¿Qué es el flujo de Pedidos?
Es la forma de separar lo que el cliente pidió de lo que al final se le facturó. El vendedor digita el pedido (en la computadora o desde el teléfono) y lo envía; ese pedido queda guardado tal cual se digitó y ya nadie lo puede modificar. En oficina lo abren, ajustan las cantidades según lo que haya en bodega, y facturan.
Como el pedido original queda congelado, el sistema puede mostrarle exactamente qué se dejó de vender y por cuánto (por ejemplo: pidieron 150, se facturaron 50 → quedaron 100 sin vender por falta de inventario), y la historia completa de cada pedido de principio a fin.
Flujo general
el vendedor digita y envía PROFORMA
oficina lo abre y ajusta FACTURA
se factura normal ENTREGA
Control de Despacho
Cada paso queda registrado con su fecha, hora y usuario. La etapa de ENTREGA aparece en las empresas que usan el módulo Control de Despacho; si su empresa no lo usa, esa columna simplemente muestra «—».
Enviar el pedido (vendedor)
- Digite el documento como siempre en la pantalla de facturación (computadora o teléfono): cliente, artículos y cantidades.
- Al terminar, toque el botón «Enviar Pedido».
- El sistema le muestra el número de pedido asignado y deja la pantalla lista para el siguiente. En el teléfono, además puede imprimir el tiquete del pedido (original y copias).
Abrir y facturar (oficina)
- En FactuDesk, presione ABRIR. La ventana tiene tres pestañas: Cotizaciones, Pedidos e Histórico. La de Pedidos muestra al lado la cantidad que hay.
- Dentro de Pedidos están sus tres estados: pendientes, procesados y anulados, con buscador y fechas.
- Doble clic en un pedido pendiente → el sistema crea una proforma nueva con la copia exacta del pedido y la deja cargada en pantalla. El pedido original queda intacto.
- Ajuste las cantidades según el inventario, quite o agregue artículos, y facture normal (contado o crédito).
El menú principal también muestra los pedidos pendientes en el contador de la tarjeta correspondiente, y la pantalla Pedidos en Línea tiene una sección «Pedidos de vendedores» desde donde el doble clic también los abre.
Buscar por cualquiera de los números del recorrido
Al cliente se le entregó una proforma, esa pasó a pedido, y de ahí salió otra proforma: la que hay que facturar. El cliente llama diciendo el número que él tiene, que casi nunca es ese último.
Por eso la casilla Código de la ventana ABRIR busca en todo el recorrido. Escriba el número que tenga a mano —la proforma que recibió el cliente, el número de pedido o el de la proforma nueva— y el documento aparece igual. No hace falta saber cuál de los tres es.
Columna «Viene de»
En el listado, al lado de cada documento, se lee de dónde salió: por ejemplo «Pedido 35 · Prof. 1015». Así se sabe qué se tiene en la mano sin abrir nada.
- La columna aparece sola cuando hay algo que mostrar. Si ninguno de los documentos de la lista viene de un pedido, no ocupa lugar.
- El color distingue las dos formas de llegar: la proforma creada al abrir el pedido completo, y la creada con los pendientes que habían quedado faltando.
Estados del pedido
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | El vendedor lo envió y nadie lo ha abierto todavía. |
| Procesado | Oficina lo abrió: ya existe la proforma generada (se muestra su número). |
| Facturado | La proforma generada ya se convirtió en factura (se muestra el número de factura). |
| Anulado | Oficina lo anuló (por ejemplo, un pedido enviado por error). El vendedor lo ve como anulado. |
Reporte «Pedido vs facturado»
En el menú Ventas → Pedidos → Pedido vs facturado. Muestra, artículo por artículo, la comparación entre lo que se pidió y lo que se facturó:
- Cant. pedida / Cant. facturada / Diferencia — la diferencia en rojo es mercadería que se dejó de vender (típicamente por falta de inventario).
- % surtido — qué porcentaje del pedido se logró facturar.
- Filtros por fechas, vendedor, cliente, artículo y categoría.
- Exportable a Excel e imprimible.
Filtro «Facturación»: también los pedidos que no se han facturado
El reporte muestra todos los pedidos, hayan llegado o no a factura. Es lo que hace que el «No vendido» diga la verdad: si un pedido no se pudo despachar del todo, no hay factura y, sin esto, ese pedido no sumaría en ninguna parte.
| Opción | Qué muestra |
|---|---|
| Facturados y sin facturar | Todo. Es como abre el reporte y es la foto completa de lo que le faltó despachar. |
| Solo facturados | Únicamente los pedidos que ya terminaron en factura. |
| Solo sin facturar | Lo que está pendiente de entregar: el pedido que nadie ha abierto todavía y el que ya se pasó a proforma pero aún no se factura. |
En la columna N° Factura, cuando el pedido todavía no llegó a una, en vez del número aparece una etiqueta:
- Sin abrir — el pedido llegó y nadie lo ha abierto en facturación.
- Sin facturar — ya se abrió y quedó en proforma, pero todavía no se factura.
Como esos pedidos no se facturaron, su % surtido es 0 y todo lo pedido cuenta como no vendido, que es exactamente lo que está pasando.
Filtro «Diferencia»
| Opción | Qué muestra |
|---|---|
| Todas las líneas | Todo, calce o no calce. |
| Solo con diferencia | Cualquier descuadre entre lo pedido y lo facturado, para arriba o para abajo. |
| Solo faltantes (diferencia > 0) | Únicamente lo que faltó por despachar. |
Filtro «Vista»: detalle o resumen
El reporte se puede ver de dos formas, y el Excel y la impresión se llevan siempre la que tenga en pantalla:
| Opción | Qué muestra |
|---|---|
| Detalle | Una línea por artículo de cada pedido, con la fecha, el cliente, el vendedor y el número de factura. |
| Resumen por toda la empresa | Una sola línea por artículo, sumando todos los pedidos del período. Sirve para ver cuál producto es el que más se está quedando sin despachar. |
| Resumen por cliente / por vendedor / por categoría | Lo mismo, pero abierto por cliente, por vendedor o por categoría de artículo. |
Ordenar por cualquier columna
Haga clic en el título de la columna y la tabla se ordena por ella; vuelva a hacer clic y se invierte. Una flechita en el título le indica por cuál columna está ordenando y en qué sentido. Funciona igual en el detalle y en el resumen, y sirve para todas las columnas: código, artículo, cantidades, % surtido, costo y plata no vendida.
Pasar los pendientes a una proforma nueva
El caso típico: a principio de mes le piden 2 artículos y solo hay 1. A mitad de mes entra mercadería, usted llama al cliente y se lo vende. Sin esto, el pedido quedaría con ese faltante para siempre, aunque al final no se dejó de vender nada.
- En Pedido vs facturado, marque las líneas pendientes que ya va a vender.
- Presione Pasar a proforma nueva. Se crea una proforma por pedido, con los mismos precios y descuentos que se le habían pactado al cliente.
- Si se creó una sola, el sistema le ofrece abrirla ahí mismo en facturación para revisarla e imprimirla. Si dice que no, queda guardada igual y la puede abrir después.
Reporte «Trazabilidad de pedidos»
En el menú Ventas → Pedidos → Trazabilidad de pedidos. Una fila por pedido con sus 4 etapas: cuándo se envió y quién, cuándo lo abrieron a proforma, con qué factura terminó, y si ya se entregó al cliente (con fecha y quién recibió, cuando la empresa usa Control de Despacho).
- Filtro por estado de la cadena: pendiente, en facturación, facturado, entregado o anulado — para ver de un vistazo «dónde va» cada pedido.
- Búsqueda por número de pedido o de factura.
- Haga clic en el número del pedido para ver el detalle: la línea de tiempo completa y la tabla por artículo con lo pedido, lo facturado y lo entregado.
Permisos
| Permiso | Qué habilita |
|---|---|
| 532 | Abrir y procesar pedidos (crear la proforma desde el pedido) y anularlos. Sin él, los botones se ven grises. |
| 531 | Ver los reportes «Pedido vs facturado» y «Trazabilidad de pedidos». |
Se asignan por usuario en Seguridad. El botón «Enviar Pedido» no requiere permiso adicional: lo usa cualquier vendedor que facture.
Preguntas frecuentes
¿Puedo modificar un pedido ya enviado?
No — esa es la gracia: el pedido queda congelado como constancia de lo que el cliente pidió. Los ajustes se hacen en la proforma que se crea al abrirlo.
¿Qué pasa si el vendedor se equivocó?
Oficina puede anular el pedido pendiente, y el vendedor digita uno nuevo.
¿Los pedidos descuentan inventario?
No. El inventario se mueve al facturar, igual que siempre.
¿Y los pedidos de la tienda en línea?
Siguen funcionando igual que antes, en su propia bandeja de «Pedidos en Línea». Este flujo es para los pedidos que digitan sus vendedores.
Facturé un pedido y no me aparece en «Pedido vs facturado». ¿Por qué?
Revise el filtro Facturación (que no esté en «Solo sin facturar») y el de Diferencia: si está en «Solo con diferencia» o «Solo faltantes» y el pedido se facturó completo, no sale — y esa es buena noticia. También revise las fechas: el período va por la fecha de envío del pedido, no por la de la factura.
Anulé la factura de un pedido. ¿Cómo lo veo?
Ese pedido vuelve a contarse como sin facturar, porque una factura anulada no es mercadería entregada.
¿Desde cuándo hay datos en los reportes?
Desde que su equipo empiece a usar el botón «Enviar Pedido». Lo digitado antes no tiene pedido original guardado.
Exportar a Excel: permisos
Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar cada reporte se habilita persona por persona, con un permiso propio para cada uno:
- Permiso 973 — Ventas · Pedido vs facturado
VE-531 - Permiso 974 — Ventas · Trazabilidad de pedidos
VE-532
SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.
Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.