Cobro de Caja

Que es el Cobro de Caja

El modulo de Cobro de Caja permite a la cajera cobrar los documentos (cotizaciones/proformas) que fueron preparados en el modulo de Ventas y enviados a caja para su pago.

Es la pantalla principal de trabajo de la cajera. Desde aqui se reciben los documentos, se cobra al cliente eligiendo el medio de pago, y se genera la factura electronica.

Flujo de trabajo

El flujo completo desde que el vendedor prepara un documento hasta que la cajera lo cobra:

• Estado 1: Cotizacion en edicion (en Ventas).
• Estado 4: Enviada a Caja (visible en Cobro).
• Al cobrar: Se convierte en factura electronica (estado 2) y se envia a Hacienda.

Como entrar

Requiere el permiso 134 (acceso al modulo de cobro de caja).

Layout de la pantalla

• Panel izquierdo (45%): Tarjetas de documentos pendientes de cobro.
• Panel derecho superior: Detalle de articulos del documento seleccionado + boton Cobrar.
• Panel derecho inferior: Tabla de documentos cobrados en el dia.
• Footer: Contador de documentos y total pendiente.

Filtros

Documentos Pendientes

El panel izquierdo muestra las cotizaciones enviadas a caja como tarjetas. Cada tarjeta incluye:

• Numero: Consecutivo de la cotizacion (ej: #12345).
• Fecha: Fecha de creacion.
• Descuento: Si la cotizacion tiene descuento, aparece una etiqueta naranja con el monto.
• Total: Monto total con simbolo de moneda (₡ o $).
• Cliente: Codigo y nombre (comercial o manual).
• Usuario: Vendedor que creo la cotizacion.

Acciones por tarjeta

• Clic: Selecciona la tarjeta y muestra el detalle de articulos en el panel derecho.
• Doble clic: Abre directamente el modal de cobro.
• Cobrar: Abre el modal de cobro contado.
• Devolver: Devuelve la cotizacion a Ventas (estado 4 a 1).

Detalle del Documento

Al seleccionar una tarjeta, el panel derecho superior muestra la informacion del documento y la tabla de articulos:

Tabla de lineas

Debajo de la tabla aparece el boton grande "Cobrar Documento" para proceder al cobro.

Documentos Cobrados Hoy

El panel derecho inferior muestra una tabla con todos los documentos cobrados por el cajero en el dia:

Iconos de medios de pago

Cobrar un Documento

El proceso de cobro convierte la cotizacion en una factura electronica. Hay dos formas de iniciar el cobro:

1. Seleccione la tarjeta del documento (clic) y luego haga clic en "Cobrar Documento" en el panel derecho. O simplemente haga doble clic en la tarjeta.
2. Se abre el modal de Cobro Contado mostrando el total a cobrar.
3. Ingrese el monto recibido del cliente en el campo principal. El sistema calcula automaticamente el vuelto.
4. Seleccione el medio de pago (efectivo, tarjeta, SINPE, etc.).
5. Si el cliente paga en moneda extranjera, cambie a la pestana de la otra moneda e ingrese el monto.
6. Confirme el cobro. El sistema genera la factura, la envia a Hacienda y la imprime.

Medios de Pago

El modal de cobro permite seleccionar diferentes medios de pago. Cada medio tiene una cuenta contable asociada que se configura en el sistema.

Numero de comprobante (SINPE, transferencia, tarjeta)

El sistema puede pedir el numero de comprobante cada vez que se agrega un pago que no sea efectivo, para poder conciliar despues contra el banco. Se enciende en Configuracion → Parametros, parametro 28 («Facturacion, comprobante obligatorio en pagos que no son efectivo»). Viene apagado.

Con el parametro encendido se abre una ventanita «Comprobante de ...» al agregar el pago; el numero queda guardado junto al pago y se ve en la lista de pagos del modal. El efectivo nunca lo pide, y en las cajas con datafono el numero de autorizacion de la tarjeta lo pone el datafono solo. Detalle completo en el manual de Facturacion.

Pago mixto

Es posible combinar multiples medios de pago en un solo cobro. Por ejemplo, parte en efectivo y parte con tarjeta. El sistema registra cada medio por separado en DocumentoDetallePago.

Pago en moneda extranjera

Si el cliente paga en dolares (u otra moneda extranjera), cambie a la pestana de la moneda correspondiente. El sistema usa el tipo de cambio configurado para calcular el equivalente en moneda nacional.

Billetes Rapidos

Debajo del campo de monto en el modal de cobro aparecen botones de denominaciones de billetes para ingreso rapido. Al hacer clic en un billete, se suma su valor al monto ingresado.

Denominaciones por moneda

Las denominaciones se ajustan automaticamente segun la moneda nacional configurada en el sistema (parametro 249). Tambien soporta PAB, EUR, MXN, GTQ, HNL, NIO, DOP y COP.

Devolver a Ventas

Si una cotizacion fue enviada a caja por error, o el cliente decide no comprar, puede devolverla al modulo de Ventas.

1. Busque la cotizacion en la lista de pendientes.
2. Haga clic en el boton (flecha) de la tarjeta.
3. Confirme la devolucion en el dialogo.

Esto cambia el estado del documento de 4 (Cajas) a 1 (Cotizacion), y desaparece de la lista de cobro. El vendedor puede verla de nuevo en su modulo de Ventas.

Adelanto de Cliente

Permite registrar un pago anticipado de un cliente. El monto se guarda en una cuenta contable de adelantos asociada al cliente.

1. Abra el menu Utils (boton en la barra de titulo).
2. Seleccione "Adelanto Cliente".
3. Busque y seleccione el cliente.
4. Se abre el modal de Movimiento Contable con la cuenta de adelanto precargada.
5. Ingrese el monto y seleccione la cuenta origen (caja/banco).
6. Confirme para registrar el movimiento.

Retirar Adelanto

Permite devolver un adelanto al cliente (total o parcial). Solo es posible si el cliente tiene saldo disponible.

1. Abra Utils > "Retirar Adelanto".
2. Busque y seleccione el cliente.
3. El sistema verifica que tiene saldo de adelanto disponible.
4. Se abre el modal con la cuenta de adelanto y la cuenta de efectivo precargadas.
5. Ingrese el monto a retirar (no puede exceder el saldo disponible).
6. Confirme para registrar el retiro.

Reimprimir Factura

Permite reimprimir una factura que ya fue cobrada. Util si la impresora fallo o el cliente necesita otra copia.

1. Abra Utils > "Reimprimir Factura".
2. Ingrese el numero de la factura.
3. La factura se envia a la impresora POS configurada en la estacion.

Contador de Monedas

Herramienta de arqueo para contar el efectivo fisico en caja. Permite ingresar la cantidad de cada denominacion de billete y moneda, y compara el total con lo esperado por el sistema.

1. Abra Utils > "Contador Monedas".
2. Ingrese la cantidad de cada denominacion (monedas y billetes).
3. Agregue tarjeta, SINPE, transferencia y gastos si aplica.
4. El sistema calcula el total y muestra la diferencia contra lo esperado.

Esta es la misma herramienta disponible en el Cierre de Caja (CF-002).

Retiro Adelantos SN

Muestra los saldos de adelantos del cliente generico (SN) y permite hacer retiros. Util cuando se acumulan adelantos de ventas al contado con cliente generico. Abre el modal Saldos Notas de Credito MV-040.

Que se imprime al hacer un retiro

Al confirmar el retiro salen dos tiquetes, en este orden:

El comprobante de Saldo a Favor tambien se puede sacar aparte en cualquier momento, sin hacer ningun retiro: se selecciona la factura en la lista del modal y se pulsa Imprimir.

Movimiento Contable Libre

Permite crear un asiento contable manual directamente desde la caja. Es la opcion mas flexible para registrar movimientos que no encajan en las otras utilidades.

• El tipo de documento es editable (ADE, UDE, GAS, o cualquier otro).
• Ambas cuentas (origen y destino) son seleccionables.
• La cuenta de la izquierda (AUMENTA) es la que recibe el monto; la de la derecha (RESTA) es de donde sale.
• Se puede agregar detalle y referencia.

Estados de Documentos

Estados de cotizacion (ProformaMadre)

Estados de factura (VentaMadre)

Estados de cierre

Permisos

Las utilidades (adelantos, movimientos contables, etc.) pueden tener sus propios permisos adicionales segun la configuracion del sistema.

Parámetros de empresa

Los parámetros configuran el comportamiento del módulo de cobro de caja.

Errores comunes