Ayuda: Asientos Contables

Asientos Contables (CT-002)

El módulo de Asientos Contables (CT-002) permite crear, consultar, editar y anular asientos manuales. Es el registro central de todas las partidas dobles del sistema. Cada asiento tiene una cabecera y una o más líneas de débito/crédito que siempre deben cuadrar (total débitos = total créditos).

Los asientos generados automáticamente por otros módulos (ventas, compras, cierres de caja) también aparecen aquí.
Un asiento en estado Borrador puede editarse; al procesarlo queda Cerrado.
Se puede filtrar por período, tipo de asiento, usuario, estado y número de documento.
Exporta a Excel y PDF con el detalle completo de líneas.

Consultar y localizar un asiento

El filtro N° asiento está siempre visible en la barra de filtros del listado (ya no hay que abrir "Más filtros"): escribí el número y presioná Enter para mostrar ese asiento en la lista.
El botón Localizar, en la barra superior, abre una ventana donde se ingresa el número de asiento y se abre directamente la edición de ese asiento en una pestaña nueva (sin pasar por el listado). Enter confirma; Escape o un clic afuera cierran.
Para búsquedas más finas (por documento, cuenta, centro de costos, detalle o usuario) usá el botón Más de los filtros.

Estados de un asiento

Estado	Descripción	Editable
`0` — Borrador	Asiento en preparación, no confirmado	Sí (con permiso 828)
`1` — Procesado	Asiento confirmado y cerrado	No (solo lectura)
`2` — Arrastre	Solo para TipoAsiento=99 (cierre de período)	No

Tipos de asiento (TipoAsiento)

Valor	Nombre	Descripción
`18`	Operación / Cierre desde módulos	Asiento estándar creado por cualquier proceso automático (ventas, compras, CxC, CxP, cierre de caja). Es el tipo por defecto de `contabilidad_obtener_asiento_cierre()`.
`21`	Liquidación	Generado exclusivamente por el proceso CT-019 Liquidar I/G.
`99`	Arrastre	Generado por el Cierre de Períodos. Contiene los saldos iniciales trasladados al nuevo período.

Flujo obligatorio de inserción

Obtener o crear el asiento del mes: Llamar a contabilidad_obtener_asiento_cierre($pdo, $fecha, $usuario). El sistema busca un asiento en borrador (Estado=0) del mismo mes y año para ese usuario. Si no existe, crea uno nuevo. Se mantiene 1 asiento borrador por usuario por mes.
Insertar líneas al asiento: Llamar a contabilidad_insertar_lineas($pdo, $asientoId, $lineas). Valida que cada cuenta exista en vista_catalogo_contable, que el asiento cuadre (diferencia < 0.01) y es TODO o NADA.

Campos requeridos por línea de asiento

Campo	Descripción	Ejemplo
`cuenta`	Código de cuenta contable (Nivel 4)	`41010201`
`cc`	Centro de costos (5 dígitos)	`00000`
`cod_oficina`	Código de sucursal (3 dígitos)	`001`
`debito`	Monto débito (0 si es crédito)	`1000.00`
`credito`	Monto crédito (0 si es débito)	`0`
`detalle`	Descripción del movimiento	`VENTA CONTADO #123`
`documento`	Número de documento origen	`00100001040000003670`
`tipo_documento`	Código del tipo	`FVE`
`fecha`	Fecha del movimiento (Y-m-d)	`2026-02-02`
`tipo_cambio`	Tipo de cambio (1 para moneda nacional)	`1`
`cod_moneda`	Código ISO de moneda (leer de Param 249)	`CRC`
`referencia`	Referencia adicional	`00100001040000003670`

Mover un documento a otro asiento (cierre)

Desde la edición de un asiento (CT-002) podés mover un documento contable completo (todas sus líneas) a otro cierre. Útil cuando un documento quedó por error en el asiento del día/mes equivocado.

Abrí el asiento donde está el documento (asiento_edicion.php?id=ASIENTO).
En la cabecera de cada documento verás un botón verde Mover (junto a Editar y Eliminar).
Se abre un modal con la lista de cierres disponibles. Por defecto muestra el último mes.
Si necesitás un rango distinto, cambiá las fechas Desde / Hasta y presioná Buscar.
En la fila del cierre destino, presioná el botón Mover. El sistema confirma y traslada todas las líneas (las identifica por Referencia + TipoDocumento).

El asiento destino no puede ser el mismo asiento de origen ni un asiento Mayorizado (Estado=2).
El movimiento es inmediato: actualiza ContaDiario.Asiento de las líneas afectadas. No cambia FechaContable de las líneas — la fecha del documento se preserva.
La lista de cierres muestra: número de asiento, fecha contable, estado (Borrador/Aplicado), usuario, cantidad de documentos, líneas y total débito.

Bitácora de cambios

Toda modificación hecha sobre un asiento desde la edición (CT-002) queda registrada automáticamente en la bitácora de seguridad, con el usuario que la realizó y la fecha/hora. Esto permite auditar quién tocó cada asiento.

Se registra cuando se agrega una línea, se elimina una línea o un documento completo, se mueve un documento a otro asiento, se cambia la fecha contable y cuando el asiento se activa (aplica) o se vuelve a poner en borrador.
El registro es transparente para el usuario: no requiere ninguna acción adicional y no interrumpe la operación aunque la bitácora no esté disponible.

Permisos

Permiso	Acción
812	Acceder al módulo de Asientos (CT-002), editar líneas, mover documentos entre asientos
828	Crear nuevos asientos manuales

Exportar a Excel: permiso 738

Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:

Permiso 738 — Contabilidad · Asientos CT-015

Cómo se asigna Lo asigna quien administre los permisos de usuario de su empresa, en Seguridad → Usuarios SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.

Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.

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