Ayuda: Matriz de Ventas x Sucursal

¿Para qué sirve? Filtrar Qué significa cada columna «Sin Ventas» Qué incluye el monto Exportar Faltó una sucursal Permisos

¿Qué es y para qué sirve? CR-010

Es una matriz: cada artículo aparece una sola vez en su renglón y, hacia la derecha, hay una columna por cada sucursal con las cajas que esa sucursal vendió en el período.

Es el gemelo de ventas de la Matriz de Inventario (CR-008). Sirve para tres cosas:

Comparar de un vistazo. En un solo renglón se ve cuál sucursal mueve el artículo y cuál no.
Cazar lo que no se vende en algún lado. La columna Sin Ventas dice en cuántas sucursales ese artículo no se vendió nada en el período.
Decidir dónde mandar la mercadería. Un artículo que en una farmacia sale todos los días y en otra no se mueve en un mes es candidato a traslado, no a compra.

Es un período, no una foto. A diferencia de la Matriz de Inventario, acá lo que se ve depende de las fechas que elija arriba. Cambiar el rango cambia todos los números.

¿Cuál reporte debo usar?

Hay varios reportes corporativos que hablan de ventas y es fácil confundirlos. Esta tabla los separa por la pregunta que contesta cada uno:

Si necesito…	Voy a…
Ver quién vendió qué, artículo por artículo y sucursal por sucursal, todo en un renglón	Este reporte — Matriz de Ventas (CR-010)
Ver las ventas del grupo sumadas, con costo, utilidad e impuestos	Ventas por Artículo (CR-003)
Ver el detalle de una sucursal con costo, utilidad e impuestos	Ventas x Art. Sucursal (CR-004)
Ver quién tiene qué en existencia	Matriz de Inventario (CR-008)
Saber para cuántos meses alcanza lo que hay	Stock vs Venta Prom. (CR-006)

En corto: CR-003 y CR-004 contestan «¿cuánto se vendió y cuánto dejó?» y este contesta «¿dónde se vendió?».

Los tres tienen que cuadrar Con las mismas fechas y los mismos filtros, la Venta Total de este reporte da lo mismo que la de CR-003 y que la suma de CR-004. Leen exactamente el mismo dato. Si no coincide, avísenos.

Cómo se entra

Menú principal → Corporativo

Dentro del grupo Ventas está Matriz de Ventas.

El reporte se arma solo al abrirlo

Arranca con el mes en curso: del día 1 hasta hoy. No hay que apretar nada la primera vez. El botón Refrescar vuelve a consultar las sucursales.

Con muchas sucursales tarda unos segundos. El reporte se conecta a la base de cada sucursal, una por una. Es normal que la primera carga se tome su tiempo; no lo cierre pensando que se trabó. Un rango de fechas más largo tarda más.

1. Filtrar lo que interesa

Arriba hay seis filtros. Se combinan entre sí: si pone categoría y además texto, se aplican los dos.

Filtro	Qué hace
Fecha desde / Fecha hasta	El período que se mira. Arranca en el primer día del mes y termina hoy.
Código o nombre de artículo	Busca por parte del código o por parte del nombre. Puede escribir varios pedazos separados por espacio y en cualquier orden: «peine piojos» encuentra «PEINE PARA PIOJOS CON MANGO».
Categoría	Deja solo los artículos de esa categoría.
Subcategoría	Afina todavía más dentro de la categoría.
Solo sin ventas	Deja solo los artículos que al menos una sucursal no vendió en el período.

Buscar aplica los filtros y Limpiar los deja como al principio.

Las listas y el check relanzan la búsqueda solos al cambiarlos. Las fechas no: se teclean de a un dígito y recargar en cada tecla dispararía media docena de consultas contra las diez sucursales. Después de cambiar una fecha, apriete Buscar.

Filtre antes de exportar Una matriz de todo el catálogo por todas las sucursales es enorme y cuesta leerla. Casi siempre conviene bajar primero a una categoría o a un grupo de artículos, y recién ahí mandar a Excel.

2. Leer la matriz

La tabla tiene dos mitades. A la izquierda, los datos del artículo, que son los mismos para toda la cadena. Al centro, una columna por sucursal. A la derecha, los totales de la fila.

La raya «—» quiere decir que esa sucursal no vendió nada de ese artículo. Se muestra una raya atenuada, no un 0. Es a propósito: entre veinte números, un cero se lee como un dato más y hay que mirar dos veces para cazar al que está en falta. La raya salta a la vista sola.

Si vendió y después le devolvieron todo, queda en raya. Las devoluciones se restan de la venta; si una sucursal vendió tres cajas y le devolvieron las tres, la cuenta queda en cero y para este reporte esa sucursal no vendió.

La columna de su propia sucursal viene resaltada, para ubicarse rápido entre las demás.

3. La columna «Sin Ventas»

Es un número: en cuántas sucursales no se vendió ese artículo en el período. Con diez farmacias, un «8» quiere decir que solo dos lo movieron.

Sirve para dos lecturas distintas, y las dos son útiles:

Número alto: el artículo se vende en pocos lados. O es de nicho, o las demás sucursales no lo tienen en góndola, o ni siquiera lo tienen en existencia.
Número bajo: se vende en casi toda la cadena. Es un artículo de rotación pareja.

«No vendió» no siempre quiere decir «no se vende». Puede ser que esa sucursal simplemente no tenía el artículo. Para saber cuál de las dos cosas es, hay que cruzarlo con la Matriz de Inventario (CR-008) o abrir la estadística del artículo con doble clic, que muestra existencia y venta juntas.

El check Solo sin ventas deja únicamente los artículos con este número mayor que cero.

4. Ordenar por la columna que quiera

Los títulos Código, Descripción, Precio Prom, Vta Total cj, Venta Total y Sin Ventas se pulsan para ordenar la lista. El primer clic ordena de mayor a menor y el segundo al revés; una flechita indica por cuál columna está ordenada.

Por defecto sale ordenada por Venta Total, de mayor a menor: lo que más plata dejó, arriba.

Excel, CSV e impreso salen en el mismo orden que la pantalla. Si ordena por Sin Ventas y exporta, el archivo viene igual.

5. Excel, CSV e impresión

Botón	Para qué
Excel	Baja la matriz completa con formato, lista para filtrar o hacer cuentas aparte.
CSV	Archivo plano, para subirlo a otro sistema.
Imprimir Web	Sale horizontal a propósito: con varias sucursales, en vertical no caben las columnas.
Refrescar	Vuelve a consultar las sucursales y repinta con el dato del momento.

Los tres exportes respetan los filtros y el orden que tenga puestos: sale lo mismo que está viendo en pantalla, y el encabezado del archivo dice de qué fechas se trata.

En el Excel la columna Código baja como texto. Un código es una etiqueta, no una cantidad: si Excel lo tomara como número, un código que empieza en cero perdería los ceros de adelante (0072905 quedaría 72905) y uno largo de barras podría verse como 7.44104E+12. Bajando como texto los códigos salen enteros y todos iguales, así que se pueden buscar y cruzar con otra lista sin sorpresas. Las columnas de plata y de cantidades siguen siendo números y se suman igual que siempre.

Si lo que necesita es el código intacto, use el botón Excel. El CSV es un archivo plano y sin formato: al abrirlo, Excel decide solo y ahí sí se puede comer los ceros de adelante.

El botón de Excel puede salir gris. La exportación a Excel se controla en dos niveles: un permiso suyo de usuario y una habilitación de la empresa. Si el botón está apagado, el mismo botón dice cuál de los dos falta y a quién pedírselo. El CSV y el impreso no se ven afectados.

Columnas una por una

Columna	Qué significa
Código	El código del artículo.
Descripción	El nombre.
Precio Prom	El precio promedio al que se vendió la caja: Venta Total ÷ Vta Total cj. Es un promedio real de toda la cadena, no una lista de precios.
Una columna por sucursal	Las cajas que vendió esa sucursal, ya con las devoluciones restadas. Raya «—» si no vendió.
Vta Total cj	La suma de las cajas de todas las sucursales. Va siempre con dos decimales.
Venta Total	Cuánta plata se vendió de ese artículo en toda la cadena, sin impuesto y con las devoluciones descontadas. Sale en la moneda de la empresa.
Sin Ventas	En cuántas sucursales no se vendió. Ver su apartado.

El dinero NO se calcula desde las cajas que usted ve. «Vta Total cj» se muestra redondeado a dos decimales, pero la Venta Total se suma aparte, peso por peso. Por eso multiplicar a mano Precio Prom × Vta Total cj puede dar una diferencia de céntimos: es la única forma de que este reporte cuadre exactamente con CR-003 y CR-004.

El triangulito amarillo al lado del nombre avisa que las sucursales no empacan igual ese artículo: una lo tiene en cajas de 30 y otra en cajas de 12. Las cajas de ese renglón no miden todas lo mismo y el total en cajas es aproximado. La Venta Total en dinero sigue siendo exacta.

Por qué todo va en cajas

Las cantidades están en cajas, no en unidades. La caja sale de dividir las unidades vendidas entre las unidades por medida (UxM) que tenga el artículo en su ficha.

La razón es práctica: quien compra y quien traslada piensa en cajas. «Mandale tres cajas» se entiende y se ejecuta; «mandale ciento cuarenta y cuatro unidades» hay que convertirlo mentalmente cada vez.

Los decimales dependen del artículo, no del número. Un artículo que se vende por unidad (UxM 1) sale sin decimales: «23». Un artículo que viene por caja (UxM mayor que 1) sale con dos decimales: «2,95», porque ahí sí se venden cajas partidas y el decimal es información.

Si un número le parece raro, revise la UxM Cuando una sucursal muestra una cantidad de cajas que no calza con lo que usted sabe que vendió, lo primero a mirar es la UxM del artículo en su ficha. Una UxM mal puesta descuadra la caja aunque las unidades estén perfectas.

Qué incluye y qué no el dinero

Concepto	¿Entra en la Venta Total?
Facturas, tiquetes y facturas de exportación aplicadas	Sí, suman
Notas de crédito (devoluciones)	Sí, restan
Descuentos hechos en la línea	Sí, ya vienen descontados
El impuesto (IVA)	No. El monto es sin impuesto
Proformas, cotizaciones y pedidos	No. Una proforma no es una venta
Documentos anulados o sin aplicar	No

Las ventas en otra moneda se convierten con el tipo de cambio del propio documento, no con el de hoy: así el reporte de un mes cerrado no cambia de un día para otro.

El símbolo lo pone su empresa. El encabezado de la columna sale con la moneda base configurada en su sistema (colones, dólares o la que use). No es un número «en dólares» ni «en colones» a la fuerza.

El encabezado y los totales no se pierden

Al bajar por la lista, los títulos de las columnas quedan pegados arriba y la fila de totales queda pegada abajo. Con diez sucursales eso importa: sin el título arriba no se sabe de cuál farmacia es la columna que uno está mirando.

Se desplaza la lista, no la página. Los filtros y el encabezado del módulo quedan siempre a la vista. Si usa la ruedita del ratón sobre la tabla, se mueve la tabla.

Avisos y errores

Lo que ve	Qué pasó y qué hacer
«No se pudo leer N sucursal(es)»	El reporte no logró conectarse a esas bases. Las demás sí salen: lo que ve en pantalla está bien, pero está incompleto. Apriete Refrescar; si el aviso sigue, avísenos con la lista de sucursales que menciona.
La tabla sale vacía	Casi siempre es un filtro o el rango de fechas. Apriete Limpiar y vuelva a buscar.
Un artículo que sé que existe no aparece	La lista sale de lo que se vendió. Un artículo que no se vendió en ninguna sucursal en ese período no tiene renglón. Para ver el catálogo completo, use la Matriz de Inventario (CR-008).
Falta una sucursal que sí existe	El reporte muestra las sucursales que estén dadas de alta en el corporativo. Si una no aparece, es de configuración y hay que avisarnos.

Ojo con un total que se ve bien pero está incompleto. Si arriba salió el aviso de sucursales que no se pudieron leer, los totales suman solo las que sí respondieron. No tome una decisión de compra con ese número sin refrescar primero.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no aparecen los artículos que no se vendieron en ninguna parte?

Porque este reporte se arma con las ventas del período: un artículo sin una sola venta no tiene de dónde salir. Para ver el catálogo entero, con existencias, está la Matriz de Inventario (CR-008); para ver lo que lleva meses sin moverse, Stock vs Venta Prom. (CR-006).

¿Tiene que dar lo mismo que Ventas por Artículo?

Sí. Con las mismas fechas y los mismos filtros, la Venta Total de este reporte coincide con la de CR-003 y con la suma de CR-004. Leen el mismo dato, sin impuesto y con las devoluciones restadas. Si no coincide, avísenos.

¿Por qué Precio Prom × Vta Total cj no me da la Venta Total exacta?

Porque las dos primeras se muestran redondeadas a dos decimales y la Venta Total se suma con todos los decimales. La diferencia es de céntimos y es a propósito: si el dinero se calculara desde las cajas redondeadas, el reporte dejaría de cuadrar con CR-003 y CR-004.

¿El monto incluye el impuesto?

No. La Venta Total va sin impuesto, igual que en los otros reportes corporativos de venta.

Una sucursal muestra cajas con decimales, ¿está bien?

Sí. Si el artículo viene por caja y se vendieron unidades sueltas, aparece con dos decimales. Por ejemplo, con 120 unidades por caja y 85 unidades vendidas, salen 0,71 cajas.

¿Puedo hacer el traslado desde acá?

No. Este reporte es de consulta: le dice dónde se mueve la mercadería para que decida. El traslado se hace en el módulo de movimientos de inventario de la sucursal que envía.

¿Sirve en el celular?

Se puede abrir, pero una matriz con muchas sucursales necesita ancho. Para revisarla en serio conviene la computadora o, en su defecto, bajar el Excel.

Doble clic: estadística del artículo CR-009

Estando en este reporte, doble clic sobre la línea de un artículo abre la Estadística por Artículo: ese mismo artículo en todas las sucursales, con lo que hay, lo que se vendió en los últimos 60 días y cuánto habría que comprar para cubrir 15, 30, 45 o 60 días. También dice a quién se le compró la última vez.

Es la forma rápida de contestar la pregunta que deja abierta la columna Sin Ventas: si esa sucursal no vendió porque no se vende, o porque no tenía.

Se abre encima de CR-010; al cerrarla el reporte queda igual, con sus filtros.

Necesita el permiso 144, aparte del de este reporte. Manual completo: Estadística por Artículo (CR-009).

Permisos

Permiso	Qué habilita
`138`	Ventas x Art. Sucursal corporativo. Quien lo tenga ve también esta matriz.
`112`	Acceso general al corporativo. También abre este reporte.
`144`	Abrir la Estadística por Artículo (CR-009) con doble clic en una línea. Es aparte de los dos anteriores.
`996`	Exportar este reporte a Excel. El CSV y el impreso no lo necesitan.

Con cualquiera de los dos primeros alcanza para entrar. Sin ninguno, el módulo no abre y muestra el aviso de que le falta permiso.

Este reporte solo consulta: no cambia existencias, ni precios, ni genera documentos. Darlo no habilita a nadie a modificar nada.

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