Ayuda: Datos de la Empresa

Datos de la Empresa Permiso 017 CF-001

Datos fiscales y comerciales de la empresa. Esta información aparece en todas las facturas electrónicas y es validada por Hacienda.

Secciones

Datos fiscales — Cédula jurídica/física, tipo de identificación, razón social, nombre comercial
Ubicación — Provincia, cantón, distrito, barrio, señas
Contacto — Teléfonos, email, sitio web
Logo — Imagen que aparece en facturas y reportes
Actividades económicas — Matriculadas ante Hacienda
Certificado digital (.p12) — Para firma electrónica
Credenciales Hacienda — Usuario y clave OAuth
Ambiente FE — Producción o Staging
Sistema / Imagen de pie — Imagen publicitaria que aparece al final de los correos de recibo 2026-04-23

Certificado digital El archivo .p12 es indispensable para firmar documentos electrónicos. Si vence o se corrompe, Hacienda rechazará las facturas. Renuévelo antes de su vencimiento.

PIN de la llave criptográfica Parámetro 128 Aviso MH 2026

El PIN Certificado es la contraseña con la que usted generó su llave criptográfica (.p12) en la plataforma TRIBU-CR de Hacienda. FactuPOS lo usa para firmar cada comprobante electrónico, por eso debe escribirlo tal cual lo definió al crear la llave.

Nuevo requisito de seguridad de Hacienda (desde el 27/07/2026) El Ministerio de Hacienda reforzó la seguridad del PIN. Las llaves nuevas que se generen a partir del 27 de julio de 2026 deben tener un PIN de al menos 14 caracteres, con una mayúscula, una minúscula, un número y un símbolo (por ejemplo: MiClave2026$Fe!). Las llaves anteriores con PIN de 4 dígitos siguen siendo válidas hasta su vencimiento y no necesita cambiarlas.

El cambio afecta solo el PIN. No cambia la forma de generar la llave ni el funcionamiento de la factura electrónica.
FactuPOS ya acepta PINs largos con letras y símbolos: solo escríbalo en el campo PIN Certificado y guarde.
Si renueva su llave después de julio de 2026 con el PIN nuevo, recuerde actualizar el PIN aquí y volver a subir el archivo .p12.

Las DOS credenciales de Hacienda: acceso y firma Permiso 017 2026-09-06

Para facturar electrónicamente su empresa necesita dos cosas distintas, y conviene no confundirlas porque se renuevan por separado:

Sección	Qué es	Para qué sirve
Acceso a Hacienda (ATV)	Usuario y Clave de su cuenta del ATV / TRIBU-CR	Para entrar a Hacienda y enviarle los comprobantes
Firma Digital (.p12)	La llave criptográfica y su PIN	Para firmar cada comprobante antes de enviarlo

Cada sección tiene su propio botón y comprueba antes de guardar:

Comprobar y guardar acceso: FactuPOS entra a Hacienda de verdad con ese usuario y esa clave. Si Hacienda no los acepta, se lo dice en el momento y no guarda nada.
Comprobar y guardar llave: FactuPOS abre la llave con el PIN que usted escribió. Si el PIN no la abre, se lo dice y no guarda nada.

Una no depende de la otra Puede cambiar solo el usuario y la clave sin tocar la llave, o cambiar solo la llave sin tocar el usuario ni la clave. Son botones independientes.

«Emite Factura Electrónica» solo se enciende con las dos credenciales listas Parámetro 125 2026-09-06 Para encender esa casilla, el sistema revisa primero que la llave abra con su PIN y que Hacienda acepte el usuario y la clave. Si algo falta, no la enciende y le dice exactamente qué corregir. Es para que no pase lo peor: creer que la empresa está facturando mientras los comprobantes se van quedando en Borrador.

Si la casilla ya estaba encendida, se queda como está: esta revisión no le toca nada a quien ya viene facturando.
Apagarla siempre se puede, aunque haya algo mal. Si algo anda mal, poder apagarla es justamente lo que hace falta.
Si la apaga y después la vuelve a encender, ahí sí se revisa de nuevo.
Y al revés: si usted cambia el PIN, la llave o la clave y todo queda comprobado pero la casilla está apagada, el sistema le pregunta si quiere activarla. No la enciende solo: esa decisión es suya.

Por qué se comprueba antes de guardar 2026-09-06 Antes estos datos se guardaban tal cual, sin probarlos, y el error solo se descubría después: las facturas se quedaban en Borrador o Hacienda las rechazaba, a veces días más tarde. Ahora el problema se ve en el momento, con la pantalla abierta y a tiempo de corregirlo.

Su llave venció o está por vencer: qué hay que hacer 2026-09-07

Al entrar al sistema puede salirle el aviso «Llave criptográfica vencida» o «Llave criptográfica por vencer». Esta sección explica el trámite completo: quién saca la llave nueva, qué hay que pedirle al contador y qué se hace con el archivo cuando llega.

Sí hay que hacer el trámite, y no lo podemos hacer nosotros La llave criptográfica la emite Hacienda a nombre de su empresa, y solo se saca desde la cuenta del ATV / TRIBU-CR de la empresa. Ni FactuPOS ni Soporte Real pueden solicitarla ni renovarla por usted: hay que pedirla. Nosotros solo cargamos en el sistema la llave que usted ya tiene.

Mientras la llave esté vencida no se pueden emitir comprobantes electrónicos válidos: una firma hecha con llave vencida Hacienda no la acepta.

1. Quién saca la llave nueva

La saca quien tenga el usuario y la clave del ATV de la empresa. En la mayoría de los casos ese es el contador, porque él administra esa cuenta; por eso el aviso le dice que lo contacte. Si usted mismo tiene el usuario y la clave del ATV, la puede sacar sin ayuda de nadie.

2. Qué pedirle al contador

Puede copiarle este mensaje tal cual:

Mensaje para el contador «Buenos días. Nuestra llave criptográfica (certificado .p12) de factura electrónica vence el ____. Por favor entre al ATV / TRIBU-CR de la empresa, solicite una llave nueva a nombre de la cédula jurídica ____ (la de la empresa, no una llave personal) y envíenos las dos cosas: 1) el archivo que termina en .p12 y 2) el PIN con el que la generó. Sin el PIN la llave no sirve.»

3. El trámite, por dentro

Entrar al ATV / TRIBU-CR (atv.hacienda.go.cr) con el usuario y la clave de la empresa.
Buscar la opción de firma digital / llave criptográfica y solicitar una nueva. El contador conoce el camino; es el mismo con el que se sacó la primera vez.
Definir el PIN de la llave. Este dato hay que anotarlo: es el que se escribe después en FactuPOS y Hacienda no lo puede recuperar — si se pierde, hay que sacar otra llave.
Descargar el archivo .p12.

El PIN de una llave nueva es largo Aviso MH 2026 Las llaves generadas a partir del 27 de julio de 2026 llevan un PIN de al menos 14 caracteres, con mayúscula, minúscula, número y símbolo. Vea PIN de la llave criptográfica.

La llave tiene que ser de la empresa, no de una persona 2026-09-08 En el ATV cada persona puede sacar su propia llave (a nombre de su cédula personal) y también la de la sociedad (a nombre de la cédula jurídica). Son dos llaves distintas y se parecen: las dos son un archivo .p12 y las dos piden un PIN.

Si usted factura a nombre de una sociedad y carga la llave personal del dueño, del contador o de quien sea, Hacienda rechaza cada comprobante con este mensaje:

-85 El contribuyente que se autentica no coincide con el emisor del documento electrónico.

Por eso FactuPOS ya no la deja cargar: al subir el archivo se revisa a nombre de qué cédula está la llave y, si no es la de su empresa, se le dice de quién es y no se guarda nada. Si esa llave ya estaba cargada de antes, la pantalla se lo advierte en rojo.

Si le sale el mensaje de Hacienda, el problema no es el PIN ni el usuario: es que la llave está a nombre de otra cédula. Pídale al contador la llave de la cédula jurídica con la que usted factura y cárguela.

4. Ya tengo el archivo .p12 y el PIN: ¿ahora qué?

Hay dos caminos y con cualquiera de los dos queda funcionando:

Cargarla usted mismo (es lo más rápido, no hay que esperar a nadie): si su usuario tiene el permiso 017, entre a Configuración → Datos empresa y siga Cargar la llave criptográfica (.p12) usted mismo. La llave nueva reemplaza sola a la anterior.
Enviárnosla: escriba a info@soportereal.com adjuntando el archivo .p12, el PIN y el número de cuenta que aparece en el aviso. Nosotros la cargamos.

No hay que dar de baja ni avisar nada antes No se borra la llave anterior ni se pide permiso a nadie: se sube la nueva encima y listo. La fecha de Vencimiento Llave se actualiza sola y el aviso al entrar deja de salir.

Mejor un mes antes que un día después El aviso empieza a salir 30 días antes del vencimiento a propósito: conseguir la llave con el contador toma tiempo. Si la llave llega a vencerse, no se puede facturar electrónicamente hasta que se cargue la nueva.

Los comprobantes rechazados hay que emitirlos de nuevo 2026-09-08 Todo lo que se haya emitido con la llave vencida Hacienda lo rechaza con «La firma del comprobante electrónico no es válida». Un comprobante rechazado no se puede reenviar: para Hacienda ese documento no existe, su consecutivo ya quedó usado y no se reutiliza. Tampoco hay que anularlo ni hacerle nota de crédito. Una vez cargada la llave nueva, simplemente se vuelve a facturar. Lo mismo con las aceptaciones de facturas de compra que se hayan rechazado en esos días: hay que volver a enviarlas.

En cambio, si lo que falla es la clave, esos documentos no se pierden 2026-09-08 Es la situación contraria a la de arriba y conviene no confundirlas, porque se resuelven al revés:

La firma está mala (llave vencida o de otra cédula): el comprobante sí le llegó a Hacienda y Hacienda lo rechazó. Ese documento ya no sirve: hay que emitir uno nuevo.
El usuario o la clave del ATV están malos: el comprobante ni siquiera sale, porque el sistema no logra entrar a Hacienda. Hacienda nunca lo vio, así que ese documento sigue sirviendo: queda pendiente de envío y se manda solo en cuanto la clave quede corregida. No hay que volver a facturarlo.

Por eso, cuando le avise que Hacienda no le acepta la clave, lo único que hay que hacer es corregir el usuario y la clave: lo que se haya facturado mientras tanto sale al poco rato, en orden y sin que usted tenga que hacer nada.

La llave y la clave del ATV son dos cosas distintas La llave criptográfica (.p12) sirve para firmar los comprobantes; el usuario y la clave del ATV sirven para enviárselos a Hacienda. Cada una se vence por su lado y se arregla en su propia sección. Si lo que Hacienda está rechazando es la clave, vea Aviso al entrar: «Hacienda no acepta su clave».

Cargar la llave criptográfica (.p12) usted mismo Permiso 017

No hace falta enviarle la llave a nadie: si su usuario tiene el permiso 017 (el del dueño o administrador del sistema), usted mismo la carga desde esta pantalla y queda funcionando de una vez.

Paso a paso

Entre a Configuración → Datos empresa.
Baje hasta el card Datos Factura Electrónica.
En Acceso a Hacienda (ATV), escriba el Usuario y la Clave de su cuenta y presione Comprobar y guardar acceso.
Escriba el PIN Certificado: es la contraseña con la que generó la llave.
En el recuadro Firma Digital en BD (.p12), presione Seleccionar .p12 y busque el archivo que descargó de Hacienda (termina en .p12).
Presione Comprobar y guardar llave. El PIN y el archivo se guardan juntos, después de comprobar que el PIN abra esa llave.

Cómo saber que quedó bien

En Firma Digital en BD (.p12) aparece la etiqueta verde Certificado cargado, con el tamaño del archivo y la fecha de vencimiento de la llave.
El campo Vencimiento Llave (parámetro 276) muestra esa misma fecha.
Si dice Sin certificado, la llave no se guardó: revise que el archivo sea el .p12 y vuelva a intentar.
Si aparece en rojo La llave no abre con el PIN, hay una llave cargada pero el PIN guardado no es el de ella: así no se pueden firmar comprobantes. Escriba el PIN correcto en PIN Certificado y presione Comprobar y guardar llave.
¿Solo se equivocó al escribir el PIN y la llave está bien? No hace falta volver a buscar el archivo: escriba el PIN y presione Comprobar y guardar llave sin elegir archivo. El sistema lo prueba contra la llave que ya está cargada.

Si generó una llave nueva (renovación)

Es exactamente el mismo camino: no hay que borrar ni pedir nada antes. Busque el archivo .p12 nuevo, súbalo con Guardar llave y el sistema reemplaza solo la llave anterior. La fecha de Vencimiento Llave se actualiza sola con la de la llave nueva.

El PIN nuevo y la llave nueva se cambian juntos 2026-09-06 Cuando renueve la llave en el ATV, escriba el PIN nuevo en «PIN Certificado» y suba el archivo .p12: los dos se guardan de una vez, en el orden que sea. El sistema comprueba que el PIN abra esa llave antes de guardar nada; si no coincide, se lo dice y no cambia nada, para que la empresa no quede con una llave que no puede firmar.

Antes del 6 de setiembre de 2026 había que grabar el PIN primero: si se subía la llave antes, quedaba cargada pero el Vencimiento Llave seguía mostrando la fecha de la llave anterior y parecía que no había pasado nada. Eso ya está corregido.

Si renueva la llave, revise también la clave del ATV Al renovar en el ATV suele cambiar el PIN de la llave, y a veces también la clave de la cuenta. Son dos secciones distintas: use Comprobar y guardar llave para el PIN y el archivo .p12, y Comprobar y guardar acceso para el usuario y la clave. Cada botón le confirma que lo suyo quedó funcionando.

El PIN tiene que ser el correcto La llave y el PIN van juntos: si el PIN no es el que usó al generar la llave, no se puede firmar nada. Escríbalo tal cual, respetando mayúsculas, minúsculas y símbolos. Desde el 6 de setiembre de 2026 el sistema lo comprueba al subir la llave y no la guarda si el PIN no la abre, así que no se puede quedar en ese estado sin darse cuenta.

Si el botón no le aparece Los botones Seleccionar .p12 y Guardar llave solo se ven con el permiso 017. Si su usuario no lo tiene, pídale al administrador que se lo habilite en Seguridad → Permisos, o que haga la carga él.

Aviso al entrar: «Hacienda no acepta su clave» Permiso 017 2026-09-07

La clave de su cuenta del ATV se puede vencer o cambiar en la página de Hacienda. Cuando eso pasa, FactuPOS se queda con la clave anterior y Hacienda empieza a rechazarla. Lo delicado es lo que se ve por fuera: la factura se hace normal, se guarda, rebaja el inventario y queda en la contabilidad — pero no sale para Hacienda ni le llega al cliente. Se queda en estado Tránsito, esperando.

Antes esto no avisaba nada El envío a Hacienda no lo hace la computadora donde usted factura: lo hace el servidor, unos segundos después. Por eso, cuando la clave dejaba de servir, en pantalla no aparecía ningún error. El problema se descubría de casualidad, al notar que las facturas del día no salían en la lista — y para entonces ya había varias hechas.

Desde el 7 de setiembre de 2026, el sistema lo revisa solo al entrar. Si Hacienda ya no acepta el usuario y la clave, apenas entra al menú le sale un aviso en pantalla que se lo dice, con el botón Arreglar la clave ahora que lo trae derecho a esta pantalla. Además queda una llavecita roja parpadeando arriba, junto a los botones del menú, para que no se le olvide si cerró el aviso.

Quién ve el aviso

Solo los usuarios con permiso 017, que son los únicos que pueden entrar aquí a corregirla. A un cajero no se le muestra: no podría arreglarlo y solo lo preocuparía. Si usted es cajero y ve que sus facturas se están quedando en Tránsito, avísele al encargado.

Qué hacer cuando le salga

Entre al ATV de Hacienda y confirme cuál es su clave (si se venció, póngale una nueva ahí).
Vuelva a esta pantalla, a Acceso a Hacienda (ATV), escriba el usuario y la clave y presione Comprobar y guardar acceso. El botón la prueba contra Hacienda y le confirma en el momento si quedó buena.
Avísenos para reenviar las facturas que se hayan quedado esperando: no hay que volver a hacerlas.

No se asuste si Hacienda anda caído El aviso sale únicamente cuando Hacienda responde que el usuario o la clave están malos. Si Hacienda no contesta o está en mantenimiento, el sistema no le dice nada: una caída de ellos no es una clave dañada, y avisarle ahí sería mandarlo a cambiar una clave que estaba buena.

Ambiente de Hacienda: pruebas o producción Parámetro 131 Permiso 017 2026-08-29

Hacienda tiene dos sistemas separados: el real, donde las facturas valen ante el fisco, y el de pruebas, que sirve para ensayar sin que nada quede registrado. Cada uno usa su propia llave criptográfica y su propio usuario, y no se mezclan: una llave de pruebas no sirve para facturar de verdad.

El sistema lo detecta solo: usted no tiene que elegirlo Al cargar la llave .p12, FactuPOS lee de la propia llave a cuál de los dos sistemas pertenece y acomoda la casilla Modo Pruebas por usted. Por eso esa casilla aparece bloqueada con la nota «lo define la llave»: ya no hay que acertarle a mano. Mientras la empresa no tenga llave cargada, la casilla sí se puede mover.

Cómo saber en cuál está

En el recuadro Firma Digital en BD (.p12), al lado de Certificado cargado, aparece una etiqueta que lo dice:

Ambiente: PRODUCCIÓN (azul) — la empresa factura de verdad. Es lo normal.
Ambiente: PRUEBAS (amarillo) — la llave cargada es de ensayo.

Si dice «Esta empresa NO está facturando de verdad» Ese recuadro rojo aparece cuando la llave cargada es la del sistema de pruebas. Los comprobantes se envían, se ven aceptados… pero no tienen valor fiscal. Se arregla cargando la llave de producción, la que descarga del ATV real: vea Cargar la llave criptográfica (.p12) usted mismo. Es fácil confundirlas porque el archivo se llama igual; fíjese siempre en la etiqueta del ambiente después de subirla.

Si dice «Las facturas no se están enviando a Hacienda» Significa que el Usuario Hacienda es de un sistema y la empresa está configurada en el otro. Hacienda entonces rechaza la conexión y las facturas se van quedando en estado Borrador sin salir. El usuario de producción termina en @prod.comprobanteselectronicos.go.cr y el de pruebas en @stag.comprobanteselectronicos.go.cr. Escriba el que corresponde y el aviso desaparece. Si intenta guardar uno que no corresponde, el sistema no lo acepta y le explica por qué.

Cómo saber si le pasó Vaya a Ventas → Facturas y revise el estado de las facturas del día. Si varias aparecen en Borrador, no se enviaron a Hacienda. No hay que volver a digitarlas ni anularlas: al corregir el usuario o la llave, salen solas y pasan a Aplicada.

Régimen Fiscal: pasar de Simplificado a Tradicional Parámetro 921 Permiso 017 2026-08-28

En la sección Datos Factura Electrónica hay un interruptor Régimen Fiscal con dos posiciones: Tradicional (a la izquierda) y Simplificado (a la derecha). Es lo que define el rótulo «Régimen tradicional / Régimen simplificado» que se ve en el encabezado del menú principal y en la ficha de la empresa.

Cómo se cambia

Entre a Configuración → Datos empresa.
Baje hasta la sección Datos Factura Electrónica.
Haga clic sobre el interruptor para moverlo a la posición que corresponde. Las palabras «Tradicional» y «Simplificado» que están a los lados son solo rótulos: al tocarlas no pasa nada.
El sistema pregunta «¿Cambiar el Régimen Fiscal de la empresa a …?». Confirme para aplicarlo, o elija Cancelar si fue un clic por error: el interruptor vuelve a como estaba.
No hay botón «Guardar»: una vez confirmado, el cambio se guarda solo y aparece el mensaje «Guardado».
Cierre y vuelva a entrar al menú principal para que el rótulo del encabezado se actualice.

No se cambia por error El régimen fiscal solo cambia haciendo clic en el interruptor, y además el sistema pide una confirmación antes de aplicarlo. Antes bastaba con tocar cualquier parte de esa línea —incluidas las palabras «Tradicional» y «Simplificado»— para que el interruptor se moviera y quedara guardado sin aviso.

Aviso «no coincide con Hacienda» Al entrar al menú principal, el sistema consulta el régimen que Hacienda tiene registrado para la cédula de la empresa. Si no coincide con el interruptor, sale una franja de aviso. Corregir el interruptor hace desaparecer el aviso en el siguiente ingreso.

El interruptor no activa la factura electrónica El interruptor solo indica el régimen. Si la empresa ya viene emitiendo facturas electrónicas, mover el interruptor es todo lo que hay que hacer. Si la empresa nunca ha emitido, además hay que dejar lista la factura electrónica en esta misma pantalla: Usuario y Clave de Hacienda (ATV / TRIBU-CR), el PIN y el archivo de la llave criptográfica .p12 —datos que normalmente tramita y entrega el contador—, y activar Emite Factura Electrónica. Ver Cargar la llave criptográfica (.p12) usted mismo.

Si el interruptor se ve gris El interruptor solo se puede mover con el permiso 017. Sin ese permiso se ve, pero deshabilitado. Pídaselo al administrador en Seguridad → Permisos.

Imagen de pie de comprobantes Parámetro 124 Solo 09029 2026-04-23

En el card Sistema podés elegir una imagen publicitaria que se adjuntará como ficha aparte al final de los recibos enviados por correo (módulo MC-003 CxC).

Acceso restringido El card Sistema (idioma + imagen de pie) solo es visible para el usuario administrador 09029. Otros usuarios con permiso 017 no la ven.

Cómo funciona

Preview grande — muestra la imagen seleccionada actualmente
Etiqueta "POR DEFECTO" — si no hay ninguna elegida, se muestra la primera imagen disponible (ámbar) como fallback
Botón Cambiar — abre modal con todas las imágenes de /publicidad/ como thumbnails
Click en una imagen — guarda al instante vía AJAX y cierra el modal
Opción "Ninguna" — limpia la selección y vuelve a usar la imagen por defecto
Seleccionada — borde azul grueso + badge ✓ en esquina

Dónde aparece la imagen

Al enviar un recibo CxC por correo (botón Email del detalle de recibo MC-003):

Ficha principal del recibo (encabezado, datos, documentos aplicados, footer empresa)
Ficha separada "FACTUPOS IA" con la imagen publicitaria en ancho completo debajo
También se embebe en el PDF adjunto al correo

Imágenes disponibles Las imágenes viven en /var/www/factupos.com/publicidad/. Hoy: publicidad_1.jpg a publicidad_4.jpg. Si se agregan nuevas imágenes a esa carpeta, aparecen automáticamente en el picker.

Logo CID inline Tanto el logo de la empresa (arriba) como la imagen publicitaria (abajo) se embeben en el correo como adjuntos inline CID — no como URL externa. Así cargan correctamente aunque el destinatario esté en una red que no pueda acceder al servidor interno.

Migraciones Pendientes MIG-001 Solo 09029 2026-04-29

En el tope del módulo (antes del formulario) aparece una card con las migraciones de base de datos pendientes para esta empresa, que se pueden aplicar sin salir del módulo.

Solo administrador A partir del 2026-04-29, esta card es solo visible para el usuario 09029. Las migraciones DDL son destructivas (modifican estructura de la BD) y no deben estar a la vista del usuario operativo. Antes era accesible con permiso 017.

Funcionalidad

Lista automática — todas las migraciones de dbcontrol.db_migraciones que no tengan log de éxito en esta BD
Contador — muestra <db> · X/Y aplicadas · Z pendientes (solo cuenta migraciones vigentes)
Tabla con checkbox — #, código, título, tipo, categoría, estado y mensaje por cada pendiente
Botón Todas — toggle para seleccionar/deseleccionar todas
Botón Recargar — refresca la lista
Botón Ejecutar (N) — corre las seleccionadas una por una en vivo (spinner → ✓/✗/– con mensaje)

Estados de ejecución

Éxito — migración aplicada; queda como último código en la marca de la empresa
Error — falló con el mensaje de SQL Server; se detiene en esa empresa
Al día — la empresa ya tiene aplicada esa migración (no se re-corre)

Acción destructiva Las migraciones modifican la estructura de la base de datos. Solo ejecutarlas si sabés exactamente qué hace cada una. Confirmá antes de ejecutar.

Todo al día Si no hay pendientes, la card muestra "Todas las migraciones están aplicadas en esta BD" con ícono verde.

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