Reportar el pago del contrato

Descripción General

Cuando usted le paga a su proveedor por transferencia o depósito, ya no tiene que llamar ni escribir para avisar. Lo reporta desde su propio sistema —adjuntando la foto de su comprobante, que el sistema lee por usted, o digitando los datos— y el sistema lo busca en el estado de cuenta del banco de su proveedor. Si lo encuentra, le aplica el pago a sus facturas y le da el número de recibo.

Esta pantalla tiene dos caras y conviene saber cuál le toca:

Lo importante: la prueba de que usted pagó es el movimiento en el estado de cuenta, no su palabra ni la de nadie. Por eso el sistema lo comprueba antes de aplicar nada, y por eso lo aplica solo en cuanto lo comprueba.

Un ejemplo de principio a fin

Lunes 7 de setiembre. Una ferretería le debe a su proveedor y le deposita en el BAC.

• 7:00 a.m.el cliente
  Deposita en el BAC: ₡10.000, comprobante 457823. Esto pasa en el banco, fuera del sistema.
• 9:00 a.m.el cliente
  Entra al sistema y toca Reportar pago. El sistema busca ese movimiento y todavía no está, porque el proveedor no ha cargado el estado de cuenta.
  EN COLA «Su pago quedó registrado. Todavía no aparece en el estado de cuenta del banco: lo revisamos solos en cuanto su proveedor lo cargue.»
• 10:00 a.m.el proveedor
  Carga el estado de cuenta del BAC en Aplicación de Pagos, como cualquier otro día. Ahí viene el depósito. El sistema le avisa que en esa carga aparecieron pagos reportados, pero no aplica nada: quedan esperando.
• 11:00 a.m.el cliente
  Vuelve a entrar al sistema. Como tiene un reporte sin aplicar, el sistema vuelve a consultar solo y esta vez el movimiento sí está. Ahí mismo aplica el pago: crea el recibo, hace el asiento contable y marca el movimiento del banco como aplicado.
  APLICADO «Su pago quedó aplicado — recibo 0000001728»

Nadie tuvo que aprobar nada. El proveedor solo hizo lo de siempre: cargar el estado de cuenta.

El pago se aplica cuando entra el cliente, no cuando carga el proveedor. Es a propósito: subir un archivo del banco no le dispara al proveedor treinta recibos de golpe. Cada pago se aplica cuando su dueño vuelve al sistema. (Si el proveedor quiere adelantarse con alguno, tiene el botón Aplicar en Pagos reportados.)

Cómo reportar su pago si usted paga

Si tiene una factura pendiente con su proveedor, en el menú principal, al lado de la batería del contrato, le aparece el botón Reportar pago. Solo sale cuando debe algo.

También desde el aviso de factura vencida. Cuando entra al sistema y le sale la pantalla roja de Factura Vencida (o la de Crédito por agotarse), ahí mismo tiene el botón «Si ya pagó, reporte aquí el pago». Al tocarlo se cierra el aviso y se abre el formulario de una vez: no tiene que esperar a que termine la cuenta regresiva ni buscar el botón de la batería.

Al tocar Reportar pago se abre un menú que le pregunta cómo quiere reportarlo:

Si elige ingresarlo a mano, le va a pedir cuatro datos, y los cuatro tienen que estar tal como aparecen en su comprobante:

Toque Validar y reportar. En la misma pantalla, más abajo, queda la lista de todos los pagos que ha reportado con su estado y, cuando se aplican, el número de recibo.

No hay que reportar dos veces. Si no ve movimiento, es normal: el banco tarda y su proveedor carga el estado de cuenta cuando puede. Su reporte no se pierde.

Adjuntar el comprobante si usted paga

1. Toque Reportar pago → Adjuntar comprobante.
2. Tome la foto del comprobante o elija la captura de pantalla (también sirve un PDF).
3. El sistema muestra «Leyendo su comprobante…» y en unos segundos llena solo el banco, el comprobante, la fecha, el monto y el detalle del pago.
4. Revise que los datos coincidan con su comprobante —corrija lo que haga falta— y toque Validar y reportar.

Nada se reporta sin que usted lo confirme. Si la foto está borrosa o el sistema no alcanza a leer algún dato, se lo dice y usted lo completa. En un SINPE Móvil el comprobante no dice a qué banco entró el dinero: ahí se pone el banco desde donde usted pagó (si su proveedor lo tiene en la lista). No se preocupe si no es el mismo donde entró: el pago se encuentra igual por el detalle.

La imagen queda guardada con su reporte como prueba del pago. Solo la ven usted (con el clip en Pagos que ha reportado) y su proveedor. No es pública.

Mande la captura completa, sin recortar: el número de referencia, la fecha, el monto y el detalle tienen que verse.

Qué le contesta el sistema si usted paga

Cuando un pago se aplica mientras usted anda trabajando, le sale un aviso verde en la esquina con el número de recibo.

No tiene que recargar nada. Apenas el pago queda aplicado, el menú principal se actualiza solo: la batería del contrato, el estado del pie de página y el botón Reportar pago (que desaparece si ya no debe nada). Y si el sistema estaba bloqueado por falta de pago, los módulos vuelven a quedar disponibles en ese mismo momento.

Corregir o borrar un reporte si usted paga

Se equivocó al digitar. Pasa. En la lista Pagos que ha reportado, cada renglón que todavía no se ha aplicado trae dos botones:

• Corregir — carga el reporte en el formulario y le deja cambiar cualquiera de los cuatro datos. Al guardar, el sistema lo vuelve a validar; si con los datos buenos ahora sí calza, se aplica en el acto.
• Borrar — lo elimina. Puede volver a reportar ese mismo pago cuando quiera.

¿Le sale un reporte marcado «Revisar»? Es un reporte hecho antes de que el comprobante aceptara solo números: lleva letras (casi siempre el concepto del pago, como «cta30») y nunca va a coincidir con el banco. Bórrelo y, si ese pago todavía no le aparece aplicado, vuelva a reportarlo escribiendo solo el número del comprobante.

Un pago ya aplicado no se puede corregir ni borrar. Ese pago ya generó un recibo y un asiento contable en la contabilidad de su proveedor: deshacerlo no es borrar un renglón acá, es anular el recibo de ese lado. Si algo quedó mal, comuníquese con su proveedor. Si él anula ese recibo, su reporte pasa a Rechazado con una nota que se lo dice, y usted puede volver a reportar el mismo pago.

Lo que tiene que hacer usted si usted cobra

Lo mismo de siempre: cargar el estado de cuenta. Nada más. Los pagos que sus clientes hayan reportado se resuelven solos cuando cada cliente entre a su sistema.

Al terminar una carga, si en ese archivo venían pagos ya reportados, el sistema se lo dice en el momento: «2 pago(s) reportado(s) por clientes aparecieron en esta carga». Aparecieron, no se aplicaron: cargar el archivo no le genera recibos de golpe. Cada uno se aplica cuando su dueño vuelva al sistema, y si quiere adelantarse tiene el botón Aplicar en esa pantalla.

En CxC → Aplicación de Pagos tiene arriba el botón Pagos reportados, con un número anaranjado que le dice cuántos están esperando algo de usted. Ahí ve quién reportó, de qué empresa, banco, comprobante, fecha, monto y en qué estado quedó cada uno.

El depósito aparece en los dos lados: en la lista de movimientos del banco (como cualquier otro) y en Pagos reportados. Es el mismo movimiento visto desde dos lugares, y no se puede cobrar dos veces: si se concilia por un camino, el otro queda bloqueado con su aviso.

Los que quedan por atender si usted cobra

La mayoría se aplica sola. Lo que llega a su lista es lo que no pudo:

En cada renglón también ve:

• El comprobante que adjuntó el cliente (se abre en otra pestaña) y, debajo del número, el detalle que se leyó de él.
• Por dónde calzó, debajo del estado: por el detalle (cuenta) cuando el número de comprobante no estaba pero el detalle del banco trae la cuenta del cliente; ya aplicado por otra vía cuando el pago ya se había cobrado; y solo por nombre: confirme.

«Solo por nombre: confirme». Ese reporte no se aplica solo: el depósito tiene el mismo monto y una fecha cercana y el detalle coincide con el nombre del cliente, pero el nombre puede engañar (dos clientes con el mismo apellido, dos farmacias). El botón dice Confirmar y aplicar: revise el depósito antes de tocarlo, o rechácelo.

Al rechazar se le pide un motivo porque el cliente lo va a ver. Escriba algo que le sirva («el monto no corresponde», «ese depósito es de otra cuenta»), no un código interno.

A cuáles facturas se abona

El monto se reparte de la factura más vieja a la más nueva, hasta que se acaba. La última puede quedar parcial y sigue abierta por el resto.

Ese es un depósito de ₡50.000. Se puede abonar menos de lo que se debe: el pago vale igual y la deuda baja en lo que se pagó.

Junto con el recibo se genera el asiento contable: débito a la cuenta del banco por donde entró el dinero, crédito a Cuentas por Cobrar.

Cuando el comprobante no coincide

El número que usted ve en su comprobante no siempre es el mismo que su banco pone en el estado de cuenta de su proveedor. Pasa sobre todo con el SINPE Móvil: el celular le muestra una referencia larga (de 25 dígitos) y el depósito entra al banco de su proveedor con otro número, y a veces a otro banco distinto del que usted eligió.

Por eso, si ese número de comprobante no aparece en el banco que usted eligió, el sistema lo busca en los otros bancos de su proveedor y, si tampoco está, busca el pago por el detalle:

Por eso conviene escribir su número de cuenta en el detalle cuando paga. Las guías Cómo pagar por SINPE y Cómo hacer una transferencia le dicen exactamente qué poner.

Si el detalle nombra varias cuentas a la vez (un solo depósito para dos contratos), el sistema no adivina cuánto va a cada una: lo reparte su proveedor.

Por qué se piden los cuatro datos

Podría bastar con el número de comprobante. No se hace así a propósito.

Un pago se identifica con banco + fecha + comprobante + monto, y los cuatro tienen que calzar con el movimiento del banco. La razón es simple: si bastara el comprobante, alguien que viera un depósito ajeno podría adjudicárselo. Adivinar los cuatro datos de un pago que no es suyo no es realista.

Hay una segunda barrera: el sistema ya sabe cuál es su cuenta donde su proveedor, así que además comprueba que esa cuenta exista y que el monto quepa en lo que usted debe. Aunque alguien acertara los cuatro datos de un pago ajeno, si el monto no cabe en su propio saldo, no pasa.

Y por si alguien lo intenta a fuerza de probar: si un mismo comprobante falla tres veces, se bloquea. Quien se equivoca en el monto de su propio pago lo corrige en uno o dos intentos; tres fallos con el mismo comprobante ya no es un error de digitación. Todos los intentos quedan registrados.

Un aviso de «ese movimiento ya fue aplicado» no cuenta como fallo: ahí los cuatro datos sí coincidieron, así que no es un intento de adivinar nada.

¿Y la búsqueda por el detalle no abre esa puerta? No: el pago se aplica a la cuenta que el propio depósito nombra, y quien lo reporta solo puede ser esa misma cuenta. Lo que coincide solo por el nombre nunca se aplica solo. Y si el comprobante sí existe pero la fecha o el monto no calzan, el sistema no prueba el detalle: ese caso sigue siendo un error de datos.

(Proveedor) Dos casos que el sistema no aplica aunque el reporte esté validado. Si el depósito es mayor que lo que la cuenta debe hoy (por ejemplo, otro pago ya canceló la factura), o si el detalle del banco nombra una factura pendiente de otra cuenta (una empresa que paga también la mensualidad de otra), el reporte queda Validado y le dice por qué. Aplíquelo desde Cargar estado de cuenta, a la cuenta que corresponde.

Cuando un dato no calza, el sistema dice «la fecha o el monto no coinciden» pero nunca dice cuáles son los correctos. Si dijera el monto real, estaría entregando el dato que falta.

Preguntas frecuentes

Adjunté la foto y un dato salió mal.
Corríjalo en el formulario antes de tocar Validar y reportar: lo leído es solo una ayuda, lo que se reporta es lo que usted confirma. Si la foto salió borrosa, toque Cambiar comprobante y súbala de nuevo.

El número de mi SINPE no coincide con nada.
Es normal: la referencia que muestra el celular no siempre es la que pone el banco. Repórtelo igual; el sistema lo busca por el detalle. Si al pagar escribió su número de cuenta (cta…), se encuentra solo.

¿Por qué no puedo pagar con tarjeta?
La opción sale en gris mientras su proveedor no reciba pagos con tarjeta. Mientras tanto, pague por SINPE o transferencia y repórtelo.

Reporté mi pago y sigue «en cola». ¿Hago algo?
No. Significa que el movimiento todavía no está en el estado de cuenta del banco de su proveedor. Se revisa solo cada vez que usted entra al sistema y cuando su proveedor carga el estado de cuenta. No hace falta volver a reportarlo ni llamar.

¿Cuánto tarda en aplicarse?
Depende de cuándo su proveedor cargue el estado de cuenta del banco. En cuanto el movimiento esté ahí, su proveedor lo puede aplicar en ese momento; si no, se aplica la primera vez que usted entre al sistema.

Pagué menos de lo que debo. ¿Sirve igual?
Sí. Se abona a sus facturas más viejas y la deuda baja en lo que pagó. La última factura tocada queda abierta por el resto.

Me equivoqué en el monto (o en el comprobante).
Mientras el pago no se haya aplicado, use el botón Corregir en la lista de sus reportes. Si ya se aplicó, comuníquese con su proveedor.

Reporté dos veces el mismo pago por error.
No se duplica: el sistema reconoce que es el mismo pago y se lo dice. En la lista va a ver un solo renglón.

Un pago mío se aplicó pero la factura sigue apareciendo.
Si abonó menos que el saldo, la factura queda abierta por la diferencia. Revise el saldo: tiene que haber bajado en el monto que pagó.

El formulario dice que mi proveedor no recibe reportes de pago por este medio.
Su proveedor todavía no tiene dados de alta los bancos donde cobra, así que no hay contra qué comparar los cuatro datos de su pago. No es un error suyo ni de su comprobante. Cada proveedor carga su propio estado de cuenta, así que el que tiene que habilitarlo es él: avísele. Mientras tanto, envíele el comprobante directamente. Cuando habilite sus bancos, el formulario se va a poder llenar y su pago se cruza como el de cualquier otro cliente.

(Proveedor) Un cliente dice que reportó y no lo veo.
Ábralo en Pagos reportados. Si sale En cola, ese movimiento todavía no está en el estado de cuenta: cárguelo y se resuelve solo.

(Proveedor) Mis clientes dicen que la lista de bancos les sale vacía.
Usted todavía no tiene bancos dados de alta. Entre a CxC → Aplicación de Pagos, botón Bancos, y registre cada banco donde cobra, con su cuenta contable. Desde ese momento sus clientes pueden reportar. El pago se aplica solo cuando usted cargue el estado de cuenta de ese banco; mientras tanto el reporte queda En cola.

(Proveedor) Cargué el estado de cuenta y no se aplicó ningún pago. ¿Está fallando?
No: es como debe ser. Los pagos se aplican del lado del cliente, cuando cada uno entra a su sistema. Su carga los deja listos. Si necesita aplicar alguno ya, use el botón Aplicar en Pagos reportados.

¿Y si reporto un monto mayor de lo que debo?
No se acepta, y el sistema se lo dice con el saldo que tiene pendiente. Un depósito más grande que su deuda no es un pago de esa cuenta: revise el monto del comprobante. Menos de lo que debe sí se acepta —es un abono—.

(Proveedor) ¿Puedo apagar la aplicación automática?
No hay una opción para eso. El pago se aplica cuando el movimiento está en su estado de cuenta con los cuatro datos calzando — es decir, cuando el dinero ya entró a su banco y usted mismo lo cargó. Si un caso puntual no debe aplicarse, el movimiento se concilia por la vía normal y el reporte del cliente queda bloqueado solo.

Me dice que el pago ya fue aplicado, pero mi factura sigue pendiente.
Pasaba en dos situaciones: su proveedor aplicó ese depósito y después anuló el recibo, o el depósito quedó marcado con un recibo viejo (algunos bancos repiten los números de comprobante con los meses, y el sistema lo confundía con un pago de otra fecha). Desde el 11 de setiembre de 2026, cuando usted reporta con los cuatro datos exactos, el sistema revisa ese recibo: si se anuló, o si es de más de un mes antes que su depósito y usted tiene una factura pendiente de esa época, el pago se acepta y se aplica como cualquier otro. Si todavía le sale el aviso, es porque ese depósito ya tiene un recibo vigente de esa fecha: comuníquese con su proveedor.

(Proveedor) ¿Y si el depósito era para otra cosa?
Concílielo por la vía de siempre en la lista de movimientos antes de que se aplique. Si ya se aplicó, anule el recibo desde Cuentas por Cobrar como cualquier otro: la línea del banco vuelve a quedar pendiente y el reporte del cliente pasa a Rechazado con una nota, para que lo pueda volver a reportar si corresponde.