Ayuda: D104 Declaración IVA

D104 · Declaración IVA

Le arma, para el período que usted elija, los totales de IVA de sus ventas y de sus compras separados por tarifa, y le calcula cuánto le queda por pagarle a Hacienda. Es la pantalla que se abre a la hora de llenar la declaración mensual del IVA.

Está en Hacienda → D104 Declaración IVA. Se ve igual en la computadora y en el celular.

La declaración la presenta su contador FactuPOS le da los números ordenados; la declaración la revisa y la presenta su contador, que es quien valida cada cifra antes de enviarla.

Elegir el período

Arriba tiene tres formas de decir qué período quiere ver. Cualquiera de las tres sirve, use la que le quede más cómoda:

Desde / Hasta — las fechas a mano, para un rango exacto.
Período rápido — Hoy, Mes actual, Mes anterior, Trimestre actual o Año actual.
Los meses del año — la fila de botones (Ene, Feb, Mar…). Un clic y le pone el mes completo. Los meses que todavía no empiezan salen apagados, porque no hay nada que declarar.

Al entrar, la pantalla abre con el mes en curso.

Ventas, Compras, Gastos y No Deducible

La pantalla tiene cuatro bloques, y cada bloque trae las mismas cuatro tablas: el documento normal, las notas de crédito, las notas de débito y la Neta.

Bloque	Qué junta
Ventas	Lo que usted facturó: facturas, tiquetes y facturas de exportación.
Compras	Lo que le compró a sus proveedores y que le da derecho a crédito de IVA.
Gastos	Los gastos que también dan derecho a crédito de IVA.
No Deducible	Compras que no dan derecho a crédito. Van aparte justamente para que no se le mezclen con las otras.

Dentro de cada tabla, una fila por tarifa de IVA (0 %, 1 %, 2 %, 4 %, 8 %, 13 %, exenta, etc.) y cuatro columnas: SubTotal, IVA, IVA Devuelto y Total.

Cómo se calcula la columna Neta

La tabla Neta de cada bloque es la que importa, y sale así:

Neta = Documentos − Notas de Crédito + Notas de Débito

Las notas de crédito restan (le devolvieron mercadería o le rebajaron la factura) y las notas de débito suman. Por eso, cuando compare este reporte con cualquier otro, la columna que tiene que mirar es la Neta, no la primera.

Por qué una compra cae en un bloque u otro

No hay una lista fija: lo decide el tipo de factura de compra con que se registró el documento. Cada tipo tiene definido si está sujeto a IVA y si es compra o gasto:

Si el tipo no está sujeto a IVA → cae en No Deducible.
Si está sujeto a IVA y es de naturaleza compra → cae en Compras.
Si está sujeto a IVA y es de naturaleza gasto → cae en Gastos.

Si un documento aparece donde no va Casi siempre es porque se registró con el tipo de factura de compra equivocado. Se corrige en el documento, no en este reporte.

La barra de totales

Abajo del todo, siempre a la vista, tiene los cuatro números que resumen el período:

IVA Devengado — el IVA de sus ventas netas. Es lo que usted le cobró a sus clientes.
IVA Soportado — el IVA de sus compras y gastos netos. Es el crédito que puede descontar.
IVA a Pagar — si el devengado es mayor que el soportado, esa diferencia es lo que hay que pagar.
Saldo a Favor — si fue al revés, le queda saldo a favor.

El bloque Totales · Resumen IVA muestra lo mismo pero abierto tarifa por tarifa, y su fila TOTAL da siempre los mismos números que la barra de abajo.

Cuando unas tarifas quedan a pagar y otras a favor

Cada tarifa tiene su propio resultado: en una puede quedarle IVA a pagar (vendió más de lo que compró a esa tarifa) y en otra saldo a favor. Pero la declaración no se paga tarifa por tarifa: el saldo a favor de unas tarifas se rebaja de lo que se paga en otras, y lo que queda es un solo número.

En ese caso el resumen le agrega dos filas para que vea de dónde sale el total:

Suma tarifas — lo que da sumar la columna A Pagar por un lado y la columna A Favor por el otro, antes de rebajar una de la otra.
Una nota debajo del TOTAL con la resta hecha.

Ejemplo: 1 % queda 237.744,03 a pagar; 2 %, 4 % y 13 % suman 206.894,36 a favor.
TOTAL = 237.744,03 − 206.894,36 = 30.849,67 a pagar — el mismo IVA a Pagar de la barra.

Si todas las tarifas quedaron del mismo lado (todas a pagar o todas a favor), no hay nada que rebajar y esas dos filas no aparecen.

Qué documentos entran

Las dos mitades del reporte no se comportan igual, y conviene tenerlo claro:

Bloque	Qué documentos entran
Ventas	Solo las ventas aplicadas. Una venta anulada o en borrador no se declara, así que no aparece.
Compras, Gastos y No Deducible	Las compras en cualquier estado: aplicadas, en tránsito, en borrador, sin confirmar, anuladas y rechazadas. Todas se reflejan.

Revise los estados antes de declarar Como el reporte le muestra todas las compras, el IVA Soportado incluye también documentos que todavía no están aplicados, o que quedaron anulados o rechazados. Esos no dan derecho a crédito de IVA. Antes de pasar los números a la declaración, revise en Compras que no le esté quedando por ahí un borrador o un documento rechazado sumando de más.

Cuadrar contra otros reportes

Si quiere comparar este reporte contra Compras: IVA por Documento (CO-029), tenga presentes estas dos cosas, que son las que hacen que a la gente “no le cuadre”:

Compare siempre contra la columna Neta, porque el otro reporte ya trae las notas de crédito restadas dentro del total.
Fíjese en que esté comparando el mismo grupo: Compras contra compras, Gastos contra gastos. Un documento no sujeto a IVA se va al bloque No Deducible aunque tenga una línea al 13 %.

Con los mismos filtros y mirando la columna Neta, los dos reportes dan el mismo número.

Botones

Refrescar — vuelve a traer los datos con el período que tenga puesto.
Excel — baja el reporte completo a Excel, con la cédula y el nombre de su empresa en el encabezado. Si le sale gris, es porque la exportación a Excel está apagada para su empresa o para su usuario.
Imprimir Web — arma la versión para imprimir o guardar en PDF.
Salir — cierra el reporte y lo devuelve al menú.

Permisos

Para abrir esta pantalla el usuario necesita el permiso 660. Sin él, el sistema lo devuelve al menú principal.

Exportar a Excel: permiso 922

Si el botón Excel aparece gris, no es una falla: exportar este reporte se habilita persona por persona con su propio permiso:

Permiso 922 — Hacienda · D104 HA-002

Cómo se asigna Lo asigna quien administre los permisos de usuario de su empresa, en Seguridad → Usuarios SE-001: elegir a la persona, escribir el número del permiso (o la palabra Excel) en el buscador de permisos y marcar la casilla. Toma efecto recargando la pantalla, sin cerrar sesión.

Al pasar el mouse sobre el botón gris, el sistema dice qué le falta. Que a un compañero sí le funcione no significa que esté habilitado para todos: el permiso es por persona (por ejemplo, el usuario del contador suele ser uno aparte y necesita el suyo). Si el mensaje dice en cambio que la exportación está apagada para la empresa, esa no se abre desde el sistema: la solicita el dueño o la gerencia a Soporte Real. Ver el reporte en pantalla no pide este permiso; solo la descarga a Excel. Más detalles en El Excel de los reportes.

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