El decimotercer mes: cálculo, listado, boleta y asiento contable
El enlace abre solo este manual, sin el menú del sistema. El usuario no necesita clave ni entrar a FactuPOS: se ve en cualquier navegador y en el celular.
El WhatsApp sale del número de Soporte Real y el correo de info@soportereal.com. Con Compartir desde este teléfono sale de su propio WhatsApp y elige el contacto de su lista, sin escribir el número.
El aguinaldo —o decimotercer mes— es un derecho de todo trabajador en Costa Rica. Esta pantalla lo calcula sobre lo que la empresa ya le pagó a cada empleado, arma el listado de todo el personal, imprime la boleta de cada quien y genera el asiento contable.
El proceso completo son cuatro pasos:
| Paso | Qué hace |
|---|---|
| 1. Ver | Elige el año y ve, sin generar nada, cuánto le tocaría a cada empleado. Es una previsualización: se recalcula cada vez que entra. |
| 2. Calcular | Genera el borrador. Todavía no se le paga a nadie ni se toca contabilidad. |
| 3. Aplicar | Fija los montos y genera el asiento contable. A partir de acá los números ya no cambian. |
| 4. Imprimir | La boleta de cada empleado, desde Colilla de pago, y el listado firmado para el pago. |
El aguinaldo no se calcula sobre el año calendario. Por ley, el periodo va del 1.º de diciembre del año anterior al 30 de noviembre del año que se paga.
O sea que el aguinaldo 2026 toma de diciembre de 2025 a noviembre de 2026. La pantalla se lo dice arriba, junto al año que eligió, para que no quede duda.
La fórmula es simple:
Quien entró a mitad de periodo recibe la parte proporcional sin que haya que hacer nada especial: como se divide entre 12 lo que realmente se le pagó, si trabajó cinco meses le sale lo de cinco meses.
Entra todo lo salarial que se le pagó en el periodo, no solo el sueldo:
No entra lo que no es salarial, como los viáticos. Las ausencias no remuneradas tampoco suman, porque simplemente no se pagaron.
Para ver de dónde salió el número de una persona, haga clic en su línea. Se abre el desarme completo: planilla por planilla, y concepto por concepto con una columna ¿Entra? que dice cuáles se tomaron y cuáles no. Es la respuesta directa a «¿por qué no me contaron tal cosa?».
La base sale de las planillas aplicadas o pagadas que caen dentro del periodo. Las que están en borrador y las anuladas no cuentan: la primera todavía puede cambiar y la segunda no se pagó.
Con el botón «Planillas del periodo» —arriba, al lado de Calcular— usted ve la lista completa: el código de cada planilla, si es semanal, quincenal o mensual, sus fechas, cuánta gente trae y cuánto aporta a la base. Vienen todas marcadas, que es lo normal.
Si alguna no debe entrar, desmárquela y guarde. La franja de arriba le queda diciendo «la base sale de 5 de las 6 planillas del periodo», y el listado impreso y el Excel también lo dicen, para que meses después se sepa por qué dio ese monto.
Una empresa puede tener, por ejemplo, personal semanal y personal quincenal (se configura en la ficha de cada empleado, en Frecuencia de pago). El aguinaldo sigue siendo uno solo: por ley es uno por persona sobre todo lo que devengó en el periodo, venga de la planilla que venga.
Como cada empleado cobra en una sola de las dos, el sistema suma lo suyo y nada se duplica. En el listado hay una columna Frecuencia que dice de cuál planilla es cada quien, para que se lea de un vistazo a la hora de pagar.
Si la empresa empezó a usar FactuPOS a mitad del periodo, los meses anteriores no están adentro y el aguinaldo saldría más bajo de lo que corresponde.
Para eso, al abrir la línea de un empleado hay un campo «Devengado antes de usar el sistema»: escriba ahí lo que se le pagó por fuera en ese periodo y guarde. La base se corrige de una y el listado se actualiza.
Arriba, junto al año, hay una franja que le dice en qué anda el aguinaldo de ese año:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Sin calcular | Todavía no se generó nada. Lo que ve es una previsualización. |
| En borrador | Ya se generó, pero no toca contabilidad. Se puede recalcular las veces que haga falta. |
| Aplicado | Los montos quedaron fijos y ya existe el asiento contable. |
| Anulado | Se dejó sin efecto. El año queda libre para calcularlo de nuevo. |
El botón Calcular genera el borrador. Si ya había uno, lo recalcula con los datos de hoy en vez de crear un segundo — así no se corre el riesgo de aplicar dos y pagar el aguinaldo dos veces.
Revise el listado, corrija lo que haga falta (por ejemplo, un acumulado previo que faltaba) y recalcule. Cuando esté conforme, Aplicar.
La boleta del aguinaldo sale de Planilla → Colilla de pago, la misma pantalla de las colillas de siempre: busque la planilla de aguinaldo (aparece con el tipo Aguinaldo) y elija al empleado.
La boleta muestra el monto íntegro, sin deducciones, y en el detalle dice de qué base salió. Se imprime, se guarda en PDF o se le manda al empleado por correo, igual que cualquier colilla.
Para el pago con firma, el Imprimir Web de esta pantalla saca el listado completo con una columna «Recibí conforme» para que cada quien firme.
Al aplicar, el sistema genera solo el asiento del aguinaldo:
| Lado | Cuenta | Monto |
|---|---|---|
| DEBE | Gasto por aguinaldo parámetro 256 | Total del aguinaldo |
| HABER | Aguinaldo por pagar parámetro 260 | Total del aguinaldo |
Son solo dos líneas porque el aguinaldo no lleva cargas sociales ni retenciones. Las dos cuentas se configuran una sola vez en Configuración → Parámetros, buscando por el número 256 y 260.
Si se aplicó con un error, Anular lo deja sin efecto y el año queda libre para calcularlo otra vez.
Arriba están Imprimir Web, Generar PDF y Excel, y salen con el año que tenga en pantalla. El listado impreso trae la columna para firmar.
El desarme de un empleado tiene además sus propios botones de Excel e Imprimir dentro de la misma ventana: es el respaldo que se le entrega a quien pregunta por su monto.
El archivo baja en formato Excel (.xlsx), con los montos como números listos para sumar y el encabezado de la empresa, el periodo y quién lo generó.
| Permiso | Qué habilita |
|---|---|
| 666 | Entrar, ver el listado y el desarme de cada empleado. Solo lectura. |
| 667 | Calcular y recalcular el borrador, elegir cuáles planillas entran y registrar el acumulado previo al sistema. |
| 668 | Aplicar y anular. Es el que mueve contabilidad, por eso va aparte. |
| 837 | Bajar el listado a Excel. Imprimir y PDF no lo necesitan. |
Los permisos los asigna el dueño o quien administre los usuarios de la empresa, en Seguridad. Si no tiene alguno, el botón se ve gris y al pasar el mouse le dice cuál le falta.
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Un empleado sale en cero | No tiene planillas aplicadas en el periodo. Si es porque se le pagó por fuera del sistema, use el campo Devengado antes de usar el sistema. |
| Alguien que ya no trabaja aquí | Aparece igual si devengó algo en el periodo, marcado como inactivo: a quien se fue en agosto se le debe su aguinaldo proporcional. |
| Anulé una planilla del año | Deja de contar para la base. Recalcule el aguinaldo si todavía está en borrador. |
| Se aplicó una planilla que no correspondía | Con Planillas del periodo se desmarca para que no entre a la base, y se vuelve a calcular. La planilla queda como está; lo único que cambia es que no alimenta el aguinaldo. |
| Tengo planilla semanal y quincenal | El aguinaldo es uno solo por persona y suma lo de todas. La columna Frecuencia del listado dice de cuál planilla es cada quien. |
| Me da más bajo de lo que esperaba | Mire la franja de arriba: si dice que la base sale de menos planillas de las que hay, alguna quedó desmarcada en Planillas del periodo. |
| ¿El aguinaldo del año pasado suma al de este? | No. No se paga aguinaldo sobre el aguinaldo. |
| Cambié una marca en Conceptos de pago | Recalcule el borrador para que tome el criterio nuevo. Si ya estaba aplicado, hay que anularlo primero. |
| Desde el celular | Funciona igual: cada empleado es una tarjeta que se toca y se abre. Calcular, aplicar y anular también están. Imprimir y Excel se hacen desde la computadora. |