Ayuda: Empleados - FactuPOS

Empleados Permiso 630

Catálogo del personal de planilla (módulo RH-001). Cada empleado guarda sus datos personales, laborales (puesto, departamento, fechas de ingreso/salida), salario base y por hora, método de pago (transferencia/SINPE, efectivo o cheque) con banco y cuenta, y los datos de CCSS y renta (si cotiza, créditos por hijos y cónyuge).

Detalles

Todo empleado sale de la lista de personas del sistema, y su código de empleado es ese mismo. Si la persona no está todavía, se registra sola al guardar.
No hace falta que el empleado entre a FactuPOS: la persona que se crea desde acá nace sin clave, pero ya cuenta para planilla, vacaciones, marcas y huella.
Si un empleado ya tiene movimientos de planilla, al "eliminarlo" se marca como egresado en vez de borrarse, para conservar el historial.

Puesto y departamento: se eligen de una lista

En Datos laborales, el puesto y el departamento ya no se escriben: se eligen de las listas que la empresa arma en Planilla → Departamentos y Puestos. Así nadie inventa un nombre ni lo escribe con faltas, y la planilla impresa puede sumar por departamento y por puesto.

Si…	Qué pasa
El que necesita no está en la lista	Se agrega en Planilla → Departamentos y Puestos (permiso 669). Si lo hace en otra pestaña del navegador, al volver a abrir la ficha del empleado ya aparece.
El empleado tiene un puesto que ya no está activo	Lo conserva: en la lista de su ficha sale con la marca (no está en la lista) o (inactivo), y puede guardar cualquier otro cambio sin tocarlo.
Se le cambia el nombre a un puesto	Todos los empleados que lo tienen pasan solos al nombre nuevo.

Si la lista de puestos todavía no está activa en su empresa, el puesto se sigue escribiendo a mano como antes. Se activa con la actualización del sistema.

Escribir las fechas de corrido

Los tres campos de fecha de la ficha —fecha de nacimiento, fecha de ingreso y fecha de salida— se pueden llenar de dos maneras: eligiendo el día en el calendario que se abre, o escribiéndola de corrido, sin barras. Para una fecha de nacimiento vieja lo segundo es mucho más rápido que ir pasando meses en el calendario.

Si escribís…	Queda	Cuándo conviene
010867	01/08/1967	Seis números seguidos: día, mes y los dos últimos dígitos del año.
01081967	01/08/1967	Ocho números seguidos, con el año completo.
1/8/67	01/08/1967	Con barras, sin los ceros de adelante.
15/01/2025	15/01/2025	Escrita completa, como siempre.

La fecha se acomoda sola apenas salís del campo (con Tab, con Enter o haciendo clic en otro lado).

El año de dos dígitos: 67 es 1967 y 25 es 2025. Cuando ponés solo dos dígitos, el sistema toma como año futuro hasta diez años adelante del actual; de ahí para arriba entiende que es del siglo pasado. Si necesitás un año fuera de ese rango, escribí la fecha con el año completo (ocho números: 01081967).

Si la fecha no existe, el campo queda vacío. Escribir algo como 310267 (31 de febrero) o una fecha a medias deja el campo en blanco a propósito: es preferible verlo vacío y volver a escribirlo, a que quede guardada una fecha que no era la que usted quería.

Dos planillas a la vez: quién entra en cuál

Hay empresas donde no todo el mundo cobra igual: unos son de planilla semanal y otros de quincenal. Para eso está el campo Frecuencia de pago, en el bloque Salario y pago de la ficha. Le dice al sistema en cuál planilla entra esa persona.

Frecuencia de pago	En qué planillas se le calcula
En todas las planillas	En cualquiera que se corra: mensual, quincenal y semanal. Es como viene por defecto.
Solo en la mensual	Únicamente cuando se crea una planilla de tipo Mensual.
Solo en la quincenal	Únicamente cuando se crea una planilla de tipo Quincenal.
Solo en la semanal	Únicamente cuando se crea una planilla de tipo Semanal.

Ejemplo: una empresa con 10 trabajadores, 5 que cobran cada semana y 5 cada quincena. A los primeros se les pone Solo en la semanal y a los otros Solo en la quincenal. Desde ahí, la planilla semanal trae únicamente a los 5 de la semana y la quincenal únicamente a los 5 de la quincena, sin que haya que acordarse de nada al calcular.

Si se deja en «En todas las planillas» y la empresa corre dos, la persona cobra dos veces. Es lo que hay que revisar cuando aparezcan montos de más: la pantalla de Cálculo de planilla avisa arriba cuántos empleados quedaron sin asignar.

No confundir con «Tipo de salario». El tipo de salario es cómo está pactado el sueldo en el contrato (mensual, quincenal, semanal, por día o por hora) y sirve para calcular cuánto le toca en el período. La frecuencia de pago dice en cuál planilla entra. Normalmente van de la mano —quien cobra semanal está en la planilla semanal— pero son campos distintos y se llenan aparte.

El aguinaldo los trae a todos. El aguinaldo (RH-017) no mira este campo: lo cobra todo el personal activo, sin importar en cuál planilla venía cobrando.

CCSS y renta: las casillas de la ficha

En la pestaña CCSS y renta de la ficha hay cuatro casillas. Lo que marqués acá es lo que la planilla le va a rebajar (o no) a esa persona cuando se calcule.

Casilla	Qué hace cuando está marcada
Aplica CCSS	Se le rebajan todas las cargas sociales del trabajador y se pagan todos los aportes patronales. Si la desmarcás no se le rebaja ninguna (ni el seguro de salud), así que desmarcala solo en casos muy puntuales.
Aplica renta	Se le calcula el impuesto sobre la renta al salario según los tramos vigentes.
Crédito por cónyuge	Se le resta el crédito fiscal por cónyuge al impuesto de renta.
Pensionado (no cotiza IVM)	Ver el punto siguiente.

Empleado pensionado que sigue trabajando

Cuando una persona ya está pensionada por la CCSS y sigue laborando, no vuelve a cotizar para el régimen de Invalidez, Vejez y Muerte (IVM), porque ya está gozando de esa pensión. Eso vale para los dos lados: ni se le rebaja el IVM del salario, ni el patrono paga el IVM patronal por ella.

Para eso, en la ficha del empleado, pestaña CCSS y renta, marcá la casilla Pensionado (no cotiza IVM) y guardá.

Rubro	Con la casilla marcada
CCSS IVM (rebajo del trabajador)	Ya no aparece en la colilla.
IVM patronal (aporte de la empresa)	Ya no se cobra en los aportes patronales.
Seguro de salud (SEM), Banco Popular y los demás rubros	Se siguen cobrando igual que siempre.

La planilla ya calculada no cambia sola. Si la planilla del período está en borrador, después de marcar la casilla entrá a Cálculo de planilla y tocá Recalcular: ahí es donde el IVM desaparece de la colilla. Una planilla ya aplicada no se recalcula.

No uses «Aplica CCSS» para esto. Esa casilla es todo o nada: si la desmarcás le quitás también el seguro de salud, que el pensionado sí sigue pagando. La casilla correcta es Pensionado.

La persona: de dónde sale el empleado y su código

En la ficha del empleado, dentro de Datos laborales, está el campo Persona. De ahí sale el empleado: FactuPOS lleva una sola lista de personas para todo —planilla, marcas de reloj, huella y vacaciones—, y el código del empleado es el de la persona.

Si la persona todavía no está en esa lista, dejá «Crear una persona nueva» y se registra sola al guardar la ficha. No necesita entrar a FactuPOS: nace sin clave, así que no puede entrar al sistema, pero desde ese momento ya se le calcula la planilla, se le hace la colilla, marca su entrada y salida y tiene sus vacaciones.

Si el empleado…	Qué hacés
No entra al sistema (la mayoría del personal operativo)	Dejá «Crear una persona nueva». Se registra sola, sin clave.
Ya entra al sistema (tiene su usuario y su clave)	Elegilo de la lista. Además va a poder consultar sus vacaciones y sus documentos, de solo lectura.
Entra al sistema pero querés separarlo	Podés crearle una persona aparte para la planilla. Son dos fichas distintas y no se estorban.

El grupo no importa. La lista trae a todas las personas activas y entre paréntesis le pone a cada una su grupo (Usuario, Empleado, Agente o Referido) para que sea fácil reconocerla — pero para la planilla da igual cuál sea: cualquiera puede ser empleado.

El código no se cambia después. Una vez guardado el empleado, ni el código ni la persona se pueden cambiar: son la llave de las colillas ya emitidas, del expediente y de los saldos de vacaciones. Y cada persona pertenece a un solo empleado.

Un usuario es de un solo empleado. Si intentás asignarle a dos personas el mismo usuario, el sistema no lo deja y te dice a cuál empleado ya está asignado. Si no fuera así, una persona vería el expediente y las vacaciones de la otra.

Quién puede entrar y quién puede guardar

La pantalla usa tres permisos distintos. Tenerlos separados permite, por ejemplo, que alguien consulte la lista del personal sin poder cambiarle el salario a nadie.

Permiso	Deja hacer	Qué pasa si no lo tiene
630	Ver la lista de empleados y abrir la ficha	No puede entrar a la pantalla.
631	Crear empleados nuevos y editar los existentes	El botón Nuevo se ve gris y no se puede guardar la ficha.
632	Eliminar (o marcar como egresado)	No aparece habilitada la opción de eliminar.

Si al guardar sale «Sin permiso para crear/editar empleados (631)»: el número entre paréntesis es el permiso que hace falta. Pedile a quien administra los usuarios que te habilite el 631 en tu usuario, dentro del módulo Planilla. Después tenés que salir del sistema y volver a entrar para que el permiso nuevo tome efecto.

Exportar a Excel: permiso 953

Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:

Permiso 953 — Planilla · Empleados RH-001

Cómo se asigna Lo asigna quien administre los permisos de usuario de su empresa, en Seguridad → Usuarios SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.

Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.

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