Ayuda: Solicitud de Abastecimiento

¿Para qué sirve? ¿De dónde salió esta línea? Asignar proveedor Saltar lo que no voy a pedir Forma de envío ¿Comprar o trasladar? ¿Cuánta plata hace falta? Ver solo un proveedor Generar la orden Varias sucursales Preguntas frecuentes

¿Qué es la Solicitud de Abastecimiento?

Es la pantalla donde el equipo de compras revisa los productos que hay que reponer o comprar, decide a qué proveedor se le compra y cómo se entrega, y genera la orden de compra.

Empezó siendo solo la cola de los faltantes que salían del Control de Despacho. Hoy es el centro de gestión del abastecimiento: acá cae todo lo que hay que conseguir, sin importar quién lo pidió ni desde qué pantalla. Vendedores, despachadores y la sugerencia automática de compra dejan sus pedidos en la misma lista, y proveeduría trabaja en un solo lugar en vez de andar juntando papelitos de tres lados.

Está en el menú Facturación → Despacho y Abastecimiento → Solicitud de Abastecimiento, junto a Control de Despacho.

En una frase: otros piden, acá se decide (cuánto, a quién y cómo), y de acá sale la orden de compra. Lo que ya entró —comprado o trasladado— se cierra solo y desaparece de la lista.

De dónde salen las solicitudes

Las líneas de esta lista no se digitan acá: llegan solas desde las pantallas donde la gente se da cuenta de que falta producto. Hay cuatro caminos, y todos terminan en la misma cola.

Viene de	Quién la crea y cómo	Con qué llega
Control de Despacho (el origen de siempre)	Al armar la boleta de un cliente, si falta existencia de un producto se pulsa Solicitar compra y se indica la cantidad y la fecha en que se necesita.	Con el documento y el cliente de esa boleta. Sin proveedor.
Facturación / FactuDesk	El vendedor busca el artículo y toca el ícono de la manita ( Pedir) en el buscador de artículos. Sirve tanto para el encargo puntual de un cliente como para pedir reposición de lo que se va agotando. Pide cuánto, para cuándo y si es urgente. También se abre con Shift + F2.	Con el cliente de la factura (se puede cambiar) y la marca de urgente si se indicó. Sin proveedor: una venta no sabe a quién comprarle.
Compras → Órdenes → Orden Automática (sugerencia de compra)	Se corre el cálculo de sugerido de compra y desde ahí se manda para acá el pedido completo, por artículo o por proveedor, para revisarlo antes de generar las órdenes.	Con el proveedor ya puesto y con la cantidad que sugirió el cálculo guardada aparte, para poder comparar después contra la que dejó proveeduría.
La misma pantalla botón «Cargar Últ. Vendidos»	Rescata lo que nadie pidió: artículos vendidos en los últimos días que quedaron sin existencias y todavía no tienen solicitud. Antes de escribir nada le muestra qué entraría. No carga un artículo si ya tiene una solicitud pendiente (de cualquier fecha), ni si en esos mismos días tuvo una solicitud en cualquier estado —señal de que alguien ya revisó ese faltante—. Así queda una sola solicitud pendiente por artículo.	En la columna Cliente dice «Últ. Ventas», para distinguirlas de un encargo de verdad.

La columna «Módulo» dice de dónde vino cada línea

Cada solicitud llega etiquetada con el nombre del módulo que la originó, y esa etiqueta se ve en la columna Módulo de la lista: DESPACHO, FACTUDESK o COMPRAS. Se puede ordenar por ella (un clic en el título) para agrupar, por ejemplo, todo lo que mandó la sugerencia de compra y trabajarlo de un solo golpe. En los impresos el nombre va abreviado (Despa, FDesk, Compra) para no gastar ancho de hoja.

Es la respuesta rápida a «¿y esta línea quién la pidió?»: FACTUDESK es un vendedor (mire el cliente y el documento, que trae el usuario), DESPACHO salió de una boleta, y COMPRAS la propuso el cálculo de sugerencia, no una persona.

Además del módulo, cada fila muestra el documento que la originó, el cliente, el artículo, la cantidad y su estado (Pendiente Con orden de compra).

Revisar una línea

Por cada línea pendiente puede definir, directo en la tabla:

Cantidad: ajústela si hace falta. Si no va a pedir ese artículo, déjela en 0 y siga (ver Saltar líneas con cantidad 0).
Proveedor: escriba o elija a quién se le compra (autocompleta con los proveedores activos).
Método de obtención y Destino (ver más abajo).

Los cambios se guardan solos al salir de cada campo. Puede quitar una línea de la cola con el botón de la papelera.

Saltar líneas: la cantidad en 0

Cuando la cola es larga, revisarla se hace más rápido si no tiene que ir borrando una por una las que no le interesan. Ponga la cantidad en 0 y siga de largo: esa línea queda marcada como «esta no la pido».

El cuadro de la cantidad se ve apagado y con borde punteado, así reconoce de un vistazo cuáles dejó en 0.
El presupuesto del pie no las suma: valen 0.
Al terminar el recorrido, el botón Eliminar se lleva de una sola vez las líneas que marcó y todas las que quedaron en 0. Antes de borrar le dice cuántas son de cada tipo — por ejemplo: «¿Desea eliminar 14 líneas? 3 marcadas y 11 con cantidad en 0».
Si se le queda alguna en 0 y de todos modos genera la orden, el sistema la omite y se lo avisa antes (ver Generar la orden de compra).

La forma rápida de trabajar una cola larga: baje escribiendo cantidades, ponga 0 en lo que no se pide, y al llegar al final pulse Eliminar. La lista queda solo con lo que sí va a comprar.

Eliminar pide el permiso 535. Sin él, el botón se ve gris: puede dejar las líneas en 0, pero no borrarlas.

Dejar una línea en 0 no la cierra ni la borra: sigue apareciendo como pendiente hasta que la elimine o le escriba una cantidad. Si lo que quiere es dejar constancia de que no se va a abastecer, use Descartar, que guarda el motivo.

Forma de envío

Indique cómo se consigue y a dónde va el producto:

Método de obtención: Empresa recoge (la empresa lo pasa a buscar donde el proveedor), Transportista recoge (un transportista lo retira donde el proveedor), Cliente recoge (el cliente lo pasa a buscar al proveedor) o Proveedor entrega (el proveedor lo lleva).
Destino: A bodega (entra al inventario y luego se despacha) o Directo al cliente (el proveedor/transportista lo entrega sin pasar por la bodega).
Transportista: aparece solo cuando el método es Transportista recoge; se elige del mismo catálogo que el despacho.

Decidir qué comprar

La tabla trae tres columnas de números para que la decisión no sea a ojo:

Stock ant.: las existencias que había cuando se pidió. Queda congelado, no cambia nunca.
Stock actual: las existencias de hoy en esa misma bodega. Sale en verde ▲ si subió (ya entró producto) y en rojo ▼ si bajó.
Prom. vta/mes: cuánto se vende de ese artículo en un mes, en promedio: lo vendido en los últimos 60 días dividido entre 2. Las notas de crédito se restan, para que una devolución no lo haga ver más vendido de lo que es. Si sale 0, ese producto no se ha vendido en dos meses.

El botón «Seleccionar art. que ingresaron» (abajo) marca de un solo golpe todas las líneas cuyo stock subió desde que se pidieron. Con eso ya marcado, use «Ya se compró» o «Llegó por traslado» para sacarlas de pendientes.

El botón «Sugerir últ. proveedor» llena el proveedor de las líneas que están en blanco, con el último proveedor al que se le compró ese artículo; si el artículo nunca se ha comprado, usa el proveedor que tenga en su ficha. Nunca cambia un proveedor que usted ya escribió, y no sugiere proveedores inactivos. Si no marca ninguna línea trabaja sobre todas las pendientes; si marca algunas, solo sobre esas. Al terminar le dice cuántas llenó y de dónde salió cada sugerencia — revíselas antes de generar la orden.

El presupuesto del pie

Al pie de la lista, en la franja verde, aparece el Presupuesto pendiente: cuánta plata hace falta para abastecer todo lo que está pendiente en pantalla. Al lado le dice sobre cuántas líneas está sumando.

Se calcula con el costo promedio que tiene cada artículo en el catálogo, multiplicado por la cantidad solicitada, y es un costo neto: no lleva IVA.
Solo suma las líneas pendientes. Lo que ya se compró, llegó por traslado o se descartó no cuenta, porque ya no es plata por gastar.
Responde a los filtros que tenga puestos. Si filtra por un proveedor, el monto es el de ese proveedor, no el de toda la cola.

El monto se actualiza solo. Cuando usted cambia una cantidad y sale del campo, el presupuesto se vuelve a sumar al instante — no hace falta darle Refrescar, así que no pierde el punto de la lista donde iba trabajando.

Si a la par del monto aparece «N sin costo», esos artículos no tienen costo registrado en el catálogo: suman cero y el presupuesto le está saliendo más bajo de lo real. Corríjales el costo en la ficha del artículo y el monto queda al día.

Lo que ya entró se cierra solo

La lista de pendientes se va vaciando sola conforme el producto entra a la empresa. Nadie tiene que venir a esta pantalla a marcar lo que ya se resolvió: el sistema lo detecta y saca la línea de pendientes. Pasa por dos vías.

Lo que se compra. Cuando en Compras → Facturas se aplica una factura de compra, el sistema revisa si había solicitudes pendientes de esos artículos y las pasa solas a «Satisfecha por compra», igual que si hubiera apretado el botón «Ya se compró». Ojo: la nota de crédito de compra no cierra nada, porque esa devuelve mercadería en vez de traerla.

Lo que llega por traslado de otra sucursal. Cuando la otra empresa aprueba o aplica un traslado hacia usted, las líneas que estaban Pendientes de esos artículos pasan solas a «Satisfecha por traslado» y salen del filtro de pendientes de la sucursal que las había pedido.

No hay que apretar nada: basta entrar al módulo o refrescar la pantalla. Las líneas que ya tienen orden de compra no se tocan, y si por lo que sea alguna no se cerró, se sigue cerrando a mano con los botones de abajo («Ya se compró» / «Llegó por traslado»).

Lo cerrado no se borra: queda con su estado y se puede ver cuando quiera cambiando el filtro Estado a Satisfecha por compra, Satisfecha por traslado o Todas.

Los filtros de arriba

La barra sobre la lista acota lo que se está viendo. Todo lo que filtre acá se lleva igual a Excel, a CSV y a los dos impresos: el archivo dice exactamente lo mismo que la pantalla.

Estado: arranca en Pendientes, que es el trabajo del día. También puede ver las que ya tienen orden de compra, las que se resolvieron por compra o por traslado, las descartadas, o Todas.
Artículo: busca por código o por nombre, mientras escribe. Se puede escribir varias palabras sueltas y no hace falta que estén seguidas ni en orden: salen las líneas cuyo código o nombre las contiene todas. Escribiendo gain 900 aparece «ENSURE ADVANCE GAIN VAINILLA 900 G».
Proveedor: una lista para dejar en pantalla solo las solicitudes de un proveedor.
Documento: busca por el número de la factura que originó la solicitud.

La lista de proveedores solo trae los que tienen solicitudes

El cuadro de Proveedor no es el catálogo completo de la empresa. Trae únicamente los proveedores que aparecen en las solicitudes que está viendo en ese momento, y cambia junto con los otros filtros:

Con el estado en Pendientes, salen solo los proveedores de las pendientes.
Con el estado en Todas, salen todos los que alguna vez tuvieron una solicitud.

Al lado de cada nombre, entre paréntesis, va cuántas líneas trae ese proveedor. Así se ve de un vistazo dónde está el grueso del pedido sin tener que elegirlo.

La primera opción de la lista es «Sin proveedor asignado», y sale solo cuando hay líneas sin proveedor. Es el atajo para lo que falta por trabajar: elíjala, asigne los proveedores y la opción desaparece sola cuando ya no queda ninguna.

Si cambia el estado y el proveedor que tenía elegido ya no tiene líneas, no se borra la selección: se queda en la lista marcado con (0). Es a propósito, para que quede claro que el filtro sigue puesto y que ese proveedor no tiene nada con ese estado — en vez de mostrarle de golpe toda la cola como si usted no hubiera filtrado nada.

Estadística de abastecimiento e IRC

Haciendo doble clic sobre cualquier línea se abre la estadística de ese artículo. Contesta la pregunta que de verdad decide una compra: ¿este producto se me está agotando seguido?

Dato	Qué le dice
IRC · veces que se agotó	El Índice de Recurrencia Cero: cuántas veces se pidió el artículo estando el inventario en cero. Es el número que más pesa — un producto con IRC alto se le está acabando una y otra vez.
Veces solicitado	Cuántas solicitudes se crearon en el período.
Pedido con stock	Se pidió aunque todavía quedaba: normalmente es reposición a tiempo, que es lo sano.
Ventas del período	Cuántas veces se vendió. Sirve para pesar el IRC: agotarse seguido algo que casi no se vende importa menos.
Espera promedio / máxima	Cuántos días tardaron en resolverse las solicitudes ya cerradas.
Días sin producto	Estimación de cuántos días del período no hubo existencias.
Pendientes hoy	Solicitudes abiertas ahora mismo, y cuántos días lleva la más vieja.

Arriba de la ventana puede cambiar el período entre 60, 90 y 180 días naturales. Vienen 60 por defecto.

Al principio la ventana va a salir casi vacía, y es normal. El tiempo que espera cada solicitud se empieza a guardar en el momento en que usted la cierra — cuando marca «Ya se compró», «Llegó por traslado» o «Descartar». Con las solicitudes de antes no se puede calcular hacia atrás, así que la estadística se va llenando de aquí en adelante. En un par de meses ya tiene historia para comparar.

Los «días sin producto» son una estimación, no una medición. Se suman las esperas de las solicitudes que nacieron con el inventario en cero. Si dos solicitudes del mismo artículo se traslaparon, esos días se cuentan dos veces. Sirve muy bien para comparar artículos entre sí; no lo tome como un dato exacto.

Los días también se ven en la lista Debajo de la palabra Pendiente aparece cuántos días lleva esperando esa solicitud. A partir de una semana se resalta en naranja. En las líneas ya cerradas el número queda congelado: dice cuánto se tardó, no sigue corriendo.

Bajar a Excel o a CSV

Los botones Excel y CSV bajan un archivo con lo mismo que tiene en pantalla: se llevan los filtros puestos y el mismo orden. Traen todas las columnas de la lista y, además, dos que ayudan a ubicar cada renglón.

# — es la posición dentro del archivo que acaba de bajar: 1, 2, 3… Si cambia el filtro o el orden y vuelve a exportar, ese número cambia.
Id línea — es el número propio de la solicitud. El sistema se lo pone solo cuando la línea entra a la lista, no se repite y no se reutiliza (si se elimina una línea, su número queda retirado para siempre). Ese sí acompaña a la línea hasta que se cierra, aunque cambie de filtro, de orden o de estado.

Use el Id línea cuando necesite hablar de una solicitud en concreto —para consultarnos, para comparar dos archivos bajados en días distintos o para cruzarlos con otra hoja suya—. El # no sirve para eso: es solo el orden en que salieron.

Si agrega a mano un artículo que ya estaba pendiente, el sistema le ofrece sumarlo a la solicitud que ya existe. Si elige sumar, no nace un renglón nuevo: se le suma la cantidad al que ya estaba y conserva su mismo Id. Solo si elige crear una nueva se genera otro número.

El Id línea va en el Excel y en el CSV. En los dos impresos no sale, para no gastar ancho de hoja en un dato que ahí no se usa.

Imprimir: compacto o detallado

Arriba a la derecha hay dos botones de impresión. Los dos se llevan exactamente lo que tenga filtrado en pantalla:

Imprimir compacto: hoja carta vertical, con lo justo para decidir la compra: artículo, cantidad pedida, stock antes → hoy y promedio de venta al mes. Es el que conviene llevar al recorrido de bodega.
Imprimir detallado: hoja horizontal con todas las columnas —cliente, proveedor, método de obtención, destino, transportista, estado—. Es el que sirve para gestionar con los proveedores.

Los dos abren en una pestaña nueva con el diálogo de impresión: desde ahí puede mandarlo a la impresora o elegir «Guardar como PDF».

Generar la orden de compra

Marque las líneas que quiere ordenar (deben tener proveedor asignado).
Si entre las marcadas hay alguna con cantidad 0, el sistema lo avisa antes de crear nada: «Se detectaron 8 líneas a cargar en la orden y se omitirán 2 líneas con cantidad a pedir = 0». Puede continuar (la orden sale solo con las 8) o cancelar para corregir las cantidades o quitarlas con Eliminar.
Pulse Generar Orden(es) de Compra.
El sistema agrupa por proveedor: crea una orden de compra por cada proveedor, con la cantidad de cada artículo y su último costo.

La orden nace como borrador en el módulo de Órdenes de Compra, donde puede revisar costos y detalles antes de aplicarla. La línea de la solicitud queda marcada con su número de orden.

Generar la orden pide el permiso 537: así solo el personal de proveeduría compromete compras con el proveedor. Quien no lo tenga ve el botón gris — igual puede preparar las líneas (proveedor, cantidad, forma de envío). Se asigna en Seguridad → Usuarios.

Si tiene varias sucursales: verlas todas juntas

Esta pantalla muestra las solicitudes de una sola empresa: la que tiene abierta. Cuando el negocio tiene varias sucursales, existe además la versión corporativa, Solicitudes de Abastecimiento (CR-007), que junta lo pendiente de todas las sucursales en una sola lista.

Ahí, además de ver todo junto, cada línea se compara contra el stock de las demás sucursales y el sistema propone qué hacer:

Sugerido de traslado: lo que otra sucursal tiene de sobra y puede mandarle, sin gastar un cinco.
Sugerido de compra: lo que de verdad hay que comprarle al proveedor, porque no lo tiene nadie en el grupo.

Es la forma de mover primero lo que ya se tiene y comprar solamente lo estrictamente necesario. Y como los traslados entre sucursales cierran solos las solicitudes de la sucursal que recibe (ver Lo que ya entró se cierra solo), la lista de pendientes de cada tienda se limpia sola cuando el producto llega.

Tiene su propio manual: Solicitudes de Abastecimiento (Corporativo · CR-007). Y el cálculo que alimenta el tercer origen está en Orden Automática · Sugerencia de Compra (CO-007).

¿Cuál uso? Para trabajar las líneas de su tienda —asignar proveedor, forma de envío y generar la orden— use esta pantalla. Para decidir mirando todo el grupo —quién tiene, quién necesita, qué se traslada y qué se compra— use la corporativa.

Preguntas frecuentes

¿Puedo generar una sola orden para varios proveedores? No: el sistema arma una orden por proveedor, aunque las seleccione todas juntas.

¿De dónde sale el costo? Del último costo del artículo, igual que la Orden de Compra Automática. Puede ajustarlo en la orden antes de aplicarla.

¿Qué pasa si una línea no tiene proveedor? No se puede generar la orden hasta asignarle uno. Salvo que esté en cantidad 0: esa se omite igual, así que no le pide proveedor ni frena a las demás.

Dejé una cantidad en 0 y la línea sigue ahí, ¿está mal? No. El 0 significa «esta no la pido», no borra la línea. Se va cuando pulsa Eliminar, que barre las marcadas y las que están en 0 en la misma pasada.

¿Puede salir una orden de compra con cantidad 0? No. Las líneas en 0 se omiten y el sistema se lo dice antes de generar. Si todas las que marcó están en 0, no crea ninguna orden y se lo avisa.

¿La solicitud descuenta o compra sola? No: solo deja registrado qué comprar y a quién. La compra real se hace al aplicar la orden de compra.

Apareció una línea que yo no pedí, ¿de dónde salió? Mire la columna Módulo: dice qué pantalla la creó. FACTUDESK la mandó un vendedor con la manita, DESPACHO salió de una boleta, y COMPRAS la propuso la sugerencia automática de compra. Si en Cliente dice «Últ. Ventas», entró con el botón «Cargar Últ. Vendidos» de esta misma pantalla.

¿Se trabajan distinto según el módulo de origen? No: una vez en la lista todas son iguales y se les asigna proveedor, forma de envío y orden de compra igual. La única diferencia es con qué llegan: las de la sugerencia de compra vienen con proveedor puesto, y las de despacho y FactuDesk vienen con cliente y documento pero sin proveedor.

Compré el producto y la línea sigue pendiente, ¿por qué? El cierre automático ocurre al aplicar la factura de compra, no al dejarla en borrador. Si ya la aplicó, refresque la pantalla. Si aun así no se cerró (por ejemplo, entró con otro código de artículo), ciérrela a mano con «Ya se compró».

Cerré una línea sin querer, ¿la pierdo? No: cambie el filtro Estado a Todas y la ve con el estado que quedó. Lo que ya se cerró no se borra.

¿Con qué forma de pago nace la orden? Con «No definido». La solicitud no pregunta forma de pago a propósito: eso se acuerda con el proveedor. La define después, al abrir la orden en Compras → Órdenes de Compra, antes de aplicarla.

Exportar a Excel: permiso 921

Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:

Permiso 921 — Facturación · Solicitud de Abastecimiento CO-SC-001

Cómo se asigna Lo asigna quien administre los permisos de usuario de su empresa, en Seguridad → Usuarios SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.

Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.

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