¿Qué es el control por lotes?
Algunos productos no basta con saber cuántos hay: hay que saber de qué lote son y cuándo vencen. Es el caso de medicamentos, alimentos, agroquímicos, cosméticos y todo lo que la ley obliga a rastrear.
Con el control por lotes activo, cada entrada de ese producto queda registrada con número de lote y fecha de vencimiento, y las salidas descuentan de un lote específico. Así se puede saber, si hay un problema con un lote, a quién se le vendió.
Las tres pantallas
Lotes Controlados IN-013
Define qué artículos se manejan por lote.
Saldos por Lote IN-014
Cuánto queda de cada lote y cuándo vence.
Movimientos de Lotes IN-015
Entradas y salidas de cada lote, con su documento.
Marcar qué artículos se controlan IN-013
Esta pantalla es la lista de los artículos que llevan control de lote. Filtros por Cód artículo y Categoría.
- Agregar artículos controlados — suma artículos a la lista (requiere permiso
096; sin él sale gris con "Sin permiso 096"). - Quitar seleccionados — les saca el control de lote.
- Excel e Imprimir / PDF del listado.
Saldos por lote IN-014
Muestra cuánto queda de cada lote. Filtros: Cód artículo, Artículo, Lote, Corte (fecha), Saldo y Orden.
Desde esta pantalla también se puede corregir la ficha de un lote —su número, su cantidad y su fecha de vencimiento— y enviar el reporte por correo (correo principal y una copia opcional).
Movimientos por lote IN-015
El historial de entradas y salidas de cada lote, con la fecha, el tipo de documento y la cantidad. Es lo que se usa para rastrear a dónde fue a parar un lote determinado.
Vencimientos
Los lotes próximos a vencer se resaltan, y los ya vencidos también, para que salten a la vista en el listado.
Cuando un lote se vence y hay que darlo de baja, se saca con una Nota de Salida con el motivo correspondiente, para que el costo quede registrado como gasto.
Preguntas frecuentes
Activé el control y los lotes viejos no aparecen
El control empieza a registrar desde que se activa. La existencia anterior no tiene lote asignado; para ordenarla hay que ingresarla por lote o corregir los saldos desde Saldos por lote.
¿Puedo vender de un lote que no es el más próximo a vencer?
Sí; el sistema sugiere el más próximo pero permite escoger otro.
Me equivoqué en la fecha de vencimiento de un lote
Se corrige desde Saldos por lote, editando la ficha del lote.
¿El control de lotes cambia el stock total?
No. El stock del artículo es el mismo; lo que se agrega es el detalle de a qué lote pertenece cada unidad.
Permisos
| Permiso | Habilita |
|---|---|
081 | Entrar al módulo de inventarios |
055 | Ver las pantallas de lotes |
096 | Agregar o quitar artículos del control de lotes |
Exportar a Excel: permisos
Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar cada reporte se habilita persona por persona, con un permiso propio para cada uno:
- Permiso 929 — Inventarios · Lotes Controlados
IN-013 - Permiso 930 — Inventarios · Movimientos Lotes
IN-015 - Permiso 931 — Inventarios · Saldos por Lote
IN-014 - Permiso 937 — Inventarios · Lotes Asignados
IN-024
SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.
Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.