Ayuda: Pagos del banco, qué se hace solo y sus reglas

Dónde está cada cosa

Pantalla	Para qué	Manual
CX-014 · CxC → Bancos → Cargar estado de cuenta	Cargar el archivo del banco y aplicar los pagos de los clientes (recibos, abonos, adelantos).	AY-090
CT-029 · Contabilidad → Bancos (y CxC → Bancos → Conciliar)	Conciliar el estado de cuenta contra la cuenta contable del banco, con flechas.	AY-137

El estado de cuenta se sube una sola vez: lo que se carga en una pantalla lo ve la otra.

La regla de oro

Solo se hace solo lo EXACTO El sistema aplica o concilia por su cuenta únicamente cuando el monto calza exacto y se sabe con seguridad de quién es. Todo lo demás lo sugiere y lo confirma una persona. Nunca se decide por el monto solo, porque muchos clientes pagan la misma cuota. Todo trabaja en colones.

Lo que se aplica solo (pagos seguros)

En CX-014 salen en verde y se aplican con Aplicar las seguras. Un depósito es seguro cuando:

Regla	Qué pide
Se sabe de quién es	El detalle trae el código del cliente («cta305», «contrato 1070»), o el número de una factura, o ese mismo detalle ya pagó al menos dos veces y siempre al mismo cliente. Un número pegado al final de un detalle que el banco cortó no cuenta (puede estar incompleto).
El monto calza	Exacto con las facturas más viejas del cliente, o con una sola factura que tenga ese saldo exacto aunque no sea la más vieja.
Lo reportó el cliente	Un pago reportado que ya calzó con el estado de cuenta también es seguro (vea Pagos que reporta el cliente).

No se aplica solo aunque parezca seguro si: el detalle trae varios códigos · ese detalle ya pagó a varios clientes · otra cuenta del mismo cliente (misma cédula o nombre) también calza · el detalle nombra a otro cliente · ya hay un recibo con ese comprobante · la línea ya está conciliada o está repetida en otro banco.

Al aplicarse se hace el recibo, el asiento contable y la línea queda conciliada con la cuenta del banco. El recibo se le manda al cliente por correo y WhatsApp. Si alguno quedó mal, se anula el recibo y la línea vuelve sola a pendiente.

Un depósito para dos cuentas se devuelve: cada cliente paga su propia cuenta.

Lo que se sugiere (lo confirma usted)

Cuando se sabe de quién es pero el monto no es exacto, la fila sale en amarillo con su botón. Nunca se aplica sola.

Qué pasó	Qué se sugiere
Pagó menos de lo que debe	Un abono a sus facturas más viejas.
Pagó hasta ₡1.000 de más	El recibo de sus facturas y la diferencia a otros ingresos (la cuenta del parámetro 934).
Pagó más de ₡1.000 de más	Todo el depósito como adelanto (saldo a favor).
No tiene facturas pendientes	Todo el depósito como adelanto de ese cliente.

Pagos que reporta el cliente

El reporte vale si coinciden los cuatro datos (banco, comprobante, fecha y monto) con el estado de cuenta, o si el detalle del banco trae la cuenta del cliente. Si solo coincide el nombre, lo confirma su empresa.
Aunque el reporte valga, no se aplica y lo resuelve una persona desde Cargar estado de cuenta si: el depósito es mayor que lo que la cuenta debe en ese momento (el recibo quedaría por menos que el banco), o el detalle del banco nombra una factura pendiente de otra cuenta (por ejemplo, una empresa que paga la mensualidad de otra).
Si el cliente eligió mal el banco, se busca el mismo comprobante en sus otros bancos con el monto exacto y la fecha con un día de diferencia como máximo. Tiene que aparecer en uno solo.
Si el comprobante está exacto y ese depósito ya estaba aplicado a su cuenta (aunque haya digitado mal el monto), el reporte se cierra como ya aplicado con el recibo que existe. No se crea nada nuevo.
El SINPE Móvil avisado por SMS se aplica solo únicamente cuando el monto es el saldo exacto de una factura.

Más detalle en AY-090 · Pagos que reportan los clientes.

Conciliar con la cuenta contable

La idea es que los movimientos del banco sean iguales a los movimientos de la cuenta contable: todo lo que pasó en el mes en el estado de cuenta tiene que estar también en la contabilidad. Las parejas pueden ser de tres formas:

Forma	Ejemplo	Cómo se concilia
Uno a uno	Un depósito del banco y el movimiento de su recibo.	Si el comprobante, la fecha y el monto son exactos, solo. Si no, se confirma.
Se cancelan entre sí	En el estado de cuenta: una entrada y la salida que la devolvió (o una salida por error y su reintegro). En la cuenta contable: un recibo y su anulación.	Se proponen juntas y se concilian entre sí, sin buscar pareja del otro lado.
Uno con varios	Un depósito que pagó dos facturas y en la contabilidad quedó en dos movimientos.	Si comparten el comprobante y la fecha, o son los recibos de ese depósito, salen como Lista y se confirman. También se pueden unir a mano varias líneas contables a una del banco.

Se concilia solo lo exacto: la línea del banco que tiene una sola línea contable con el mismo comprobante, la misma fecha y el mismo monto exacto. Pasa al abrir el mes en CT-029 y al cargar el estado de cuenta.
El comprobante manda sobre el monto: un movimiento contable que trae el comprobante (o el recibo) de una línea del banco es de esa línea, aunque el monto no calce. Nunca se le propone a otro depósito solo porque el monto es igual. Por ejemplo, un recibo de ₡20.340 con el comprobante de un depósito de ₡40.680 no se ofrece para otro depósito de ₡20.340: el depósito de ₡40.680 queda «Difiere» hasta que se registre lo que falta.
Depósito mayor que la deuda → se sugiere un adelanto: si un depósito ya tiene su recibo pero es más de ₡1.000 mayor que ese recibo, y el cliente hoy debe menos que lo que sobra, la línea muestra la sugerencia de registrar la diferencia como adelanto, y arriba sale el aviso Adelantos sugeridos. Es solo una sugerencia: el adelanto lo registra usted en CxC y después une el depósito con el recibo y el adelanto. Si el cliente todavía debe ese monto, no se sugiere adelanto: lo que falta es aplicarlo a sus facturas.
Al aplicar un pago (a mano, seguro, reportado o con foto), la línea del banco queda conciliada de una vez si el monto calza.
El asiento de intereses ganados queda conciliado apenas se genera.
Lo demás (otra fecha, posible, varias líneas, una diferencia) se confirma a mano en CT-029.
Anular un recibo libera la línea del banco y deshace su conciliación.

Comisiones, impuestos y devoluciones

Crear asiento: una línea del banco sin pareja que no es de un cliente (comisión, impuesto, cargo, otro ingreso) se registra desde CT-029 con el botón : usted escoge la cuenta y queda un asiento de ajuste ya conciliado, y la línea sale de pendientes en Cargar estado de cuenta. La próxima línea con un detalle parecido le sugiere la misma cuenta. No se puede usar en una entrada ya aplicada a un cliente.
Devoluciones: una entrada y una salida del mismo monto, a 31 días o menos, se proponen como devolución cuando el detalle lo dice («devolución», «reintegro»), cuando traen el mismo código de cliente o cuando el nombre del pagador coincide (al menos dos palabras). Se concilian entre sí; siempre las confirma usted.
Pagos a proveedores: el comprobante del recibo de CxP tiene que ser el número del banco; no se acepta el monto como comprobante, porque así el pago no casa con el estado de cuenta.

Parámetro 935 y permisos

Qué	Cómo funciona
Parámetro 935 (Configuración → Parámetros)	Apagado (así viene): los pagos seguros se aplican solo con el botón Aplicar las seguras. Prendido: se aplican solos al cargar el estado de cuenta, incluidos los pagos reportados que calzaron. Lo sugerido nunca.
Parámetro 934	La cuenta de otros ingresos a donde van los pagos de un poquito de más. Se escoge en CT-029.
Permisos	CX-014: 265 para ver y 253 para aplicar · CT-029: 839.

Pagos del banco: qué se hace solo y sus reglas

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