Ayuda: Matriz de Inventario x Sucursal

¿Para qué sirve? Filtrar Qué significa cada columna ¿Por qué cajas y no unidades? El filtro de bodega Exportar Faltó una sucursal Permisos

¿Qué es y para qué sirve? CR-008

Es una matriz: cada artículo aparece una sola vez en su renglón y, hacia la derecha, hay una columna por cada sucursal con las cajas que tiene en ese momento.

Sirve para tres cosas que en otros reportes cuestan:

Comparar de un vistazo. En un solo renglón se ve dónde sobra y dónde falta el mismo artículo.
Detectar lo agotado. La columna Sin stock dice en cuántas sucursales ese artículo está en cero.
Decidir un traslado. Si una sucursal está en cero y otra tiene doce cajas, mover es más barato y más rápido que comprar.

Es una foto del momento. Muestra la existencia de hoy, no un histórico ni un movimiento. Para saber cómo llegó a ese número se usa el Kardex del artículo en la sucursal que corresponda.

¿Cuál reporte debo usar?

Hay varios reportes corporativos que hablan de inventario y es fácil confundirlos. Esta tabla los separa por la pregunta que contesta cada uno:

Si necesito…	Voy a…
Ver quién tiene qué, artículo por artículo y sucursal por sucursal	Este reporte — Matriz Inventario (CR-008)
Saber cuánta plata hay en inventario en total	Valor Inventario (CR-001)
Saber cuánta plata hay en inventario en cada sucursal	Valor Inv. Sucursal (CR-002)
Saber para cuántos meses alcanza lo que hay	Stock vs Venta Prom. (CR-006)
Ver lo que cada sucursal ya pidió que le manden	Solicitudes Abastecimiento (CR-007)

En corto: CR-001 y CR-002 contestan «¿cuánto vale?», CR-006 contesta «¿me alcanza?» y este contesta «¿dónde está?».

Cómo se entra

Menú principal → Corporativo

Dentro del grupo Inventarios está Matriz Inventario.

El reporte se arma solo al abrirlo

No hay que apretar nada para verlo la primera vez: entra, consulta todas las sucursales y pinta la matriz. El botón Refrescar vuelve a consultarlas si quiere el dato al minuto.

Con muchas sucursales tarda unos segundos. El reporte se conecta a la base de cada sucursal, una por una. Es normal que la primera carga se tome su tiempo; no lo cierre pensando que se trabó.

1. Filtrar lo que interesa

Arriba hay cuatro filtros. Se combinan entre sí: si pone categoría y además texto, se aplican los dos.

Filtro	Qué hace
Código o nombre	Busca por parte del código o por parte del nombre. No hace falta escribirlo completo ni respetar mayúsculas.
Bodega	De cuál bodega se toma la existencia. Ver el apartado de bodega, que tiene su detalle.
Categoría	Deja solo los artículos de esa categoría.
Subcategoría	Afina todavía más dentro de la categoría.

Buscar aplica los filtros y Limpiar los deja como al principio.

Filtre antes de exportar Una matriz de todo el catálogo por todas las sucursales es enorme y cuesta leerla. Casi siempre conviene bajar primero a una categoría o a un grupo de artículos, y recién ahí mandar a Excel.

2. Leer la matriz

La tabla tiene dos mitades. A la izquierda, los datos del artículo, que son los mismos para toda la cadena. A la derecha, una columna por sucursal.

La raya «—» quiere decir cero. Cuando una sucursal no tiene ese artículo se muestra una raya atenuada, no un 0. Es a propósito: entre veinte números, un cero se lee como un dato más y hay que mirar dos veces para cazar al que está en falta. La raya salta a la vista sola.

3. La bodega y el «Todas»

El reporte arranca en la bodega 0, que es la principal. Puede cambiarla por número o elegir Todas.

«Todas» NO agrega columnas. Sigue habiendo una columna por sucursal; lo que cambia es que adentro de esa columna se suman todas las bodegas de esa sucursal. Si quiere ver el detalle bodega por bodega, hay que consultarlas de a una.

Elegir una bodega concreta sirve cuando la mercadería de mostrador y la de depósito se manejan aparte y solo interesa una de las dos.

4. Excel, CSV e impresión

Botón	Para qué
Excel	Baja la matriz completa con formato, lista para filtrar o hacer cuentas aparte.
CSV	Archivo plano, para subirlo a otro sistema.
Imprimir Web	Sale horizontal a propósito: con varias sucursales, en vertical no caben las columnas.
Refrescar	Vuelve a consultar las sucursales y repinta con el dato del momento.

Los tres exportes respetan los filtros que tenga puestos: sale lo mismo que está viendo en pantalla.

Columnas una por una

Columna	Qué significa
Código	El código del artículo.
Artículo	El nombre.
Costo caja	Lo que cuesta una caja. Es el promedio entre las sucursales que tienen el artículo, pesado según cuánto tiene cada una — ver el aviso de abajo.
Inv. total	La suma de las cajas de todas las sucursales. Si quedan cajas partidas, se muestra con dos decimales.
Costo total	Cuánta plata hay en ese artículo en toda la cadena. Se arma sumando lo que vale la existencia de cada sucursal a su propio costo, así que da lo mismo que el reporte Valor Inv. Sucursal (CR-002).
Sin stock	En cuántas sucursales está en cero. Es la columna que más rápido dice dónde hay problema.
Una columna por sucursal	Las cajas que tiene esa sucursal. Raya «—» si está en cero.

El costo es un promedio, no un precio único. Cada sucursal le compra a su proveedor y a su precio, así que no existe un costo único de cadena. La columna muestra el promedio de las sucursales que tienen existencia; las que están en cero no entran en ese promedio. Además el promedio va pesado por la cantidad: la sucursal que tiene quinientas cajas manda más que la que tiene una, que es como se calcula la plata de verdad. Si necesita el costo exacto de una sucursal, se consulta en esa sucursal.

Por qué todo va en cajas

Toda la matriz está en cajas, no en unidades. La caja sale de dividir las unidades entre las unidades por medida (UxM) que tenga el artículo en su ficha.

La razón es práctica: quien compra y quien traslada piensa en cajas. «Mandale tres cajas» se entiende y se ejecuta; «mandale ciento cuarenta y cuatro unidades» hay que convertirlo mentalmente cada vez.

Los artículos que se venden por unidad también salen en cajas. Si el artículo tiene UxM 1, la caja es la unidad y el número es el mismo. No es un error ni un caso raro: así toda la columna se lee con la misma regla.

Si un número le parece raro, revise la UxM Cuando una sucursal muestra una cantidad de cajas que no calza con lo que usted sabe que hay, lo primero a mirar es la UxM del artículo en su ficha. Una UxM mal puesta descuadra la caja aunque las unidades estén perfectas.

Cómo se ordenan las filas

Por defecto salen primero los artículos que faltan en más sucursales, y entre los que empatan, por nombre.

Es a propósito: lo primero que uno quiere ver al abrir el reporte es dónde está el problema, no el catálogo en orden alfabético.

Avisos y errores

Lo que ve	Qué pasó y qué hacer
«No se pudo leer N sucursal(es)»	El reporte no logró conectarse a esas bases. Las demás sí salen: lo que ve en pantalla está bien, pero está incompleto. Apriete Refrescar; si el aviso sigue, avísenos con la lista de sucursales que menciona.
La tabla sale vacía	Casi siempre es un filtro. Apriete Limpiar y vuelva a buscar. Si aun así no sale nada, revise que la bodega elegida exista en las sucursales.
Falta una sucursal que sí existe	El reporte muestra las sucursales que estén dadas de alta en el corporativo. Si una no aparece, es de configuración y hay que avisarnos.

Ojo con un total que se ve bien pero está incompleto. Si arriba salió el aviso de sucursales que no se pudieron leer, las columnas Inv. total y Costo total suman solo las que sí respondieron. No tome una decisión de compra con ese número sin refrescar primero.

Preguntas frecuentes

¿Puedo hacer el traslado desde acá?

No. Este reporte es de consulta: le dice dónde está la mercadería para que decida. El traslado se hace en el módulo de movimientos de inventario de la sucursal que envía.

¿Los números son de hoy?

Sí, son del momento en que abrió el reporte o en que apretó Refrescar. No hay dato guardado de días anteriores.

¿Por qué el Costo total no me da si multiplico a mano?

Porque el Costo caja que ve es un promedio redondeado para mostrarlo. La cuenta interna usa el valor completo, así que puede haber una diferencia de céntimos.

Una sucursal muestra cajas con decimales, ¿está bien?

Sí. Si quedaron unidades sueltas que no completan una caja, aparece con dos decimales. Por ejemplo, con 4 unidades por caja y 3 unidades en bodega, salen 0,75 cajas. Cuando la cantidad es exacta no se muestra ningún decimal.

¿Este reporte tiene que dar lo mismo que Valor Inv. Sucursal?

Sí. Los dos leen el mismo inventario, solo que ordenado distinto: aquí cada artículo va en un renglón con una columna por sucursal, y allá cada sucursal va en su propio renglón. Con los mismos filtros —misma búsqueda y misma bodega— el Costo total de los dos reportes tiene que coincidir. Si no coincide, avísenos.

¿Sirve en el celular?

Se puede abrir, pero una matriz con muchas sucursales necesita ancho. Para revisarla en serio conviene la computadora o, en su defecto, bajar el Excel.

Doble clic: estadística del artículo CR-009

Estando en este reporte, doble clic sobre la línea de un artículo abre la Estadística por Artículo: ese mismo artículo en todas las sucursales, con lo que hay, lo que se vendió en los últimos 60 días y cuánto habría que comprar para cubrir 15, 30, 45 o 60 días. También dice a quién se le compró la última vez.

Se abre encima de CR-008; al cerrarla el reporte queda igual, con sus filtros.

Necesita el permiso 144, aparte del de este reporte. Manual completo: Estadística por Artículo (CR-009).

Permisos

Permiso	Qué habilita
`135`	Valor Inventario corporativo. Quien lo tenga ve también esta matriz.
`112`	Acceso general al corporativo. También abre este reporte.
`144`	Abrir la Estadística por Artículo (CR-009) con doble clic en una línea. Es aparte de los dos anteriores.

Con cualquiera de los dos primeros alcanza para entrar. Sin ninguno, el módulo no abre y muestra el aviso de que le falta permiso.

Este reporte solo consulta: no cambia existencias, ni costos, ni genera documentos. Darlo no habilita a nadie a modificar nada.

Exportar a Excel: permiso 750

Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:

Permiso 750 — Corporativo · Matriz Inventario CR-008

Cómo se asigna Lo asigna quien administre los permisos de usuario de su empresa, en Seguridad → Usuarios SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.

Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.

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