — las que están vivas, para retomar o facturar.
• Pedidos — los que enviaron los vendedores, separados en pendientes, procesados y anulados.
• Histórico — las ya facturadas. Son de consulta: al elegir una, el sistema le ofrece clonarla, no la reabre.

Filtros disponibles

• Desde / Hasta — rango de fechas.
• Código — número de documento o código de cliente.
• Cliente — nombre, nombre comercial, teléfono o dirección.
• Monto >, Agente, Usuario y Orden.

Buscar por cualquiera de los números del recorrido NUEVO

Cuando un documento viene de un pedido de vendedor, el número que el cliente tiene en la mano casi nunca es el que hay que facturar: se le entregó una proforma, esa pasó a pedido, y de ahí salió otra proforma.

La casilla Código busca en todo ese recorrido. Escriba el número que tenga —la proforma que recibió el cliente, el número de pedido o el de la proforma nueva— y el documento aparece igual. No hace falta saber cuál de los tres es.

Columna «Viene de» NUEVO

Al lado de cada documento se lee de dónde salió: por ejemplo «Pedido 35 · Prof. 1015». Así quien factura sabe qué tiene en la mano sin abrir nada.

La columna aparece sola cuando hay algo que mostrar: si ningún documento de la lista viene de un pedido, no ocupa lugar. El color distingue las dos formas de llegar: la proforma creada al abrir el pedido completo, y la creada con los pendientes que habían quedado faltando.

Columnas ACTUALIZADO

El listado muestra dos columnas para identificar al cliente:

• N. Comercial (italic gris) — nombre comercial registrado en el catálogo de clientes (Clientes.ClienteNombreComercial)
• Nombre Cot. (bold) — nombre manual escrito en la cotización (ProformaMadre.ClienteNombre) — es el dato editable e identificativo

Para clientes genéricos (SN, 0) que no tienen registro en el catálogo, la columna N. Comercial muestra el mismo nombre manual de la cotización para evitar quedar vacía.

Ordenamiento

Haga clic en las columnas (Número, Fecha, N. Comercial, Nombre Cot., Total, Usuario) para ordenar. La fecha ordena por defecto de más reciente a más antigua.

Exportar e imprimir listado

Al lado del botón Buscar aparecen dos botones adicionales:

• Excel — Descarga un archivo .xlsx con los resultados filtrados. Columnas: Número, Fecha, Cliente ID, Cliente Nombre, Total, Moneda, Usuario, Agente, Estado, Líneas.
• Imprimir — Abre una vista imprimible con los filtros aplicados, totales y tabla de cotizaciones.

De las cotizaciones a una orden de compra NUEVO

Cuando varias cotizaciones o pedidos llevan artículos que hay que conseguir, no hace falta abrirlos uno por uno ni sumar a mano. Desde esta misma ventana se juntan y se convierten en una orden de compra para el proveedor.

1. En la pestaña Cotizaciones o Pedidos, marque con la casilla de la izquierda los documentos que quiere juntar. Se puede marcar también una cotización que está en Cajas.
2. Presione el botón morado Compra, que muestra entre paréntesis cuántos documentos marcó. Se abre la ventana Pedir a proveedor (MV-022).
3. Ahí aparece un renglón por artículo, con lo que suman todos los documentos marcados:
   • Cotizado — la cantidad total de ese artículo en los documentos.
   • Stock — lo que hay hoy en las bodegas de las que se cotizó.
   • Faltante — lo cotizado menos el stock. Si el stock alcanza, sale un 0 con un visto verde.
   • Pedir — lo que se le va a pedir al proveedor. Viene con el faltante y usted lo puede cambiar. Con Enter pasa a la línea siguiente. En 0 no se pide.
   • Costo y Subtotal — con el costo del catálogo, sin IVA. Abajo se va sumando el total.
   • Últ. proveedor — a quién se le compró la última vez (o el proveedor de la ficha). Haga clic en el nombre para usarlo en la orden.
   • Documentos — en cuáles cotizaciones o pedidos está.
4. Arriba, en Proveedor, escriba el código o el nombre y elíjalo de la lista. El sistema lo propone solo con el proveedor al que más artículos le compró la última vez.
5. Presione Generar orden de compra. La orden se crea en borrador y el sistema le ofrece abrirla en otra pestaña, en Compras → Órdenes de Compra, para revisarla, ajustar costos y enviarla al proveedor.

La lista también sale en Imprimir y Excel, con las cantidades tal como las dejó en «Pedir». Sirve como reporte para pasárselo a quien compra.

Eliminar una cotización (y qué queda de ella)

En la ventana de Abrir, al marcar la casilla de una o varias cotizaciones aparece el botón Eliminar. Requiere el permiso 060 y solo funciona con cotizaciones en estado Borrador o Guardada: una que ya se facturó no se puede eliminar.

Lo que sí queda: el registro en la Bitácora

Cada eliminación deja un renglón en Seguridad → Bitácora (permiso 911) que dice «Eliminó cotización #…», con el número de la cotización, quién la eliminó y la fecha y hora exactas. Busque ahí escribiendo Eliminó cotización, o el número si lo tiene.

Ese registro sirve para saber qué pasó con un número que ya no aparece en el listado, pero no guarda el contenido: no trae el cliente, ni los artículos, ni el total de la cotización borrada.

Cómo evitar tener que recuperarla

• Si la duda es si se va a usar, no la elimine. Una cotización guardada no estorba: se filtra por fecha, cliente o monto y no afecta inventario ni contabilidad.
• Imprima o exporte antes de eliminar. Desde la misma ventana de Abrir están los botones Excel e Imprimir del listado.
• Controle quién puede eliminar. El permiso 060 se asigna por usuario en Seguridad → Permisos; quitándolo, ese usuario ve las cotizaciones pero no puede borrarlas.

Pedidos en línea y comprobante de pago NUEVO

Los pedidos que sus clientes hacen desde la tienda en línea (ecommerce) llegan al sistema como pedidos y se ven en el módulo Facturación → Pedidos en línea (requiere el permiso 115). Desde ahí, con doble clic en un pedido se abre en FactuDesk para revisarlo y convertirlo en factura.

Comprobante de pago (SINPE / transferencia)

Si el cliente pagó por SINPE Móvil o transferencia, al hacer el pedido puede adjuntar el número de comprobante y una imagen del pago. Ese comprobante se ve en dos momentos:

• En la lista de “Pedidos en línea” — una columna Comprobante muestra el número de SINPE y un enlace para abrir la imagen del pago.
• Al abrir el pedido en Facturación — aparece un banner verde en la parte superior con el texto “Comprobante de pago (SINPE/transferencia): N° …” y un botón Ver comprobante que abre la imagen en una pestaña nueva.

De dónde viene este documento NUEVO

Cuando el documento que abre salió de un pedido de vendedor, arriba de las líneas aparece una franja azul que dice el recorrido completo:

Proforma 1035 ← Pedido 35 ← Proforma 1015

Se lee de izquierda a derecha, del documento que tiene en pantalla hacia atrás: la proforma 1035 salió del pedido 35, que a su vez salió de la proforma 1015. La 1015 es la que el cliente recibió y por la que va a preguntar; la 1035 es la que usted tiene que facturar.

Los dos tipos de escala

• Pedido 35 (azul) — el pedido se abrió completo y de ahí salió esta proforma.
• Pedido 35 (pendientes) (ámbar) — esta proforma se armó con lo que había quedado faltando de ese pedido, desde Ventas › Pedido vs Facturado.

Pase el puntero por encima de cada escala para ver la explicación.

Historial del cliente

Desde el panel de cliente > botón Historial, puede consultar las últimas compras del cliente seleccionado.

• Muestra las últimas 1,000 líneas de compra
• Filtros por fecha, categoría y monto
• Agrupamiento por categoría (toggle)
• Doble clic para agregar un artículo al documento actual con el precio sugerido
• Exportación a Excel y PDF

Modo código de barras

El checkbox "Código de barras" en el panel de documento controla el comportamiento al agregar artículos repetidos:

Compuestos manuales

Permite agregar artículos compuestos (kits o paquetes) que contienen múltiples componentes. Requiere permiso 119.

Cómo usar

1. Agregue el artículo principal al documento
2. Abra la pestaña "Compuestos" en el panel lateral
3. Busque y agregue los artículos componentes
4. Ajuste las cantidades de cada componente

Exoneraciones: los tres caminos

Exonerar es facturarle a un cliente con menos impuesto (o sin impuesto) porque la ley se lo permite. En FactuDesk hay tres caminos distintos, y conviene no confundirlos porque se configuran y se aplican diferente:

Exoneración MAG (agropecuaria)

Los productores agropecuarios inscritos ante el MAG tienen derecho a comprar sus insumos con un impuesto del 1 % en lugar del 13 %. No es un descuento sobre el precio: es una tarifa de impuesto distinta, autorizada por ley.

Cómo funciona por dentro

Conviene entenderlo porque explica todo lo demás:

Cómo aplicarla, paso a paso

1. Cargue el cliente (tiene que ser un cliente del catálogo con cédula, no el genérico) y agregue las líneas.
2. Abra Opciones → pestaña MAG. Arriba se ve el nombre y la cédula con la que se va a consultar.
3. Pulse Consultar. El sistema le pregunta a Hacienda y muestra el estado del productor y la fecha.
4. Si está vigente, se habilita el botón Exonerar con MAG.
5. Al pulsarlo, las líneas al 13 % pasan a 1 %, una por una, mostrando el avance.
6. Revise la grilla: las líneas cambiadas quedan con %IVA 1. Ya puede cobrar.

Qué toca y qué no toca

Si el documento no tiene ninguna línea al 13 %, el sistema avisa y no cambia nada.

Pesca / INCOPESCA

En Opciones → pestaña Pesca se consulta ante Hacienda si el cliente está en el registro de pesca. La pantalla muestra el estado (Vigente o no), el nombre, la fuente, la fecha de alta y la de vencimiento, y la fecha de la última consulta.

En el panel del cliente aparece el distintivo PESCA cuando el cliente tiene registro: azul si está vigente, rojo si venció.

Exoneración por documento del cliente

Es el caso más común: el cliente tiene una autorización de exoneración (orden de compra autorizada de la DGT, zona franca, misión diplomática, institución del Estado…) y puede comprar ciertos productos con el impuesto rebajado o en cero.

Antes de facturar: configurarlo en el cliente

La autorización no se digita en la factura: vive en la ficha del cliente, pestaña Exonerar. Ahí se registra, por cada autorización:

Cómo aplicarla, paso a paso

1. Cargue el cliente y agregue todas las líneas.
2. Abra Opciones → pestaña Exonerar.
3. Se abre la lista de las líneas del documento, y cada una viene marcada:
   • ✓ verde — el CABYS del artículo está cubierto. En la columna Cód. Exo se ve con cuál autorización va a quedar.
   • ✗ rojo — ese producto no está en ninguna autorización del cliente: queda gravado (se factura con su impuesto normal).
4. Confirme. El sistema procesa línea por línea, cada una con su autorización, y recalcula los totales.

La ventana «Aplicar Exoneración», columna por columna

Arriba muestra el número del documento y un contador del tipo «1 de 7 línea(s)»: cuántas se van a exonerar de cuántas hay. Entre paréntesis, en rojo, cuántas no están cubiertas por la exoneración del cliente.

La validación no es igual para todos los tipos

Ver cómo quedó

El botón Ver Exoneración muestra, línea por línea, con cuál autorización quedó cada artículo y cuánto impuesto se rebajó. Conviene revisarlo antes de cobrar, sobre todo en facturas grandes.

Quitar la exoneración

Opciones → Quitar Exo. Muestra las líneas que quedaron exoneradas y, al confirmar, las devuelve a su impuesto normal.

Avisos frecuentes

Moneda extranjera

FactuPOS permite facturar en moneda distinta a la nacional (USD, EUR, etc.) con conversión automática a moneda local para el asiento contable.

Cambiar la moneda del documento

1. En el Panel Documento, haga clic en el campo Moneda
2. Seleccione la moneda deseada (USD, EUR, etc.)
3. El sistema usa el tipo de cambio del día (configurado en Contabilidad > Tipos de cambio)
4. Agregue los artículos normalmente — los precios se convierten a la moneda elegida

Pagos en moneda mixta

En el modal de pago de contado puede recibir efectivo en cualquier moneda configurada. El sistema siempre guarda el pago en la moneda del documento, convirtiendo el monto recibido si es necesario:

Asiento contable

El asiento contable se registra siempre en moneda nacional. El sistema convierte usando el tipo de cambio del documento. Si aparece una diferencia de centavos por redondeo, agrega automáticamente una línea de ajuste con la cuenta del parámetro 83 (Caja efectivo).

Saldo a favor del cliente

Los adelantos y saldos a favor del cliente se muestran en el Panel Crédito, línea Tiene:. Cuando es mayor a 0, el monto titila suavemente para llamar la atención del cajero.

Menú del saldo a favor

Haga clic sobre el monto de Tiene: para abrir el menú con estas opciones. Desde acá el saldo solo se consulta: para usarlo como pago, emita la factura a crédito (F8) y aplíquelo desde CxC → Cuenta Detalle → Aplicar pago.

Generar adelanto

Desde el botón Utils:

• Adelanto Cliente — Registra un adelanto a favor. Requiere cliente con código.
• Retirar Adelanto — Devuelve al cliente parte o todo su saldo a favor.
• Retiro Adelantos SN — Caso especial para clientes sin código, abre el modal Saldos Notas de Crédito MV-040.

Modal Saldos Notas de Crédito MV-040

Ruta: Utils → Retiro Adelantos SN. Lista las facturas que generaron NC con saldo a favor disponible para clientes sin código (cuenta 2104SN, tabla SaldosAFavor).

• Columnas: Factura (con el número de la nota de crédito debajo) · Cliente · Fecha · Movimientos · Caja · Saldo
• Buscador por número de factura, número de nota de crédito o nombre de cliente
• Tipo de devolución: Efectivo (param 83) o Tarjeta (param 84 — requiere número de comprobante de anulación del datáfono)
• Saldo Requerido: monto a retirar. Se calcula automáticamente el Saldo a Retirar (mín. entre requerido y disponible)

Botones de acción

Cuenta contable del saldo a favor

La cuenta contable donde se registra el saldo a favor se construye concatenando la cuenta base (parámetro 89, por defecto 2104) con el código del cliente:

Envío Express y Boletillas BO-001

Desde el botón PROCESAR → Envío Express, puede abrir el módulo de boletillas para gestionar envíos a domicilio / guías de transporte del día.

• Pasa automáticamente el código y nombre del cliente actual (auto-abre el modal "Nueva Boletilla")
• Funciona con cualquier cliente, incluyendo SN
• Abre el módulo de boletillas en una nueva pestaña

Filtros del listado

Todos los filtros aplican auto-submit: al cambiar un valor la lista se recarga sola (los inputs de texto usan un debounce de 500ms, Enter también envía).

Estados

Acciones masivas

Al marcar boletillas con los checkboxes aparece una barra azul con acciones:

• Asignar Agente (MB-002) — asigna un agente a todas las seleccionadas y las pasa a estado Calle.
• Marcar Entrada — registra hora de entrada y pasa a Entregado. Solo aplica a boletillas en estado "Calle".
• Reset — limpia Agente a 59999, Estado a Pendiente y vacía Salida/Entrada. Útil para corregir errores.

Códigos del módulo

Validación de monto alto

Cuando una línea supera los 5 millones de colones (cantidad x precio), el sistema muestra un modal de confirmación de seguridad.

Comportamiento

1. Al agregar o editar una línea que supera el umbral, aparece un modal rojo
2. Debe escribir la palabra "SI" (en mayúsculas) para confirmar
3. Si cancela, la línea se elimina automáticamente
4. Se envía una alerta por correo al email del parámetro 194

Configuración de estación

La estación define los valores predeterminados para facturar. Acceda con el botón (piñón) en el panel Documento.

Modal Buscar Artículo MBA-001

Modal principal de búsqueda y selección de artículos durante la facturación. Se abre con F2 o el botón de búsqueda. Permite filtrar por categoría, por stock y muestra precios y existencias en tiempo real.

Barra de búsqueda

• Texto — busca por código, código de barras, nombre, descripción o serie.
• Todas las categorías — combo para limitar a una categoría específica.
• Solo stock — checkbox que filtra a artículos con existencia positiva.
• Buscar / Agregar — ejecuta búsqueda o agrega el primer resultado al documento.

Cuando el buscador no muestra artículos

La pantalla del buscador dice por qué está vacía. Son cuatro mensajes distintos y no significan lo mismo:

Lista de resultados (con imagen lateral)

A la izquierda de la lista aparece la ficha de imagen del artículo seleccionado (130px de ancho, ocupa todo el alto del panel superior). Si el artículo tiene varias imágenes en su carrusel, se muestran apiladas verticalmente con scroll. Click sobre cualquier imagen la abre en grande (lightbox) sobre toda la pantalla; cierra con Esc, click fuera o el botón ✕.

Tabla con las columnas: Código, Nombre, Stock, Precio (sin IVA), IVA %, Neto (con IVA) y Cant (cantidad a agregar). Al pasar el mouse, se muestra además la categoría y subcategoría del artículo.

• Enter sobre una fila → agrega el artículo al documento.
• Clic sobre una fila → marca la fila como seleccionada y carga los paneles laterales de detalle.

Pedir abastecimiento desde el buscador MFD-SOL

En cada fila de resultados, pegado al nombre del artículo, aparece el botón de la manita (). Es el atajo para pedir que se abastezca ese artículo sin salir de la factura. Sirve para dos cosas:

• El encargo puntual de un cliente: pide algo que no se tiene y se le va a conseguir.
• La reposición de lo que se está agotando: el vendedor, que es quien lo ve primero, avisa en el momento.

Se abre una ventanita que pregunta cuánto hay que pedir (el foco entra directo ahí: digitar el número y Enter alcanza) y, si se despliega Para quién es, deja ajustar el cliente, para cuándo se necesita y marcarlo como encargo urgente. El cliente viene tomado de la factura que está abierta. También se abre con Shift + F2.

Paneles de detalle (parte inferior)

Reglas de selección de precio (versión 2026-05-11)

El cajero puede elegir un nivel de precio diferente clickeando sobre la fila correspondiente en el panel Precios — esto se respeta al agregar la línea. Hay UNA regla que bloquea esa selección manual:

Flujo Enter — selección de precio + bodega + cantidad (bidireccional)

El Enter funciona en cualquier orden. Pasos:

1. Buscás el artículo y se selecciona (fila marcada azul).
2. Tipeás la cantidad en el input de la fila (default 1).
3. Click en un nivel de precio (ej: P3) y click en una bodega (ej: Bodega A) — en cualquier orden.
4. Enter con el foco en cualquier lado del modal → agrega con cantidad + P3 + Bodega A automáticamente.

Lo mismo aplica con doble clic en cualquier fila de precio o bodega (atajo equivalente al Enter). Tras agregar, el modal se cierra y las selecciones globales se limpian.

Cantidad por monto (Precio→Cant en barra de búsqueda)

Junto al input "Cantidad" hay un campo "Precio→Cant" que solo se activa para artículos fraccionados (azúcar, harina, líquidos a granel...). Tipeás el monto que el cliente quiere gastar (con IVA) y al hacer Enter / Tab el sistema calcula la cantidad fraccionada y la pone en Cantidad.

Fórmula: cantidad = (monto ÷ (1 + IVA/100)) ÷ precio redondeada a 3 decimales. Misma función disponible también dentro del modal Editar Artículo (MV-ART) usando el precio virtual (con descuento aplicado).

Modal Editar Artículo MV-ART

Al hacer doble clic (o usar la opción Editar) sobre una línea del documento se abre este modal para ajustar cantidad, precio, descuento, IVA, compuestos, lotes y vencimientos.

Campos principales

Totales del modal

En la parte inferior del modal se muestran Subtotal, IVA y Total calculados en tiempo real al cambiar cualquier campo.

Pestañas especiales

Utilidades VE-UTL

Menú de funciones adicionales accesible durante la facturación. Cada utilidad abre un modal o ejecuta una acción sobre el documento actual o sobre la caja.

Inventario y artículos

Cliente y saldos

Documentos

Caja y efectivo

Import / Export de cotizaciones

Configuración

Configuración Romana / Balanza MCF-ROM

Permite que el lector de barras interprete los códigos que imprimen las balanzas (romanas) cuando un código no se encuentra ni como Cod_Articulo ni como CodigoBarra. Se accede desde Utilidades VE-UTL → Configuración → Romana / Balanza.

Cómo funciona

Cuando escaneás un código en el campo de búsqueda de artículos, el sistema lo busca en este orden:

1. Busca por Cod_Articulo exacto.
2. Si no existe, busca en CodigoBarra.
3. Si no existe y la romana está activa, intenta interpretarlo como código de balanza extrayendo el código del artículo y el valor (peso o precio).

El código de la balanza siempre arranca en la posición 1 y el valor sigue inmediatamente después. Solo hay que indicar 2 longitudes.

Campos del modal

Ejemplo: EAN-13 estándar de balanza

Para un código como 2600101056111 (13 dígitos):

El artículo en la base de datos debe llamarse exactamente 2600101. Al escanear, el sistema agrega 1 unidad (en modo precio se usa la cantidad precio_balanza ÷ precio_artículo).

Configuraciones típicas

Importante: el último dígito de un EAN-13 es el check digit y NO debe entrar al cálculo. Por eso para 13 dígitos totales se configura código + valor = 12.

Almacenamiento

La configuración vive en la tabla dbo.RomanaConfig (singleton, 1 fila por empresa). La migración 20260511104634 la crea con valores default desactivados.

Opciones de línea MV-OPC

Modal que aplica acciones masivas sobre las líneas seleccionadas del documento. Se accede desde el menú Opciones o con el botón correspondiente de la barra de acciones.

Acciones disponibles

Aplicar descuento (modal detallado)

Al elegir "Descuento" se abre el panel con:

• Tipo de Descuento — combo con las 10 clases Hacienda (01 Descuento general, 02 Bonificación, 07 Descuento comercial, etc.).
• Porcentaje (%) — campo numérico con botones rápidos: 0, 5, 10, 15, 20, 25, 40, 50.
• Descuento Máximo — checkbox que aplica el descuento máximo permitido por artículo.
• Aplicar Descuento — botón primario que efectúa la acción sobre todas las líneas seleccionadas.

Otros Datos, costos y margen

Tres funciones que se usan a diario y que conviene conocer: los datos extra que se le pueden poner a una factura, la actualización de costos al abrir una cotización y la columna de margen.

Otros Datos (MV-042)

Permite agregarle campos adicionales a una factura o proforma (número de orden de compra del cliente, placa del vehículo, número de contrato… lo que el negocio necesite).

Flujo de uso

1. Abra el modal "Otros Datos" desde cualquiera de los dos lugares
2. Panel izquierdo: CRUD de favoritos (agregar / renombrar / quitar nombres de campos reutilizables)
3. Panel derecho: formulario Nombre + Valor → click en un favorito lo pre-llena
4. "Aceptar" guarda en FacturaVentaOtrosDatos y auto-registra el nombre en favoritos
5. Lista inferior muestra los datos actuales — clic en fila para editar, 🗑️ para eliminar

Integración con Hacienda

Los campos guardados se emiten automáticamente en el nodo <Otros> del XML enviado a Hacienda como <OtroTexto codigo="NombreCampo">valor</OtroTexto>.

Transfer proforma → factura

Al convertir una proforma a factura, los datos extras se migran automáticamente del número de proforma al nuevo consecutivo de factura (sin intervención del usuario).

Auto-refresh de costos al abrir cotización

Cada vez que se abre o recupera una cotización/proforma, el sistema ahora sincroniza automáticamente los costos de las líneas con el costo actual del catálogo de artículos.

Preview del último artículo encontrado

En la barra de búsqueda, después del input de código ahora aparece un preview visual del artículo buscado:

Margen de utilidad — validaciones

La columna %Marg de la tabla tiene 4 estados según la calidad del dato:

Filas sin stock — formato visible

Cuando una línea de artículo tiene cantidad mayor al stock disponible (faltante en bodega), toda la fila se marca en rojo:

• Fondo: rojo claro (#fef2f2)
• Texto: rojo oscuro (#dc2626) en peso 600 y tamaño completo (no se ve más pequeño)
• Todos los campos de la fila (código, nombre, cantidad, precio, totales) mantienen el mismo tamaño que filas normales

Esto permite detectar visualmente artículos que provocarían sobregiro antes de procesar la factura.

Doble clic inteligente en tabla artículos

Se intercambió la acción del doble clic para mejor UX:

• Doble clic en el CÓDIGO del artículo → abre el Kardex (consulta histórica de movimientos)
• Doble clic en el NOMBRE del artículo → abre Editar Línea (MV-ART)

Indicador de conexión en el Total

El header de la ficha Total ahora muestra:

• Moneda activa del documento (CRC, USD, EUR) como chip amarillo
• Botón 💱 Cambiar que abre un popup para cambiar la moneda del documento
• Puntito • de conexión al extremo derecho:
  • ● Verde pulsando → servidor en línea
  • ● Rojo pulsando → sin conexión

El sistema hace un ping automático al servidor cada 30 segundos, y también escucha los eventos online/offline del navegador.

Número de documento — últimos 10 dígitos

El número del documento mostrado en la ficha Documento se recorta a los últimos 10 dígitos cuando es un consecutivo electrónico (20 caracteres). Para proformas cortas se mantiene completo. El número completo sigue enviándose correctamente a todas las APIs.

Botón "Nueva" reubicado

El botón Nueva (abrir nueva venta en pestaña aparte) se movió del panel de Herramientas a la ficha Documento, junto al botón Imprimir. Solo es visible cuando la proforma tiene consecutivo real (no en documento de trabajo).

Parámetro 380 — control completo del teléfono

El parámetro 380 (Imprimir teléfono del cliente) ahora aplica en todos los formatos de salida:

• ✅ POS térmica (FIPVIVI002)
• ✅ Hoja carta centrado (FIPVIVI003)
• ✅ Hoja carta 2 columnas (FIPVIVI004)
• ✅ PDF DataReport (FIPVIVI005)
• ✅ Matricial GDI (FIPVIVI006)
• ✅ Vista HTML web
• ✅ PDF del correo electrónico
• ✅ Cuerpo HTML del correo
• ✅ Bluetooth

Si 380 = 0, el teléfono del cliente no se imprime y la etiqueta cambia de "Tel/Email:" a "Email:" automáticamente.

Parámetros clave

El comportamiento del módulo se controla mediante parámetros de empresa:

💱 T.C. USD       500.00

Permisos

Los permisos controlan qué acciones puede realizar cada usuario en el módulo de facturación. Se configuran desde Configuración > Usuarios asignando los códigos correspondientes.

Acceso al módulo

Edición de líneas

Visualización

Acciones del documento