Cuentas por Pagar

Visión general

El módulo de Cuentas por Pagar (CxP) agrupa los reportes y herramientas para administrar las deudas que la empresa tiene con sus proveedores. Incluye 8 módulos organizados en 4 grupos:

Conceptos base

Origen de los documentos CxP

• Automático — Al aceptar una factura de compra electrónica, se crea el documento CxP con su vencimiento
• Manual — Desde CP-006 se registran deudas con proveedores que no emiten factura electrónica o servicios no capturados por el flujo normal
• Traspaso — Documentos iniciales al migrar de otro sistema

Estados

Buckets de antigüedad

Para CxP, los saldos vencidos indican riesgo de corte de crédito o cargos por mora. A diferencia de CxC (donde es deuda del cliente), aquí el riesgo es propio del negocio.

Diferencia con CxC

Saldos por Proveedor CP-001

Muestra el saldo pendiente agrupado por proveedor. Una fila por proveedor con lo que se le debe.

Columnas principales

• Código / Nombre / Cédula — Identificación del proveedor
• Documentos — Cantidad de facturas pendientes
• Saldo — Total a pagar
• Vencido — Porción del saldo ya vencido

Filtros

• Moneda — CRC o USD
• Buscar — Por nombre o código
• Solo vencidas — Solo proveedores con mora

Saldos por Documento CP-003

Versión detallada por factura. Muestra cada documento abierto con su saldo individual, fecha de emisión y vencimiento.

Columnas

• Proveedor — Código y nombre
• Documento — Número de factura del proveedor
• F. Doc / F. Venc. — Fechas de emisión y vencimiento
• Días — Días de atraso (negativo si aún no vence)
• Original / Aplicado / Saldo — Monto original, lo ya pagado y lo pendiente

Cuenta Detalle CP-002

Movimientos detallados de la cuenta de un proveedor: todas las facturas, notas y pagos cronológicamente.

¿Qué muestra?

• Facturas de compra (cargos)
• Notas de crédito recibidas (descargos)
• Pagos emitidos (descargos)
• Saldo corrido después de cada movimiento

Estado de Cuenta CP-005

Versión formateada para conciliación con el proveedor. Si el proveedor envía su propio estado de cuenta, se compara contra este documento para detectar diferencias.

Incluye encabezado con los datos de la empresa y del proveedor, movimientos del período y saldo final. Exportable a PDF e imprimible.

Antigüedad por Proveedor CP-004

Distribuye los saldos por proveedor en los buckets de antigüedad (0-30, 31-60, 61-90, 91-120, 120+).

¿Para qué?

• Identificar qué proveedores están próximos a suspender crédito
• Detectar facturas olvidadas en los buckets altos
• Priorizar pagos según política de la empresa (FIFO o por proveedor crítico)

Vencimientos

Muestra las facturas ya vencidas con días exactos de atraso, ordenadas de más atrasadas a menos atrasadas.

Uso típico

El encargado de pagos lo consulta diariamente para programar transferencias o cheques. Se puede filtrar por proveedor para atender casos específicos.

Recibos Aplicados CP-002

Lista todos los pagos emitidos a proveedores en un período. Una fila por cada aplicación de recibo contra documento.

Filtros 2026-04-24

El orden de los filtros es consistente con CxC:

1. Fecha Inicial / Fecha Final — con Flatpickr (DD/MM/YYYY), auto-submit al cambiar
2. Estado — Todos / Aplicado / Nulo
3. Nombre Proveedor — busca por código o nombre del proveedor (input texto)
4. Recibo — busca por número de recibo
5. Documento — busca por número de factura
6. Usuario — quién aplicó el pago
7. Moneda, Caja, Cta Contable, Ref — filtros adicionales

Columnas

• Recibo — Número del comprobante de pago
• Documento — Factura del proveedor contra la que se aplicó
• F. Pago / F. Doc — Fechas
• Monto — Cuánto se pagó
• Medio — Efectivo, transferencia, cheque
• Cuenta contable — Dónde se registró el egreso

Modal Detalle Recibo MC-003 2026-04-24

Doble-click sobre una fila abre el modal con las opciones:

• Impresora Mini — Envía al POS térmico configurado
• Ver pantalla — Abre el recibo en HTML para imprimir (Banking Bold)
• PDF — Descarga el recibo como PDF (mismo layout, sin publicidad)
• Email ▼ — Dropdown con 3 destinos:
  • Proveedor — Usa EmailGeneral de la ficha del proveedor
  • Respaldo — Usa el email del param 149 (si está configurado)
  • Otro — Solicita ingresar un correo manualmente
• Anular — Reversa el pago (requiere permiso)
• Corregir cuenta contable (ícono junto a "Cta contable") — Cambia la cuenta del medio de pago del recibo. Requiere permiso 353.

Útil para auditoría de egresos, conciliación bancaria y para reimprimir comprobantes de pago.

Aplicar un pago Permiso 353 MCP-002

Para registrar un pago a proveedor:

Desde Cuenta Detalle (recomendado)

1. Abra CxP → Cuenta Detalle del proveedor
2. Marque las facturas a pagar (checkbox a la izquierda)
3. Presione "Aplicar pago" (botón verde)
4. Se abre el modal MCP-002 Aplicar Recibo CxP con el campo de monto en blanco
5. Escriba cuánto va a pagar o abonar (o use el botón "Pagar todo" para cancelar el total de un toque)
6. Elija el Medio de pago — la cuenta de donde sale la plata (caja, banco, transferencia). Se elige con buscador: ver abajo
7. Escriba el comprobante (número de transferencia, cheque o recibo) y el detalle del pago. No escriba el monto en el comprobante (por ejemplo «136760.00»): el sistema no lo acepta, porque con el número real del banco el pago se concilia solo contra el estado de cuenta, y con el monto no.
8. Confirme — el sistema genera el recibo, reduce el saldo de las facturas y crea el asiento contable

Elegir el medio de pago con buscador 2026-08-24

El campo Medio pago ya no es una lista para bajar a ojo: es un botón con lupa que muestra la cuenta puesta (código y nombre). Al tocarlo se abre una ventanita con un buscador:

• Escriba parte del código o parte del nombre — por ejemplo 110105 o banco. También sirven varias palabras sueltas: banco nac encuentra "Banco Nacional".
• No importan las tildes ni las mayúsculas.
• Abajo se ve cuántas cuentas quedaron con lo que escribió.
• Con el teclado: flechas para moverse, Enter para elegir la cuenta resaltada y Esc para cerrar el buscador (Esc dentro del buscador no cierra el pago).
• Al elegir, el cursor pasa solo al Comprobante.

Si al proveedor ya se le pagó antes, el sistema deja puesta la última cuenta con la que se le pagó; igual se puede cambiar con el buscador.

Aplicación parcial

Si el monto del pago es menor al total de los documentos seleccionados, el sistema reparte del documento más viejo al más nuevo (FIFO). Si se quiere aplicar todo a una factura específica, seleccione sólo esa.

Saldo a favor del proveedor 2026-06-22

Si el proveedor tiene saldo a favor (por ejemplo, de una nota de crédito de compra aplicada), el modal lo detecta y lo muestra en una barra arriba de los documentos. Con el botón Usar, el sistema rellena el monto y cambia el medio de pago a la cuenta de saldo a favor del proveedor para aplicarlo. El saldo disponible se calcula desde contabilidad (cuenta de saldo a favor del proveedor, según el parámetro 94).

Notificaciones al aplicar 2026-06-09

En la barra de acciones del modal aparecen unas casillas de notificación que permiten decidir, en cada pago, qué comprobantes salen:

• Imprimir — imprime el recibo en la impresora POS.
• Email — envía el recibo por correo al proveedor. Aparece solo si la empresa tiene habilitado el envío de recibos por correo en CxP.
• WhatsApp — envía el comprobante (PDF) por WhatsApp al proveedor. Aparece solo si la empresa tiene habilitado el envío por WhatsApp en CxP.

Documentos Pagados CP-007

Muestra los documentos ya pagados a proveedores y, al hacer clic en uno, los recibos/pagos que lo cancelaron. Sirve para revisar cómo se saldó una factura de compra y confirmar que los pagos cuadran con el total. Es el equivalente en CxP del reporte "Documentos Pagados" de Cuentas por Cobrar.

Cómo se usa

1. Lista izquierda: documentos pagados, filtrados por la fecha del documento (no la del pago). Filtros: Origen, Moneda, rango de fechas y búsqueda por documento o proveedor.
2. Clic en un documento: a la derecha aparecen sus recibos — Activos (vigentes) y Nulos (anulados, tachados).
3. Resumen: compara el total del documento con la suma de los recibos activos. Si coinciden muestra "OK"; si no, marca la diferencia.

Origen: Actual o Histórico

• Actual — documentos pagados que siguen en la operación.
• Histórico — documentos antiguos ya archivados (de más de 4 años), que se sacaron de la operación para mantenerla liviana.

Ingreso Manual CP-006Permiso 353

Formulario para registrar un documento CxP manualmente sin pasar por el flujo de compras electrónicas. Útil para:

• Proveedores que no emiten factura electrónica (servicios informales, personas físicas)
• Saldos iniciales al migrar de otro sistema
• Ajustes de cartera o provisiones
• Gastos pagados con posterior reembolso

Campos

• Proveedor (obligatorio)
• Número de documento
• Fecha del documento y vencimiento
• Monto original
• Moneda y tipo de cambio
• Concepto / observación

El botón Excel se ve gris

Si el botón Excel aparece deshabilitado, no es una falla: la exportación está protegida y se habilita reporte por reporte.

La razón es simple: un Excel se lleva la información fuera del sistema. Ventas, costos, utilidades y clientes quedan en un archivo que después se puede copiar o reenviar sin dejar rastro. Por eso la exportación arrancó apagada y se va habilitando a solicitud.

Son dos llaves, y hacen falta las dos

Si falta cualquiera de las dos, el botón queda deshabilitado. Que el parámetro esté encendido no alcanza si la persona no tiene además su permiso.

Si le falta el permiso del usuario

Eso lo resuelve la propia empresa, sin pasar por soporte. El administrador entra a Seguridad → Usuarios SE-001, elige a la persona en la lista de la izquierda, escribe Excel en el buscador de permisos y marca el reporte que corresponda. El cambio toma efecto recargando la pantalla; no hace falta cerrar sesión.

Si le falta el parámetro de la empresa

La solicitud debe venir de la gerencia o el dueño, indicando cuáles reportes, para qué y quiénes deben poder exportarlos. Se pide así porque desde soporte no hay forma de saber si quien lo solicita es un usuario del sistema o el dueño, y lo que sale es la información completa.

La solicitud se envía por correo a info@soportereal.com, desde el dueño o la gerencia. Ese es el canal: no hay que llamar ni esperar en el teléfono, y el correo deja constancia de quién lo pidió y para qué.

Mientras tanto, los reportes se ven completos en pantalla y el botón Imprimir Web funciona con normalidad.

Permisos

Los reportes de consulta (saldos, antigüedad, vencimientos, recibos, estado de cuenta) no requieren permiso especial más allá del acceso al módulo CxP.

Parámetros relevantes

Exportar a Excel: permiso 772

Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:

• Permiso 772 — Cuentas por Pagar · Documentos pagados CP-007

Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.