Ayuda: Estados de cuenta de banco

Descripción general

Estados de cuenta de banco (CT-029) junta en una sola pantalla las dos cosas que hay que comparar para conciliar un banco: lo que dice el banco (su estado de cuenta) y lo que dice la contabilidad (los movimientos de la cuenta contable de ese banco). Para cada línea del banco el sistema busca su movimiento contable y lo muestra con una flecha.

Arriba se carga el estado de cuenta (Excel, .xls o CSV, como lo exporta el banco).
Abajo, en dos columnas, el mes elegido: la cuenta contable a un lado y el estado de cuenta al otro.

El estado de cuenta se sube una sola vez Es la misma carga que usa CxC → Aplicar Pagos (CX-014): lo que se carga acá lo ve CxC para aplicar los pagos de los clientes, y lo que se carga allá aparece acá para conciliar. Lo que concilie acá (un pago a proveedor, una devolución…) CxC lo muestra como conciliada y ya no lo cuenta como pendiente; si deshace la conciliación, allá vuelve a pendiente.

Todas las reglas en una página: qué se aplica, sugiere y concilia solo, en Pagos del banco: qué se hace solo y sus reglas (AY-139).

También desde CxC → Bancos Esta misma pantalla se abre desde CxC → Bancos → Conciliar con la cuenta contable, junto a Cargar estado de cuenta y Aplicar pagos con imágenes de depósitos.

Los pagos de clientes llegan ya conciliados Cuando en CxC se aplica un depósito a un cliente (a mano, los automáticos, los pagos reportados o los de foto), la línea del banco se concilia de una vez con el movimiento de su recibo en la cuenta contable, siempre que el monto calce exacto. Acá ya salen como Conciliada. Si no calza (por ejemplo, el cliente pagó de más), queda para conciliarla acá como siempre. Todas las vías de aplicación de pagos y cuándo concilia cada una están en Cómo se aplican y concilian los pagos de clientes.

El banco y su cuenta contable (la liga)

Lo que une el estado de cuenta con la contabilidad es la cuenta contable del banco. Se configura con el botón Bancos (MCT-026), una sola vez por banco:

Campo	Para qué
Código y nombre	Cómo se llama el banco en el sistema (ej. `BAC`, «BAC Y SINPE»).
Texto en el nombre del archivo	El archivo que lleve ese texto en su nombre se carga a este banco (ej. 2026-09-10 SRL BCR.xls).
Cuenta contable del banco	La liga. Sin ella el banco no se puede conciliar: la pantalla lo avisa y ofrece configurarla.
Cuenta de ingresos por intereses	La usa CxC para el asiento de los intereses que paga el banco.

En la pantalla, arriba de las dos columnas, se ve la liga del banco elegido: BAC Y SINPE ⇄ 110205 BAC CREDOMATIC.

Cargar el estado de cuenta

Presione Cargar estado de cuenta y elija el archivo que bajó del banco.
El sistema lo lee solo: encuentra las columnas (fecha, comprobante, detalle, débito y crédito) y reconoce el banco por el nombre del archivo.
Revise el banco y presione Confirmar carga.

Puede elegir varios archivos a la vez: cada uno va al banco que dice su nombre.
Cargar el mismo archivo otra vez no duplica: lo que ya estaba no se vuelve a cargar.
Pagos seguros sin aplicar. Si en el mes hay depósitos de clientes que se pueden aplicar solos (el detalle trae el código del cliente o el número de factura y el monto calza con sus facturas más viejas), arriba sale el chip verde «Pagos seguros sin aplicar: N · aplicarlos en CxC». Acá se concilia; los recibos se hacen en CxC → Aplicar Pagos con el botón Aplicar las seguras. Con el parámetro 935 activo (Configuración → Parámetros), se aplican solos al cargar el estado de cuenta, también desde esta pantalla.

La pantalla de conciliación y sus flechas

Elija el banco y el mes. A un lado quedan los movimientos de la cuenta contable y al otro el estado de cuenta del mes completo. Con Intercambiar lados pasa cada columna al otro lado (el sistema se acuerda de cómo lo dejó).

Cada línea del banco que tiene pareja se une con una flecha a su movimiento contable:

Flecha	Qué significa
━━▶ verde	Ya conciliada.
╍╍▶ azul	Lista: calza por comprobante, fecha y monto.
╍╍▶ ámbar	Mismo comprobante y monto, pero en otra fecha.
┈┈▶ gris	Posible: calza solo por monto, a pocos días. Nunca se propone un movimiento contable que por su comprobante o su recibo es de otra línea del banco: el comprobante manda sobre el monto.
━━▶ morada	La que usted está armando a mano.

Toque una línea del banco y el sistema lleva la otra columna hasta su movimiento contable y lo resalta. Tocar un movimiento contable que ya tiene pareja hace lo mismo al revés.

El filtro Ver deja todo, solo lo que falta conciliar o solo lo conciliado.

Los campos Comprobante y Detalle buscan mientras escribe, en las dos columnas a la vez, sin importar mayúsculas ni tildes: Comprobante busca en el comprobante del banco y en el documento o la referencia del movimiento contable; Detalle, en el detalle de los dos lados (un nombre, un código de cuenta como «cta305», un número de factura). Si escribe en los dos, se muestran las líneas que cumplen ambos. De cada línea que calza se muestra también su pareja del otro lado —y su devolución o su anulación— para que la flecha no quede colgando. Se combinan con Ver; para quitar el filtro, borre el texto.

Qué quiere decir cada estado

Estado	Qué pasó	Qué hacer
Conciliada	La línea del banco ya está unida a su movimiento contable.	Nada.
Lista	La línea ya tiene su recibo aplicado en CxC y el movimiento contable de ese recibo está en la cuenta del banco por el mismo monto; o el comprobante del banco está en el movimiento contable, con la misma fecha y el mismo monto (o varias líneas con ese comprobante que suman el monto).	Se concilia de un clic. Si es una sola línea contable por el mismo monto exacto, se concilia sola al abrir el mes o al cargar el estado de cuenta.
Otra fecha	Mismo comprobante y monto, distinta fecha. Pasa con SINPE y transferencias que el banco acredita después.	Revísela y confírmela.
Posible	Sin comprobante: hay un único movimiento contable con ese monto a pocos días.	Revísela antes de confirmar.
Difiere	El comprobante está en la contabilidad, pero por otro monto.	Revise cuál de los dos está mal. Si el depósito ya tiene su recibo, es más de ₡1.000 mayor que ese recibo y el cliente hoy debe menos que lo que sobra, la línea le muestra la sugerencia de registrar la diferencia como adelanto (arriba sale Adelantos sugeridos). Es solo una sugerencia: el adelanto lo registra usted en CxC y después une el depósito con el recibo y el adelanto.
Varias	Hay varios movimientos contables con ese monto y no se puede decidir solo.	Enlácela a mano.
Pagó de más	El recibo quedó por el monto de la factura y el banco recibió un poco más (más de ₡1 y hasta ₡1.000).	Al conciliar, el recibo se ajusta al monto del banco y la diferencia va a otros ingresos.
Sin pareja	No aparece en la contabilidad.	Falta registrarla, o está con otro comprobante. Si es una comisión, un impuesto, un cargo u otro ingreso, use el botón Crear asiento (vea abajo).
Se cancelan	En el estado de cuenta: una entrada y una salida del mismo monto que se cancelan. Una devolución (entró plata y se devolvió) o un reintegro (salió plata por error y volvió a entrar). Se propone cuando el detalle lo dice («devolución», «reintegro», «reversión»), cuando las dos nombran la misma cuenta de cliente, o cuando el nombre del pagador coincide (al menos dos palabras, aunque el banco las corte).	Se concilian entre sí: tóquela y confirme.
Anulado	En la cuenta contable: un recibo y la anulación de ese mismo recibo. Uno cancela al otro y no hay línea del banco que les corresponda.	Se concilian entre sí: tóquelas (o use «Conciliar las listas»).

En la columna contable también aparece Propuesta (tiene una línea del banco que le calza) y Marcada: estaba marcada como conciliada desde antes, pero no tiene pareja en este estado de cuenta. Una línea contable de menos de ₡1 sin pareja sale como Redondeo: se concilia sola, tocándola o con «Conciliar las listas».

Entrada con débito, salida con crédito Un depósito (entrada al banco) solo se empareja con un débito de la cuenta del banco, y un pago (salida) solo con un crédito. Así nunca se une un depósito con un pago del mismo monto.

Conciliar, enlazar a mano y deshacer

Las exactas se concilian solas: al abrir un mes (y al cargar el estado de cuenta), cada línea del banco que tiene una sola línea contable con el mismo comprobante, la misma fecha y el mismo monto exacto queda conciliada sin tocar nada; un aviso dice cuántas. Si la línea contable ya estaba marcada conciliada desde antes, solo se une con su línea del banco. Lo demás (una diferencia de céntimos, varias líneas que suman, otra fecha, posible) lo confirma usted.
Conciliar las listas: concilia de una vez todas las líneas en estado Lista. Las de Otra fecha y Posible no se incluyen: esas se revisan una por una.
Crear asiento : en una línea del banco Sin pareja que no es de un cliente (una comisión, un impuesto como el pago a Hacienda, un cargo o un ingreso del banco). Escoge la cuenta del catálogo y el sistema hace el asiento de ajuste —si es una salida, DEBE la cuenta y HABER el banco; si es una entrada, al revés— con la fecha, el comprobante y el detalle del banco, y la deja conciliada en el mismo paso. En Cargar estado de cuenta (CX-014) esa línea sale de pendientes con el motivo «Asiento … a la cuenta …»; si deshace la conciliación, vuelve a pendientes. La próxima vez que venga una línea con un detalle parecido, le sugiere la misma cuenta; siempre la confirma usted. Una entrada ya aplicada a un cliente en CxC no se deja: esa se concilia con su recibo.
Confirmar una: el botón de la línea del banco concilia esa pareja.
Enlazar a mano: toque la línea del banco y después uno o varios movimientos contables. Abajo aparece la cuenta: si suman lo mismo que el banco (con ₡1 de tolerancia por redondeo) dice cuadra y se habilita Enlazar.
Deshacer: el botón de una línea conciliada la suelta; sus movimientos contables vuelven a quedar sin conciliar.

Conciliar marca también la columna Conc de Movimientos de Cuenta (MCT-005, desde el Balance de Comprobación).

Ejemplo: un cliente pagó dos facturas con una sola transferencia de ₡37.290. En la contabilidad hay dos movimientos de ₡18.645 con el mismo comprobante. El sistema los muestra como Lista con dos flechas saliendo de la misma línea del banco.

Saldos y lo que falta conciliar

Arriba de las columnas se ve:

Saldo en libros: el saldo de la cuenta contable al cierre del mes.
Solo en el banco: cuántas líneas del banco no tienen pareja y por cuánto (lo que falta registrar).
Solo en libros: cuántos movimientos contables del mes no aparecen en el banco (en tránsito o a revisar).

Usarlo desde el celular

En el teléfono las dos columnas quedan una debajo de la otra y no hay flechas: cada línea del banco dice debajo cuál es su pareja (asiento 6410 · 970445283 · ₡18.645). Tocarla funciona igual que en la computadora.

Permisos

Permiso	Qué permite
839	Entrar, cargar estados de cuenta, configurar los bancos y conciliar.

Mientras la empresa no tenga el permiso 839 dado de alta, entra quien tenga el 253 (el que ya permite cargar estados de cuenta en CxC). Los permisos se asignan en Seguridad → Usuarios.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasó con el botón «Conciliar archivo» de Movimientos de Cuenta?

Se retiró. Obligaba a subir el mismo archivo otra vez y no guardaba cuál línea del banco correspondía a cuál movimiento. Ahora el estado de cuenta se carga una sola vez y la pareja queda guardada.

Cargué el archivo pero la pantalla no muestra nada.

Revise que el mes sea el del archivo y que el banco elegido sea al que se cargó (el resumen que sale al terminar la carga dice a qué banco fue).

Dice que el banco no tiene cuenta contable.

Abra Bancos, edite el banco y elija su cuenta contable. Sin esa liga no hay con qué comparar.

Una línea está como «Difiere». ¿Cuál tiene razón?

El banco registra lo que de verdad entró o salió. Si el monto contable es distinto, lo usual es que el recibo o el asiento se haya hecho por otro monto: corríjalo y vuelva a cargar la pantalla.

El cliente pagó un poco de más y el recibo quedó por la factura

Por ejemplo, la factura era de ₡18.645 y el cliente depositó ₡18.675. La línea del banco sale como Pagó de más, unida a su recibo. Al conciliarla (botón o «Conciliar las listas»), el sistema ajusta el documento del recibo dentro de su mismo asiento:

La línea de la cuenta del banco pasa de ₡18.645 a ₡18.675, igual que el estado de cuenta.
Se agrega una línea con los mismos datos del recibo (documento, fecha, detalle) por los ₡30 al HABER de la cuenta de otros ingresos. Así el documento sigue balanceado.
La cuenta de otros ingresos se escoge del catálogo con el botón «Pagos de más →» de la barra de arriba (se guarda en el parámetro 934). Mientras no se escoja, estos casos no se pueden conciliar.
Solo pasa hasta ₡1.000 de diferencia y cuando el depósito es de un solo recibo. Si no, sale como Difiere y se revisa a mano.
Si deshace la conciliación, el recibo no vuelve al monto anterior: esa plata sí entró. Si el asiento ya está cerrado, no se ajusta.

Cargué por error el estado de cuenta de un banco en otro

Las líneas que están en dos bancos a la vez (mismo comprobante, monto y fecha) salen rayadas con el aviso «también está en BCR», y arriba aparece Repetidas en otro banco.

Toque el botón de la línea para quitarla de este banco, o el aviso de arriba para quitarlas todas de una vez. Quedan solo en el banco que les corresponde.
Si la línea ya tenía el recibo aplicado, se puede quitar igual cuando la del otro banco tiene el mismo recibo: no se pierde ningún cobro. Si no lo tiene, el botón sale en gris y hay que moverla desde CxC → Aplicar Pagos.
Si estaba conciliada en este banco, esa conciliación se deshace antes de quitarla.

Revise que esté en la pantalla del banco equivocado antes de quitar: el aviso sale en los dos bancos.

Me depositaron y yo devolví la plata (o saqué plata por error y la reintegré). ¿Cómo se concilia?

En el estado de cuenta quedan la entrada y la salida por el mismo monto. Se concilian entre sí, sin buscar movimiento contable:

Si la salida dice que es una devolución («devol», «reversión», «reintegro», «rechazo») y hay una sola entrada de ese monto en los 31 días anteriores, el sistema ya las muestra como Devuelta, unidas por un arco: tóquela y confirme.
También las propone si la entrada y la salida traen el mismo nombre del pagador: al menos dos palabras en común, aunque el banco las corte (entra «MARTINEZ ARAYA SANDR» y sale «SANDRA PATRICIA MART»). Revise que sea la misma persona antes de confirmar.
Si no lo dice, hágalo a mano: toque una de las dos líneas del banco y después la otra. Le pregunta si es una devolución.

La entrada queda como Listo en CxC (motivo «Devuelta»), para que nadie la aplique como pago de un cliente. Si esa entrada ya tenía un recibo aplicado, primero hay que anular el recibo. Se puede deshacer tocándolas otra vez.

Si el cliente pagó dos veces y usted le devolvió uno de los pagos: si la devolución nombra la misma cuenta del cliente que el pago (por ejemplo «cta339» en los dos), el sistema ya las propone juntas. Se une con el pago que no tiene recibo; el que sí lo tiene sigue con su movimiento contable.

Si el cliente pagó un monto equivocado, se lo devolvió y después pagó bien: puede pasar que CxC le haya pegado el mismo recibo a los dos depósitos, y el que se devolvió figure «aplicado» sin estarlo. El sistema lo reconoce (el recibo lleva el comprobante de la otra línea) y lo avisa: «el recibo N es de la línea X: esta NO está cobrada». Esa entrada sí se puede conciliar con su devolución; se le quita la marca falsa y el recibo sigue en el depósito correcto. Una entrada con su propio recibo no se deja: primero hay que anular el recibo.

El orden no importa: sirve igual para una salida por error que después se reintegra. En ese caso la entrada queda con el motivo «Reintegro».

¿Qué pasa con un recibo que se hizo por error y después se anuló?

En la cuenta del banco quedan dos movimientos: el del recibo (entra plata) y el de su anulación (sale la misma plata). Como uno cancela al otro, el sistema los muestra juntos, unidos por un arco, con el estado Anulado. Se concilian entre sí, sin buscarles línea del banco: tóquelos y confirme, o incluya todos con Conciliar las listas. Se puede deshacer tocándolos de nuevo.

Si el depósito se volvió a aplicar con otro recibo (lo normal cuando se anuló por haberlo puesto a otro cliente), la línea del banco va con el recibo nuevo: el anulado y su anulación ya se apartaron antes.

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