Ayuda: Cuenta Detalle

Cuenta Detalle Permiso 253

Movimientos detallados de la cuenta de crédito de un cliente: las facturas que quedaron por cobrar, sus notas y sus recibos, en orden cronológico.

¿Qué muestra?

Cada movimiento en orden cronológico (cargos y abonos)
Cargo: facturas a crédito, ND, ingresos manuales
Abono: recibos CxC, NC, saldos a favor aplicados
Saldo corrido después de cada movimiento

Útil cuando el cliente tiene dudas sobre su cuenta y se necesita trazar movimiento por movimiento.

Las facturas de contado no salen acá

Esta pantalla es la cuenta por cobrar del cliente, o sea lo que el cliente queda debiendo. Por eso solo entran las facturas hechas a crédito.

Cuando una factura se cobra de una vez (contado — F7, o los botones EFECTIVO / TARJETA / SINPE), la plata entra en ese mismo momento a la caja: no queda saldo pendiente, no se crea documento en CxC y no hay ningún recibo que aplicar. No aparece en Cuenta Detalle ni en el Estado de Cuenta, en ningún filtro.

Cómo saber cómo salió una factura Abra la factura en Ventas → Facturas VE-001 y vea el detalle VE-030. Arriba a la derecha, en Detalle Documento, el campo FORMA PAGO dice Contado o Crédito. Y abajo, en la franja REVISIÓN:

Si fue contado, aparece la línea de la caja con la cuenta y el monto (por ejemplo 110101 CAJA-EFECTIVO ₡10.174,58). Esa línea es el comprobante de que el pago quedó registrado.
Si fue crédito, aparece la línea CxC con el monto y si está Pendiente o Pagada.

¿La hizo de contado pero era a crédito? La forma de pago se define al momento de facturar y no se puede cambiar después, porque la factura ya se le envió a Hacienda. Si se equivocó, se hace una nota de crédito a esa factura y se vuelve a facturar, esta vez a crédito (F8 en FactuDesk). Al revés es igual: una factura a crédito que el cliente ya pagó no se pasa a contado, se le aplica el recibo desde acá y queda cancelada.

Qué significa cada columna: Fecha, Emis, Venc

Las cuatro columnas del medio de la lista suelen confundirse entre sí. Son estas:

Fecha — el día en que se hizo la factura. No es la fecha de hoy, ni la fecha en que usted abre la pantalla, ni la del último cobro. Es la fecha con la que la factura salió y con la que se le envió a Hacienda, y nunca cambia.
Emis — cuántos días han pasado desde que se hizo esa factura, contados hasta hoy. Si dice 200, la factura se hizo hace 200 días.
Venc — cuántos días de atraso lleva. Va con semáforo: verde al día, amarillo hasta 30 días, rojo de ahí en adelante.
F. Venc — el día en que la factura se venció, o sea la fecha de la factura más los días de crédito del cliente. Si el cliente tiene 0 días de crédito, la factura vence el mismo día en que se hizo, y por eso F. Venc se ve igual que Fecha y las columnas Emis y Venc muestran el mismo número.

¿Por qué una factura sale con fecha vieja?

Porque esa es la fecha en que se hizo, y la factura sigue sin pagarse desde entonces. Esta pantalla, con el filtro Pendientes, muestra todo lo que el cliente debe sin importar de cuándo sea: si le quedó algo debiendo hace ocho meses, esa factura sigue apareciendo con su fecha original hasta que se le aplique el pago.

Es normal entonces que la lista de un cliente salte meses — por ejemplo que muestre facturas de febrero y ninguna de agosto. Eso quiere decir que las de febrero quedaron sin pagar, y que después de esa fecha a ese cliente no se le volvió a facturar a crédito (o lo que se le facturó ya se cobró, y por eso no aparece).

Cómo comprobarlo usted mismo Para ver todo lo que se le facturó a ese cliente en un mes, entre a Ventas → Facturas VE-001, ponga el cliente y el rango de fechas del mes que quiere revisar. Ahí salen todas sus facturas de ese mes, pagadas y sin pagar, de contado y de crédito. Si en ese mes no aparece ninguna, es que al cliente no se le facturó en ese período.

La fecha de la factura no se puede cambiar Una vez emitida, la factura ya se le mandó a Hacienda con esa fecha. Si de verdad se hizo con la fecha equivocada, no se corrige la fecha: se le hace una nota de crédito y se vuelve a facturar.

Aplicar un recibo / pago

Desde Cuenta Detalle puede seleccionar uno o varios documentos pendientes y aplicar un pago con el botón Aplicar pago. Se abre la ventana de recibo donde indica el monto, el medio de pago (cuenta contable), el comprobante y el detalle. El monto se reparte automáticamente del documento más viejo al más nuevo (FIFO) y, si el cliente tiene saldo a favor, puede aplicarlo con un toque. Al confirmar se genera el recibo y el asiento contable, se imprime el recibo POS y se envían el correo y el WhatsApp al cliente.

En la computadora: la ventana se muestra centrada con la tabla de documentos y los campos del recibo.
En el celular o la tablet: la misma operación se abre como una pantalla completa de abajo hacia arriba, con los campos uno debajo del otro y botones grandes, pensada para usarse con los dedos. Funciona exactamente igual (varios documentos, saldo a favor, impresión y envíos).

Ventana renovada (2026-06-22) La ventana de Aplicar Recibo estrena el diseño navy del sistema, con modo claro/oscuro y pantalla completa en el celular. Además, el campo "Paga" ahora inicia en blanco para que escriba directamente cuánto va a pagar o abonar (antes venía con el total puesto), y se agregó el botón "Pagar todo" que rellena el total de un solo toque.

Tolerancia de 1 centavo (2026-06-12) Si entre el monto pagado y el total de los documentos queda una diferencia de hasta ₡0.01 (típica de redondeos o tipos de cambio), el sistema la acepta como buena: el recibo se aplica sin error y el documento queda cancelado aunque le sobre o le falte el centavo. Antes ese centavo bloqueaba el cobro o dejaba la factura abierta con saldo 0.01.

Correo del recibo y respaldo El recibo se envía por correo al cliente (usa su EmailCobro o, si no, el EmailGeneral de su ficha) y, si está configurado el correo de respaldo (parámetro 149), se manda una copia a ese buzón para tener todos los recibos archivados. Si el cliente no tiene correo en su ficha, el recibo igual se envía solo al correo de respaldo, para que ninguno quede sin archivar. Solo si tampoco hay correo de respaldo configurado el sistema avisa que no pudo enviarlo.

«El comprobante ya se usó en N recibos» Al escribir el comprobante, el sistema revisa si ese número ya está en otro recibo de los últimos 2 años y se lo muestra: número de recibo, fecha, cliente, factura y monto. Es solo un aviso y no le impide aplicar, porque a veces un mismo depósito se reparte a propósito entre varios recibos o varios clientes.

El aviso solo cuenta recibos vigentes: un recibo anulado nunca aparece. Si usted anuló el recibo y el aviso sigue saliendo, es que ese depósito se volvió a aplicar con otro recibo. Fíjese en el número que muestra el aviso: ese es el recibo vigente. Suele pasar cuando el depósito vuelve a quedar pendiente en Aplicar Pagos y alguien lo confirma otra vez para el cliente que sugiere el detalle del banco.

El campo Tipo de recibo

En la ventana de recibo, TIPO RECIBO clasifica el recibo que va a quedar: si fue un pago, una nota de crédito por descuento, por devolución de mercadería, etc. No cambia la plata: cuánto se rebaja de la factura y cómo queda el asiento lo decide el medio de pago (la cuenta contable). El tipo es la etiqueta con la que después va a poder buscar y agrupar sus recibos.

La lista es de su empresa y se administra en Configuración → Emisor y Documentos → Tipos de recibo: ahí puede agregar los que le hagan falta.

Son tres listas distintas El tipo de recibo (este campo) no es lo mismo que el motivo que se escoge al hacer una nota de crédito o débito, ni que el tipo de referencia de Hacienda (el campo Ref de la nota, que define Hacienda y no se puede cambiar). Por eso un nombre puede existir en una lista y no en la otra: por ejemplo "Nota de crédito financiera" viene en la lista de Hacienda, y si además lo quiere ver acá, hay que agregarlo a los tipos de recibo.

Documentos con intereses pendientes

Si selecciona un documento vencido que genera intereses, el sistema le pide generar primero los intereses antes de cobrar. Por eso, al seleccionarlo, el botón Aplicar pago aparece deshabilitado y se muestra el botón Generar int.

Toque Generar int para calcular el interés del/los documentos seleccionados. Esto crea el asiento contable y un documento de interés por cada uno, e imprime el comprobante.
Una vez generados, la pantalla se actualiza y el botón Aplicar pago queda habilitado para cobrar el saldo (factura + interés).

Tanto en computadora como en celular el comportamiento es el mismo; en el teléfono el botón Generar int está en la barra inferior de selección.

Anular un recibo Permiso 254 MC-007

Para anular un recibo se abre la ventana de anulación, que ahora pide siempre un motivo antes de continuar. El motivo se guarda en el detalle del recibo y queda en la bitácora.

Motivo obligatorio — escriba por qué anula el recibo (el campo viene precargado con el detalle actual del recibo y puede editarlo). Sin motivo no se puede anular.
Aviso al cliente — al anular, el sistema le avisa automáticamente al cliente que el recibo fue ANULADO, por correo (a su correo y al de respaldo) y por WhatsApp (si la empresa tiene WhatsApp vinculado), con el comprobante de anulación adjunto. Es el mismo formato que cuando recibe un recibo, pero en versión de anulación.
Imprimir comprobante — si deja marcada la casilla "Imprimir comprobante en impresora POS", se imprime el tiquete de la anulación. La casilla recuerda su última preferencia.
La anulación genera además el asiento contable inverso y reactiva los documentos que el recibo había cancelado. Si algún aviso (correo, WhatsApp o impresión) falla, la anulación igual queda registrada.

¿No llega el WhatsApp? El aviso por WhatsApp solo sale si la empresa tiene su número de WhatsApp vinculado y activo. Si la vinculación quedó pendiente, el mensaje no se encola. El correo sí se envía igual.

La Bitácora del cliente MC-009

La bitácora es donde queda anotada la gestión de cobro: a quién se llamó, qué contestó, cuándo prometió pagar. Cada nota guarda sola la fecha, la hora y quién la escribió, y no se puede borrar, así que sirve de respaldo de lo que se hizo.

Desde dónde se abre

Desde la pantalla de Cuenta Detalle CX-001 — botón Bitácora arriba a la derecha. Muestra la del cliente que tenga en pantalla.
Desde el documento — dele doble clic a una factura de la lista: se abre la ventana con el detalle del documento MC-004 y ahí, abajo, está el botón Bitácora. Abre la del cliente de esa factura, sin salirse del documento que está revisando.

También en el celular y en los demás reportes de CxC El botón dentro del documento está en todas las pantallas que abren ese detalle: Cuenta Detalle, Estado de cuenta, Antigüedad detallados, Ant. agente (documento) y Documentos pagados — en computadora y en teléfono.

Anotar una gestión

Escriba la nota en el campo de arriba y presione Enter o el botón +.
Al lado va el Tipo (viene GENERAL). Es la etiqueta con la que después va a poder agrupar: LLAMADA, VISITA, PROMESA DE PAGO, lo que su empresa use. La flechita muestra los tipos que ya se han usado, para no escribirlos de nuevo.
La nota aparece de inmediato en la lista, con la más reciente de primera.

Ver la gestión de todos los clientes y sacarla en Excel

La ventana de bitácora muestra un solo cliente. Para ver la de todos, con filtros y exportación, está el reporte Bitácora de gestión CL-006, al que se llega por dos caminos:

CxC → Cuentas y Movimientos → Bitácora de gestión.
Clientes → Comunicación → Bitácoras (es el mismo reporte).
O con el botón Ver todas / Excel del pie de la ventana de bitácora, que lo abre ya filtrado por ese cliente.

Ahí puede filtrar por código de cliente, nombre, tipo de gestión, texto del evento y rango de fechas, e imprimir o bajar el Excel.

Si abre el reporte y sale vacío, mire las fechas El reporte arranca con el rango del día de hoy. Si las gestiones que busca son de días anteriores, cambie la fecha "Desde" y vuelva a consultar. Entrando por el botón Ver todas / Excel el rango ya viene abierto de un año hacia atrás.

El botón Excel se ve gris

Si el botón Excel de Cuenta Detalle CX-001 aparece apagado, no es una falla: la exportación está protegida y se habilita reporte por reporte. Este reporte usa el permiso 762.

El botón le dice cuál llave le falta Pase el mouse por encima del botón gris —o tóquelo, si está en el celular—: el mensaje indica si lo que falta es el permiso de la persona o el parámetro de la empresa.

El permiso es por persona, no por empresa Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso se marca persona por persona. Lo hace el administrador en Seguridad → Usuarios SE-001, escribiendo Excel en el buscador de permisos. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.

Mientras tanto, este reporte se puede sacar con Imprimir Web y Generar PDF, que no están protegidos y respetan los filtros que tenga puestos.

Explicación completa: las dos llaves y los 13 permisos de CxC

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