Ayuda: Cálculo de planilla

Cálculo de planilla Permiso 635

Procesa la nómina del período (módulo RH-004). Al crear una planilla indicás el tipo de período (mensual, quincenal o semanal) y las fechas; el sistema calcula automáticamente a los empleados activos que cobran en esa planilla: salario bruto, deducción de CCSS obrera, impuesto de renta, aportes patronales y el neto a pagar.

Cuánto paga cada tipo de período

El tipo de período que elegís al crear la planilla es el que manda: el salario del empleado se reparte según ese tipo, no se paga el mes entero en cada planilla.

Tipo de período	Qué paga	Ejemplo con salario de ₡500,000 al mes
Mensual	El salario mensual completo	₡500,000.00
Quincenal	La mitad del salario mensual	₡250,000.00
Semanal	Una semana del salario mensual	₡115,384.62

La quincena siempre paga la mitad, no importa si el rango de fechas trae 15, 16 o 17 días. Si el empleado está dado de alta con salario quincenal, semanal o diario, el sistema lo convierte primero a su equivalente mensual y después lo reparte igual.

El impuesto de renta también se reparte: los tramos de Hacienda son mensuales, así que el sistema calcula el impuesto del mes completo y le cobra al empleado la parte que corresponde a ese período. Sumadas las dos quincenas del mes, el impuesto da exactamente el del mes.

Arriba del detalle, al lado del tipo de período, la pantalla te lo dice en palabras: Quincenal (paga la mitad del salario mensual).

Quién entra en la planilla

Por defecto la planilla trae a todos los empleados activos, que es lo que necesita la mayoría de las empresas: una sola planilla para todo el personal.

Si en cambio la empresa corre dos planillas a la vez —unos cobran cada semana y otros cada quincena—, hay que decirle al sistema en cuál va cada persona. Eso se hace una sola vez, en la ficha del empleado: Planilla → Empleados, campo Frecuencia de pago (En todas las planillas / Solo en la mensual / Solo en la quincenal / Solo en la semanal).

Desde ahí, cada planilla que se cree trae únicamente a los suyos, y arriba del detalle la pantalla lo dice: «5 empleados (solo los que cobran en la planilla semanal)».

Quien quede en «En todas las planillas» cobra en las dos. Si la empresa corre más de una planilla, arriba del detalle sale un aviso con cuántos empleados quedaron sin asignar. Se les pone la suya en la ficha y se le da Recalcular.

Si nadie tiene frecuencia asignada, nada cambia. Las empresas que siempre corrieron una sola planilla no tienen que tocar nada: el campo llega vacío y todo el personal se sigue calculando igual que antes.

Conceptos por empleado

Abriendo cada empleado (con la flecha) podés agregarle conceptos del catálogo —horas extra, bonos, adelantos…— y el neto se recalcula al instante. El botón Recalcular vuelve a leer salarios y tarifas, conservando los conceptos que agregaste a mano.

La lista de conceptos viene en tres grupos: Ingresos (lo que suma), Rebajos de salario (tiempo no trabajado) y Deducciones (lo que se le retiene del neto: préstamos, embargos, ahorro).

Horas extra y tiempo no trabajado

Los conceptos de horas no piden el monto en colones: piden las horas. Elegís el concepto, escribís cuántas horas (o cuántos días) y el sistema muestra al lado cuánto va a salir antes de que lo agregués.

Si necesita…	Use el concepto	Y digite
Pagar horas extra	Horas extra (tiempo y medio)	Las horas extra trabajadas
Pagar un feriado o recargo doble	Horas dobles	Las horas al doble
Rebajar horas que no se trabajaron	Horas no trabajadas	Las horas que faltaron
Rebajar un día que no se trabajó	Días no trabajados	Los días que faltaron

Ejemplos. Un semanal con jornada de 48 horas que solo trabajó 40: Horas no trabajadas, cantidad 8. Un quincenal que faltó un día: Días no trabajados, cantidad 1.

El valor de la hora sale del salario de cada empleado (salario mensual ÷ 30 = el día; el día ÷ las horas de su jornada = la hora), así que no hay que sacar cuentas aparte. El renglón queda diciendo cómo se calculó: «Horas no trabajadas (8 h × 2,000.00)».

Un rebajo NO es una deducción El tiempo no trabajado baja el salario bruto, y con él la CCSS, la renta y el aguinaldo, porque es salario que no se ganó. Si en vez de eso se pone como una deducción de monto fijo, al empleado se le rebaja el dinero pero se le siguen cobrando las cargas y la renta sobre el salario completo — y la empresa paga carga patronal por horas que nadie trabajó. Por eso hay que usar los conceptos del grupo Rebajos de salario.

Un rebajo nunca puede pasar del salario del período: si se pasa, el sistema avisa cuánto le queda. En la colilla estos renglones salen con la etiqueta Rebajo.

Rebajos fijos del empleado (ahorro, préstamo, solidarista…)

Los bonos y rebajos que se repiten todos los períodos no hay que escribirlos uno por uno en cada planilla: se dejan configurados una sola vez en Planilla → Ingresos y rebajos (permisos 638 / 639) y el cálculo los toma solo. Ahí van tanto lo que le suma al salario (un bono de producción, un beneficio mensual) como lo que se le rebaja. Acá, en cambio, se agrega lo de una sola vez: un feriado trabajado, horas extra, un adelanto puntual.

Elegís el empleado y el concepto de deducción (ahorro / cooperativa, préstamo, asociación solidarista, pensión alimentaria, embargo, otra deducción…).
Ponés monto fijo —lo que se le rebaja en cada planilla— o un porcentaje sobre el bruto del período.
Le ponés vigencia desde y, si el rebajo tiene fin, vigencia hasta.
Si es un préstamo o un embargo, podés poner la cuota y el total (ej.: ₡500 por planilla hasta completar ₡10,000): el sistema lleva el saldo, en la última planilla rebaja solo lo que falta y después deja de rebajar solo. Lo rebajado lo cuenta de las planillas aplicadas, así que anular una planilla devuelve esa cuota al saldo.

Cuando calculás o recalculás una planilla, el sistema mete los rebajos que estén vigentes a la fecha final del período y aparecen en el detalle del empleado y en su colilla, con el nombre del concepto y la nota que le hayas puesto. Si cambiás un monto y volvés a recalcular, el rebajo se actualiza solo (no se duplica).

Los adelantos ya no hay que escribirlos acá Un adelanto, préstamo o vale que se entregó desde Planilla → Estado de cuenta se puede marcar ahí mismo para que se rebaje solo, en las cuotas que usted diga. El cálculo lo trae solo (aparece marcado «del estado de cuenta» en Ingresos y rebajos) y, al aplicar la planilla, el abono queda anotado solo en el estado de cuenta del empleado.

El neto nunca queda negativo Los rebajos que vienen del estado de cuenta se calculan de últimos, después de la CCSS, la renta y las obligaciones (embargo, pensión). Si el neto de esa planilla no alcanza para la cuota completa, se le rebaja lo que alcance —el renglón lo dice: «ajustado al neto»— y el resto queda pendiente para la siguiente planilla. Los demás rebajos (embargo, pensión alimentaria, cooperativa) se rebajan completos: esos no se recortan.

Los ingresos ocasionales —feriado trabajado, horas extra, bonos— se agregan a mano en la planilla del período, con la flecha del empleado.

Cuánto se le paga a cada persona

En el detalle de la planilla, cada empleado es una línea y las columnas se leen de izquierda a derecha:

Columna	Qué muestra
Bruto	El salario del período más los bonos e ingresos que se le sumaron. Cuando trae algo además del salario aparece la marca +bonos; pasando el mouse por encima te dice cuánto es salario y cuánto es lo demás.
CCSS obrero	Lo que se le rebaja de seguro social.
Renta	El impuesto de renta del período.
Deducciones	Todo lo que se le rebaja junto: CCSS, renta, ahorro, préstamo, adelantos y demás rebajos.
Neto a pagar	Lo que se le deposita a esa persona, ya rebajado todo. Es el monto que va en la transferencia del banco a nombre suyo.
Patronal	Lo que la empresa aporta por ese empleado. No se le rebaja a él ni sale en su depósito.

La línea siempre cuadra: Bruto − Deducciones = Neto a pagar, y la columna Neto a pagar sumada da el total del pie. Si necesitás la lista lista para el banco, Planilla → Colilla de pago muestra a cada empleado con su neto y, abriendo su colilla, el banco y la cuenta donde se le deposita.

Total a pagar (para cuadrar con el banco)

Al pie del detalle la pantalla muestra dos totales distintos, que sirven para cosas distintas:

Total a pagar a los empleados: el neto, ya rebajadas las deducciones. Es lo que sale del banco — este es el que tiene que cuadrar con la transferencia de planilla.
Costo total para la empresa: el bruto más las cargas patronales. Es lo que le cuesta la planilla a la empresa, no lo que sale de la cuenta a los empleados.

El mismo total a pagar aparece al pie de la lista de colillas, y si filtrás por un empleado te da el total de lo filtrado.

Imprimir y pasar a Excel (respaldo para contabilidad)

Arriba del detalle de la planilla están los botones Imprimir, PDF y Excel. Los tres sacan el mismo listado: todos los empleados de la planilla agrupados por departamento y, dentro de cada departamento, por puesto, con subtotal de cada puesto, subtotal de cada departamento y el total general al final.

Botón	Qué entrega
Imprimir	Abre el listado en una pestaña nueva, en hoja horizontal, con el encabezado de la empresa y espacio para las firmas de Realizado por y Revisado por. De ahí se imprime o se guarda.
PDF	Descarga el mismo listado ya en PDF.
Excel	Descarga un archivo de Excel (.xlsx). Cada empleado va en su fila con su departamento y su puesto, así se puede filtrar o hacer una tabla dinámica; debajo de cada puesto y de cada departamento va su subtotal. Los montos bajan como números, listos para sumar.

Por cada empleado salen: Bruto, CCSS obrero, Renta, Otras deducciones (ahorro, préstamos, adelantos…), Total deducciones, Neto a pagar y Patronal. Son exactamente los mismos números de la pantalla, de la colilla y del asiento.

Sale igual en borrador que aplicada. Un borrador impreso dice BORRADOR en el título, y una anulada dice ANULADA, para que ningún papel se confunda con la planilla que se pagó.

¿De dónde salen el departamento y el puesto? De la ficha de cada empleado (Planilla → Empleados), tal como está hoy. Quien no tenga departamento sale al final, en Sin departamento. Las listas de departamentos y puestos se arman en Planilla → Departamentos y Puestos.

Si el botón de Excel se ve gris, la exportación de este reporte está apagada para su empresa o su usuario no tiene el permiso 838. Pasando el mouse por encima el botón le dice cuál de las dos cosas es. Imprimir y PDF no dependen de ese permiso.

Aplicar / Anular

Al Aplicar la planilla se genera el asiento contable automáticamente y queda definitiva (ya no se edita). Si hubo un error, se Anula y se crea de nuevo.

Importante Para que el asiento cuadre deben estar configuradas las cuentas contables de salarios, cargas sociales y —si hay renta— la cuenta de renta retenida por pagar. La anulación no revierte el asiento automáticamente; eso se hace en Contabilidad.

Las cuentas contables de la planilla

Para que el asiento salga solo hay que decirle al sistema, una sola vez, en qué cuenta del catálogo contable va cada cosa. Se configura en Configuración → Parámetros (CF-004): en el buscador escribís el número del parámetro y en el campo ponés el código de la cuenta.

Parámetro	Qué cuenta va ahí	Cómo entra en el asiento
252	Salarios (gasto)	DEBE — el bruto de la planilla
254	Cargas sociales (gasto)	DEBE — el aporte patronal
257	CCSS patronal por pagar	HABER — el aporte patronal
258	CCSS obrera por pagar	HABER — lo rebajado a los empleados
261	Salarios por pagar	HABER — el neto que se les deposita
393	Renta retenida por pagar	HABER — solo si hubo renta

Revíselos antes de la primera planilla Estos seis parámetros vienen con un código de ejemplo de fábrica (520102, 410305, 410301, 410304…) que casi nunca coincide con su catálogo. Como traen algo escrito, no se ven vacíos: hay que abrirlos y ponerles las cuentas suyas. Si no, al aplicar la planilla el sistema le va a decir que esas cuentas no existen.

Al tocar Aplicar, el sistema revisa todas las cuentas de una vez —las seis de la tabla y la de cada rebajo— y, si algo falta o no está en el catálogo, le muestra la lista completa diciendo qué es cada cosa y dónde se arregla. El aviso se queda en pantalla hasta que usted lo cierre. La planilla no se aplica hasta que esté todo puesto.

Los rebajos llevan la cuenta de SU concepto Todo lo que se le rebaja al empleado y no es CCSS ni renta —adelanto, préstamo, vale, embargo, cooperativa, asociación solidarista— entra al asiento con una línea al HABER contra la cuenta contable de ese concepto. Esa cuenta se pone una sola vez en Planilla → Conceptos de pago, eligiéndola del catálogo con la lupa del campo.

Empresa que no lleva contabilidad Si en Configuración → Parámetros el parámetro 931 está en 0, la empresa no genera asientos: la planilla se aplica igual, no se le piden cuentas contables y no nace ningún asiento.

Cómo queda el asiento

Ejemplo de una planilla con ₡1,000,000 de bruto, ₡108,300 de CCSS obrera, sin renta, ₡50,000 de un adelanto que se le rebajó a un empleado, neto ₡841,700 y ₡268,300 de aporte patronal:

Cuenta	Debe	Haber
Salarios (gasto)	₡1,000,000.00
Cargas sociales (gasto)	₡268,300.00
CCSS patronal por pagar		₡268,300.00
CCSS obrera por pagar		₡108,300.00
Adelantos a empleados (si se rebajó alguno)		₡50,000.00
Salarios por pagar		₡841,700.00
Totales	₡1,268,300.00	₡1,268,300.00

Apenas se aplica la planilla, ese asiento ya aparece en Contabilidad → Balance comprobación y en el Diario contable con el tipo de documento PLANILLA. No hay que digitar el gasto de planilla ni el de C.C.S.S. a mano.

¿Y cuándo sale la plata del banco? El asiento de la planilla registra el gasto y deja la deuda: lo que se les debe a los empleados y a la CCSS. El día que se hace la transferencia, ese movimiento se registra aparte en Contabilidad → Asientos, debitando «Salarios por pagar» y «CCSS por pagar» y acreditando el banco. Así el gasto queda en el mes que corresponde, y las cuentas por pagar vuelven a cero cuando ya se pagó.

Enviarle este manual a un usuario