Estado de cuenta

Adelantos, préstamos y vales por empleado con saldo

Planilla → Estado de cuenta consulta AY-100
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Estado de cuenta Permiso 641

Control de adelantos, préstamos, vales y abonos por empleado (módulo RH-006), con saldo al día. El saldo es lo que el empleado debe a la empresa (positivo) o lo que tiene a favor (negativo).

Cómo funciona

  • La pantalla principal lista los empleados con su saldo. Al entrar a uno se ve el detalle de movimientos con saldo acumulado.
  • Débito sube la deuda del empleado (adelanto, préstamo, vale).
  • Crédito la baja: es el abono. Se registra acá mismo, con el botón Movimiento.
Ahora el adelanto se puede rebajar solo Al registrar un adelanto, préstamo o vale se puede marcar «Rebajárselo en la planilla» y decir en cuántas planillas. De ahí en adelante el sistema lo cobra solo, cuota por cuota, y cada vez que se aplica una planilla anota acá el crédito que baja la deuda: ya no hay que apuntar el abono a mano. Los movimientos que genera la planilla quedan marcados y no se pueden borrar; si hay un error, se anula la planilla y los abonos se van con ella.

Que se rebaje solo en la planilla

Es la forma recomendada y se hace en el mismo momento de entregarle la plata:

  1. Entre al empleado y toque Movimiento.
  2. Escoja el tipo (Adelanto, Préstamo o Vale), la fecha y el monto entregado.
  3. Marque «Rebajárselo en la planilla» y escriba en cuántas planillas quiere cobrárselo. Con 1 se le rebaja completo en la próxima.
  4. Debajo le aparece de cuánto queda cada cuota, antes de guardar.

Después, en la lista de movimientos, cada entrega muestra su avance: «Se rebaja en planilla: 4 cuotas de 25.000 · rebajado 50.000 de 100.000 · falta 50.000».

  • La última cuota rebaja solo lo que falte (si quedan ₡350, rebaja ₡350 y no la cuota entera) y ahí deja de rebajar.
  • Si en alguna planilla el neto no alcanza, se le rebaja lo que alcance y el resto queda pendiente para la siguiente: el neto del empleado nunca queda negativo. En la colilla ese renglón dice «ajustado al neto».
  • Si anula la planilla, el rebajo se devuelve solo: vuelve el saldo y desaparece el abono.
  • Cada tipo se rebaja con su propio concepto (Adelanto, Préstamo, Vale), así que cada uno puede llevar su cuenta contable. Esa cuenta se pone una sola vez en Planilla → Conceptos de pago; si falta, el sistema lo avisa al aplicar la planilla y le dice cuál es.
El rebajo aparece también en «Ingresos y rebajos» El cobro automático se ve en Planilla → Ingresos y rebajos marcado como «del estado de cuenta». Si lo borra desde ahí, la deuda no desaparece: el movimiento sigue vivo acá, solo deja de cobrarse solo.

Rebajarlo a mano (las otras dos formas)

Si no lo marcó para que se rebaje solo —o si es una deuda vieja— se le puede rebajar a mano de una de estas dos formas:

  • Se rebaja varias veces, por cuotas (un préstamo de ₡100.000 a ₡10.000 por quincena): se configura una sola vez en Planilla → Ingresos y rebajos, con la cuota y el total a rebajar. El cálculo lo rebaja planilla a planilla, la última vez rebaja solo lo que falte y al llegar a cero deja de rebajar solo.
  • Se rebaja una sola vez (un adelanto de esta quincena): dentro de Cálculo de planilla se abre el empleado con la flecha y se le agrega el concepto de rebajo por ese monto.
Rebajando a mano, el abono lo anota usted Cuando la planilla ya rebajó el monto, entre acá y registre un crédito por lo rebajado para que el saldo del empleado quede al día. Esto solo hace falta cuando el rebajo se hizo a mano: si marcó «Rebajárselo en la planilla», el abono se anota solo.