Editor completo con IA, costeo y análisis
El enlace abre solo este manual, sin el menú del sistema. El usuario no necesita clave ni entrar a FactuPOS: se ve en cualquier navegador y en el celular.
El WhatsApp sale del número de Soporte Real y el correo de info@soportereal.com. Con Compartir desde este teléfono sale de su propio WhatsApp y elige el contacto de su lista, sin escribir el número.
Es el editor completo de una factura de compra. Se abre al hacer clic en una compra desde el listado (CO-001) y ofrece edición de líneas, cálculo de costo total (CIF), análisis de rentabilidad esperada y soporte de inteligencia artificial.
En la computadora, cada línea de la compra ocupa dos renglones: uno arriba y otro abajo, separados por una rayita punteada. Por eso el encabezado de la tabla también viene en dos pisos: el rótulo del piso de arriba es el de la fila de arriba, y el del piso de abajo es el de la fila de abajo. Es la forma de meter 24 datos por línea sin tener que arrastrar la tabla de lado a lado.
Los que más se confunden son estos dos pares, porque comparten la misma columna:
| Columna | Piso de arriba | Piso de abajo |
|---|---|---|
| Costo total / Gravado | Costo total — lo que cuesta la línea antes de impuestos | Gravado — cuánto de esa línea paga IVA |
| Exonerado / Exento | Exonerado — monto amparado a una exoneración | Exento — monto que no lleva IVA |
| Subtotal / Imp. consumo | Subtotal | Impuesto de consumo |
| IVA % / Cód. tarifa | Tarifa de IVA aplicada | Casilla para cambiar la tarifa |
| IVA neto / Total | IVA de la línea | Total de la línea |
Si prefiere no lidiar con los dos pisos, en el celular o la tablet el mismo editor se abre en fichas, con cada dato rotulado por su nombre. Ver Desde el celular o la tablet.
Al agregar un artículo a la compra, la línea toma la tarifa de IVA que ese artículo tiene configurada en el catálogo (Crear y Editar Artículos → Tarifa IVA). Si el artículo es exento, el monto entra en la columna Exento y la línea no lleva IVA; si es gravado al 13%, entra en Gravado y calcula el impuesto.
Antes del 21 de agosto del 2026 esta casilla arrancaba fija en «08 - 13%» y no consultaba el artículo, así que un artículo exento entraba gravado si no se bajaba la casilla antes de agregarlo. Ya no.
El editor se acomoda solo al tamaño de la pantalla: si entra desde un teléfono o una tablet (menos de 900 px de ancho), se abre la versión para pantalla chica; si vuelve a la computadora, la de escritorio. No hay que elegir nada.
En la versión de pantalla chica puede:
Un proveedor de régimen simplificado no cobra IVA. El sistema lo tiene en cuenta en los dos momentos de la compra:
Cuando la línea queda exenta, el monto se ve en la columna Exento, el IVA % muestra 0,00% y el IVA de la línea queda en cero. Los totales del pie y el resumen de la factura se acomodan solos.
El productor agropecuario tampoco le entrega factura electrónica. Pero, a diferencia del régimen simplificado, ese proveedor sí le traslada IVA: normalmente la tarifa reducida del 1 %.
Para eso está el tipo de proveedor «Compras del sector agropecuario», en la ficha del proveedor (Compras → Proveedores, casilla Tipo).
El CABYS es el código de 13 dígitos con que Hacienda clasifica cada bien o servicio. En la tabla de líneas tiene su propia casilla, en la columna Flete / CABYS, debajo del flete de la línea.
Al lado de la casilla hay un botón con el código de barras: ábralo y busque el código escribiendo el nombre del producto —no hace falta saberse el número—. El buscador arranca ya con el nombre del artículo de esa línea, así que muchas veces basta con pulsar Buscar. Si no aparece nada parecido, el botón IA le propone el código que mejor calza con esa descripción. Elige uno de la lista y queda guardado en la línea.
El sistema no guarda un código inventado: si lo teclea a mano, comprueba que tenga 13 dígitos y que exista en el catálogo de Hacienda; si no existe, se lo dice y no lo guarda. Un CABYS válido queda con la descripción a la vista al pasar el mouse por encima.
Al aplicar la compra, el CABYS de la línea completa el del artículo en el inventario si ese artículo todavía no lo tenía.
El asiento contable de la compra queda con la fecha de la factura, no con la del día en que usted la aplica. Si aplica hoy una factura del 16 de julio, el gasto y el IVA soportado quedan en julio, que es donde corresponden.
Esto vale igual para el botón Contabilizar y para Reparar: los tres caminos fechan el asiento igual, así que reparar una compra nunca la cambia de mes.
En el editor hay dos fletes distintos, en dos lugares distintos, y hacen cosas diferentes. Es la confusión más cara del módulo, así que vale la pena tenerla clara:
En el pie los ve por separado: el chip Flete doc es el de la factura y Flete distr. es el repartido al costo. La x roja de la barra de líneas borra solo el repartido; el de la factura se cambia en su casilla de la cabecera.
Al aplicar la compra, cada artículo hace con su costo lo que diga su Origen del costo. No es una casilla de la factura: es una opción de cada artículo, y se elige antes de aplicar.
Se cambia desde Opciones → Análisis de precios, con la compra todavía en borrador. El detalle, y qué pasa si se cambia después de aplicar, está en Análisis de precios → Origen del costo.
La compra no se aplica si el total de las líneas no coincide con el Total Doc, que es el total de la factura del proveedor. Eso es a propósito: si se aplicara con diferencia, el inventario y la contabilidad quedarían por un monto distinto al que le facturaron.
En el pie de la pantalla, el chip Dif le muestra cuánto falta o sobra. Y si la compra entró por factura electrónica, el sistema le dice cuál línea es la que no cuadra: sale un aviso rojo arriba de los totales con el número de línea, el artículo, cuánto dice el documento y cuánto suma la línea. El botón Línea N del aviso lo lleva directo a esa fila, que además queda marcada con un ≠ al lado del número.
El aviso también avisa cuando una línea no viene en el documento (se agregó a mano) o cuando el documento trae una línea que ya no está en la compra.
El aviso se abre y se cierra con el botón Ver detalle de su propia barra. Cuando hay muchas líneas señaladas arranca cerrado, para no quitarle pantalla a la tabla de líneas, y el sistema le recuerda a usted cómo lo dejó en esa compra. Si lo abre y la lista es larga, la lista trae su propio deslizador: la tabla de líneas nunca se le achica.
En una compra que usted digitó a mano —sin el XML del proveedor—, el Total Doc es el monto que escribió al crearla en Nueva compra. Si ahí se fue un cero de menos (₡4.020 en vez de ₡40.200), las líneas pueden estar perfectas y el chip Dif igual le marca la diferencia completa, y la compra no se deja aplicar.
Al lado del Dif están Σ Cabecera, Σ Líneas y Balance: comparan los totales guardados de la compra contra la suma de sus líneas, y se actualizan cada vez que guarda una línea. Antes del 10 de setiembre del 2026, Σ Cabecera y Balance se quedaban con el valor de cuando se abrió la pantalla, y podían decir «✓ OK» aunque las cifras de al lado ya no coincidieran.
Es lo que pasa cuando el proveedor le factura 1 caja y usted maneja el producto por unidades. La regla de fondo es una sola: lo que usted pagó por esa línea no cambia. Lo único que cambia es en cuántos pedazos se reparte.
Funciona igual en la computadora y en el celular.
El costo por unidad casi nunca es redondo, y está bien. Si la caja le costó ₡4.352,83 y trae 500 unidades, cada unidad vale ₡8,7057. Ese es el costo real; el precio de venta se define aparte, en el artículo.
Si ya la descuadró: una vez que usted escribió un costo a mano, el sistema toma ese monto como el bueno y ya no puede devolverse solo — hay que digitarlo. El aviso rojo le dice cuál línea es y cuánto dice el documento; con ese dato:
Hay artículos que usted maneja por lote —carnes, lácteos, medicamentos, todo lo que vence—. Esos artículos están marcados en Inventarios → Artículos con Lote Controlado, y cuando entran por una compra el lote hay que escribirlo en la compra: es lo que después alimenta Saldos por Lote y Movimientos de Lotes, y lo que el sistema le pide cuando va a vender ese producto.
¿Cuánto puede medir un lote? Hasta 20 caracteres, igual que en el resto del sistema (ajustes de inventario, saldos por lote, trazabilidad). La casilla no lo deja escribir más largo que eso. Antes la casilla dejaba escribir 20 pero la compra solo guardaba 10: con un lote más largo —los de pescado y carne suelen ir en 16 o 17— salía un error en inglés y el lote no se guardaba, de modo que la compra terminaba aplicándose sin él.
El vencimiento es aparte del lote. Si escribe el lote y deja Vence en blanco, el lote se registra igual y queda como sin vencimiento (no le va a salir vencido en los reportes). Antes esa línea se perdía —y con ella todas las que venían detrás en la misma compra—, sin avisar.
¿Y si la compra ya está aplicada y le falta el lote? El lote solo se escribe con la compra en Borrador: devuélvala con Opciones → Pasar a Borrador, escriba los lotes y vuelva a aplicarla (ver Cómo corregir una compra que ya se aplicó).
Aplicar no es el final del camino. Si ya aplicó la compra y se dio cuenta de que algo quedó mal —la cantidad, el costo, una línea de más— no hay que anularla ni volver a digitarla: se devuelve a Borrador, se corrige y se vuelve a aplicar.
Está en Opciones → Pasar a Borrador, dentro de la misma compra. La opción aparece solamente cuando la compra está Aplicada.
Al confirmar, la compra queda otra vez editable y se le quita del sistema todo lo que había dejado: la entrada de mercadería, los lotes, el asiento y la cuenta por pagar. Entonces usted:
Un consejo: si de esa compra ya vendió mercadería, vuelva a aplicarla de una vez. Mientras está en Borrador, esa entrada no existe para el inventario y las existencias de esos artículos le van a aparecer de menos.
Cuando la compra está Aplicada, arriba a la derecha aparecen unas pastillas que dicen qué dejó registrado: Inventario, Lotes, Asiento y CxP. En verde y con un número, esa parte está hecha. En gris, no hay nada registrado ahí.
Si una pastilla gris se puede arreglar, le sale al lado el botón reparar: lo pulsa, el sistema crea lo que falta y la pastilla pasa a verde. Es seguro pulsarlo — si ya estaba bien, no hace nada ni duplica.
Revisa toda la compra de un vistazo y avisa de lo que hay que resolver antes de aplicarla: líneas sin artículo local o sin homologar, códigos que no existen en el catálogo, CABYS o tarifa de IVA distintos al catálogo, forma farmacéutica distinta y líneas sin cuenta contable.
Está siempre disponible en Opciones → Análisis. Además, se abre sola al entrar a una compra cuando hay algo que no se ve en la propia línea: CABYS o IVA distintos, forma farmacéutica o líneas sin cuenta contable. Ahí es donde aporta, porque desde la misma ventana se pueden actualizar esas diferencias, una por una o todas juntas.