¿Qué es la trazabilidad de lotes?
La trazabilidad de lotes (VE-023) es el control que permite saber qué lote específico de un producto se despachó a qué cliente y con qué factura. Para cada línea vendida de un artículo que maneje control de lotes se registran datos clave: número de lote, fecha de vencimiento, proveedor, condiciones de almacenamiento, transporte y responsables de preparación y verificación.
Es particularmente útil en industrias reguladas como:
- Farmacéutica — Registro Sanitario, lote, vencimiento, forma farmacéutica
- Alimentos y bebidas — Trazabilidad obligatoria para inocuidad
- Químicos y agroquímicos — Condiciones especiales de almacenamiento
- Productos perecederos — Control FEFO (first expire, first out)
¿Para qué sirve?
- Retiros del mercado — Si un lote resulta defectuoso, el sistema identifica inmediatamente a qué clientes se vendió
- Auditorías regulatorias — Cumplir requerimientos de Ministerio de Salud, SENASA, SFE, Hacienda
- Reclamos de clientes — Saber exactamente qué lote recibió un cliente
- Garantía y devoluciones — Validar que el producto devuelto corresponde al vendido
- Certificación — Imprimir certificados de lote y verificación para clientes institucionales
Cómo acceder
El módulo reemplaza a los procesos VB6 MODCOMP094, MODCOMP095 y MODCOMP096.
Flujo general
- Se emite una factura que incluye artículos con control de lotes activo
- El sistema crea registros en la tabla
ArticuloTrazabilidaden estado Pendiente - Bodega prepara el despacho: toma el producto físico, anota lote, vencimiento, condiciones, y registra el responsable
- Supervisor verifica los datos y confirma el despacho
- Se genera el certificado de lote (opcional) para entregar al cliente
Filtros disponibles
| Filtro | Descripción |
|---|---|
| Fecha desde / hasta | Rango por fecha de preparación. Por defecto muestra el día actual |
| Estado | Pendiente, Preparado, Despachado (ver sección Estados) |
Columnas del listado
- ID — Identificador interno del registro
- Cliente — Código y nombre
- Factura — Número de documento al que pertenece
- Artículo — Código y descripción
- Cantidad — Unidades despachadas
- Lote — Número de lote del proveedor/fabricante
- Vencimiento — Fecha de expiración del lote
- Estado — Etapa actual del despacho
Haga clic en una fila para abrir el modal de despacho y ver o completar los datos.
Estados
| Badge | Estado | Significado |
|---|---|---|
| Pendiente | Pendiente de preparación | La factura ya se emitió pero aún no se ha registrado lote ni responsable |
| Preparado | Preparado | Datos de lote capturados, falta verificación del supervisor |
| Despachado | Despachado | Verificado y entregado al cliente. Registro completo |
Modal de despacho
Al hacer clic sobre un registro, se abre el modal con cuatro secciones donde capturar la información del despacho:
1. Datos del artículo
- Presentación (unidad, caja, frasco, etc.)
- Potencia (si aplica)
- Forma farmacéutica (tableta, jarabe, ampolla, etc.)
2. Datos del lote
- Número de lote
- Fecha de vencimiento (solo lectura, se trae del lote)
- Condiciones de almacenamiento
- Condiciones de transporte
3. Proveedor / Fabricante
- Nombre del proveedor
- Nombre del laboratorio y país de fabricación
4. Preparación y verificación
- Preparado por — Empleado que preparó el pedido + fecha
- Verificado por — Supervisor que validó + fecha
Datos específicos para farmacia
Los campos del modal están orientados al sector farmacéutico pero pueden usarse para cualquier industria regulada:
| Campo | Farmacia | Otros usos |
|---|---|---|
| Forma farmacéutica | Tableta, jarabe, inyectable | Formato: caja, saco, galón |
| Potencia | 500 mg, 200 UI | Grado: 98%, densidad |
| País fabricación | Obligatorio por regulación | Para control de aranceles |
| Almacenamiento | 2-8°C, seco, evitar luz | Temperatura ambiente, seco |
| Transporte | Cadena de frío | No golpes, posición vertical |
Exportar
- Excel / CSV — Descarga el listado completo con los filtros aplicados. El archivo incluye todos los datos de trazabilidad
- Certificado de despacho — Imprime un documento con todos los datos del despacho, firmado por preparador y verificador (ideal para entregar al cliente)
Permisos
| Código | Nombre | Qué autoriza |
|---|---|---|
556 | Trazabilidad de Lotes | Acceso al módulo VE-023. Sin este permiso no aparece en el menú ni puede consultar ni capturar datos de trazabilidad. |
Exportar a Excel: permiso 975
Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:
- Permiso 975 — Ventas · Trazabilidad de lotes vendidos
VE-556
SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.
Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.