Notas de Crédito y Débito

¿Qué son las NC y ND?

Son documentos electrónicos que modifican una factura ya emitida y aceptada por Hacienda:

• Nota de Crédito (NC) — Reduce el monto que el cliente debe. Se usa para devoluciones, descuentos o correcciones de precio a la baja.
• Nota de Débito (ND) — Aumenta el monto que el cliente debe. Se usa para cargos adicionales o correcciones de precio al alza.

Diferencias entre NC y ND

¿Dónde se inicia una NC o ND?

Las notas de crédito y débito se crean desde una factura existente. El flujo es:

1. Ir al módulo Ventas → Facturas desde el menú principal.
2. Buscar la factura por número, cliente o fecha.
3. Hacer clic en la factura para abrir el modal de detalle.
4. En el detalle presione NC (nota de crédito) o ND (nota de débito). Los botones NC Fin. y ND Fin. son para las notas financieras.

NC Completa (anulación total)

Crea una nota de crédito por el 100% de la factura original, copiando todos los artículos y montos.

¿Cuándo usarla?

• Cuando el cliente devuelve todo lo que compró.
• Cuando se emitió la factura por error y se necesita anularla.

Pasos

1. Abra el detalle de la factura desde Ventas → Facturas.
2. Haga clic en el botón NC. Se abre la pantalla de la nota con los artículos de la factura.
3. Presione "Agregar Todo": pasa todas las líneas, con sus cantidades y precios, a Artículos de la Nota.
4. En Ref elija la opción que empieza con 01 (anulación del documento).
5. Revise el Motivo y el Detalle. El detalle viene con "Devolución de mercadería": cámbielo si la causa fue otra, por ejemplo "Factura emitida con error".
6. Verifique que el total sea el de la factura y presione Aplicar. El sistema procesará automáticamente todos los pasos (inventario, contabilidad, Hacienda, impresión).

ND Completa

Crea una nota de débito por el 100% de la factura original. Es menos común que la NC completa.

¿Cuándo usarla?

• Cuando se necesita duplicar el cargo de una factura.
• Correcciones contables específicas.

Pasos

1. Abra el detalle de la factura.
2. Haga clic en el botón ND y presione "Agregar Todo".
3. Seleccione la razón en Ref y presione Aplicar.

NC Manual (parcial)

Permite seleccionar artículos y cantidades específicas para la nota de crédito. Es la opción más flexible.

¿Cuándo usarla?

• Devolución parcial (ej: el cliente devuelve 2 de 5 unidades).
• Corrección de precio en artículos específicos.
• Descuento otorgado después de facturar.

Pasos

1. Abra el detalle de la factura y haga clic en el botón NC. Es la misma pantalla de la NC completa: en vez de "Agregar Todo", elija solo las líneas que necesita.
2. Se abre el formulario de nota manual. Verá los artículos de la factura original con las columnas: código, nombre, cantidad original, NC usada, ND usada y cantidad disponible.
3. Seleccione los artículos que desea incluir haciendo clic en cada uno, o use "Agregar Todo" para incluir todos.
4. En la grilla inferior, ajuste la cantidad y el precio según corresponda.
5. Seleccione la Ref (razón que viaja a Hacienda) y el Motivo (su clasificación interna). Ver Razones y motivo.
6. Verifique los totales (gravado, exento, IVA, total).
7. Haga clic en "Aplicar". Se mostrará el modal de progreso con los pasos de procesamiento.

ND Manual (parcial)

Igual que la NC Manual pero crea una nota de débito. Permite seleccionar artículos y cantidades específicas para cargar al cliente.

¿Cuándo usarla?

• Cobrar un artículo que se olvidó incluir en la factura.
• Ajustar el precio de un artículo al alza.

Pasos

El flujo es idéntico a la NC Manual. Haga clic en el botón ND desde el detalle de la factura y siga los mismos pasos.

Notas Financieras (sin inventario)

Las notas financieras son NC/ND que no afectan el inventario. Se usan para ajustes puramente contables o financieros: descuentos, intereses, diferencias de tipo de cambio, reembolsos, cargos por mora, etc.

Diferencias con NC/ND normal

¿Cuándo usarlas?

• Aplicar un descuento por pronto pago después de emitida la factura
• Cargar intereses de mora sin afectar inventario
• Reembolsos en efectivo sin retornar mercadería
• Ajustes por diferencias de cambio

Pasos al aplicar (modal de progreso)

Al confirmar una NC o ND (completa o manual), el sistema ejecuta automáticamente estos pasos:

1. Crear documento — Genera el consecutivo del documento (20 dígitos) y registra la nota en el sistema.
2. Aplicar inventario — Para NC: devuelve el stock a bodega. Para ND: rebaja el stock de bodega.
3. Asiento contable — Genera el asiento en el diario contable (reversa para NC, cargo para ND).
4. Aplicar a CxC — Solo para NC en facturas de crédito: aplica automáticamente el saldo a favor del cliente contra la factura original.
5. Enviar a Hacienda — Transmite el documento electrónico al Ministerio de Hacienda.
6. Imprimir — Envía el documento a la impresora configurada (opcional, ver abajo).

Opción "Imprimir comprobante"

Antes de iniciar el proceso, junto al selector de Cajero aparece la opción Imprimir comprobante (activada por defecto).

• Si queda activada, el paso Imprimir documento se ejecuta normalmente al final del flujo.
• Si se desactiva, el paso de impresión se marca como Omitido y el flujo continúa (útil cuando la impresora no tiene papel o no se desea el tiquete físico).
• La elección se recuerda por estación (se guarda en el navegador): la próxima NC/ND abrirá el modal con el mismo estado.

Saldo a favor (cliente SN)

Cuando se crea una NC sobre una factura pagada de contado del cliente genérico SN, el cliente no tiene una CxC contra la cual aplicar el crédito. En ese caso, el sistema registra el monto como saldo a favor que puede usarse en una próxima compra.

Cómo funciona

1. Se crea la NC normalmente desde el detalle de la factura SN
2. El sistema inserta un registro en la tabla SaldosAFavor con el monto, fecha y referencia a la factura original
3. Contablemente, se acredita la cuenta Saldo a Favor correspondiente al cliente (parámetro 89 + ClienteId, ej: 2104SN)
4. El saldo queda disponible para aplicar como medio de pago en otra factura

Aplicar el saldo a favor

En Facturación Desktop, el campo "Tiene:" del panel de crédito solo muestra el saldo a favor (ver movimientos o imprimirlo). Para usarlo hay dos caminos, explicados en el caso 8: retirarlo en efectivo (Utils → Retiro de saldo a favor, o Utils → Retiro Adelantos SN para el cliente SN) y cobrar la factura nueva en efectivo, o facturar a crédito y aplicarlo en CxC → Cuenta Detalle → Aplicar pago.

Exoneración en NC/ND

Cuando una factura tiene artículos exonerados (cliente con autorización de Hacienda para no pagar IVA), la NC o ND que la afecta debe llevar exactamente la misma información de exoneración por línea — es una validación obligatoria de Hacienda. Si los datos no coinciden, la NC/ND se rechaza con el error "la información del documento de exoneración descrita en el apartado de exoneraciones NO coincide con el documento de exoneración del comprobante al cual se hace referencia".

¿Qué información va por línea?

Cada línea exonerada que se envía a Hacienda incluye estos 7 datos:

• Tipo de documento de exoneración (ej. 01 = compra autorizada, 04 = exo. institucional)
• Número de documento (ej. AL-00014916-25)
• Número de artículo del documento de exoneración
• Institución que emite la exoneración
• Fecha de emisión del documento
• Tarifa exonerada (porcentaje, ej. 13)
• Monto exonerado (IVA exonerado de la línea)

Cómo lo maneja el sistema automáticamente

El sistema toma una "fotografía" (snapshot) de la exoneración aplicada al momento de emitir la factura, por cada línea, y la guarda en una tabla interna (FacturaVentaExoneracion). Al crear la NC o ND:

• NC/ND normal (desde el modal de Detalle de Factura): el sistema copia exactamente los datos de exoneración de cada línea de la factura original. La copia se hace haciendo match por código de artículo y recalculando el monto exonerado para que tenga la precisión que pide Hacienda (5 decimales).
• NC/ND manual: si la NC/ND se crea contra una factura referenciada, también copia los datos exo de la factura. Si es financiera o sin referencia, usa la exoneración default del cliente.

De esta forma, aunque el cliente cambie sus documentos de exoneración después de facturar, la NC/ND siempre lleva la exoneración tal como estaba en la factura original.

Ver la información en pantalla

En el módulo Ventas → Detalle de Factura (VE-030), si la factura tiene exoneración, en la franja inferior "REVISIÓN" aparece una línea con el ícono y el conteo de líneas exoneradas + el total de IVA exonerado. Al lado, el botón "Ver tabla" abre un modal con el detalle por línea (código, tipo doc, número, institución, fecha, tarifa, monto). Esto sirve para verificar antes de aplicar una NC que la exoneración está bien registrada.

Si la factura no tiene la exoneración registrada

Algunas facturas históricas (antes de la mejora) pueden tener artículos exonerados pero sin registro en la tabla interna. En ese caso, en REVISIÓN aparece un aviso rojo: "Factura con exoneración pero sin registro en FacturaVentaExoneracion". Para resolverlo, contactá a soporte: existe un proceso de relleno automático (backfill) que lee el XML enviado a Hacienda y reconstruye los datos. Mientras tanto, las NC/ND contra esa factura pueden rechazarse.

Errores comunes y sus causas

NC/ND desde Facturación Móvil

Desde tablets y dispositivos móviles también puede crear NC y ND completas. El flujo es equivalente al desktop, con adaptación táctil e impresión por Bluetooth.

Cómo iniciarla

1. En Facturación Móvil, toque el botón Abrir para buscar la factura
2. Toque la factura deseada para ver su detalle
3. En el footer del detalle aparecen los botones "NC Completa" y "ND Completa"
4. Toque el botón correspondiente y confirme la razón

Badges en la lista de facturas

Al buscar facturas desde móvil, cada documento muestra un badge si ya tiene nota asociada:

Disponibilidad de los botones

• Solo aparecen para facturas tipo 01 (Factura Electrónica)
• Se deshabilitan si ya existe una NC/ND completa sobre la factura
• La NC/ND Manual (parcial) no está disponible en móvil — use Desktop para estos casos

Impresión

La nota se imprime directamente por Bluetooth local en lugar de la cola de impresión VB6. Si la impresora BT está desconectada, el sistema intenta reconectar automáticamente (ver Auto-reconexión BT).

Razones de referencia (Hacienda)

Al crear una NC o ND, debe seleccionar una razón que se envía a Hacienda:

El campo «Motivo» — su clasificación interna

Además de la razón de Hacienda, la pantalla tiene un campo Motivo. Ese es suyo, no viaja en el comprobante electrónico: sirve para saber después por qué se emitió la nota.

La lista del Motivo sale de Tipos de Recibo (Configuración → Emisor y Documentos), la misma lista que aparece al aplicar un recibo en Cuentas por Cobrar y por Pagar, y la misma con la que trabaja Comisiones por Agente. Así, un motivo que usted agregue una sola vez se ve en los tres lados y no se le desordena la clasificación.

Restricciones

Facturas que permiten NC/ND

• Tipo: Factura electrónica (01), Tiquete electrónico (04) o Exportación (09).
• Estado: Aplicada (estado 2). No se puede hacer NC/ND sobre borradores o facturas rechazadas.

Cantidades

• No puede acreditar más cantidad de la que existe disponible en la factura.
• Si ya se hizo una NC parcial, el sistema resta esa cantidad del disponible.

Cliente genérico (SN)

Permisos

Se requiere el permiso correspondiente para crear NC/ND. Si no tiene permiso, los botones aparecen deshabilitados (en gris) con un mensaje indicando el permiso requerido.

Casos de uso comunes

1. El cliente devuelve todo

Use NC Completa. Anula el 100% de la factura, devuelve todo el inventario y elimina la deuda del cliente.

2. El cliente devuelve algunos artículos

Use NC Manual. Seleccione solo los artículos devueltos y ajuste las cantidades.

3. Se cobró de más (precio incorrecto)

Use NC Manual. Seleccione el artículo, ajuste el precio a la diferencia que se cobró de más.

4. Se cobró de menos (precio incorrecto)

Use ND Manual. Seleccione el artículo y ajuste el precio a la diferencia faltante.

5. Descuento posterior a la factura

Use NC Manual. Seleccione los artículos con descuento y ajuste el monto del descuento como precio.

6. Cargo olvidado

Use ND Manual. Agregue el artículo con la cantidad y monto correspondientes.

7. Se emitió un tiquete y el cliente lo necesita como factura (con cédula)

En facturación electrónica ningún documento se elimina: una vez aceptado por Hacienda, el tiquete queda registrado y la única forma de dejarlo sin efecto es una Nota de Crédito. El sistema no tiene opción de borrar ni de anular una venta aceptada. El procedimiento correcto es:

1. Abra el tiquete desde Ventas → Facturas y haga clic en el botón NC.
2. Haga la NC completa: "Agregar Todo", en Ref la razón 01 (anulación del documento) y Aplicar. Esto anula el tiquete, devuelve el inventario y reversa el asiento contable.
3. Registre al cliente (o corríjalo) en Clientes con su cédula y el tipo de identificación correcto (01 Física, 02 Jurídica, 03 DIMEX, 04 NITE).
4. Vuelva a facturar la venta seleccionando a ese cliente. El sistema emitirá Factura Electrónica (01) en lugar de tiquete.

8. La factura quedó mal hecha (cliente, artículos, precios o forma de pago equivocados)

Una factura ya emitida no se edita ni se elimina: quedó registrada ante Hacienda. Para corregirla se anula completa con una Nota de Crédito y se hace la factura de nuevo, ya bien:

1. Abra la factura desde Ventas → Facturas y presione el botón NC.
2. Haga la NC completa: "Agregar Todo", en Ref la razón 01 (anulación del documento), en Detalle escriba por qué (ej. "Factura emitida con error") y presione Aplicar.
3. Espere a que el proceso termine todos sus pasos. La factura queda anulada y el inventario vuelve a la bodega. Toda nota de crédito le genera al cliente un saldo a favor por el monto de la nota. Lo que pasa después depende de cómo se había pagado la factura:
   • A crédito (y todavía la debía): el sistema hace solo un recibo que usa ese saldo a favor para rebajarle la deuda. No tiene que hacer nada.
   • De contado (efectivo, tarjeta o SINPE): el saldo a favor le queda disponible al cliente.
4. Haga la factura de nuevo, con los datos correctos. Si la primera era a crédito, la nueva va a crédito como siempre y listo. Si la primera era de contado, el cliente ya pagó: la nueva se paga con ese saldo a favor, de cualquiera de estas dos formas.

Opción A — La nueva también de contado (la más simple)

Primero se le "devuelve" el saldo a favor en efectivo y con ese mismo efectivo se paga la factura nueva. No sale ni entra plata de verdad: son dos movimientos que se cancelan en la caja.

1. Retire el saldo a favor en FactuDesk. Hay dos casos, porque el saldo se guarda distinto:
   • Cliente con nombre: el saldo queda en la cuenta del cliente. Con el cliente seleccionado, abra Utils → Retiro de saldo a favor y retire el monto de la nota.
   • Cliente sin nombre (SN): el saldo se guarda aparte, por factura. Abra Utils → Retiro Adelantos SN y seleccione en la lista la factura anulada (la columna Factura muestra el número de la factura original; en saldos de notas hechas antes del 14 de setiembre de 2026 puede aparecer el número de la nota de crédito, y el retiro funciona igual). Retire el monto y elija Efectivo. No elija Tarjeta: esa opción es para anular el voucher y devolverle la plata a la tarjeta de verdad.
2. Haga la factura nueva de contado y cóbrela en Efectivo, aunque la primera se haya pagado con tarjeta o SINPE.

¿Por qué efectivo y no tarjeta? La plata de la tarjeta ya entró al banco con la primera factura y ahí se queda. El retiro saca el efectivo de la caja y la factura nueva lo vuelve a meter, así que la caja cuadra, el banco cuadra y el saldo a favor queda en cero.

Opción B — La nueva a crédito, pagada con el saldo

1. Emita la factura nueva a crédito a nombre del cliente (F8 en FactuDesk).
2. Entre a CxC → Cuenta Detalle del cliente, seleccione la factura nueva y presione Aplicar pago. En la ventana aparece "Saldo a favor disponible": tóquelo y confirme (ver Aplicar un recibo).

Sirve igual, pero es más largo y no se puede con el cliente SN (a ese no se le factura a crédito).

Errores comunes

Permisos del módulo

Los permisos controlan qué tipos de notas puede crear cada usuario. Se asignan al grupo de usuarios desde el módulo de Seguridad (SE-001).

Parámetros de empresa

Los parámetros son valores globales por empresa que afectan el comportamiento de las notas. Se configuran desde Configuración → Parámetros (CF-004).