Aplicación de Pagos con Estado de Cuenta

Descripción General

Este módulo le permite tomar el estado de cuenta del banco (el archivo que descarga del banco en línea) y aplicar cada depósito a las facturas de sus clientes en Cuentas por Cobrar, sin tener que digitarlo todo a mano. El sistema lo ayuda a detectar qué cliente hizo cada depósito y a generar el recibo correspondiente.

Lo encuentra en el menú CxC → Bancos → Cargar estado de cuenta (antes estaba en CxC → Administración). En esa misma pestaña están Conciliar con la cuenta contable y Aplicar pagos con imágenes de depósitos, para aplicar un pago con la foto del comprobante sin esperar el estado de cuenta. Lleva dos permisos: uno para entrar y ver, y otro para aplicar (vea Quién puede ver y quién puede aplicar).

El objetivo acá es aplicar recibos a los documentos pendientes a partir de lo que entró al banco. Al aplicarlo, la línea del banco queda además conciliada de una vez con el movimiento del recibo en la cuenta contable del banco, si el monto calza exacto. Lo demás (pagos a proveedores, devoluciones, pagos de más) se concilia en Conciliar con la cuenta contable.

Cómo se aplican y concilian los pagos de clientes

Todas las reglas en una página: qué se aplica, sugiere y concilia solo, en Pagos del banco: qué se hace solo y sus reglas (AY-139).

Todo lo que entra al banco termina en el estado de cuenta. Hay varias formas de hacer el recibo de un pago; lo importante es que cada línea del banco quede con su recibo y conciliada con la cuenta contable del banco, sin cobrar dos veces.

Conciliado de una vez

Cada vez que una línea del banco queda con su recibo (o sus recibos), el sistema busca el movimiento de ese recibo en la cuenta contable del banco. Si calza exacto con el depósito, la línea queda conciliada en ese mismo momento: ya sale como Conciliada en Conciliar con la cuenta contable.

• Un depósito que paga varias facturas o varias cuentas (varios recibos): se suman los movimientos de todos sus recibos y, si juntos calzan, se concilian todos contra esa línea.
• Si no calza (pagó de más, o el recibo quedó contabilizado en otra cuenta): la línea queda con su recibo pero sin conciliar, para revisarla en la pantalla de conciliación.
• Si se anula el recibo, la línea vuelve a pendiente; el recibo y su anulación se concilian entre sí en la pantalla de conciliación.

Recibos hechos antes de cargar el estado de cuenta

Cuando el recibo ya existe (foto, SMS o Cuenta detalle) y después se carga el estado de cuenta, la línea se une sola con ese recibo si es del mismo banco, del mismo monto, de fechas cercanas, y además tiene el mismo comprobante, la cuenta del cliente en el detalle, o un detalle que ya pagó antes a ese cliente. Así esa línea no aparece pendiente y nadie la vuelve a cobrar. Esto pasa antes de aplicar los pagos seguros.

Con solo el monto no se une: muchos clientes pagan la misma cuota. Esos recibos quedan en la lista «Recibos a bancos que esperan su línea del estado de cuenta» de Aplicar pagos con imágenes de depósitos, donde se enlazan a mano. Mientras tanto, revise esa lista antes de aplicar a mano un depósito que parezca pendiente.

Quién puede ver y quién puede aplicar

El módulo separa mirar de aplicar, para que alguien pueda revisar los depósitos del banco sin poder tocar las cuentas de los clientes.

• Permiso 265 — entrar y ver (solo lectura). Abre el módulo y deja ver los movimientos cargados, los bancos, lo aprendido y los pagos que reportaron los clientes.
• Permiso 253 — el de siempre para aplicar recibos («CXC - realizar abono a cuenta»). No cambia: dentro de este módulo es el que deja hacer todo lo que cambia algo: cargar el estado de cuenta, detectar pagos con IA, aplicar recibos y adelantos, aplicar los pagos seguros, marcar listos, mover, quitar duplicados, borrar líneas, guardar y eliminar bancos y olvidar lo aprendido. Para usarlo aquí también hace falta el 265, que es el que abre la pantalla.

Quien entra solo con el 265 ve arriba un aviso amarillo de solo lectura y los botones de aplicar en gris: siguen a la vista para que sepa que la función existe y, al tocarlos, le dicen qué permiso le falta.

Los permisos los asigna quien administra la seguridad de su empresa, en Seguridad → Usuarios. En esa lista el permiso nuevo se llama «CXC - Aplicar Pagos (CX-014): entrar y ver movimientos, solo lectura» y el 253 sigue siendo «CXC - realizar abono a cuenta». Quien ya tenía el 253 recibió el 265 automáticamente, así que nadie perdió el acceso: si alguien solo debe mirar, quítele el 253.

Paso 1: Cargar el estado de cuenta

Presione Seleccionar archivo y elija el estado de cuenta. Acepta los formatos que exportan los bancos: Excel (.xlsx), .xls (incluso los del BCR que vienen como página web), y CSV. El sistema lee las columnas automáticamente (fecha, comprobante, detalle, débito y crédito) e identifica el banco.

El banco lo dice el nombre del archivo. Guarde cada estado de cuenta con el banco en el nombre: 2026-09-10 SRL BCR.xls va al banco BCR, 2026-09-10 SRL BNCR.xls al BNCR, 2026-09-10 SRL BAC.xls al BAC. Sirven el código y el nombre del banco tal como están en el botón Bancos, como palabras sueltas (un «BCR» pegado a otra palabra, como «BANCOBCR», no cuenta). Si usa otro texto, agréguelo en Bancos → Texto en el nombre del archivo (separe con coma si son varios). Cuando dos bancos calzan con el nombre, gana el texto más largo: SRL BAC COMPRAS va a «BAC COMPRAS» y no a «BAC».

• Puede elegir varios archivos a la vez. Aparece una lista con cada archivo, el banco al que va, cómo se supo (por el nombre del archivo o por el contenido), cuántos movimientos trae y su período. Revise y presione Cargar: cada archivo entra a su banco.
• Si el nombre del archivo no dice el banco, se busca en el contenido. Si el contenido nombra a dos bancos por igual (pasa: los detalles traen cosas como «SINPE» o «BCR a BAC»), el sistema no adivina y le pide que lo elija.
• El archivo debe corresponder al banco elegido: si el nombre del archivo dice un banco y usted elige otro, no se carga; y si el archivo no menciona el banco elegido ni en el nombre ni en el texto, tampoco (para evitar mezclar bancos).
• Puede cargar el mismo estado de cuenta varias veces sin miedo a duplicar: los movimientos que ya existían no se vuelven a cargar.
• Si el banco cambia el detalle de un movimiento con el paso del día (por ejemplo, primero dice "TF" y luego "SINPE Móvil ..."), al recargar el sistema actualiza el detalle al más reciente en lugar de duplicarlo.

Al terminar verá un resumen: cuántos movimientos nuevos entraron, cuántos se actualizaron y cuántos ya existían.

El estado de cuenta se sube una sola vez. Lo que se carga acá es lo mismo que ve Contabilidad en Estados de cuenta de banco (CT-029), y lo que se carga allá aparece acá para aplicar pagos.

Solo entran movimientos. Los estados de cuenta del BAC y del BNCR traen al pie un cuadro de totales por código (Transferencia de Fondos, Débito Misceláneo, TOTAL) y una línea de Saldo Inicial. Eso no son transacciones, así que el sistema las ignora y no las carga. Si el resumen de la carga menciona líneas ignoradas, son esas.

Si las fechas se ven raras, avísenos. Algunos bancos exportan la fecha como mes/día y otros como día/mes. El sistema lo detecta solo, pero si al terminar la carga le aparece un aviso de que las fechas abarcan más de tres meses, lo más probable es que el día y el mes se hayan leído al revés: revise la lista antes de aplicar nada. Un movimiento con fecha futura nunca se carga, porque no puede existir.

Paso 2: Detectar y aplicar los pagos

Cada depósito (entrada) aparece como pendiente. Tiene varias formas de aplicarlo:

Las filas en verde están localizadas; en rojo tienen duda. Puede cambiar el cliente propuesto antes de aplicar.

Líneas «conciliada»: ya están resueltas en Contabilidad. Esta pantalla sirve para aplicar lo que entró al banco (recibos, adelantos, intereses). La conciliación contra la cuenta contable del banco se hace en Contabilidad → Estados de cuenta de banco. Lo que ya se concilió allá —por ejemplo los pagos a proveedores, las devoluciones o un depósito cuyo recibo ya está en la cuenta del banco— sale acá como conciliada: no aparece entre los Pendientes, no tiene botones para aplicarla (así no se cobra dos veces) y no se puede borrar ni mover desde acá. Pase el mouse sobre la etiqueta para ver con qué quedó conciliada. Para verlas todas, en Estado elija Conciliadas en Contabilidad. Si allá se deshace la conciliación, la línea vuelve sola a pendiente.

Pagos seguros: se aplican con un toque (o solos)

Muchos depósitos no necesitan que nadie los revise: el cliente puso su código o el número de factura en el detalle y pagó exactamente lo que debía. El sistema los reconoce y los marca en verde con un rayo (), con el cliente y las facturas a las que iría el dinero.

Un depósito es seguro cuando se cumplen las dos cosas:

1. Se sabe de quién es, por al menos una de estas señales. Nunca por el monto solo, porque muchos clientes pagan la misma cuota:
   • el código del cliente en el detalle («cta305», «contrato 1070»);
   • el número de una factura en el detalle («FT 19256», «factura 18416»);
   • ese mismo detalle ya pagó al menos dos veces, y siempre a ese cliente.
2. El monto calza exacto con las facturas más viejas de ese cliente (una sola, o varias seguidas), o con una sola factura que tenga exactamente ese saldo, aunque no sea la más vieja (el cliente pagó justo esa).

Arriba de la lista aparece un aviso verde con cuántos hay y el botón Aplicar las seguras; cada fila tiene además su propio botón Aplicar. Al aplicar, el sistema hace lo mismo que usted haría a mano: el recibo a esas facturas, el asiento contable (débito a la cuenta del banco, crédito a Cuentas por Cobrar) y marca el depósito como aplicado. Además le manda el recibo al cliente por correo y WhatsApp.

Sugerencias en amarillo: usted confirma

Cuando se sabe de quién es el depósito pero el monto no es exacto, el sistema no lo aplica solo: le deja la fila en amarillo con lo que conviene hacer y un botón para hacerlo. Al tocarlo le muestra el detalle y le pide confirmar.

Las sugerencias nunca se aplican solas: ni con Aplicar las seguras ni con el parámetro 935. Revise el cliente antes de confirmar: un depósito sin facturas pendientes muchas veces es de otra cuenta, o de una factura que todavía no se ha hecho. El adelanto sigue la misma regla del botón Adelanto: fecha de este año y de hasta un mes atrás.

Que se apliquen solas al cargar. Si prefiere no tocar ni el botón, en Configuración → Parámetros active el parámetro 935 («CxC: al cargar el estado de cuenta del banco, aplicar solos los pagos seguros»). Desde ese momento, cada vez que cargue un estado de cuenta —acá o en Contabilidad— los pagos seguros quedan aplicados y el resumen de la carga le dice cuántos fueron. Viene apagado: le recomendamos usar primero el botón una o dos semanas y revisar lo que aplica.

Si alguno quedó mal, anule el recibo desde Cuentas por Cobrar: la línea del banco vuelve sola a pendiente. Aplicar los pagos seguros pide el mismo permiso que aplicar un recibo (253).

Aplicar un depósito como Adelanto (saldo a favor)

Cuando un depósito no es el pago de una factura, sino dinero que el cliente deja a su favor, use el botón verde Adelanto de la fila:

1. Se abre el buscador de clientes (por código, cédula o nombre). Elija el cliente; si todavía no existe, el botón Nuevo Cliente lo crea sin salirse de la pantalla.
2. El sistema genera el movimiento contable automáticamente: débito a la cuenta del banco y crédito a la cuenta de saldo a favor del cliente, con la fecha del depósito.
3. El depósito queda marcado como aplicado y el cliente queda con ese saldo a favor disponible para futuras facturas.

Para que funcione, el banco debe tener configurada su cuenta contable (en el botón Bancos del módulo).

Pagos que reportan los clientes

Sus clientes pueden avisarle desde su propio sistema que ya le pagaron en el banco. Cuando tienen una factura pendiente con usted, les aparece el botón Reportar pago y anotan cuatro datos: banco, número de comprobante, fecha y monto.

El sistema busca ese movimiento en el estado de cuenta que usted carga acá. Para dar por bueno un reporte, los cuatro datos tienen que coincidir con el movimiento del banco. Así nadie puede adjudicarse el pago de otro.

• Si el cliente eligió mal el banco, se busca el mismo comprobante en sus otros bancos, con el monto exacto y la fecha con un día de diferencia como máximo. Si aparece en uno solo, vale igual.
• Si el comprobante ya está aplicado a esa misma cuenta (por ejemplo, el cliente digitó mal el monto, o reportó una parte de un depósito que ya se aplicó), el reporte se cierra como ya aplicado por otra vía, con el recibo que existe. No se crea nada nuevo.

Casi todo se resuelve solo. Cuando cada cliente entra a su sistema, si su reporte ya calza con el estado de cuenta, el pago se aplica automáticamente —recibo, asiento y conciliación—. Y en esta pantalla, los reportes que ya calzaron salen como pago seguro (en verde, «reportado por el cliente»): los aplica con Aplicar las seguras sin esperar a que el cliente entre. Con el parámetro 935 activo (vea Pagos seguros) se aplican solos al cargar el estado de cuenta; con el 935 apagado, su carga no dispara recibos: solo deja los pagos listos.

Abra el botón Pagos reportados (arriba). El número anaranjado le dice cuántos están esperando que usted los mire.

Lo que autoriza el pago es su propio estado de cuenta. Un reporte no se aplica por lo que diga el cliente, sino porque el movimiento está en el archivo que usted cargó, con el banco, la fecha, el comprobante y el monto calzando. Si un caso puntual no debe aplicarse, concilie ese movimiento por la vía normal antes: el reporte del cliente queda bloqueado solo.

El flujo completo, con las dos caras (la del cliente que reporta y la suya), está en Reportar el pago del contrato.

Al aplicar, el monto se reparte de la factura más vieja a la más nueva hasta agotarse. La última puede quedar parcial: el cliente puede abonar menos de lo que debe. En el mismo momento se genera el asiento contable (débito a la cuenta del banco, crédito a Cuentas por Cobrar) y el movimiento del estado de cuenta queda marcado como aplicado.

Marcar listos, mover, quitar duplicados y suprimir líneas

El sistema aprende de usted

Cada vez que aplica un depósito a un cliente, el sistema recuerda que ese tipo de detalle corresponde a ese cliente. La próxima vez lo detecta solo. Con el botón Aprender de recibos aplicados puede enseñarle de golpe a partir de los recibos que ya aplicó antes (cruzándolos por monto, fecha y comprobante).

El botón Aprendizaje (arriba) muestra todo lo aprendido y le permite borrar una asociación si quedó mal.

Usarlo desde el celular

En el celular o en una tablet angosta el módulo se abre en su versión para teléfono, sola, sin que tenga que elegir nada. Hace lo mismo que en la computadora; lo que cambia es cómo se acomoda:

• Cada movimiento es una tarjeta: arriba la fecha y el monto, debajo el comprobante y el detalle completo, y abajo sus botones (Detectar, Listo, Recibo, Doc, Adelanto).
• Los filtros vienen plegados para dejarle la pantalla a los movimientos. La barra de Filtros resume lo que está mirando (banco, fechas y estado); tóquela para cambiarlo.
• La regla del nombre del archivo también está plegada, en ¿Cómo sabe de qué banco es el archivo?
• La barra de abajo queda siempre a la vista mientras recorre la lista: marque las tarjetas (o Todas) y toque Detectar pagos con IA.
• Los botones de arriba (Pagos reportados, Bancos, Aprendizaje) muestran solo el ícono, y las ventanas se abren a pantalla completa.

Si en la computadora achica mucho la ventana, también pasa a la versión de teléfono; al volver a agrandarla regresa sola a la de siempre.

Preguntas frecuentes

Cargué el archivo pero no aparece ningún movimiento.
Revise que el filtro de fechas incluya el período del estado de cuenta y que el banco seleccionado sea el correcto.

Veo el mismo depósito dos veces.
Es el banco que repite la transacción cambiando el detalle. Use Quitar duplicados o vuelva a cargar el estado de cuenta: el pendiente repetido se elimina solo si ya hay uno aplicado igual.

Un depósito aparece aplicado a un recibo de otro mes.
Al lado del recibo se muestra de qué fecha es y, si no calza con la del depósito, sale el aviso «fecha que no calza». Casi siempre es una línea vieja que quedó con la fecha equivocada y está repetida: use Quitar duplicados, o la papelera de esa línea. El pago del cliente y su recibo quedan intactos.

Un depósito de este mes aparece «Listo» con un recibo de hace meses (y hasta de otro cliente).
Algunos bancos (el BAC, sobre todo) repiten los números de comprobante con el tiempo, y la detección tomaba cualquier recibo con esa referencia. Desde el 11 de setiembre de 2026 solo toma recibos de la fecha del depósito en adelante (con 3 días de margen). Los que ya habían quedado mal marcados se corrigieron: vuelven a salir pendientes para aplicarlos al cliente correcto. Y si el cliente reporta ese pago con los cuatro datos exactos y tiene una factura pendiente de esa época, se le aplica solo.

Dice que un recibo ya no existe.
Ese recibo se borró o se anuló en Cuentas por Cobrar, pero la línea del banco quedó marcada como aplicada. Desde el 11 de setiembre de 2026 eso ya no pasa al anular: la línea se libera sola (vea la pregunta siguiente sobre el cliente equivocado). Si le aparece en una línea más vieja, búsquelo en Cuentas por Cobrar para confirmar y, si el cobro sigue pendiente, vuelva a aplicar el depósito.

Cargué un estado de cuenta al banco equivocado.
Entre al banco donde quedó, presione Mover a otro banco, elija la carga por la hora en que subió el archivo, Marcar todos, el banco correcto y Mover. Si ya había cargado ese archivo también en el banco correcto, las líneas repetidas se quitan en vez de duplicarse. Para que no vuelva a pasar, ponga el banco en el nombre del archivo (por ejemplo 2026-09-10 SRL BCR.xls).

¿Cómo tiene que llamarse el archivo?
Como quiera, siempre que lleve el código del banco como palabra suelta (BCR, BNCR, BAC…) o el texto que usted configuró en Bancos. Así puede elegir todos los estados de cuenta de una vez y cada uno entra a su banco.

¿Cómo elimino un banco que ya no uso?
En el botón Bancos, presione la papelera de ese banco. Antes de borrar nada, el sistema le avisa si tiene movimientos cargados o pagos reportados por clientes con ese código (vea Eliminar un banco en la tabla de arriba). Un banco con movimientos ya aplicados no se elimina: cámbiele el nombre para no usarlo por error.

Apliqué un depósito al cliente equivocado.
Anule el recibo desde Cuentas por Cobrar. Al anularlo, el sistema revisa la línea del banco de ese depósito:

• Si ya no le queda ningún recibo, vuelve a quedar pendiente en esta pantalla, lista para aplicarla a la cuenta correcta. Si era el pago que reportó un cliente, ese cliente lo puede volver a reportar.
• Si ese depósito ya tiene otro recibo vigente con el mismo comprobante (porque lo volvió a aplicar antes de anular), la línea sigue aplicada, ahora a ese recibo. Así el mismo depósito nunca se ofrece para cobrarse dos veces.
• Si la línea tenía varios recibos, solo se quita el anulado y conserva los demás.

La ventana de anulación le muestra al final qué pasó con el estado de cuenta.

Un cliente dice que reportó su pago y no lo veo.
Ábralo en Pagos reportados. Si sale En cola, es que ese movimiento todavía no está en el estado de cuenta: cargue el del banco correspondiente y el reporte se revisa solo.

El cliente reporta y le dice que la fecha o el monto no coinciden.
Los cuatro datos (banco, comprobante, fecha y monto) tienen que ser los del movimiento del banco, no los que el cliente recuerde. Pídale que los copie tal cual del comprobante. Es a propósito: sin esa exigencia, cualquiera podría adjudicarse un pago ajeno.

¿Puedo aplicar un pago reportado que todavía está en cola?
No. Primero tiene que aparecer en el estado de cuenta: esa es la garantía de que el dinero entró de verdad. Y cuando aparece, se aplica solo — no tiene que hacer nada.

¿El monto debe calzar exacto?
Se acepta una diferencia de hasta un centavo. Un depósito también puede repartirse entre varias facturas, incluso de varias cuentas del mismo cliente (un recibo por cuenta).

¿Por qué un depósito con el código del cliente no sale como pago seguro?
Porque además tiene que calzar exacto con sus facturas más viejas. Si el cliente abonó una parte, pagó de más o pagó una factura que no es la más vieja, el sistema no decide por usted: aplíquelo con Detectar o Doc. Vea la tabla de Pagos seguros.