Ayuda: Ingresos y deducciones por empleado

Ingresos y deducciones por empleado Permisos 638 / 639

Acá se deja configurado todo lo que se le repite a un empleado en cada planilla, tanto lo que le suma al salario como lo que se le rebaja:

Ingresos: un bono de producción, un beneficio mensual, una ayuda de transporte o de alimentación, un plus fijo.
Rebajos: el ahorro de la cooperativa, la cuota de la asociación solidarista, un préstamo, una pensión alimentaria, un embargo.

Se configuran una sola vez y el cálculo de planilla los aplica solo, período tras período.

No confundir con Conceptos de pago Conceptos de pago es el catálogo: dice que existe el rebajo "Cooperativa / ahorro" o el ingreso "Bono de producción". Esta pantalla es la asignación: dice que a Yorleny se le rebajan ¢10,000 de cooperativa desde agosto.

Lo de una sola vez no va acá Un feriado trabajado, unas horas extra o un bono de un mes puntual son de una sola vez: se le agregan directo al empleado dentro de la planilla del período, en Cálculo de planilla (abrís la flecha del empleado y usás Agregar concepto). Esta pantalla es para lo que se repite en todas las planillas.

Ingresos: bonos y beneficios fijos

Un ingreso hace exactamente lo contrario de un rebajo: en vez de restarle, le suma al salario en cada planilla. Se asigna igual que un rebajo, con el mismo botón y el mismo formulario; lo único que cambia es el concepto que elegís: la lista viene separada en dos grupos, Ingresos (le suman al salario) y Rebajos (se le restan).

En cuanto elegís el concepto, la pantalla te dice en un recuadro qué va a pasar: verde si le suma, rojo si se le rebaja. En la lista cada renglón lleva la misma marca (Le suma / Le rebaja) y el monto sale con su signo.

Los ingresos también aceptan las dos formas de calcularse (monto fijo o porcentaje) y las dos periodicidades (por planilla o mensual repartido), igual que los rebajos.

Si el concepto que buscás no aparece La lista solo muestra los conceptos activos del catálogo. Si el bono que querés asignar todavía no existe, creálo primero en Conceptos de pago con el tipo Ingreso, y volvé acá.

Sobre qué bases suma un ingreso

No todos los ingresos pagan cargas. Eso no se decide acá: viene de cómo esté creado el concepto en Conceptos de pago, con las casillas Afecta base CCSS y Afecta base de renta.

Si el concepto tiene…	Qué pasa
Afecta base CCSS	El bono se suma al salario antes de calcular la CCSS, así que sobre él también se rebajan cargas sociales (y sube el aporte patronal)
Afecta base de renta	El bono entra en el cálculo del impuesto sobre la renta del empleado
Ninguna de las dos	El bono se le paga completo: suma al neto pero no paga CCSS ni renta

Para que no haya sorpresas, la pantalla te lo dice antes de guardar («además entra en la base de la CCSS y el impuesto de renta») y la lista lo muestra bajo el nombre del concepto.

Asignar un ingreso o un rebajo

Con el botón Asignar a un empleado elegís el empleado y el concepto (solo salen los del catálogo que están activos, separados en Ingresos y Rebajos). En Nota podés escribir la referencia —número de convenio, motivo— y esa nota sale después en la colilla del empleado, al lado del nombre del concepto.

Un mismo empleado no puede tener el mismo concepto dos veces activo con fechas que se pisen. Para cambiarle el monto a uno que ya existe, editás el que está o le ponés fecha de fin y creás el nuevo.

Si al guardar dice que ese rebajo ya existe El aviso te dice cuál es: el monto y desde cuándo está vigente. Con el botón Abrir la que ya existe la pantalla te lleva directo a ella y la abre para editarla, aunque no se vea en la lista (la lista arranca mostrando solo las Vigentes hoy y hay que desplazarse cuando hay varias). Ahí le cambiás el monto y listísimo.

Monto fijo o porcentaje

Cómo se calcula	Qué ponés	Qué le suma o le rebaja
Monto fijo	Un monto en colones	Según lo que elegís abajo: el mismo monto en cada planilla, o un monto mensual repartido entre las planillas del mes (ver el punto siguiente)
Porcentaje	Un porcentaje	Ese porcentaje sobre el bruto del período de esa planilla

Monto por planilla o mensual repartido

Cuando elegís Monto fijo, abajo aparece la pregunta «Ese monto es…» con dos opciones:

Opción	Qué significa	Ejemplo con ¢30,000
Por planilla	Ese monto se aplica igual en cada planilla	¢30,000 en cada quincena (¢60,000 al mes)
Mensual	Ese monto es el total del mes y el sistema lo reparte entre las planillas del mes	¢15,000 en cada quincena (¢30,000 al mes)

Es lo más cómodo para los ahorros y para los bonos mensuales: ponés lo del mes y no hay que sacar cuentas. Debajo del campo la pantalla te muestra, con el monto que escribiste, cuánto le toca en cada quincena.

Si la planilla es mensual, las dos opciones dan lo mismo. Si es semanal, el mensual se reparte entre las semanas del mes.

Lo que ya estaba configurado quedó como Por planilla, o sea que nada cambia por sí solo: si querés que uno se reparta, entrá a editarlo y marcá Mensual.

En el porcentaje no aparece la pregunta: el porcentaje siempre se calcula sobre el bruto de ese período, así que ya viene repartido.

Rebajar por cuotas hasta completar un total (préstamos y embargos)

Cuando lo que se le rebaja tiene un final —un préstamo de la empresa, un embargo, un arreglo de pago— no hace falta llevar la cuenta a mano ni acordarse de apagarlo. Marcá la casilla «Se rebaja hasta completar un total» y escribí dos cosas:

Campo	Qué se pone
Monto (arriba)	La cuota: lo que se le rebaja en cada planilla
Total a rebajar	Todo lo que hay que rebajarle, no la cuota
Ya se le rebajó antes del sistema	Solo si la deuda viene de antes: lo que ya le habían rebajado por fuera. Si empieza de cero, se deja en 0

Ejemplo: cuota de ¢500 y total ¢10,000. En la primera planilla se le rebajan ¢500 y quedan ¢9,500; en la siguiente otros ¢500 y quedan ¢9,000, y así. Cuando falten menos de ¢500 se le rebaja solo lo que falta —si quedan ¢350, se le rebajan ¢350, no ¢500— y de ahí en adelante no se le rebaja nada más. No hay que apagarlo ni ponerle fecha de fin.

Mientras escribís, la pantalla te hace la cuenta: «Falta por rebajar ¢10,000. Con ¢500 por planilla son 20 planillas».

Lo que ya se le rebajó no se teclea El sistema lo suma solo de las planillas aplicadas. Por eso el saldo siempre cuadra: recalcular una planilla no cobra dos veces, y si se anula una planilla, esa cuota vuelve al saldo sola.

En la lista aparece la columna Saldo con lo que falta (y de cuánto era el total); cuando termina, dice Saldada en verde. Abajo, la ficha Falta por rebajar suma lo pendiente de todos. En el teléfono es el renglón azul de la tarjeta.

Sirve igual para los embargos y las pensiones con monto acordado: es el mismo mecanismo, solo cambia el concepto que elegís.

Si bajás el total después No se puede dejar un total menor que lo que ya se le rebajó: la pantalla te dice cuánto lleva rebajado y cuál es el mínimo que podés poner. Y si tenés dos planillas en borrador a la vez, las dos pueden tomar la misma cuota; al aplicar la segunda el sistema lo detecta, no la aplica y te pide Recalcular.

Los que crea solo el Estado de cuenta

En la lista puede aparecer un rebajo marcado «del estado de cuenta». Ese no lo creó nadie acá: lo creó el sistema cuando en Planilla → Estado de cuenta se le registró al empleado un adelanto, préstamo o vale y se marcó «Rebájaselo en la planilla». Trae ya puesta la cuota y el total, y se comporta igual que cualquier rebajo por cuotas.

Se le puede cambiar la cuota o ponerle vigencia hasta, igual que a los demás.
Cuando se aplica la planilla, ese rebajo baja solo la deuda en el estado de cuenta del empleado.
Se calcula de último: si el neto no alcanza, se le rebaja lo que alcance y el resto queda para la siguiente planilla.

Borrarlo NO borra la deuda Si eliminás un rebajo que vino del estado de cuenta, el adelanto sigue vivo en Planilla → Estado de cuenta: lo único que pasa es que deja de cobrarse solo en la planilla. Para saldarlo hay que registrarle el abono allá.

Vigencia: desde cuándo y hasta cuándo

Vigencia desde es obligatoria. Vigencia hasta se deja en blanco si no tiene fin (un ahorro, un plus permanente), o se llena si se acaba (un préstamo a 12 meses, un bono que va solo hasta diciembre).

El cálculo mira la fecha final del período de la planilla: si esa fecha cae dentro de la vigencia, entra; si no, no entra. Con la casilla Activo desmarcada se apaga sin borrarlo.

Cómo entra en la planilla

Al calcular o recalcular una planilla en borrador, el sistema mete los ingresos y los rebajos vigentes de cada empleado. Aparecen:

en el detalle del empleado en Cálculo de planilla (abriendo la flecha): los ingresos con los demás ingresos y los rebajos en la columna Deducciones;
en la colilla de pago del empleado, cada uno en su lista;
en el neto a pagar y en el total de la planilla: los ingresos lo suben, los rebajos lo bajan.

Si le cambiás el monto a uno y volvés a recalcular la planilla, se actualiza solo: no se duplica ni hay que borrar nada a mano.

Si no aparece en la planilla

Revisá que esté Activo.
Revisá la vigencia: tiene que cubrir la fecha final del período de la planilla.
Revisá que el concepto siga activo en Conceptos de pago; si se apagó ahí, la asignación queda colgando y la lista te la marca con un triángulo naranja.
La planilla tiene que estar en borrador y hay que darle Recalcular. Una planilla ya aplicada no se toca: se anula y se hace de nuevo.
Si lo asignaste después de haber creado la planilla, la colilla sigue mostrando lo viejo hasta que le des Recalcular en Cálculo de planilla.

De una sola vez Lo que pasa una sola vez —un adelanto de este mes, un feriado trabajado, horas extra, un bono puntual— no va acá: se le agrega directo al empleado dentro de la planilla del período, con la flecha, en Cálculo de planilla.

Exportar a Excel: permiso 952

Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:

Permiso 952 — Planilla · Deducciones RH-010

Cómo se asigna Lo asigna quien administre los permisos de usuario de su empresa, en Seguridad → Usuarios SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.

Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.

Deducciones por empleado

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